激活组织沟通的会议改造.docVIP

组织内部沟通的障碍来自于组织个体的能力缺陷，而这种缺陷是无需靠传统意义的学习而取得。 一个欠缺激情和活力的组织无论通过怎样的技术手段都无法改变那个死气沉沉的局面，原因就在于忽略个体之间那真实的，生动的丰富的全方位的有效沟通，一个组织就只能是一具僵尸！ 如今太多的组织身患沟通障碍的病症。这种病症的表现可以是： 1，失语症。组织的高层除了不断重复那些象经文一般的僵死的官事文字之外，忘记了可以从他们的口中也能流露情感和思想的火花。组织沟通从来就应当是多层次的，立体的，多维的。但是我们很多企业主管甚至不愿意多说一句真话。这样换来的后果就只能是在组织内部口是心非，鬼话连篇。 2，健忘症。沟通的有效性在于在信息和反馈之间不断循环，不断更新。在我们遇到的一些组织当中，这种循环是经常被打断的。在某个关键时刻，出现了健忘症患者。有些企业领导们好像一肚子的委屈。这个不便表态，那个研究研究。推堂塞责，事不关己，养尊处优之风盛行。 3，阳痿症。沟通的信息不是那些鲜活的，生猛的，有朝气的积极的东西。而是给人以灰色的，阴冷的，琢磨不透的消极的东西。组织的有效沟通的最明显的特征是有很多象太阳一样的积极的，激情如火的人在那里不停地放射着他们的能量。而与此相反的情况就是奸丞当道，谣言惑众，人心涣散。 在这些病症的困扰下，组织的健康机体被日益损耗和侵蚀，失去免疫力更无从谈起竞争力！ 而激活组织的有效沟通，就意味着在组织机体内诱发生命的能量。 会议从来都是一个绝佳的改善沟通诱发能量的有效工具，然而却往往被我们忽略了。我们习惯按照固定的模式和仪式去做这样一件事情。不管这件事情有多沉闷，也好像在我们的头脑中是天经地义似的不可动摇。而Jack welch 说:“让那些周一早上来开会的经理们说说周末发生的有趣故事吧，不要只是工作计划和数字指标那么严肃，让他们谈谈老虎伍兹，谈谈其他的体育赛事吧。会议可以是个游戏，而我们却把她搞得太严肃了。” 会议改造？改造你的会议观念。让冰冷的会议变成愉快的聚会，在任何时候，任何场合，任何主题之下会议都可以是一个有趣的游戏。在心理上脱掉那些西装革履的束缚，这需要激情和想象力。 对晨会的改造 对于那个令人发怵的晨会而言，如果他变得可爱一点，我宁可为他牺牲宝贵的懒觉！我会早上睁开眼睛就露出灿烂的笑容！ 晨会最需要改变的就是那个与大自然充满生机的神清气爽的背景格格不入的严肃气氛。在这种气氛下，一天的能量就很快的被耗尽，你很快会感到工作的重负，大脑会失去活性，组织会丧失战斗力！ 晨会还需要改掉老套的形式，就象有的人一年三百六十五日只穿同一套西装上班。他会禁锢你的思想，他会让你的原本可以辉煌灿烂的工作变得灰头土脸，失去意义。 晨会的意义不在于要发现有谁在偷懒和迟到，也不在于要在一个有限的时间里解决什么大问题。 安排事务性的工作，只能是公司基层的管理者们的事情。晨会应该是一个组织骨干们一天的精力和能量得以充分聚合的契机，应该是积极态度和激情渲染和沟通的良机。 对晨会的改造建议： 1，把晨会的内容尽量搞得简洁但丰富多彩些。 让你的经理们发挥他们的想象力，在向大家道早安的时候，为他们的一个好梦或是上班途中的一件趣事作些善意的渲染吧。鼓励大家发现每一天开始的新奇和美的所在，并把他们传染给同事们，就是把一个好的心情在成倍的扩张！ 2，把晨会的形式搞得更亲善更有人情味些。 那就需要在你的椭圆形会议桌上不仅摆有香茶，还可以摆放些牛奶豆浆，摆些烤热的土司和水果。 大家围坐在一起，就象一个大家庭。情绪在这里得到预热加温，能量很快就会在工作中爆发。 不要设主持人，大家随意发言，可以直接交谈，需要大家都知道的事情就可以起立说明。 3，时间可以更短但更不拘泥于时间。 互道早安，说一两个笑话，一边享用早餐，当然也不忘了需要的工作沟通。这些都可以在十到十五分钟之内解决。如果有两位在具体的工作问题上要多说几句，其他人大可以由他们去说好了。 对于迟到的，自然要向大家说明原因，而只要是合理合情，就应该获得大家的同情和理解。 对例会的改造 每周一次或两次的工作例会大都成了乏味的例行公式。议题容易变得单调枯燥，有些事情重复在讲。 有些时候你说一套，我讲另一套，缺乏互动，缺少反馈。 例会除了讨论和解决工作的技术问题之外，更重要的是在于改善沟通。绝大部分的工作技术问题不需要通过例会形式解决。把例会的议题的大部分用于改善沟通才更具有实际意义。 对例会的改造建议： 1，更新和扩大例会的议题。 为改善和增进沟通而更新例会的议题。把那些会议成员最关注的问题作为会议的议题，并要求每位成员谈出真实感受或想法。形成良性沟通的首要条件就是要说出真话。而这个要求并不一定能够在一个改造的初级阶段可以实现。建议分三个阶段实施： 第一段。选择一个大家普遍关注的话题，只谈看法和观点。话题可以事发生在工作中的实际案例，也可以是一个新闻事件，或者是一篇文章一首诗。 第二段。选择工作心得，要求主要谈自己的感受和对过失的自我评价。 第三段。选择引起自己烦恼的问题，要求大胆地说出自己的烦恼，压力和痛苦。 培养和创造一个宽容，充满善意和关怀的环境是绝对需要的。在每一个过程中都允许其他成员的善意发问，或鼓励。而邀请一位健康管理导师或心理专家参与其中也是一个好的选择。在这个真实的组织沟通的每个过程确实需要来自专家意见的指引。 2,改变例会的形式。 并不一定只是在封闭的会议室内才可以开好会议。建议选择不同的场所来搞好每一个例会。那么每一次的例会在形式上就已经造就出了非同反响。好的选择如在绿草如茵的公园，空气清新的山上，大海边，或者也可以考虑一家酒吧，一个楼顶等等。 老总不一定总是做会议的主角。你可以采用一个轮流坐庄的方式，当然会议的议题和内容是要预先设定的。给每一个人机会来做主角，去激发他们的创意和自信，你也许会收到意想不到的效果。 3，压缩例会人数。 如果每次例会的人数超过20人，就要想办法去压缩它。超过20人的例会将不可能达到预期的成效。 你所管辖的部门不可能超过20个那么多，如果有那么多的人来参加会议，就要看看是否有冗员可以被裁减了。有些组织喜欢把B级的部门主管也纳入例会，这在个别情况下可行，但不应该成为惯例。 对员工大会的改造 员工大会不是经常的会议，有些组织每年才开一次。然而全体员工的团队意识和组织沟通离不开员工大会。每年一次也许不够，每个季度搞一次较为合适。 差的员工大会是一场空洞的说教，即使你的演说能力非常出色，面对很多的员工你不可能达成一个有效的沟通，员工们最多对你的口才留下印象而已。 较差的员工大会是说教的演讲结合一个轻松的大食会，一个抽奖活动或者是一个自编自演的晚会。 多少还能营造些沟通的气氛。 而较好的员工大会应该是员工可以充分参与的，互动性强的设计。真正的组织活力和精神从来都是自发的来源于组织成员的真情互动的沟通，而不是坐在高层的办公室里写出来的。 对员工大会的改造建议： 除了在员工大会上发布即时的组织讯息并对有突出绩效人员给予奖励外，就是设计好互动节目，并让尽可能多的员工胜出，奖励的方式可以是选择下列其一：