《财务管理制度》doc版.docx

财务管理制度（HDJT-2013-030）为进一步规范和完善员工出差管理工作，制定本制度。1.费用审批报销流程及制度为了加强公司内部报销管理，合理控制费用支出，特制定集团公司费用报销流程及票据管理细则，使各部门及时完成费用报销，加快工作效率。（1）票据分类：1）日常费用票据2）差旅费报销票据3）合同类付款票据4）基金支付投资收益票据（2）票据管理1）费用报销单，按事项逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。2）费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。（3）票据粘贴报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在报销单背面（左上角处），完整规范地填写相应的报销单。按票据的类别粘贴：即合同类、差旅类、其他类要分开填写。填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。（4）流程管理董事长签字日期：每周二、周五，财务中心报销费用日期：每周六。直接报销不需要走借支的费用，经办人填写票据明细齐全，部门经理签字，财务中心会计主管签字，财务总监签字，董事长签字，出纳付款。款项较大需要借支的，需要走OA审批流程，先借支，再走费用签字程序报销。有借支的财务中心付款时，需先清理借支。1）日常费用审批报销流程 OA程序：经办人发起部门经理签字财务中心会计主管签字财务总监签字董事长批准出纳付款。2）购买使用年限在一年以上的资产报销流程办公用品的购置：由各部门根据需要，编制计划报总裁办审核汇总，按审批权限批准后，由行政中心按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。领用时，须填制出库单，经分管领导批准。行政中心每月末应将办公领用清单交财务室进行核定监控。物品采购报销须按公司采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完备审批手续后办理报销。要求财务出纳人员严格执行财务制度，并于每月月初汇总上月的报销清单，上报上级主管。OA程序：经办人发起行政部门经理签字财务中心会计主管签字财务总监签字董事长签字出纳付款。3）差旅费审批报销流程OA程序：发起人部门经理人资总监财务中心会计主管财务总监董事长出纳付款。员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，连同出差“申请单”、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务中心报销。填写差旅费报销单，几人同时出差的可以合并票据统一报销，报销单后附有出差人的名字，按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用。人力资源部确认出差天数及补助标准，并由部门主管签字和人资总监签字后，到财务中心由会计主管审核报销金额并查看是否有借支，如有借支，票据上写明冲借支，如没有借款记录，签字后，交财务总监签字，董事长批准后，出纳付款。4）合同类报销流程OA程序：报销人部门经理财务中心会计主管法务总监财务总监董事长出纳付款5）山东工程类流程OA程序：发起人部门经理造价师山东营销副总山东副总美达财务法务总监集团财务中心会计主管财务总监董事长出纳付款。6）山东、北京费用报销流程OA程序：报销人部门经理分公司财务集团财务中心会计主管财务总监董事长出纳付款。（零星费用由分公司财务临时支付）7）支付基金投资收益报销流程OA程序，基金发起人基金经理集团财务中心会计主管财务总监董事长出纳付款。8）财务报表汇报流程每月5日前，各分公司财务部必须把财务报表上报到集团公司财务中心。每月10日前，集团财务中心必须将整理完整的财务报表上报到董事长处。各分公司每日财务报表OA上报流程：必须先经集团财务总监审核确认，并经财务中心出纳主管核对无误后，知会到董事长处。地产公司日销售报表、酒店日营业报表OA上报流程同上，必须经集团财务中心核实无误后，知会到董事长处。规范北京公司上报销售日报表的补充规定：北京公司销售日报表必须经过财务部门审核确认。北京公司出纳负责确认每日存款金额，以及截至当日月度存款总金额。集体出纳负责确认每日收款金额（包括POS机收入和现金收入），如当日收款金额与销售金额存在差异，必须明确差额，并附相关文字说明。相关责任人要及时沟通，完善该报表（报表中相关每日数据统计、每月数据统计等相关数据必须一目了然）。上报流程为：发起人北京公司财务部门（审批）集团财务部门（审批）工作汇报（审批）。9）关于其他分公司上报销售日报的规定销售日报表必须经过分公司出纳、集团出纳审核确认。分公司出纳负责确认每日存款金额，以及截至当日月度存款总金额。集团出纳负责确认每日收款金额（包括POS机收入和现金收入），如当日收款金额与销售金额存在差异，相关审批节点必须明确差额，并附相关文字说明。相关人员必须按时发起销售日报，并负责及时催办。相关审批节点必须确保销售日报发起日当天该审批流程到达OA最终审批节点。上报流程为：发起人分公司出纳（审批）集团出纳（审批）工作汇报（审批）。10）对于集团内所有的费用申请，申请人必须严格按照集团的固定格式申请费用。其他格式申请费用的，一律不予付款。11）集团所有的付款，收款方必须是合同相对方或发票开票方。对集团所有业务合作单位的付款，严禁向个人转款。12）申请支票付款的，申请人必须填全所有的支票内容，并关联此支票，才可以发起用章申请。公章管理员待申请内容齐全，且经领导批示同意后，才可以盖章。否则，一律不许盖章。13）特殊情况的付款，申请人可特别申请后予以办理。（5）对外业务宴请的报销1）即日起，集团（总部、各分公司、各部门）所有的对外业务宴请，宴请人（组织者）必须在宴请前，向董事长电话（或短信）请示宴请标准。2）宴请结束后，宴请人必须及时索要机打的消费详单。3）报销时，宴请人必须提供发票及消费详单。4）其他特殊情况，宴请人须及时请示集团领导后妥善办理。（6）有关要求1）即日起，对于所有对外支付的费用申请，申请人必须注明对方（收款方）的相关信息。不能只是简单提供对方账号，须详细注明对方（收款方）开户行、公司名称、收款人名字等有关信息。2）除上述信息外，申请人认为有助于保障支付安全的对方（收款方）的其他信息，申请人也须在费用申请时，一并注明。3）特殊情况，待申请人及时请示领导后妥善办理。2.财务审核与监督制度（1）财务审核财务人员对员工报销的票据真实性，合法性，正确性进行审核，财务人员有权对不真实的票据退回或要求更换。（2）财务审计即日起，对于集团所有兼并或收购的公司，由财务部门负责聘请专业的审计公司，一律先进行财务审计工作。3.成本费用管理制度 成本费用管理工作应遵循“成本效益、统一管理、监督制约、依法合规”的整体原则，强化全员成本意识，严格不合理开支，增强财务约束能力，使成本费用管理工作更趋程序化、规范化、精细化。在设备采购、基本建设、行政管理、后勤服务等涉及资金投入方面，必须充分考虑“投入产出”平衡，避免盲目投入，重复建设、不计成本、不重效益的随意行为。工程项目成本控制：1）前期环节成本控制：进行市场调研，对市场走势做出分析，判断并及时提供反馈该集团公司管理层作决策参考。2）规划设计环节的成本控制：委托设计院进行的规划设计工作，原则上应采取招标方试择优确定。3）施工招标环节成本控制：除垄断性质的工程项目外，其他工程的施工或作业单位不得指定。主体施工单位的选择必须采取公开或邀请招标进行。4.发票收据使用和管理制度1）票据必须按其规定的使用范围使用，不得混用，填开票据时必须各联次同时进行套写，字迹清楚，内容完整，不得涂改。2）因填写错误而作废的票据应在各联次写“作废”字样，并将各联保存在存根联上，不得涂改或自行销毁，各联次必须完整保留。3）票据采取以旧换新方式进行管理。4）支付人在支付款项（包括支票）时，必须收到该款项的支付凭证（收据、发票等）方可进行款项支付。5）财务部门在支付款项时，必须在相关凭证（包括OA流程、电子凭证等）中明确注明该款项的正确用途。6）合同类付款必须按照合同中付款时间节点以及合同相对方名称（或账户）进行款项支付。5.货币资金管理制度1）办理现金收支，审核审批有据。2）严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行。3）办理银行结算，规范使用支票，杜绝签发空头支票。4）每日盘存现金及银行存款，做到账账、账表、账物相符。5）及时准确编制资金日报。6.财务付款管理制度1）申请人所有的当天未使用（未支付）的已申请款项，当天必须退回到集团财务中心。2）能够使用支票支付相关款项时，财务中心要尽量使用支票支付。3）财务中心在支付收款方相关款项或支票时，必须要求收款方本人亲自前来领取；并且要求收款方提供收款凭证（收据、发票、收到条）后，才可以将现金或支票支付给收款方。4）所有能够直接付款到收款方的款项或支票，财务中心务必按照上述要求直接进行支付。严禁财务中心通过申请人将款项（支票）支付给收款方。5）即日起，财务中心在审批支付合同类付款流程时，必须明确注明该合同的相关付款信息：合同总金额、合同付款次数、已付款金额、已付款时间、本次付款金额，以及剩余付款金额和付款时间。6）为便于领导准确、清楚地掌握该合同付款的相关信息（合同总金额、付款次数、已付款金额、剩余付款金额和付款时间等），财务中心在分批次审批支付合同款项时，必须关联相关已付款的OA流程。7）发起人在发起合同类付款的OA申请时，也必须明确注明该合同的相关付款信息：如上所述。并关联该付款合同和相关已申请付款的OA流程。8）即日起，原则上集团所有的对外付款首先使用承兑汇票付款。确实无法使用承兑汇票付款的，其次使用支票付款。如需现金（网银）付款时，申请人必须注明未能承兑汇票付款或支票付款的具体原因。9）为提高工作效率，申请人在申请付款时，务必要一次性将所有须填写的付款信息填写正确、完整，以便各审批环节顺利审批。需要将申请付款的款项转入个人账户时，申请人必须清楚地注明个人账号（或工资卡卡号）、开户行名称等信息。10）对于各类付款申请中所填写的相关信息，各审批环节务必要认真核实。财务中心各审批环节，尤其要仔细核对。对于信息填写不完整的付款申请，财务中心要及时予以回退。11）各审批节点务必各司其责，认真核对。若发现相关审批节点在流程审批过程中，未认真审核，导致审批流程发生错误的，监察中心将严格监察，严肃处理。12）即日起，所有的对外付款，必须直接付款至对方账户。严禁通过公司人员转付。7.风险管理，财务预警制度 财务风险管理是一个连续、循环、动态的过程。财务部门应该定期通过相关信息的收集、辨别、汇总、分类，来识别和监测风险走势。对风险的大小进行计量，制定相关制度，包括与风险事件相关的组织机构设置、人员配备，使财务风险有效的分散、转移、回避。建立财务风险预警系统，牢固树立风险防范意识，遵循成本效益原则。8.会计档案管理制度1）单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。2）单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经单位负责人批准，可以提供查阅或复制并办理登记手续，查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画，拆封和抽换。3）会计档案的保管期限分为永久，定期两类。定期保管分为3年、5年、10年、15年、25年5类。9.财务报告及财务分析为了加强对各经营实体成员单位的财务管理，全面掌握各单位的财务状况、经营业绩，准确及时地反映集团财务状况，综合分析、平衡集团公司的经营情况，为领导决策提供依据，财