人事档案制度

1 / 14 人事档案制度 一、保管保密制度 1牢固树立安全保密观念，增强保密意识，严格执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法。 2根据保管档案数量安排阅档室和档案人员办公室。存放干部人事档案必须用铁质档案柜，档案柜和档案的排列整齐划 二、方便使用。 1任何人不得私自保存他人档案，禁止用电话索取或提供干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的情况，不得携带档案及档案材料出入公共场所。 2档案管理人员离开档案室时要及时关 灯，锁好门窗，无关人员一律不得进入档案室。 3保管的干部人事档案必须登记造册，每年按人头进行一次检查核对，发现问题及时解决。 三、查阅借用制度 1利用干部人事档案应填写 ” 查阅干部档案审批表 ” ，办理审批手续 ,阅档人员必须是党员干部。 2阅档人员不得查阅或借用本人及亲属的档案，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容。 3只批准查阅干部人事档案部分内容的，不得翻阅全2 / 14 部档案，经批准摘抄，复制干部档案供组织参考的，一般不盖章，取证的材料，由档案管理人员审核后盖章 ，档案用毕要经管理人员检验，当面归还。 4严禁在材料上勾、划、涂、改等，严禁抽取材料，严禁在材料上放置墨水瓶、茶杯和其他可能污损档案的物品，阅档时禁止抽烟。 5借用的干部人事档案，要妥善保管，严格保密，不得转借。未经批准，不得以任何手段复制档案内容。档案借出的时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。 6干部人事档案管理部门对利用档案的情况，应严格进行登记手续。 四、转递统计制度 1干部工作调动或职务变动后，应及时将档案转给新的主管单位。 2干 部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。 3转出的档案必须完整、齐全，按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。 4转递档案必须按统一规定的 “ 干部档案转递通知单 ” 的项目详细登记、严密包封。 5收到档案的单位，经过核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。 3 / 14 6干部调配，任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门，并建立必要的联系制度。 五、档案工作人员职责 1收管干部档案 ,为国家积累档案史料。 2收集、鉴别和整理干部档案材料。 3办理干部档案的查阅、借阅和转递。 4登记干部职务、工资的变动情况。 5为有关部门提供干部的情况。 6做好干部档案的安全、保密、保护工作。 7调查研究干部档案工作情况、制定规章制度、搞好干部档案的业务建设和业务指导。 8推广应用干部档案现代化管理技术。 9定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案。 10办理其他有关事项。 一、认真学习，严格遵守保密法等党和国家制定的有关保密工作的规定，确保国 机 二、不准向无关人员提供或泄露人事档案内容；不准在不利于保密的场合谈论具有保密性质的内容。 三、不准通过电话、电子邮件、普通邮政等形式传递人事档案信息和档案材料。 四、妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放、以免造成丢失和泄密。 4 / 14 五、不准在不利于保密的地方存放和查阅人事档案。 六、未经领导同意，不准擅自将借阅档案人员和来访者带入档案室。 七、未经领导同意，任何人不能擅自摘录、拍摄、复制人事档案内容。 八、提供查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由，查阅者与被查阅人员的关系，对不符合查阅手续和条件的，不予查阅；任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案。 九、人事档案原则上不借出人事档案室，对必须借出的档案，要经过领导同意，并办理相关手续，严格控制借出时间，严禁擅自转借他人。 十、未经领导同意，任何人不准擅自将档案材料带出档 一、人事档案保管制度 目 的 第一，保守档案机 密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密 的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联5 / 14 的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列 情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6 / 14 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： 取出应转走的档案； 在档案底账上注销； 填写转递人事档案材料的通知单； 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 库房备有必要的防火、防潮器材。 库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： 人事档案的数量。 人事档案材料收集补充情况。 7 / 14 档案整理情况。 档案保管情况。 利用情况。 库房设备情况。 人事档案工作人员情况。 二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给 档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档 案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要8 / 14 必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是 维护人事档案完整安全的 重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位 (部门 )盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位 (部门 )写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位 (部门 )盖章，负责人签字。 再次，人事档案部门对其进行审 核、批准。 9 / 14 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。 最后，归还时，及时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下 手续：首先，由有关单位 (部门 )开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 一、 目的 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为华氏集团各项工作服务，特制定本管理制度。 二、适用范围 集团总部及其各公司 三、管理职责 1、集团人力资源中心人事档案的管理职责 （ 1）负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制 度与实施等规范； （ 2）负责对各公司的员工人事档案管理工作进行检10 / 14 查与督导； （ 3）负责集团直 属部门所有员工人事档案管理工作，及双龙地产、 华氏百货、天丰物业等公司主要负责人及办公室主任的人事档案管理 工作。 2、各公司办公室人事档案管理的职责 负责执行本制度，按其要求分级建立规范的人事档案，并负责本 公司所有员工人事档案管理工作。 四、人事档案主要内容 1、员工入职资料 （ 1）个人简历 （ 2）应聘登记表 （ 3）评估表 （ 4）身份证复印件 （ 5）学历学位、资格复印件材料 （ 6）两张 1 寸照片 （ 7）原单位解除劳动合同书或离职证明 （ 8）试用期考核及转正评估表等 2、合同协议 劳动合同 /聘用合同书、劳动合同变更（补充）协议、保密合同、应 届毕业生协议、实习协议等。 3、员工薪酬福利资料 11 / 14 团员工工资、补贴调整审批表、高管人员车辆补贴变动 审批表、社会保险缴纳证明等。 4、员工异动资料 员工职务任（免）命书、职位调动通知等 5、员工培训资料 （ 1）职前培训：员工入职前接受的各种专业 培训证书复印件 （ 2）在岗培训：新员工入职培训试卷、员工个人培训记录卡、 培训心得、外派培训总结等 （ 3）其他培训：工作期间，员工自费 /公费参加与工作有关专业培 训课程所获结业证书复印件，培训服务协议书等 6、员工绩效资料 （ 1）考核记录：员工月度、年度考核结果相关表格复印件、考核 面谈记录等 （ 2）奖惩记录：员工的奖励或处罚相关文件复印件 7、员工离职资料 离职申请、离职谈话记录、员工离职手续清单、离职证明等 8、其它相关资料 五、人事档案管理原则 12 / 14 1、实行 “ 一人一档 ” 归类管理原则 （ 1）真实性 员工信息必须确保真实，有据可查； （ 2）完整性 确保员工档案信息完整，没有遗漏； （ 3）保密性 人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保 密，除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案。 2、人事动态档案管理原则 （ 1）新入职员工 在到岗前，各单位人事档案管理人员根据本管理制度，新建档案， 并对其人事档案资料的真 实性、有效性进行核查， 如有虚假，可不予 录用或解聘处理；如核查无误，则在员工入职 3 日内将人事资料入档 并登录于员工人事档案信息表（附件 1）； （ 2）在职员工 员工信息一旦发生变动（如学历变动，身份证号码变动，个人技 术职称变动，婚姻状况变动等），员工应及时将相关资料复印件交人 力资源部归档，原件当场查验，后由人事档案管 员在员工人事档 案信息表中予以更新；员工发生岗位调动后，其个人档案由原单位 调入新单位，新单位档案管理人员根据原档案继续建档； 13 / 14 （ 3）离 职、辞退等解除劳动合同员工 各单位设立离职人员档案封存管理，超过两年各公司报集团人 力资源中心统一处理。 3、档案管理要求 严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 六、档案查阅管理规定 1、各部门因工作需要查阅员工人事档案，须填写人事档案查阅申请表（附件 2），并经本单位人事档案负责人批准后，人事档案管 员方可提供就地查阅，不得带走。 2、任何单位一般不得跨部门查阅人事档案，下级员工不得查阅上级员工人事档案，特殊情况下须经集团人力 资源中心负责人批准。 3、集团总裁助理以上级别领导、各公司负责人及集团人力资源中心