供应商管理制度

1 / 26 供应商管理制度 上 海 博 维 高 分 子 材 料 有 限 公 司 应商管理制度 1 目的 为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，确保本企业能得到及时、长期、稳定的高质量的物料和服务，防止外购原材料、零件、设备的原因影响产品的质量以及安全事故，特制定本制度。 2 范围 本制度适用于长期向本企业提供原辅材料、零部件、设备以及配套服务的所有供应商。 3 职责 购部门负责对外原材 料的采购、供应商资质鉴定、信用等级评价。 量部负责采购产品的抽样检验工作，对供应商品质体系进行评估与定期稽核。 经理负责批准合格供应商名单。 4 内容 施程序 购部门负责对供应商的管理，生产、质量、技术等部门予以协助。 购部门进行初步调查，填写供应商基本资2 / 26 料表。调查内容包括供应商的供货水平、产品质量状况、价格水平、生产技术水平、财务状况、信用状况和管理水平等。 品需 求与样品确认 企业有样品需求，由采购部门通知供应商送交样品，采购人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。 品应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于两件。 品在送达企业后，由企业的设计部门、质量部门完成对样品的外观、性能指标等质量方面的检验，并填写样品确认表。 确认合格的样品，需在样品上贴上样品标签，注明合格，标识检验状态。 格的样品至少为两件，一件返还供 应商，作为供应商生产的依据，一件留在质量部，作为检验的依据。 理评审 量部对供应商基本资料表进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、采购部门及技术部门，对供应商进行相关评审。 1）企业根据所采购材料对产品质量的影响程度，将采购采购材料分为关键、重要、一般材料三个级别，不同级3 / 26 别实行不同的控制等级。 2）对于提供关键与重要材料的供应商，质量部要组织采购部、技术部对供应商进行现场评 上 海 博 维 高 分 子 材 料 有 限 公 司 ，并由质量部填写供应商综合评价表，采购部、技术部签署评审意见。 3）对于提供一般材料的供应商，无需进行现场评审。 格供应商名单 购部门将相关供应商资料经过筛选后，报送企业最高管理者批准，并列入合格供应商名单。 则上一种材料，需准备两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。 于唯一或独占市场的供应商，可直接列入合格供应商名单。如客户 提供供应商名单，采购部必须按客户提供的供应商名单进行采购，客户提供的供应商名单直接列入合格供应商名单。 合格供应商名单要在每次的供应商考核结果得出后进行修订。删除不合格的供应商，重新订立的合格供应商名单经企业最高领导者批准生效。 合格供应商的质量监督 量部和生产部保存供应商的供货记录，对于供货不合格的采购物资，应及时通知供应商，连续三次物资4 / 26 不合格则暂停采购，对不合格的供应商取消其供货资格并修订合格供应商名单。 格供应商应每年重新评价一次，由质量部填写供应商综合评价表，评价结果分合格和不合格两类，并将评价结果列出清单，合格供应商报企业领导批准后成为下一年的的合格供应商。 格产品供应商档案建立 购部负责编制和维护合格供应商档案以及供应商评价的相关资料等。 5 记录 样品确认表 供应商基本资料表 合格供应商名单 供应商综合评价表 上 海 博 维 高 分 子 材 料 有 限 公 司 应商管理制度 第 1 章总则 第 1 条为加强工厂在采购时对供应商的管理，保证生产所需物料的供应，对供应商的资质和能力进行客观的评价，特制定本制度。 第 2 条本制度适用于对供应商进行管理时的相关事5 / 26 宜。 第 2 章供应商的调查 第 3条工厂的采购人员应随时随地地进行市场信息的收集，关注与工厂生产所需物料相关的供应商的信息及供应价格，建立供应商调查表，以记录整理潜在或合格供应商的信息。 第 4 条建立的供应商调查 表的内容。 1. 供应商的基本资料，包括供应商的名称、资质、地址、法人代表、联系方式、注册资本、是否进行直销等。 2. 供应商的物料供应状况。 3. 供应商供应的物料品质状况。 4. 供应商的专业技术能力。 5. 供应商的生产能力。 6. 供应商的管理水平。 7. 供应商的财务及信用状况。 第 5 条采购人员在寻找潜在供应商的途径。 1. 工厂与供应商的历史交往记录。 2. 供应商的商品目录。 3. 相 关行业的行业期刊。 4. 工厂固定供应商的介绍。 5. 销售代理的介绍。 6. 工厂的销售代表。 6 / 26 7. 网络搜索。 第 6条凡是愿意与工厂建立供应关系且符合条件的供应商，都应制作供应商调查表，并不定时进行填写，作为对供应商评价的依据。 第 7条当供应商调查表中的供应商的相关条件发生变化时，采购人员应及时更新供应商调查表中的相关信息。 第 8 条对于与工厂目前存在供应关系的供应商，采购人员应做好与供应商发生每次供应关系的详细记录，并将相关内容及时填 入供应商调查表中。 第 3 章供应商的评审 第 9条采购人员应不断地对新的供应商及现有的供应商进行评审，淘汰不符合条件的供应商。 第 10 条合格的供应商应符合的条件。 1. 供应商应有合法的经营许可证和与工厂规模相匹配的综合实力。 2. 供应商已建立起质量体系并通过了验证。 3. 供应商具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识。 4. 供应商能够满足工厂所需物料的供应和紧急物料的供应。 5. 供应商所供应的物料在同等的价格上， 质量占优；在同等的质量上，价格更便宜。 7 / 26 6. 供应商所提供的供应物料的样品通过试用并且合格。 7. 供应商若为代理商则应调查其生产厂商是否符合以上条件。 第 11 条供应商评审小组成员构成及职责。 1. 供应商的评审工作由供应商评审小组负责。 2. 评审小组由采购主管、质量主管、技术主管及财务经理等人员组成。 第 12 条供应商的评审的内容。 1. 能力，包括供应商的生产能力、创新能力、财务能力、配送能力、技术水平等。 2. 质量，包括 供应商提供物料质量的控制、产品质量的稳定性、产品的质量认证等。 3. 价格，包括采购价格的稳定、采购的相对价格、付款条件等。 4. 时间，包括供应商所提供物料的生产周期、订货周期、交货周期、交货时间、紧急物料的交货时间等。 5. 服务，包括供应商所提供的售前服务、售后服务、订单跟踪服务等。 6. 其他，包括供应商的抗风险能力、人员的稳定性、安全方面的措施等。 第 13条对于工厂临时的且提供物料的总金额在 100008 / 26 元以下的供应商，可直接由采购部对其进行审核，报采 购部经理批准即可。 第 14 条对于工厂的长期合作供应商，必须到其生产地进行实地评审，并编制评审结果。 第 15 条供应商的评审时间。 1. 普通供应商一般的评审周期为一年。 2. 提供重要材料的供应商至少每半年评审一次。 3. 与工厂签订长期供应合同的供应商至少每季度评审一次。 第 4 章合格供应商档案管理 第 16 条采购人员应将评审合格的供应商录入合格供应商名单，工厂进行采购时将首先考虑名单中的供应商。 第 17 条采购部所编制的的合格 供应商名单必须报主管副总及总经理进行审批。 第 18 条采购部应在工厂所需物料的每个品种下应根据评审分数的高低选择 2 3 家供应商作为工厂的主要供应商，其他供应商为备选供应商，并按照评审等级的高低进行采购数量的分配。 第 19 条合格供应商名单不是一成不变的，实行优胜劣汰原则，即每次评审后将不合格的供应商从档案中删除。 第 5 章供应商考核 9 / 26 第 20 条由采购部按照不同频率对列入合格供应商名单中的所有供应商进行考核。 第 21 条考核方法。 对供应商实行评分分 级制度，满分为 100 分。 100 分为一级供应商。 89 分为二级供应商。 79 分为三级供应商。 以下为不合格供应商。 第 22 条考核项目和评分标准。 对供应商的考核项目及评分标准如下表所示。 供应商的考核项目及评分标准表 第 23 条考核频率。 关键、重要物料的供应商每月考核一次，普通物料的供应商每季度考核一次。 第 24 条考核结果的处理。 1. 考核结果在 90 分以上的 供应商，优先采购。 2. 考核结果在 80 89 分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购部对其提交的纠正措施和结果进行确认并存档。 3. 考核结果在 70 79 分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购部组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购或是10 / 26 减少采购量，其结果应报主管副总及总经理审批。 4. 对考核结果在 70 分以下的供应商需从合格供应商名单中删除，并终止对其采购。 5. 考核标准和考核结果由 采购人员书面通知供应商。 第 25 条对合格供应商的质量监督。 1. 质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时通知供应商，产品不合格的对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。 2. 对不合格的供应商应取消其供货资格，并修订合格供应商名单。 第 6 章附则 第 26 条本制度由工厂采购部负责制定并解释。 第 27 条本制度由工厂采购部负责检查与考核。 第 28 条本制度报工厂 董事会批准后施行，修改时亦同。 第 29 条本制度施行后，原有的相关制度自行终止，与本制度有抵触的规定，以本制度为准。 供应商管理制度 1总则 1 1 制定目的 11 / 26 为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。 1 2 适用范围 凡本公司之供应商管理，除另有规定外，悉依本规章办理。 1 3 权责单位 （ 1）采购部负责本规章制定、修改、废止起草工作。 （ 2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。 2供应商管理规定 2 1 供应商开发 供应商开发程序如下： （ 1）供应商资讯收集。 （ 2）供应商基本资料表填写。 （ 3）供应商接洽。 （ 4）供应商问卷调查。 （ 5）样品鉴定。 （ 6）提出供应商调查申请。 2 2 供应商调查 供应商调查程序如下： （ 1）组成供应商调查小组。 （ 2）分别对供应商之价格、品质、技术、生产管理作评核。 12 / 26 （ 3）列入合格供应商名列。 2 3 订购、采 购 订购、采购程序如下： （ 1）请购。 （ 2）询价。 （ 3）比价。 （ 4）议价。 （ 5）定价。 （ 6）订购。 （ 7）交货。 （ 8）验收。 2 4 供应商评鉴 供应商评鉴程序如下： （ 1）每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。 （ 2）每半年进行一次总评。 （ 3）列出各供应商之评鉴等级。 （ 4）依规定奖惩。 2 5 供应商复查 （ 1）每年对合格供应商进行一次复查。 （ 2）复查流程同供应商调查。 （ 3）有重大品质、交期、价格、 服务等问题时，随时可以作供应商复查。 2 6 供应商辅导 （ 1）对 C 等以下之供应商采取必要的辅导。 （ 2）不合格供应商应予除名。 （ 3）不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。 2 7 供应商奖惩 2 7 1 奖励方式 13 / 26 对优秀之供应商有下列奖励方式： （ 1） A 等供应商，可优先取得交易机会。 （ 2） A 等供应商，可优先支付货款或缩短票期。 （ 3） A 等供应商，可获得品质免检或放宽检验。 （ 4）对价格合理 化及提案改善，品质管理、生技改善推行成果显著者，另行奖励。 （ 5） A、 B、 C 等供应商，可参加本公司举办之各项训练与研习活动。 （ 6） A 等供应商， 年终可获公司 “ 优秀供应商 ” 奖励。 2 7 2 惩处方式 （ 1）凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。 （ 2）（ 2） C 等、 D 等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。 （ 3）（ 3） E 等供应商即予停止交易。 （ 4） D 等供应商三个月内未能达到 C 等以上供应商之标准，视同 E 等 供应商，予以停止交易。 （ 5）因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。 （ 6）信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。 标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节，战略采购包括供应商的开发和管理，订单协调则主14 / 26 要负责材料采购计划，重复订单以及交货付款方面的事务。 统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商 提供的信息。这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。 在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括传真，电子邮件等。 后续工作是报价分析，报价中包含有大 量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。比较不同供应商的报价，你会对其合理性有初步的了解。 A：申请人按 “ 申购程序 ” 提出申请 ,经本部门经理审查签批后 ,交供应部经理 ,进入 “ 寻价比价程序 ” 。 B：供应部经理按资金使用情况 ,经 “ 寻价比价程序 ”后 ,转交财务部 ,进入 “ 采购申请申查程序 ” 。 C：财务部有关人员分别进行成本、利润核算、出纳备款审核后 ,决定签批 ,报总经理批准后，进入 “ 采购程序 ” 。 15 / 26 财务部审核后 决定签否的情况下，将资料退回申请部门，申请部门视情况进入 “ 坚持申请采购程序 ” 或放弃申请。 过 “ 坚持申请采购程序 ” 后，报总经理审核，如总经理签批，进入 “ 采购程序 ” ；如总经理签否，仍退回申请部门，由部门经理放弃申请，用其他方法解决。 D：进入 “ 采购程序 ” 后，由供应部经理根据采购属于属长期及大宗情况，进入 “ 合同签定及审核程序 ” ；若属小额采购，则由供货商处直接采购。 E：进入 “ 合同签定及审核程序 ” ，由供应部根据供货商提供的资料，形成合同文本，交财务部进行成本利润分析，财务部审核 签批后，报总经理，签批后交供应部签定合同并执行，进入 “ 收货程序 ” ；若财务部及总经理审核后浅否，退还供应部与供货商重新谈判。 F：收货人员按 “ 收货程序 ” 检验所购物品，如不合格，进入 “ 退货程序 ” G：收货人员按 “ 收货程序 ” 检验所购物品合格，进入 “ 入库程序 ” 和 “ 结算环节 ” 。 入 “ 入库程序 ”后，通知申请部门，可以进入 “ 使用、销售环节 ” 。 入 “ 结算环节 ” 后，由采购部、财务部共同按财务规定完成对供应商的付款。 1、 目的 16 / 26 评定、选择合格供应商，通过评审 以证实供应商具有提供满足本公司规定要求的产品或服务的能力。 2、 适用范围 适用于所有向本公司提供产品或服务的供应商的评审与选择。 3、 定义 应商】为本公司提供产品或服务的组织。本公司供应商主要有以下情况： A 类：由本公司直接评审 /选定，包括： a) 物料供应商直接为我公司提供标准产品的制造厂商。 b) 外部协作加工商按照特定的要求为我公司制作、加工的部件和器材，简称 “ 外协厂 ” 。 c) 物料代理商根据协议要求为我公司提 供标准产品的经销商。 d) B 类 :由可信或有密切合作关系的外部组织推荐其选定的供应和服务商，包括物料供应和货运商等（此类供应商我公司不再进行认证和建立其档案）。 产品】（ 活动或过程结果。包括服务、硬件、流程性材料、软件或它们的组合。 基本物料】是指直接构成本公司产品的物料。17 / 26 基本物料分为采购物料和外协加工物料两种。 基本物料】是指不直接构成本公司产品， 但生产过程中需要使用 /消耗的辅助性物料。 购】为取得外部产品所付出成本的商业行为。本文指物料供应采购。 规器件】在特定条件下，因其失效或不能承受高压而对人或财产造成损害或危险的物料。如保险丝、隔离变压器和 光耦等。 料替代】在不能采购标准物料情况下，行使风险采购方式，采购可以满足使用要求的物料替代标准物料。 次性物料替代】在特定条件和要求下，采购不可简单二次使用的替代物料。如有二次使用应在受控状态下进行。 注： “ 特定条件和要求 ” 应在形成申 请单时确定，它可以是以下情况之一：一次生产任务令、规定时期内的用料、限定的产品数量、特指有限的非标产品、一个限定的采购批次、一种技术状态下的用料。 4、 职责 购部 a) 负责组织评审 /选定供应商活动，建立合格供应商档案。 b) 负责对供应商进行评审、建档和定期复审。确保这些供应商具有提供满足本公司规定要求的产品或服务的18 / 26 能力。 c) 采购部经理或其授权人负责采购合同的批准，和对物料的紧急采购的批准； d) 分派采购任务，负责对采购订单的批 准。按计划与认证结果进行采购工作，并跟踪到货情况，确保如期完成采购任务。 e) 接受各业务主管部门的质量信息反馈，协助改善供应商的产品或服务质量。 司领导 负责确定相应的供应商评审小组，对选定的供应商进行批准和发布。 术工程部 a) 按规定程序验收采购物料。 b) 负责向业务主管部门反馈本公司与元器件供应厂商、外协加工制作厂商合作的质量信息。 5、 过程要求 代号 过程 过程内容与要求 责任者 执行依据和输出 01 初次 甄别 供应商 获取供应商的信息可以使用多种途径，评审、认证活动有指定的负责人组织实施。 采购部 （初定方案） 02 实地 考察 交流 根据初定方案，进行有目的的考察。 对提供有形产品的厂商应考察、了解其：经营的资格、19 / 26 硬件设施、组织管理、质量保证、技术水平、商务条件和售后服务等。 评定小组 参照：供应商评定表 03 技术认证 在基本满足 02 要求情况下，必要时，提取样品进行测试或试用（可重复）。 评定小组 04 商务谈判 在符合技术条件情况下， 与其进行商务谈判（和重复谈判）。 评定小组 05 综合评议 适当时，组织品质、工艺、生产、采购等人员进行综合评议。 评定小组 参照：供应商评定表 06 意向协议 当双方基本确定时，应交流、确定操作方式和计划日程。需要时，拟签合作意向，或相关备忘记录。 评定小组 07 试合作 a)此期间，我方必须明确并传递与对方采购、加工、验收等要求。 b)需要我方提供技术文件的应予及时提供齐套、有效的文件，以及其他必须品。 c)必要时，我方可派出技术支持人员。 采购部 08 阶段评定 必要时，对以往合作情况作阶段回顾、总结、评定，并作出或保持现状或签订正式协议或暂停或撤销的意见。 20 / 26 评定小组 供应商评定表 09 签订协议 条件成熟时，在双方要求都可以接受情况下，签订合作、采购、质量保证等协议，明确双方的职责和义务。 评定小组 协议 10 执行采购 a)按协议要求执行下单、采购。 b)当技术要求变更时，订单应予明示。 c)无协议约定的，按即时条件采购。 采购部 采购订单 11 验货 按程序要求实行验货。 合格，办理入库；不合格按不合格品处理。 技术工程部 检验和试验程序 验货记录 12 反馈质量信息与考核 检验部门应适时向采购部反馈质量信息；采购部门应适时向供应商沟通质量信息，推动其实施改进行动，有考核要求时，应进行考核。 对已不能满足规定要求或对突发质量问题未能做有效的纠正和预防措施的供应商，可降为试用供应商，直至取消其合格供应商资格。 采购部 品质报告 13 复评与改进 根据历次合作、考核等情况，为实施持续改进，在以下情况进行复 评： 21 / 26 a) 质量问题频繁或严重； b) 合作能力不能满足公司发展需要； c) 成本控制需要； d) 公司经营策略调整； e) 其他重要原因。 评定小组 采购部 供应商评定表 6、 管理程序 作程序 公司规模经营情况下，对基本物料的定点外协厂、 选择（ A 类供应商）按照 “ 过程要求 ” 执行。 下情况的选择厂家和执行采购可参照（但不受制于） “ 过程要求 ” 执行。 a) 试用新物料； b) 小数量加工； c) 当前供应商不能供货而执行物料替代流程； d) 进口物料； e) 来自关联公司的物料； f) 已获得行业品牌认可的标准物料； g) 元器件代理商； h) 友好合作厂家的物料； i) 非基本物料； j) 运输、服务等供应商； k) 其他新情况。 保证过程受控的条件下， “ 过程要求 ” 中的01 至 10 过程可以并行或超前。 他另外情况以公司领导批准为准。 22 / 26 应商控制程序 接选用的外部组织推荐的供应商，各业务主管部门 / 质量检验部门应定期向评审小组反馈与之合作的质量信息。 险采购和一次性临时服务需求可不在此列，但其相应的供应商必须由评审组织进行确认。 审人员应拥有工程技术背景，良好的商务谈判、管理才能以及对制造商质量体系进行评审的能力。 审和认证活动应由指定的小组进行，成员必须包括技术、质量、商务等专业人员，活动形式可以是以下方法或其组合： a) 现场考察、验证； b) 样品检验和试验； c) 以提供可证实质量保证能力的数据进行验证； d) 试合作一定的期限； f) 历史业绩情况； g) 委托外部组织验证或认证； h) 直接选用由可信或有密切合作关系的外部组织推荐其选定的供应商。 有的合格供应商都应建立并保存见证性文件和记录。 复审不合格的供应商，可终止业务合作关系23 / 26 或降为试用供应商，每次评审结果应反馈给供应商。 类供应商在本公司无评审要求。 购控制程序 购工作以 “ 采购计划 ” 和 “ 认证结果 ” 为依据。 购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。 可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。 购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能。 据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中 “ 采购什么？采购多少？何时到货？ ” 的基本依据。 购部根据器件的分类，把基本