费用报销管理制度.doc

文件编号：PTMC-FI-FIN-001日期：9.23.2011文件名称：费用报销管理制度页次：18/181 目的明确报销程序及要求，确保支出合理、真实，并实行业务部门相关支出的费用与业绩考核挂钩。2 范围适用于广州中邮普泰集团总公司、各分公司、进驻厅、零售门店。3 定义3.1 审批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作用，有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决。3.2 签批：是指对该项费用有最终决定权利签字。3.3 合法凭证：指有效的发票及签认的单据。3.4 报销级别：费用报销标准中所规定的级别，如下表：级别总经理以上级别副总级总监级经理级主管级员工级职位COO公司副总经理运营总经理/财务总监/总裁办助理区域营销总监部门经理（规定经理级人员）/品牌销售经理/品牌总经理产品经理/外派会计主管/部门主管（规定主管级人员）客户主任/市场督导/部门助理/会计/市场代表/送货员/分公司出纳/文员/司机等（规定员工级人员）4 职责与权限4.1 申请人：索取真实、合法凭证；整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核；4.2 部门/项目负责人：审核并确认申请人凭证的真实性及合理性；4.3 主管部门副总：对所负责部门费用、工资、月考核奖励、经理级及以上人员费用申请进行审批；4.4 人事行政负责人：负责对资产及低值易耗品报价、采购。门店设立项目费用审核，审核月度固定费用预算，电话费报销标准、车辆费用报销标准、社保补贴额度的制定和部门费用审核，人员类、预算外、额度标准外费用审核；4.5 发展部负责人：公司设立、租赁涉及之开支类审核；4.6 区域财务：收集各业务项目报送的固定费用月度预算资料，根据集团财务制度、费用报销管理制度及相关规定，复核和支付区域内的费用报销；4.7 总公司财务中心：根据集团财务制度、公司费用报销制度及相关规定，复核费用报销申请和支付费用，补充区域备用金。4.8 COO：费用额度、标准的核准审批，预算外、额度外费用、经理级以上费用的签批和特殊经费的签批；4.9 说明：1、 在费用申请、支付、核销程序中，各级既是审批者，同时也可是费用当事人和报销的申请人；2、 各级签名以人事行政中心提供的备查签名模版为准。如审批人出差等外在原因，则由审批人授权指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在授权期间内行使相应的审批权力，详见原发布的授权签名管理制度。5 按报销类别费用分类5.1 管理费用项目：1、 固定预算管理项目类费用;包括：低值易耗品、办公用品（如书籍、报刊、杂志、印刷品（含名片）、文具、IT耗材）、后勤维修维护用五金工具用品（如垃圾费、 维修费、灯管、换锁等）、租金、物业管理费、水电费、固定电话费、宽带费、购买发票，年审换证费、财务手续费、审计、评估、咨询费、培训费、会议费，等；2、 已核定报销标准和额度的费用；包括：个人电话费补贴、市内交通费、差旅费、应酬费、社保补贴、车辆费用；3、 其它预算外费用；如：慰问金、实物礼品（手机）、物流部费用（包括运输费、装卸、车辆费、交通费、误餐费等）、 其它；5.2 运营业务支出项目：1、 调价:指我司对提货客户提货产品的价格调整。2、 客户返利：指提货达到一定量，我司给予客户的让利。3、 合作佣金：指协助我司完成一定的销量，我司给予客户提成。4、 S返利：指协助我司完成一定销量，我司给予个人提成。5、 市场费用：指市场推广过程中发生的促销员、礼品、场租、物料、广告费等费用。6、 炒货：指非常规渠道购入产品。5.3 门店拓展与行政资产采购：1、 门店拓展类资产采购：行政类资产（铁皮柜、保险柜、桌椅）、IT类资产（电视、音响、电脑、打印机、扫描枪、传真机）、市场类资产（手机展柜、收银台）；2、 门店首次租金、定金、押金、转让费；3、 门店设计、装修（包括装修配套资产采购，如空调、门头等）、安防、门店保险购置；4、 其他行政类资产采购；5.4 员工工资、月考核奖励。6 费用报销标准、额度6.1 个人电话费补贴；详见公司手机话费报销管理制度；个人电话费由部门或分公司助理统一填写报销单并负责在每月10前收集话费发票，经人事行政经理审核，交财务部门，每月一次以补贴形式定期统一发放。6.2 市内交通费；1、 后勤职能部门人员因公外出的市内交通费用据实报销，需注明起讫地点、时间和事由。2、 业务部外勤人员市内交通费在试用期按市内交通费标准的最低额度申请报销，试用期结束后员工所在部门主管按该员工所属区域、岗位性质等,在公司报销标准范围内重新核定该员工的市内交通费报销标准，报人事部门核定，财务备案。在核定标准内据实报销。 级别标准项目 总监级经理级主管级员工级业务部门外勤人员无自带车者600/月400元/月260元/月130元/月3、 经理级以下员工只可报销乘坐除出租车外的公共交通工具的市内交通费用，特殊情况乘坐出租车或自驾车，需报部门负责人审批。4、 所有享有公司车辆补贴的人员不得再报销市内交通费。6.3 差旅费；（包括出差住宿费用，出差地市交通费用、出差补助），报销标准如下：级别标准总经理以上级副总级总监级经理级主管级员工级项目交通工具(省外)所有交通工具交通工具(省内)所有交通工具火车(含高铁/城际快车)/长途汽车每天住宿标准实报实销500元以下/间400元以下/间300元以下/间250元以下/间180元以下/间（未规定城市）每天住宿标准实报实销500元以下/间450元以下/间350元以下/间300元以下/间230元以下/间（规定城市）每人每日出差补助（粤东、粤西及省外城市）实报实销100元80元60元50元40元出差地市内交通实报实销实报实销100元/天80元/天60元/天40元/天1、 规定城市为国内省会城市、直辖市及广东省一线城市（包括深圳、东莞、珠海）。未规定城市为除规定城市外的国内其他城市。2、 两人或多人一同出差，按同性别每两人一间客房为标准报销住宿费用。3、 出差到附近地区（指与常驻办公地点是同一行政地区或不是同一行政地区但路程公里数不超过100公里的地区，如：广州到佛山），不予报销住宿费和出差补助。4、 个人自驾车出差，按地市之间距离每公里油耗0.8元为标准报销车辆汽油费，路桥费用按次实报实销。5、 除总部出差至湛江、茂名、粤东各城市及省外可报销出差补贴外，其他省内城市出差均不给予出差补贴。住宿一晚按标准给予出差补贴，以此类推。同次在同一城市出差超过三天，按三天报销出差补贴，超过天数的出差补贴不予报销。出差期间发生应酬费(当天的午餐、晚餐)，则当天的出差补贴相应地作扣减一半或者全部。6、 区域间会议、区域来总部开会不予报销出差补贴。7、 差旅费需及时报销，无特殊情况超过2个月未报销的差旅费将不予报销。8、 特别期间(如大型的地区运动会、广交会期间)的住宿费标准将按实际情况参照经济型酒店（如家、七天连锁店）住房标准给予适当调整。6.4 应酬费管理规定； 为加强公司业务应酬费用的规范管理,本着“预算、控制、合理、必须”的管理原则，特制定如下管理规定。1、 各业务部门的应酬费将实行按“部门月度预算定额控制”的管理办法，公司根据实际经营情况统计数据参考，按部门下达当月费用预算额度。2、 财务部负责核算月度费用，部门应酬费将计入年度绩效考核指标。3、 各业务部门负责人在公司下达的月总预算限额内，可根据自身销售计划对部门、区域、岗位人员的应酬费用进行弹性调整，但不能超月度预算总额。部门人员费用的弹性调整，需报财务备案。4、 部门应酬费纳入年度考核指标，凡超月度预算部分必须先经COO审批通过，总裁办助理负责备案，方可再使用。5、 单次应酬消费预算超过5000元（含以上），需要提前短信给总裁办助理，由其报COO审批同意后备案使用。6、 单次应酬消费预算超过3000元（含以上），需要提前短信给部门负责人批准，同时抄送总裁办助理备案使用。7、 经备案批准后的业务应酬费用，报销人须在限期内凭真实票据报销，发票超过2个月仍未报销一律不得再进行补报销。8、 所有应酬费开支都需开具真实有效的发票，若因特殊情况产生无发票消费支出时，必须先报COO审批同意，后补发票支出，无票一律不予报销。9、 大额应酬费支出，需在短信申请中写明：应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容，经COO批准后方可支出核销，凡未经批准或超额部份由个人自行承担。10、 报销应酬费时，需以黄色告示贴写明：应酬人或其电话号码、应酬时间、应酬事项、本公司参与人员等简要情况说明，贴在报销单上，交该上级领导和财务部审核。11、 凡不属于公司的应酬费用，一律不予报销。如有弄虚作假，一经发现则全额扣减或限期退还公司，并视情节轻重给予经济处罚。12、 以上应酬费额度，不包括实物礼品、礼金赠予。凡实物礼品和礼金赠予的公关费用和特殊市场费用都必须先书面申请，经COO审批同意后方可列支、报销。6.5 社保补贴；按人事行政部门社保补贴以户口所在地社保投保方式执行。6.6 车辆费用报销标准及相关规定（行政管理用车、自带车辆、属物流管理的车辆除外）1、 路桥费、停车费等，凭出车记录及真实、合法票据报销，财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符；司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名，经车辆调配负责人审批。（出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无出车记录者不予报销；2、 凡属公司配给各区域总监车辆的费用一律附出车记录及真实票据寄回总部报销；并注意发票抬头填写为各公司抬头。每月路桥费、加油费和停车费按额度标准报销，由各区域营销总监严格控制好各自的车辆费；3、 公务车辆大修费用经人事行政部负责人审批后方可维修，修理费凭真实、合法票据报销；4、 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销；5、 公司车辆的年审、维修保养、保险费用由公司负责，自带车辆的相关费用由员工自付；6、 车辆费用报销额度分四等级，一级：2000元，二级1000元，三级，800元，四级，600元，由人事行政按部门按职位和级别标准申请个人额度并报财务备案，内容包括每月的加油费，停车费、路桥费，车辆在华普停车费200元/月纳入额度内扣减；7、 享有自带车辆补贴的公司职员，其车辆补贴每月凭合法票据按额度报销。不得再报销市内交通费；8、 以上费用报销额度标准超出的，在部门绩效奖金中支付，无绩效奖金的，由使用人自付。7费用审批报销流程7.1 预算流程如下表所示：一、区域费用预算区域财务主管根据行政及业务的需求，制定出区域预算表核算经理财务总监COO二、总部费用预算助理根据部门额度预算人员应酬费、交通费额度核算经理财务总监COO三、零售固定费用预算区域财务主管根据行政及业务的需求，制定出区域预算表核算经理财务总监COO总部出纳支付备用金备注：1、费用预算包括低值易耗品、办公用品（如书籍、报刊、杂志、印刷品（含名片）、文具、IT耗材）、后勤维修维护用五金工具用品（如垃圾费、 维修费、灯管、换锁等）、租金、物业管理费、税费、水电费、固定电话费、宽带费、购买发票，年审换证费、财务手续费、审计、评估、咨询费、培训费、会议费，加油费等。2、区域费用预算及项目费用预算如无重大变化，一般一季度调整一次。3、区域预算流程由区域财务主管及总部会计共同归档。7.2日常报销流程如下表所示：报销流程审批说明： 1、预算内费用，由区域出纳直接支付，单据传递到总部，总部出纳凭财务总监签名可直接补充备用金；2、区域财务主管及总部会计报销分单时注意区分物流单据；3、财务总监及零售财务经理审批权限在1000元以下，1000元及以上费用由COO最后签名，出纳支付。4、所有费用必须及时报销，对于超过次月报销的财务部不予受理。预算部门要对实际费用与当月的预算作对比，并对差异大的做出合理解释。5、月度预算费用超过上年同期费用总额80%的，需递交核算经理审核、COO签批。6、预算外或超出预算，超出报销标准或额度的费用和其他类管理项目费用转入常规流程申请报销支付。7.3 借支流程如下表所示：注：1、经办人在OA上填写借支流程、提供已在OA流程审批的购买申请表编号； 2、经办人在OA填写冲借支流程，提供OA流程上相应借支单编号以便核对。7.4运营业务支出项目审批及支付（一）审批权限设置说明：1、 营运支出批复分方案申请、实际支付、借支核销三种流程。2、 营运支出次序：营运方案审批借支或直接支付（含货扣方式）借支核销。3、 营运方案审批以CEO批复的当月项目机型总销售政策或当月新机型销售政策为主要依据。4、大额方案及支付最高递交至CEO审批，已批复小额方案支付、费用核销授权区域总经理审批，无区域总经理地区根据审批件性质递交到总部产品经理或市场经理审批、项目总监审批，由营运会计归档跟进。具体权限定额见下表。5、 方案递交项目总经理前，市场方案交市场经理签批，其他营运方案递交产品经理签批。6、 款项的支付，同一时间同一批次的款项使用一个审批额度。7、总部业务部门申请单据，流程跳过区域业务经理、区域财务、区域总经理，由总部对口营运会计审单，OA审单意见表述与区域财务一致。8、 营运会计每周以周报形式汇总报送营运支出方案审批、支付情况跟进。（二）营运支出流程如下表所示：流程说明：1、所有营运支出单据由营运会计归档、跟进。2、营运支出由区域总经理审批的，由区域出纳以备用金付款归档；营运支出由总部审批的，由总部出纳划款至区域，由区域出纳最终付款并归档。3、调价审批额按当批让利总价差计。4、授权区域总经理审批的营运支出审批后，递交营运会计归档跟进财务流程。5、未任命区域总经理的地区，授权区域总经理审批的营运支出递交总产品经理或市场经理审批，由营运会计核销归档跟进财务流程。6、除S返利借支核销需按借支流程进行核销审批外，其余核销均由区域总经理核销审批。7.5 门店拓展与行政资产采购；（1）门店拓展类资产申购支付流程请购流程：人事行政部（预算报价）财务中心费用会计交财务总监人事行政部负责人主管业务副总部门负责人/区域负责人申请人（请购申请）总部财务将审批后的请购申请备案，并将在区域支付的转区域备案并转汇备用金区域财务备案已审批的请购申请。COO报销支付流程:申请人（人事行政部/IT）人事行政部负责人总部、区域财务部在已批核的请购申请内复核费用支出无误后，出纳直接支付 （2）门店首次租金、定金、押金、转让费凡新租赁的店铺、办公室、宿舍第一次支付租金时需在报销单后附租赁合同交总部费用会计，以确定支付租赁费金额。第一个月发生的店铺、办公室及宿舍支出（租金、押金、管理费等）必须凭有效合同证明主管业务副总发展部负责人申请人COO财务中心费用会计交财务总监 总部、区域财务部复核无误后，出纳支付当租赁手续办妥,其合同和押金单原件需递总公司行政部集中归档保管，财务原始凭证以行政部人员签收的复印件留底，以便租赁结束时跟踪办理退按等手续。（3）门店设计、装修（包括装修配套资产采购，如空调、门头等）、安防、门店保险购置由发展部负责申请流程：业务拓展部确认租赁后申请人（工程助理：合同、更改、调整、完工证明）价）COO财务中心费用会计交财务总监主管业务副总部门负责人/区域负责人发展部负责人申请人（拓展工程助理，图纸，工程报价）报销流程；根据合同，完工进度申请支付。出纳支付财务部复核发展部负责人申请人 公司装修的费用申请、支付报销时均要附上已经规定流程审批的申请表。（4）其他行政类资产采购申请流程人事行政部门收集各部门请购需求，报价人事行政部负责人财务中心费用会计交财务总监COO报销支付流程出纳支付申请人人事行政部负责人财务部复核7.6员工工资、月考核奖励申请支付流程1、工资发放流程：总部出纳支付COO财务总监人事行政副总申请人2、 奖励发入流程：财务总监总裁办绩效考核组总部出纳支付COO主管业务副总申请人7.7 OA费用报销流程 1、OA费用报销流程与本制度所列流程相匹配，遇OA流程与本制度流程冲突时，以OA流程为准，本制度作相应修订。2、 OA费用报销流程启用后，业务部门应酬费、差旅费、应走申请应酬或出差流程，列明应酬、出差各项内容，上级领导批准才可实行应酬或出差事宜。 8 区域备用金制度8.1 区域及下属一级办事处设置备用金，其所属申请人费用报销申请经审批后，由区域出纳直接打入申请人的个人银行卡或支付现金（银行卡资料需先在公司财务部备案）；8.2每月25日前各区域外派财务主管按区域固定费用预算申请表，审批后，费用会计根据已批准的预算金额，于每月3号前填写备用金支付申请，财务负责人复核，出纳于5号前将资金存入各区域备用金账户，或按照补充备用金方式对区域补充备用金。8.3 区域财务每次邮寄费用报销单回总部时需同时报送电子版单据清单，以便于总部核对有关的费用累计是否超额度；8.4零售店收银员管理店铺备用金，小额费用由申请人报店长审批后，收银员据实支付。9 报销需注意事项和对单据的要求9.1须在支付证明单“科目”处填上费用发生：所属项目公司、区域及办事处名称，如运营商普泰电信项目，广州清远则填“广州普泰/广州区 / 清远”；如为区域本部费用则只需填写区域名称；9.2报销事由须填写详细（发生日期/月份、事由），如X月话费费用，分公司X月X日X月X日租金一定要注明清楚，并在备注栏填写附件（发票）张数；特别事项应以黄色告示贴写清楚贴在支付证明单上；9.3所有的签名需用中文全名；9.4不要涂改任何地方，金额处涂改无效；9.5大小写金额必须填写一致；9.6差旅费报销使用“差旅费报销单”报销，并且不能将多次的差旅费混在一张单报销；9.7出差期间的应酬费，需单独填写单据报销，不得作为差旅费一起报销；9.8市内交通费包含公司人员出差途中在长驻工作地所在城市内发生的交通费，所以请将这部分交通费另外填“支付证明单”作为市内交通费报销，纳入员工的市内交通费额度。如总部员工出差时在广州发生的市内交通费；汕头员工回总部时在汕头发生的市内交通费；9.9报销人只可报销自己的费用，不能代他人报销费用；9.10使用的支付证明单按公司提供样式购买；9.11如所报销的费用为之前已用申请表申请，请将已批复的申请表（或单号）附在发票的后面；9.12固定费用（房租/管理费/税金/等）不可和其他日常支出填在同一张支付证明单上；9.13当月费用必须在次月报完，以发票日期为准，如超期，不给予报销。如特殊情况无钱垫付的费用，须填写借支单；9.14凡代垫厂家支出的市场费用，在借支时必须附上厂家的委托证明。同时注明厂家的还款日期及厂家付款时须我司提供的相关凭证；9.15除分期付款项目外，当次的费用报销必须在一张支付证明单上反映；当次费用分多次申请付款的，财务有权可予以拒付；9.16费用报销需凭合法凭证报销，发票内容完整。发票抬头按各自所属公司填写。取得发票如未填写发票抬头、日期的，请报销人自行填写；原则上无发票不能报销，如因特殊原因未取得发票需要报销的，由报销人自行负责提供相应的发票，再附上相关原始单据，并用“黄色告示贴”注明原因贴在单据上，证明人签字证明，财务才给予报销；9.17原始单据必须用胶水粘贴在支付证明单后面，个人的应酬费、差旅费、交通费等各项支出，请报销人按填写顺序粘贴相关发票并在票据后作出相关说明事项，不得使用订书机装订；如所附发票太多，需分层次粘贴，且粘贴面积不要超过A5大小；9.18单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右；9.19各区域应根据情况传递报销单，每月25日前将当月最后一批报销单送达总公司费用会计；9.20区域外派财务主管负责单据的传递，随单据附送相关费用列支清单，列明报销金额，冲借支金额，实付金额，以