《秘书学思考题》word版.doc

秘书学思考题第一讲 秘书活动的基本特征1、秘书活动本质的中介性的基本含义是什么？2、现代职业秘书主体角色的总体特征是什么？参考答案1、 所谓“中介性”，是指一事物的运动全过程都介于其它两种事物之间，它的发生、发展都受到其它两种事物的制约。秘书活动本质的中介性的基本含义是指秘书活动主体处于中介地位，在“线性”管理体系中，秘书机构始终处于“领导集团”、“下属单位”之间；秘书人员始终处在决策者、执行者之间；在横向协作关系中，秘书机构始终处于所有“职能部门”的枢纽地位；秘书人员始终充当所有职场人员的“联络员”的角色。同时，秘书活动还处于认识和实践的中介地位，即秘书活动的形态处于人们的各种认识活动转化为实践活动的中介点，秘书活动并不占据人们认识活动的“终极”相对而言；不具有给出结论的权利；秘书活动一般也不直接作用于实践客体；不直接与物质对象发生关系。2、主体角色的多重性，是现代职业秘书主体角色的总体特征。只要表现是：在其职能活动中所扮演的助手角色，主导搜集资料、提供方案、文本事务、接受咨询等职能；在参谋建议智囊角色，拓宽决策者的智能局限，辅助决策者把握多样化和复杂化的决策要素。在事务性管理工作中的组织者角色，其行为空间是：多环节组织行为、大型集体活动、日常性工作“集合”、全局性日程安排与调度等；在机构与受众沟通过程中的公关角色，充分应用传播手段，协助机构与受众建立信赖关系，树立良好形象与信誉。第二讲：秘书活动的主动性和被动性及专业性和综合性特征参考答案、秘书活动是主体受制于客体的活动，其受制力大于自制力，被动性表现主要表现在：受制于领导或决策团体的活动，受制于其它职能部门的工作活动和工作需求，受制于社会对组织集团的服务要求、秘书活动的被动性是活动指向的受制性，是秘书活动的一种特性，不是全部属性，即秘书活动的行为方向、管理目标、工作主题受制与决策集团以及其辅助的对象。秘书主体在把握了需求方向的前提下，也有充分发挥主观能动性的空间。秘书活动的专业性有双重含义：一是指秘书机构人员所服务的组织机构要求的专业属性；二是指秘书活动本身所要具备的专业知识；专业性与综合性是秘书活动的两个不同侧面，两者既有联系，又有区别，相辅相成；综合性依赖于专业性的能力强度；专业性最终要在综合性的职能中得以实现。第三讲 秘书活动的主要职能和秘书协调的特点参考答案辅助决策者选定决策目标。所选定的决策目标应符合的几个条件：目标含义必须明确，目标要有可估量、计量的具体标准，目标要有具体的实践执行者和责任者。精心设计决策方案。决策方案的基本要素有：决策依据、决策目标、现有条件、途径与方法问题预测与应对措施。综合优选预案。优选方案前提是：一要有合理的选择标准，二要有科学的选择方法。组织实施，追踪反馈。主要任务是：编制执行计划，收集反馈信息，追踪修正计划。非权利支配性，是秘书协调的基本特点。协调是依靠外力化解或调解矛盾的行为过程，而秘书的协调力主要来自决策者或决策集团的授权范围内，其协调行为本身内涵者组织和决策者的潜在权威。主要表现在以下三种形式：确定授权型协调，即协调目标、协调方式均由决策者确定；不确定授权型协调，即协调目标由决策者确定，协调方式决策者不确定，由秘书自主选择；弹性协调，即协调目标、协调方式决策者均不确定，均由秘书在决策者或决策集团的授权范围内，自主选择。第四讲 秘书活动的专项实务1、秘书撰写活动的主要功能是什么？2、秘书起草管理文本有些什么特点？3、行政公文在管理系统中行走的一般程序是什么？参考答案1、秘书的撰写活动就是将决策团体的管理思想组织成书面形式的过程，其功能主要表现在三个方面：、以书面形式实现信息沟通，保证文本信息的流传面、可靠性、准确性，以及内涵度；、在组织文字信息的过程中渗透参谋功能，将决策团体的思想条理化，意图具体化，目标肯定化，意向层次化，使决策者的管理思想转化为具体的程序、环节和措施，同时秘书可以利用自身的知识素质拾遗补缺，调整取舍，修正润饰；、为组织运转提供效率基础，组织的任何一个管理行为都是以“思想动意文稿撰拟”为发端，而合理、科学的文字表达能为机构高效运转提供前提。2、秘书文本起草活动的特点是：、明确的实用目的。它为具体的决策事项写作，为管理行为提供指证、设计方式、明确标准；、有具体的读者对象。秘书的文本撰制将根据决策和管理的范围限制读者对象，不同的对象层次有不同的行文方式和表达风格。、有确定的思想内容。秘书起草的文本，其主题思想是由决策集团事先讨论确定的，表现出奉命写作、主题先行的特征，文本表达拒绝秘书个人的思想意愿。、有固定的文本格式。秘书起草的文本必须遵循约定俗成的文本格式，不能随意更改，而且要使用大众化的、稳定的文字形态；、庄重朴实的文字风格。文本必须按类使用特定的“称谓、开首、请示、询问、表态、结论”等专用语，行文要避免过分修饰。3、行政公文书管理的一般程序是： 交拟撰写核稿签发编号印制 登记封发传递收启登记拟办 批办承办催办注办立卷销毁第五讲 秘书活动的职能环境1、秘书职能环境的基本要素是什么？2、如何优化秘书的职能环境？参考答案1、秘书职能环境主要有三大基本要素。领导集团。有集权型（权利集中、管理思想单一、沟通少、透明度低），民主型（权利分级、分工明确、责任度高、易发生“无政府”状态），开放型（尖端决策、发开过程、重点易游移、）等类型；职能部门。秘书部门与其他职能部门的关系主要表现为两种形态，即辅助形态和协调形态；一般员工（群众）。秘书部门与一般员工（群众）的关系主要表现为被动形态和主动形态。为决策团体提供优质服务。适时发挥参谋作用，是优化职能环境的首要步骤。要主动了解决策者的政治态度、管理理念、知识素质、个人品行，适时了解决策者的管理目标、管理意图、中长期发展规划，及时了解当前管理工作的重点。为职能部门提供信息支持、协作帮助。准确传达决策指令、领导意图，主动输送全局动态，介绍相关业务的行为走向，灵活调节冲突和步骤纠纷。为员工提供具体帮助。决策者工作的主要对象是一般员工（群众），因此也是秘书工作的重要对象，秘书要避免眼里只有领导，没有群众的现象；认真做到垂询提问，引导答疑，按时处理信访，代表领导回复；及时传递员工（群众）呼声、建议（不能一味挡驾），依法处理纠纷，即事即办，防止轻慢。秘书职业道德的主要内涵是什么？2、如何理解秘书人员的智能结构？参考答案1、秘书职业道德的基本内容表现在四个方面：埋头奉献。这是秘书活动本质特征所界定。尊重领导。要服从领导指令、善于补正、维护团体形象、避免挟令。严守机密。做到脑勤口紧、少说多做。求实细致。戒虚夸、不敷衍，工作有条不紊，有始有终。2、秘书人员的智能结构主要包括智力水平与能力层次。 秘书的智力要求主要是：透彻的观察力，集中的注意力，牢固的记忆力，深刻的理解力灵敏的反应力，准确的判断力。秘书的能力层次是指完成规定工作和特定活动的自身本领。不同的工作或活动所要求的能力不同。职业秘书的能力应该包括：表达能力。口头表达要口语清晰、用词准确、有条理、对应敏捷、语气得体；文字表达要结构严紧、表义集中、用词准确、文风朴实庄重。协调能力。掌握“硬协调”与“软协调”两种方法。“硬协调”要应用政策、法律、制度协调各方行动，“软协调”是指非原则性的说服和劝导。综合能力。主要指阅读概括能力，把握动态的能力，区别“轻”与“重”的能力，综和表述能力。应用能力。主要是及时更新、掌握新技术、新手段的能力，包括：打字技术，速记技术，录音、录象技术，复印技术，摄影技术，电脑操作技术，办公自动化技术等。第七讲 秘书活动的基本类别1、中层经济部门秘书活动的主要特点是什么？2、如何看待党政部门秘书活动？参考答案1、中层经济部门的秘书活动的总体特点是宏观与微观相结合，即一方面体现区域整体和系统计划，一方面突出部门和地方特色；突出表现在：秘书工作体现行业色彩。秘书主体必须积累行业知识，熟悉行业生产和再生产的过程，突出辅助工作的阶段性、单元化和“季节”性主题。地域性强。中层经济部门的秘书必须以熟悉本地的资源条件为基础，工作有侧重，内容有特色，工作要适应地区性的社会、经济、文化特点。2、国家权利机关、各级行政机关、司法监察机构，这些部门的秘书活动以满足组织的政治需要，维护组织的政治利益为最高准则；党务部门的秘书活动，紧随其党性的政治色彩，主要特点表现为：辅助行为必须符合其政治纲领所要求的行为规范；工作的行为目标必须围绕和服从于政党的政治目标，服务于政党的政治利益；日常言行必须维护党