内审培训指导手册（物资管理）.docx

宁波建工内审项目信息化培训指导手册物资管理目录第六章 物资管理26.1供应商信息26.2.供应商评价36.2.1供应商评价操作概述36.2.2材料供应商评价46.3机材购销合同66.3.1合同评审与签订66.3.2合同状态管理9材料管理96.4基础资料96.4.1仓库96.4.2物料106.5物资需用申请116.5.1物资总体需用申请116.6采购管理126.6.1项目采购计划126.6.2公司采购计划136.7调配管理146.7.1调拨出库单146.7.2调拨采购入库单156.7.3材料结算单（内部）166.8库存管理176.8.1材料采购入库176.8.2领料出库单186.8.3物料结算单20第六章 物资管理6.1供应商信息单据名称供应商信息系统单据路径项目综合管理供应商管理过程管理供应商信息制单人角色物资处审核人角色物资处是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求操作及填写说明：1) 在采购材料之前需切换到集团组织下搜索该材料供应商，系统路径：项目综合管理-供应商管理-过程管理-供应商信息，如有由分公司进行初评，总公司物资处审批后，系统直接进行分配；如无，分公司需在集团组织下输入该供应商信息并对该供应商进行初评，且评价必须在合同签订前完成，2) 必填内容：编码（要求9-07.加四位流水码）、名称（为该公司营业执照上名称不得简写）、法人代表、联系人、企业性质、营业执照号码、联系电话、主要经营范围、联系地址。6.2.供应商评价6.2.1供应商评价操作概述1) 做供应商评价时必须把组织先切换到“宁波建工股份有限公司”下才能进行初评和复评。在该组织下可查看其它公司对该供应商的评价，可作为参考。2) 制单时请先选择供应商的评价模板，点击菜单栏【模板选择】按钮3) 单据中【评价单位】请选择分公司或者具体项目部。4) 总公司对应的管理部门负责最终评定各供应商评价是否生效。该操作必须先将组织切换到“宁波建工股份有限公司”，选中对应的供应商评价记录，点击菜单上的【评价结果应用】按钮。6.2.2材料供应商评价操作及填写说明：1) 供应商评价分初评和复评，在系统中都需走相关的审批流程。2) 材料供应商评价的分类主要材料：供应商分公司评价，总公司物资处不评价，总公司物资处审批同意后系统直接将该供应商分配给所属分公司。辅助材料、工具及办公用品、其他材料的供应商，只录入供应商信息，不需进行评价。甲供材料供应商为甲方，不需进行评价。3) 初评流程：分公司材料部门提交初评资料公司经理审核总公司物资管理处审批各分公司在签订合同之前需对材料供应商进行初评，要求各分公司切换组织到“宁波建工股份有限公司”直接进行供应商评价，评价部门选择所属分公司，由总公司点击评价是否生效； 录入要求：评价单位(填写所属分公司)、主持评价人（填写分公司材料科长）、评价类型（填写初评）、评价时间（早于材料合同签订时间）、评价结果、评价等级、本次拟评价服务或产品（填写被采购材料名称）、模板选择（材料供应商初评模板，评价分数、模板中评价结果必填：良好、合格或不合格、评价人）4) 复评流程：分公司材料部门提交复评资料公司经理审核总公司物资管理处审批复评要求：每年12月各分公司需对材料供应商进行复评；且需结合间隔时间的长短，如当年10月对该供应商进行了初评，则12月无需进行复评要求各分公司切换组织到“宁波建工股份有限公司”直接进行供应商评价，评价部门选择所属分公司，由总公司点击评价是否生效。录入要求：评价单位(填写各分公司)、主持评价人（填写分公司材料科长）、评价类型（填写复评）、评价时间、评价结果、评价等级、本次拟评价服务或产品（填写被采购材料名称）、模板选择（材料供应商复评模板，模板中评价结果必填：良好、合格或不合格，评价人）、服务期间存在的问题（填写：1、所提供产品如牵涉到环境情况，必须有国标检验证报告及相应证书）、总体结论及描述（填写合格、继续留用或不合格取消）6.3机材购销合同6.3.1合同评审与签订单据名称合同评审与签订系统单据路径项目综合管理合同管理材料购销合同合同评审与签订制单人角色项目材料员审核人角色流程审核是否工作流审批是工作流审批流程土建项目：项目部材料员提交项目经理审核分公司材料科长审核分公司经理审批总公司物资处审批安装项目：材料科科员提交分公司材料科长审核分公司经理审批总公司物资处审核设备采购：租赁公司经营部科员提交租赁公司主管副经理审核租赁公司经理审批物资公司：材料科科长提交物资公司经理审批物资处处长审批直属土建项目：项目部材料员提交项目经理审核总公司物资处审批业务输入要求操作及填写说明：1材料采购：1) 采购合同的签订，新增单据时必须走拟稿，并且需走网上审批，流程如下：(1)土建工程钢筋、混凝土、水泥、模板、木材、门窗项目部材料员或分公司材料部门编制项目经理审核分公司分管材料负责人审核分公司经理审批总公司物资处审核主要材料除钢筋、混凝土、水泥、模板、木材、门窗之外的材料项目部材料员或分公司材料部门编制项目经理审核分公司分管材料负责人审核分公司经理审批辅助材料、工具及办公用品的采购合同项目部材料员或分公司材料部门编制项目经理审核分公司分管材料负责人审批其他材料 签订虚拟合同(2)安装工程项目部材料员或分公司材料部门编制所属分公司分管材料负责人审核分公司经理审批总公司物资处审核(3) 总部直属项目材料管理项目部材料员编制项目经理审核总公司物资处审核总经理审批；2) 【合同评审与签订】单据必填内容：合同名称（填写什么材料或设备的采购合同）、工程项目、合同类型（选择材料采购合同）、合同性质、合同甲方（分公司或建兴物资公司填分公司或建兴物资公司）、合同乙方、合同期限、合同总金额、付款方式、合同内容以及要点（必须写明被采购材料名称及总数量，若另外有特殊要求，如到货时间、品牌等请注明）、专项条款（有按实填写，无请填写无）、附件（需上传合同文本）【合同评审与签订】单据中【签订信息】必填内容：甲方签约日期、乙方签约日期、甲方签约人、乙方签约人、签订地点、签订份数、预付款金额（按实填写）、经办日期。截图如下：2设备采购：1) 塔式起重机、施工升降机、物料提升机的采购在采购发生时录入。机材购销合同是一个走流程的单据，设备采购计划在发生时录入。【设备租赁分公司经营部设备租赁分公司副经理审批设备租赁分公司经理审批】，录入者可在系统流程图中查看。2) 塔式起重机、施工升降机、物料提升机的采购由设备租赁公司录入。6.3.2合同状态管理单据名称合同状态管理系统单据路径项目综合管理合同管理材料购销合同合同状态管理制单人角色审核人角色是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求操作及填写说明：1) 合同状态管理中，合同状态一定要修改成“执行中”才能生效，才能进行后续的合同结算等操作。材料管理6.4基础资料6.4.1仓库单据名称仓库系统单据路径项目综合管理物资管理基础资料仓库制单人角色项目部材料员/工程科科员审核人角色是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求仓库，项目切换组织到具体项目部来维护，建主材仓库、辅材仓库、甲供仓库、工具及办公用品仓库、其他材料仓库；分公司采购入分公司仓库再调拨给项目的材料，如入库前已明确材料调拨给某项目的，建议分公司按项目个数一一对应建立仓库操作及填写说明：1) 仓库，项目切换组织到具体项目部来维护，建主材仓库、辅材仓库、甲供仓库、工具及办公用品仓库、其他材料仓库；分公司采购入分公司仓库再调拨给项目的材料，如入库前已明确材料调拨给某项目的，建议分公司按项目个数一一对应建立仓库如：会展酒店仓库、渔轮厂仓库等，以便调拨给项目时便于查找数据。6.4.2物料单据名称物料系统单据路径项目综合管理物资管理基础资料物料制单人角色物资处科员审核人角色是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求操作及填写说明：1)材料的大致分类：主要材料：合计采购金额大于5万元的材料，主要指：钢筋（包括套筒）、砼、水泥、防水卷材、模板、木材、门窗、砂、碎石、砖等；辅助材料：合计采购金额小于5万元的材料；甲供材料：甲方直接采购供应的材料；工具及设备：指设备工具、仪器及计量器具、办公用电器，生活后勤设施、劳保用品等材料，主要指：临时房、临时房内空调、卷尺、配电箱、污水泵、扫把等；其他材料：不是实际收料，只开取材料发票的材料；包工包料视为专业分包；2) 注：各分公司或项目碰到需要的物料编码在现系统物料编码中查询不到，需增加的。土建类联系人：徐伟QQ：173293093 安装类联系人：蒋QQ: 66535512；建工物资成本信息群QQ：1273812086.5物资需用申请6.5.1物资总体需用申请单据名称物资总体需用申请系统单据路径项目综合管理物资管理基础资料物资总体需用申请制单人角色项目部预算员/分公司预算员审核人角色流程审批是否工作流审批是工作流审批流程预算员提交-项目经理审核-分公司经营科科长审批-分公司材料科备案-物资处备案业务输入要求根据预算员编制的计划成本中材料的数量编制操作及填写说明：1) 物资总体需用申请单由项目预算员或分公司预算员在项目上编制，需走审批流。2) 必填内容：业务日期、物料编码、物料名称、计量单位、需用数量（保留整数位）6.6采购管理6.6.1项目采购计划单据名称项目采购计划系统单据路径项目综合管理物资管理采购管理项目采购计划制单人角色项目部材料员审核人角色流程审批是否工作流审批是工作流审批流程项目部材料员提交项目经理审批业务输入要求项目材料员必须根据施工员编制的要料单在每月25日前编制下个月的项目采购计划。操作及填写说明：1) 必填内容：单据名称（填写XX月份材料采购计划）、业务日期（x年x月25日）、物料编码、物料名称、数量（保留整数位）、单价、需用日期、备注（由分公司或总公司采购填写内部调拨）6.6.2公司采购计划单据名称公司采购计划系统单据路径项目综合管理物资管理采购管理公司采购计划制单人角色分公司材料科科员审核人角色流程审批是否工作流审批是工作流审批流程分公司材料科科员提交分公司材料科长审批业务输入要求分公司材料员必须结合各个项目编制的项目采购计划在每月26日前编制下个月的公司采购计划操作及填写说明：1) 必填内容：单据名称（填写XX月份材料采购计划）、采购组织（选择分公司带*号的业务中心）、业务日期（x年x月26日）、期间、物料编码、物料名称、数量（保留整数位）、单价、需用日期、申请组织6.7调配管理6.7.1调拨出库单单据名称调拨出库单系统单据路径项目综合管理物资管理调配管理调拨出库单制单人角色项目部材料员审核人角色项目经理是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求分公司调拨给项目的材料必须填写调拨出库单操作及填写说明：1) 必填内容：业务日期、需求方（填写项目名称）、名称（名称+日期）、事务类型、期间、物料编码、物料名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、仓库、收货组织。6.7.2调拨采购入库单单据名称调拨采购入库单系统单据路径项目综合管理物资管理调配管理调拨采购入库单制单人角色项目部材料员审核人角色项目经理是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求由分公司或建兴物资公司调拨给所需项目的材料，项目材料员必须对到场的材料在数量和质量上进行验收，并在当日填写调拨采购入库单。单据编制完后保存、提交，由项目经理审核操作及填写说明：1) 必填内容：名称（改为XX材料入库）、业务日期、供应商（选择分公司带业务中心字样或宁波建工物资处（建兴物资）业务中心）、事务类型（自动带出）、采购组织（选择分公司带业务中心字样或宁波建工物资处（建兴物资）业务中心）、期间、物料编码、物料名称、计量单位、数量、单价、金额、仓库。6.7.3材料结算单（内部）单据名称材料结算单（内部）系统单据路径项目综合管理物资管理调配管理调材料结算单（内部）制单人角色项目部材料员审核人角色项目经理是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求1、与建兴物资内部结算每月月末项目与建兴物资公司需对由建兴物资公司调拨给项目的材料进行核对，并由项目部编制材料结算单（内部），由调拨采购入库单拉式生成材料结算单（内部），材料结算单（内部）可由单张或多张入库单生成，材料结算单（内部）结算金额与建兴物资所开发票金额对应。2、与分公司内部结算每月月末项目与分公司需对由分公司调拨给项目的材料进行核对，并由项目部编制材料结算单（内部），材料结算单（内部）由调拨采购入库单拉式后生成。操作及填写说明：1) 必填内容：名称（XX结算单（内部）、结算对象（填写分公司带业务中心字样或宁波建工物资处（建兴物资）业务中心）、业务日期、期间、物料编码、物料名称、计量单位、数量、单价、金额、合计、制单日期6.8库存管理6.8.1材料采购入库单据名称材料采购入库系统单据路径项目综合管理物资管理库存管理入库业务材料采购入库制单人角色项目部材料员审核人角色项目经理是否工作流审批否工作流审批流程业务输入要求材料到场后项目材料员必须对进场材料进行质量和数量上的验收，验收合格后根据要求在当日填写材料采购入库单，单据编制完后保存、提交，由项目经理对审核操作及填写说明：1) 必填内容：单据名称（改为XX材料采购入库）、事务类型（直接带出为材料采购入库不用修改）、业务日期、合同编号（选择后供应商自动带出）、收货组织（填写项目部）、期间、供应商、采购组织（填写项目部）、物料编码、物料名称、计量单位、数量、单价、金额、仓库。2)注意事项：如所入库的材料为甲供材料，同样编制材料采购入库单，但此时必填内容：单据名称（改为XX材料入库）、事务类型（须改为甲供入库）、业务日期、收货组织（填写项目部）、期间、供应商（填写业主单位名称）、物料编码、物料名称、计量单位、数量、单价（统一填写1，不计入实际成本）、金额、仓库。6.8.2领料出库单单据名称领料出库单系统单据路径项