高职院校文秘专业《档案管理学》教学改革探讨.doc

高职院校文秘专业档案管理学教学改革探讨陈玲霞 谢明生（湖南信息职业技术学院 湖南 望城 410200）摘 要：高职院校文秘专业的档案管理学，在长期传统教学中存在重理论轻实践，教学方式单一，知识结构体系不健全的现象，使得高职院校以培养高素质综合类文秘人才的目标很难实现。因此，该课程的教学改革应确立正确的人才观，完善课程内容，改进教学方法，培养应用型人才。关键词：文秘专业；档案管理学；教学改革一、档案管理学在文秘专业课程体系中的地位档案管理技能对秘书工作具有较强的实用价值。一方面，文秘人员负责文件的形成与办理，承担本单位年终文件的立卷归档；另一方面，文秘人员在辅助领导决策和开展机关日常工作中，需要大量地查阅档案，是档案的主要利用者之一。因此，文秘人员档案意识的强弱，对档案与档案工作特点、性质、作用、规律、原则与技术方法等方面的了解和认识的程度，不仅直接影响档案的形成和管理，还会影响档案利用工作的开展，甚至影响档案在经济建设和社会各项工作作用的充分发挥。高等职业技术教育培养应用型人才，培养的人才的质量能不能满足社会发展的需要，能不能适应社会发展的节奏，是用人单位和高职院校应该重点关注的问题。高职院校文秘专业学生毕业后主要在党政机关、事业单位、国有或民营企业从事秘书及相关工作，文书档案工作是秘书工作中重要的一部分，做好这些工作，必须具备良好档案管理技能。那么，怎样才能具备良好的档案管理技能呢？一方面离不开经验的积累，另一方面也是很重要的就是要通过档案管理学的学习掌握档案管理及相关知识，了解档案管理工作一系列环节，培养学生实际操作能力。因此，档案管理学这门课在文秘专业教学体系是有重要地位的，应视为文秘专业的核心课程来抓。改革传统的教育理念，在课程内容和教学方法、途径上有所创新。二、档案管理学教学现状分析档案管理学这门课在文秘专业教学体系中的地位很尴尬，尽管大部分高职院校已经开设了档案管理学，效果不甚理想，另人难以想象的是却某些院校准备把这门课从教学计划中删掉。该课程教学主要存在以下问题：1.教材过于陈旧据笔者了解，当前合适高职院校文秘专业档案管理学教材很少，多数院校则是选用本科档案学所用教材，这种教材偏重阐述档案馆和机关档案室的档案管理理论知识，无论从理论体系还是知识结构都不是文秘专业学生应该掌握的。主要体现于：一是档案学基础理论知识介绍的篇幅比例很大，档案馆的业务知识篇幅也不少，这不是高职文秘专业学生将来要从事的主要工作；二是国家为了社会的发展，提倡文书档案一体化管理，发布了许多新的关于文书工作和档案工作的法规及业务规范，而传统教材由于更新不及时，存在知识陈旧的弊端，不符合档案管理发展的趋势，也不利于学生毕业后对档案工作新变化的适应。2.课程内容设置不合理文秘专业的教学改革虽然实行很多年，也得到相应的重视。但是档案管理学的课程内容设置却一直是改革的死角。该课程的内容结构包括档案学基础理论、档案室档案工作，档案馆档案工作以及特殊载体档案的管理。没有提出高职文秘学生应以档案室档案工作为主的宗旨，而且对实践不够重视，没有开设相应的实践内容。随着计算机技术逐渐应用于档案管理工作，纸质档案逐步向电子档案转化，档案管理学的教学应该有所侧重。3.教学途径、方法单一随着教学改革的深化，高等职业技术教育方法有了很大的改观。但是部分高职院校的档案管理学却没能打破长期以来盛行的教学方法：即以课堂教学为主，以知识灌输为中心，以实习教学为辅助。这种传统的教学方法，以教师课堂讲授的方式为主，主要停留在书本知识的范围内，知识面窄，学生则是被动接受，参与性和积极性都不高，难以与实践结合，档案管理技能培养的作用不大。三、档案管理学教学改革途径与方法确立档案管理学在高职院校文秘专业中的核心位置，档案管理技能对文秘专业学生的是很重要的，通过档案管理学的学习，能达到掌握档案管理基本技能，提高档案意识。在教材选用和编写，课程内容的设置以及教学方式这些方面相应的改革。1. 选用符合高职文秘专业实际情况的教材高职院校文秘专业的教材应为档案管理学，内容应侧重档案整理和利用，删减抽象的理论知识，加大应用技能训练。任课教师必须精心选择符合实际业务规范的教材，并紧随国家对档案工作业务规范的推出，进行深入细致的研究，补充编写新的业务规范操作指南、解析等辅助资料。因此可选用靳古隆先生2002年6月通过河南省档案局组织的科学技术成果鉴定的“机关文书与档案管理模拟训练教学”，在此基础上编写的基础理论知识教材机关文书与档案管理模拟训练（上册），能力培训教材机关文书与档案管理模拟训练（下册），这一套教材具有实用性、新颖性、系统性、规范性、节俭性和可操作性等技术特征，可应用于高职院校文秘专业教学，有效地使学生全面、系统地初步掌握机关文件与档案一体化管理的技能，缩短学生毕业胜任工作的适应期。2.完善档案管理学课程内容根据职业技术教育的特点修订档案管理学教学大纲和教学实践大纲，突出理论知识和实践知识相结合。档案管理学课程内容结构安排大致应包括三部分：文书档案工作概述，档案管理，特殊档案管理。此外，要深入了解社会人才市场对档案管理人员的需求，进行系统的岗位定位，深入机关档案室、档案馆调查用人单位对人才的素质要求，按照单位的素质能力要求确定培养目标，提出能力要求，制定相应的有针对性的课程内容和不流于形式的实训。教学应以应用为目的，加强针对性和实用性，注重专业理论知识和专业操作技能结合及职业道德品质的培养，建立一个合乎教学原理、教学规律，重点强调实践（训），便于实施和学习的课程体系。高职教育文秘专业学生今后择业方向将是偏重中小型企业，除了掌握基本的文书档案管理知识外，教师还应该补充科技档案、专门档案以及照片、胶片和磁光盘等新载体档案的管理。除此之外，在完成档案管理学教学任务的基础上适当补充档案界的热点问题，供学生学习和讨论。笔者在教学过程中，就补充“大学生信用档案的建立”、“大学生心理档案的建立及重要性”、“弃档现象的分析”等内容，取得良好地效果。3.注重教学方法的改进档案管理学传统的以教师讲授形式为主，内容显得枯燥，容易造成厌学情绪。面对没有实践工作经验的学生，要积极利用有限的条件，通过教学方法的不断改进，让整个课堂变的有吸引力。这样能既丰富学生的专业知识也提高学生的实践能力。首先，提倡教学方式多样化。教学过程中，既要有以教师讲授为主，也要有案例分析，启发式、讨论式教学方法。如讲授档案检索，可与图书馆的检索分析比较；讲授会计档案时，从反倾销案入手，借助案例讲授会计档案的重要作用和整理工作。其次，借助多媒体等现代化的教学方式，丰富教学内容。制作和使用课件就是一种很好的方式，课件有理论知识，并在特定的内容里添加图片和音频文件，如档案管理过程中使用的表册样式、档案馆的库房实景，档案管理设备的外观样式、整理完毕的档案规范样本等，可以在轻松的氛围中吸取知识并能加深学生的印象，提高课堂教学效果。再次，加大实践教学环节的比重。结合学校实际情况，将学校保管档案的部门，如办公室、人事处、财务处等部门作为档案管理学课程的实习基地，注重学生的动手操作能力的培养。在条件具备的情况下，带领学生参观档案馆，将地方档案馆作为教学实习基地则是能培养学生更广阔档案知识。利用周末，由教师带领学生分批到学校所在市县的档案局（馆）参观，了解局（馆）的业务，同时也是有助于更好理解档案行政管理体制。番禺职业技术学院就是采用高校与当地档