测量设备管理标准作业规程.doc

测量设备管理标准作业规程给排水设备设施运行管理标准作业规程档案管理标准作业规程1.0 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2.0 适用范围 适用于宁德新能源工业园各类档案的管理。3.0 职责3.1 总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。3.2 行政部经理监督档案管理的实施工作。3.3 档案管理员负责档案的日常管理工作。4.0 程序要点4.1 档案的编号4.1.1 公司、管理处编号：a） 物业管理有限公司 编号为：NDYD（公司英文缩写）；b） 物业管理处 编号为：ND(500亩)或DQ（东侨）。4.1.2 部门编号：a） 行政部、人事部 编号为：XZ；b） 财务部 编号为：CW；c） 公共事务部 编号为：SW；d） 环境部（保洁） 编号为：BJ；e） 环境部（园林绿化） 编号为：LH；f） 机电维修部 编号为：JD；g） 品质部 编号为：PZ。4.1.3 年份编号：引用年份序号2011、2012、2013。4.1.4 档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字001、002、003。4.1.5 档案编号举例：a） 物业管理有限公司编号：NDYDCW报表001 档案序号 类别编号 部门编号 物业管理公司编号 b） 管理处编号： 档案序号 类别编号 部门编号 管理处编号 物业管理有限公司编号4.2 档案的分类4.2.1 区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下六类：a） 厂区档案，包括：经厂方签署后的公约；经厂方签署后的消防安全责任书；工厂情况登记表；钥匙领用登记表；厂证领用登记表；违章处理通知单及处理结果资料；其它应保存的工厂资料。综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通讯设施合格证；电梯准用证等）；其它应保存的工程资料。b） 设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证；设备使用说明书（要求中文）；设备安装、调试报告；保修卡、保修协议；设备运行记录；设备维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。c） 物业管理运作档案，包括：公司管理运作档案（物业接管记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）；管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；厂区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。d） 来往文书档案，包括：管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件；e） 合同档案，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等；f） 员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录；g） 财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及帐册；审计报表及帐册等记录。4.2.2 全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。4.3 立卷与编制目录4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：a) 根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸；b) 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： 物业管理有限公司员工人事档案：XZ员工档案； 物业管理有限公司财务部报表：CW 报表； 物业管理处公共事务部运作档案：SW 运作档案。c) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；d) 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2 编制目录：a) 档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录；b) 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。4.4 档案的保管期限4.4.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.4.2 各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。4.5 档案的保管4.5.1 档案保管的工作任务是： a） 便于查阅；b） 保证档案的安全；c） 防止档案的损坏；d） 采取修复技术，延长档案寿命。4.5.2 档案保管的责任部门：a） 财务部保管财务档案；b） 行政部、人事部保管物业管理运作档案（公司部分，质量体系文件除外）、公司设备档案、工程档案、往来文书档案（公司部分）、合同档案、员工人事档案；c） 品质部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；d） 管理处公共事务部保管管理处设备档案、物业管理运作档案（管理处部分）、往来文书档案（管理处部分）；e） 各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。4.5.3 档案的保管程序：a） 各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；b） 档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号；c） 档案管理员定期将档案目录输入电脑，以便查询；d） 档案原则上保管原件。4.6 档案的密级4.6.1 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：a） 绝密档案包括：合同、工厂档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其它属于绝密的档案；b） 机密档案包括：员工人事档案、ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、物业管理运作档案和其它属机密的档案；c） 普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。4.7 档案的查阅权限4.7.1 总经理可查阅公司所有档案。4.7.2 副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。4.8 档案的查阅/借阅/复制4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.8.2 档案管理员审核其查（借）阅资格： a) 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理； b) 权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。4.9 在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。4.10 须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管该项工作的副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。4.11 档案的销毁4.11.1 超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单，报行政部、人事部经理审核。4.11.2 行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。4.11.3 总经理审批同意后由行政部、人事部指定两名以上名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员