公司差旅费管理制度.doc

西安华信铁路技术有限公司 第9 页 共10页公司差旅费管理制度 3.5执行上述情况，出差人应集中归口办公室负责办理，并填报机票购买、交通费超支申请单。购买飞机票时，必须事先清楚飞机折扣价与火车硬卧票价的差异，并在申请单上注明。3.6财务室会同办公室负责西安至各铁路局所在地火车硬卧票价表，办公网上公布，每半年复合保证有效和正确。该列表供各部门需办理上述事宜时对比参考使用。3.7 员工出差因工作需要乘坐轮船时，乘舱的等级标准：公司级、部长为二等级以下舱位，其余人员为三等级以下舱位。3.8员工出差乘坐火车，尽可能乘坐快车和特快。未经总经理批准不得乘坐软席卧铺，不得乘坐豪华型旅游列车。3.8.1 出差乘坐火车，从20：00至次日07：00之间，夜间乘车6小时（含6小时）以上或连续乘车时间超过12小时，可乘坐硬席卧铺。3.8.2 乘坐火车符合购买硬卧票而全程未使用卧铺而乘坐硬席座位，或乘坐长途汽车、轮船最低一级舱位的，按以下标准加发补助费：乘坐特快列车的，按该车硬席座位票价的50%计发。乘坐新型空调特快列车，按该车硬席座位票价的30%计发。3.9出差人员出差前或出差期间，应主动与所在地单位联系返程票或是主动到当地车站售票处购票。公司内不予报销有关订票费。3.10 外埠出差市内交通费开支标准见附件一外地出差开支标准包干一览表。3.10.1 外埠出差市内交通费超过规定的限额标准部分在包干费用中自理。（1.出差期间产生的交通费用按出差实际天数与实际发生额累计平均计算，限额标准内包干。2.出差人员出差发生的交通费据实粘贴票据，并在限额标准内掌握使用超支自理。3.如出现因工作确实需要发生的交通费超过累计平均限额标准的，当事人应写明事由，经总经理审批同意后，财务方可列支报销。）3.10.2 出差人员经批准后乘长途汽车的，凭据连同出差报告、住宿费等原始凭证一并鉴据报销。3.10.3 下列情况无交通费补助： 到外地参加会议（不包括订货一类的会议）和各种学习班、培训班。 自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员。4 出差人员伙食补助费4.1 伙食补助费标准见附件一外地出差开支标准包干一览表。4.2 公司内所有员工到外地出差伙食补助费，不分途中和住处每人每天补助标准为：一般地区25元，特殊地区30元（按在特殊地区的实际住宿天数计发伙食补助费），在途期间按一般地区标准计发伙食补助费。伙食费超过规定的限额标准部分在包干费用中自理。4.3出差人员乘火车、汽车，在途期间连续乘车超过12小时以上的可凭车票享受每满12小时，加发一天伙食补助费。5 近郊出差开支标准5.1员工在本市近郊县（长安、临潼、蓝田、周至、高陵、咸阳等距西安100公里以内地区）出差，因工作需要，中午不能返回本单位（家）就餐的，可报销一次误餐补助费，其标准为每餐5元。5.2员工近郊出差，因工作需要不能当天往返者（即:中晚餐都在外用餐），出差伙食补助费每人每天12元。5.3员工近郊出差，原则上当天去当天回，确实不能返回单位者，其住宿费在每人每天80元限额内报销。6 外出参加会议开支标准6.1 参加外地有关单位召开的订货、配件、物资分配、产品验收、鉴定、评比和小型调查研究会等，凭会议通知办理申请参加会议的手续，差旅费报销按会议通知中有关费用的缴纳要求办理，据实报销，无住宿费、交通费、伙食补贴。（特殊情况报总经理批准后，方可报销住宿费和交通费）6.2 参加本市有关单位的会议，凭会议通知及住宿发票，其住宿费按现行差旅费开支规定办理，无市内交通费，伙食补助费每天12元。6.3 对特殊必须支付的会务费（属于经营范围的）需事先报总经理批准，凭据在经营费项上列支（票据单开，不得与住宿费混开，否则不予报销）。7 员工外出学习、培训，伙食补助费、住宿费、市内交通费开支标准和办法。员工因工作需要，经总经理批准参加的学习班和培训班。其住宿费按每天每人60元计发，伙食补助费按每天每人20计发，无交通补助费。8 汽车司机、押运人员差旅费标准。按汽车使用管理办法执行。9 出差借款标准及办法9.1 员工出差要定任务、定人数、定地点、定时间、定费用。出差人员必须事先填写因公出差计划申请表（详见附件二）。写明出差地点、预计天数、预计费用（列明细）及具体出差事由、任务等公司内按事由分六类：营销（含工程设计）、售后服务（含交验、现场化施工、供应商资格现场审查）、研发调研（含选型及材料调研）、催款、会议、其它（如应邀出差时，应附相关邀请电报或电传等复印件），经部门负责人签字、总经理批准后，方可据此办理借支手续。9.2 借支标准：凭批准的出差计划申请表填写借款单申请，出差借款按三日内挂支1000元，七日内挂支2000元，七日以上，十日以内（含十日）挂支2500元为标准。9.3 出差借款原则：前帐不清，后帐不借。每次借款出差人员申请出差挂支先到财务处核销，前次差旅费未报销的或借款挂支未核销的，原则不予挂支。特别情况经注明后，报常务副总经理批准后予以借款挂支。9.4 借款申请办法：需借款人员均应填写借款申请单，并附上出差计划表等附件（委托他人办理借款手续的，必须出书面委托书。若本人在外的出差期间，需要续借款应以短信通知委托人办理），经常务副总经理审批签字后在财务室办理借支手续。9.5 借款期限：以上借款在出差返回公司后一周内报销，过期不予报销，所借差旅费从工资中扣回。10 差旅费报销程序10.1 报销条件：10.1.1两人以上出差的，所有当事人都要签署证明，单独出差必须由部门负责人签署证明，并附出差计划/任务表、出差报告。10.1.2出差人员报销差旅费时，应将“出差报告”附在差旅费报销单后面，否则不予报销。“出差报告”和职工差旅费报销单应注明事由、项目编号、工作内容三项。否则财务不得核算和报销。10.2 报销发票要求：住宿费发票必须盖有发票出具单位的公章并写明住宿人姓名、天数、单价、金额。10.3 如实填写差旅费清算单，分类、整齐粘贴好出差证明，出差证明填写的地点、时间是否使用硬卧等内容均应有凭据附件证明，否则视为无效和作弊。情节严重将予以三倍罚款。10.4报销人必须在职工出差证明书的“外出理由”一栏内填写出差类别。明确注明六类中的某类。注：公司内出差类别为六类：1.营销（含工程设计）。2.售后服务（含交验、现场化施工、供应商资格现场审查）。3.研发调研（含选型及材料调研）。4.催款。5.会议。6.其它。10.5出差人员乘坐飞机或软卧等，应先填写机票购买/交通费超支申请单，报总经理批准后方可报销10.6上述工作报销人按规定做好，并注明份数，交部门负责人审批后，交财务费用会计审核。在正常规定范围内符合制度规定的，经常务副总经理批准后，在财务室按财务制度金行费用报销、借款冲抵，。如出现超出制度规定范围的，常务副总经理有权不予以报销，报销人必须写出说明事由报常务副总经理，并向总经理通报情况，事由充分并成立经总经理特批方可报销。10.7报销凭证上所有涉及到的人员均需签署姓名。10.8常务副总经理有权对无出差报告的报销凭证不予审批。11 其它11.1公司员工在西安市或近郊区出差，不实行市内交通费包干使用办法。原则上要求乘公共汽车或自行车。因工作需要需乘出租车者，需经总经理或部门负责人批准。部门负责人需要乘坐出租车需经总经理批准后，票据分项目单独粘贴，注明事由，由经办人申请，分管负责人审核，财务主管审查核实登记，总经理批准程序执行。（注：谁同意经办人使用出租车，谁在报销单据上签字）。11.2外地出差伙食补助费按出差的自然天数计发。交通费按出差的自然天数计发。住宿天数为实际出差天数扣除途中时间计算。出差期间的住宿费计算按住宿天数与住宿费用累计平均。11.3从事售后/工程实施工作的出差人员，报销每人每天5元话费；项目负责人或带队负责人每天增加补助5元。11.4 售后服务工作依据需要从生产工人中抽调人员从事售后服务工作的，除按照出差补贴标准执行外，另外每人每天计发15元补贴。12 差旅费财务计算公式12.1总包干计算方法：出差天数总日包干费（标准交通补贴+标准餐补+住宿费）-（未住宿天数标准住宿费）+ 交通途中餐补 -（住宿天数标准住宿费-实报住宿费）12.2根据各部门及出差内容加，话费补贴、领队队补贴、生产工人补贴等。12.3如住宿费、交通费有超支现象由财务在差旅费报销单上注明超支金额。13 附件附件1 外地出差开支标准包干一览表附件2 售后服务计划表/出差任务单附件3 出差报告附件4 出差计划/任务表附件5 差旅费报销流程本制度由企管部负责起草。本制度由企管部负责解释。本制度自2006年3月1日起执行。（本制度2011年5月20日再修订执行）附件1外地出差开支标准包干一览表内容性质分类总包干费人/天住宿费人/天交通费人/天伙食补助人/天市场营销工作总经办成员2201653025营销中心负责人200100+502525营销区域经理、研发主任工程师参与营销工作17080+402525营销员、其他人员15070+302525售后服务工作、现场化施工工作总经办成员200140+201525A级研发人员16090+301525B级研发人员13570+30530售后服务人员13570+30530研发项目调研、公务外差等总经办人员2201653025各部部长、A级研发人员170100+202525B级研发人员15080+202525其他人员14080+201525催收货款工作总经办成员1801401525营销中心负责人14080+201525营销区域经理1208015251. 本“外地出差开支标准包干一览表”是在2009年基础上修订。自2010年4月1日起执行。西安华信铁路技术有限公司 地址：西安市东开发区火炬路1号楼南楼 邮编：710043路电：05562377 62800 24167 市电：02982216070 82362377 82361588（传真）附件2售后服务计划表 /出差任务单编号:HX-服-01 序号： 序号地点（按行程顺序）内 容联系人联系电话计划工作天数备注12345电话落实情况说明：（售后人员可以附页说明）计划出发日期： 年 月 日编制： 批准： 签收：品质部： 制造部： 库管： 区域经理： 售后人员：附件3出差报告编号：HX-市-01 序号：类别：营销 售后服务 研发调研 催款 会议 其它 年 月 日出差计划（由组织计划员填写）姓名部门出差地点出发时间预计返回时间交通工具联系单位联 系 人联系电话事由：预 支 款￥总经办审批出差总结（出差人员返回后填写）出发时间返回时间总 支 出完成任务情况：遗留问题、原因、处理方法：其它反馈意见总经办、部长批示意见总经办： 部长： 组织计划员： 出差人：1. 本表一式三联，一联交组织计划员，一联交部长，一联交总经办并存档。2. 凭此报告报销差旅费。出差返回后3日内填写完毕（可附加页增写详细报告），上交各级领导审阅。附件4出差计划/任务表编号:HX-市-07 序号： 市场营销 工程设计 研发调研 选型和材料调研 催款 会议 其它序号地点（按行程顺序）内 容联系人联系电话计划工作天 数备注12345出差前准备情况说明： 计划出发日期： 年 月 日编制： 批准： 西安华信铁路技术有限公司 第10 页 共10页附件5差旅费报销流程凡属市场营销、研发调研、催款、会议、其它等均在计核室组织计划员处办理或领取出差计划/任务表和出差报告等。凡属售后服务类均在客服中心组织计划员处办理或领取售后服务计划表/出差任务单和出差报告等。 凭 1. 出差报告 2. 售后服务计划/出差任务单3. 出差计划/任务表4. 报销凭证（出差证明书）按规定办理申报手续出差人员1. 检查三证是否齐全2. 出差工作性质是否准确3. 凭据是否符合规定会计审核按差旅费管理制度审核 出差人员以书面形式说明事由，附在财务审核后的凭证后面，交常务副总经