电力工业企业档案分类规则(试行).doc

能源部关于印发电力工业企业档案分类规则的通知（年月日能源办（）号）根据国营企业档案管理暂行规定和工业企业档案分类规则，制定了电力工业企业档案分类规则（试行）及附表电力工业企业档案（类）分类表、水电厂、火电厂、供电及火电施工企业档案（类）分类表，现印发试行。各单位在试行过程中，请将问题及时告部办公厅。附：电力工业企业档案分类规则（试行）目次电力工业企业档案分类规则编制说明使用说明简表主表党群工作行政管理经营管理生产技术管理财务审计人事劳资电力工业企业档案分类规则为加强电力工业企业档案标准化、现代化管理，促进企业档案工作的综合整体建设，健全和完善企业的信息工作，以更好地服务于企业生产和经营管理的需要，特依据国家档案局工业企业档案分类规则制定本规则。主题内容和适用范围本规则规定了电力工业企业档案的实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置。企业用本规则及附表对档案进行分类、整理和排架管理。至大类的分类表适用于全部企业；至大类的分类表不同性质的企业各不相同。术语企业档案企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，并包括计划统计、经营销售、物资管理、劳动人事、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。类目类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。类号类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。分类原则企业档案分类是以企业全部档案为对象，依据企业职能，结合企业档案构成的内容特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。一级类目的设置电力工业企业档案分类设十个一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、产品（生产）、科学技术研究、基本建设、设备仪器。二级及二级以下类目的分类方法党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、人事劳资和除会计财务以外的财务管理等大类按问题兼顾组织机构进行分类。财务管理类的会计财务按文件的形式分类。产品（生产）类根据发电、供电、施工、修造等不同企业的主要生产职能按专业性质分类。科学技术研究类按专业性质和课题分类。基本建设类按项目和专业性质分类。设备仪器类按专业、用途分类。二级及二级以下类目的设置二级及二级以下类目的设置详见分类表。分类表中的类目设置是电力工业企业档案分类的基本类目。类目的级位表示上、下位的隶属关系。企业可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目，没有实体档案的类目可空号不用。类目标识电力工业企业档案分类的类目统一用阿拉伯数字标识。电力工业企业档案分类表最多设有四级类目，各级类目都用标识。不同级类号之间直接联接。声象等档案的分类声象或其它不同载体的档案，就其档案的形成和反映的内容，在本规则分类表中十个一级类目中都有，它只是在档案载体上的不同，其反映同一问题时的性质、内容、作用都是与纸质载体相同的，因此不单独设置一级大类。可采用分库保管、统一分类编号的办法，为加强管理可另编目录。企业人事档案的分类企业人事档案的分类按中组部的有关要求执行。企业可根据实际情况确定其是否与其它档案集中统一管理。本规则由电力工业企业档案分类规则、编制说明和电力工业企业档案分类表及其使用说明组成。各企业自本规则颁发之日起，凡新进库的档案（除对原有档案的修改、更改、补充部分外）统一执行本规则。过去颁发的规定、办法与本规则不符时，以本规则为准。本规则由能源部负责解释。编制说明一、编制过程年原电力工业部为统一电力企业科技档案的分类标准，组织编制颁发了火电厂科技档案分类大纲和水电厂科技档案分类大纲，并印发了供电单位科技档案分类大纲的讨论稿（以下简称“分类大纲”）。经过几年的推广试行，肯定了“分类大纲”的作用，但感到尚需改进完善。原水利电力部，能源部和中电联年到年间组织了三个“分类大纲”的修订工作和文书档案分类大纲的编制工作，原准备在年西安档案会议上讨论通过颁发执行。适值国家档案局印发了工业企业档案分类规则征求意见，与会代表比较集中的意见是：“分类大纲”应尽量向国家标准的定稿靠拢。年月部接到国家档案局工业企业档案分类规则修改稿后在月上旬组织了十人用六天时间学习并编写了电力工业企业档案分类规则、电力工业企业档案分类表（至大类）和水电厂、火电厂与供电单位企业档案分类表（至大类）的征求意见稿，月中旬在昆明档案会议上分发。经各网局、省局组织讨论，集中了对征求意见稿的意见。火电施工单位自年以来也由情报网多次作了编写科技档案分类大纲的尝试。年月部组织十人编写了火电施工企业档案分类表（至大类）。年月下旬至月上旬部与中电联在原有人员基础上组织十五人参加了试行本的定稿工作。国家档案局田文生处长曾亲临参加，解答了一些存在的疑问。二、编制原则企业档案分类以企业全部档案为对象，依据企业职能，结合企业档案构成的内容特点，分类表类目的设置和序列的先后，都力求充分反映电力企业档案的特点，保持档案之间的有机联系，以便于科学管理与综合开发利用。分类表在总体上应具有很大的概括性和包容性，并力求保持基本类目的稳定性，使分类表既适用于现有档案分类的需要，又给今后的发展留有扩展的余地。分类表的类目名称和标记符号，力求准确、简明、便于掌握和使用。同时考虑到已有大批企业执行原“分类大纲”，在可能的情况下，尽量保持分类号与原“分类大纲”编号一致。根据电力企业档案管理的特点，对工业企业档案分类规则作了部分变通处理。（）电力企业（除修造企业外）基本无“产品类”档案。我们利用此“产品类”作为存放主要生产职能形成文件的类目，改名为“产品（生产）”类。“生产”内容，依不同企业性质而定。（）党委组织、纪检、宣传和统战工作等上升为二级类目，与行政事务、武装保卫、安全环保和人事管理等二级类目相当。（）各级类号统一改为至标识，直接相联，不用间隔号“”分开。三、几个问题的处理原“分类大纲”只对科技档案进行分类，并将技术管理性文件全部归入综合类。现在是对电力企业档案进行分类，因此，凡针对具体工程项目、科研课题、设备仪器和产品（生产）的文件材料入至大类，一般技术管理性文件则入“生产技术管理类”。原“分类大纲”将一个工程的所有档案全部集中，没有生产、科研、设备仪器和基本建设各类的明确界限。现在将产品（生产）、科研、基本建设和设备仪器各类作了明确的划分，但在划分的界限上，各种性质的企业有不同的处理。管理档案仅用分类号还不够，我们的至大类采用案卷编号即档号，由目录代号、分类号与案卷号组成。案卷编号用了“目录代号”的名称。目录号本应是各本目录按顺序排列后编写的流水号。目前用工程代号、机组号或年度号暂时代替目录号使用，等正式确定目录号时需另行编制。档案的排架可以大类为主，也可以目录代号为主，再按分类号进行排架。考虑到各地对文书档案的管理如编目、排架等要求不同的实际情况，对至大类的排架，现不做硬性规定，只推荐了两种方法，各企业可自行决定。在分类时，若档案文件的内容涉及到两个以上类目时，可入其同位类目的“综合”类内，或入其主要问题的类，而在另一问题的类内注明“参见”。如出现分类表基本范围以外的档案，又难以靠入有关相近的类目时，可暂编入其上位类目中。在反复出现同一问题时，可逐级上报能源部档案处，以便在修订分类表时考虑。使用说明（大类）分类表是按问题兼顾机构的原则进行编制的，党、政、工、团的文件应该分开，因此即使同是机要保密工作，党委与行政要分开，同是信访工作，党委、纪检、行政的也要分开。组卷时应结合文件的保管期限和文件的多少一起考虑，同一类目下，可以立成不同保管期限的几个案卷，如：党委会议记录永久，政工会议记录长期，党委学习中心组学习记录短期；本厂年度行政工作计划、总结永久，各科室、车间工作计划、总结短期。有些三级类目包括的内容较多，如设备管理、工资管理等，在基本范围里都有说明，为了减少层次，不再列出四级类目。在使用时，各单位应根据文件的多少来确定使用到哪级类目。如工资管理、工资改革含调资、定级、工龄计算、落实政策补发工资等内容，如果调资文件很多，就应该单独立成一卷或几卷，并以调资为问题拟定案卷题名，不应以工资管理为标题内容；反之，如果调资文件与定级、工龄计算等文件均较少，就应以工资管理为标题内容组卷。如果三级类目文件都较少，可用其共同的上位类二级类目组卷，如关于工会工作的通知、规定、报告，关于外事工作的计划、通知等。本分类表基本上按问题分类，但不可能列举所有问题，因此有的类目是用文种划分的。如党委指示、决定、报告、通知，宣传工作的指示、通知，环境保护的通知、规定、会议纪要，这主要解决一些无法列入具体问题的普发性文件的立卷问题。凡能归入具体问题的文件材料应放入具体问题的类目内，如不能归入，则按文种的类目归，拟写案卷题名时，应将主要涉及的问题点出。各大类下的第一个二级类目均是“综合”，应尽量控制使用这一类目，只有当文件材料的内容涉及下面二个以上二级类目时，才能使用。分类表对三级类目作了某些规律性的排列，以便于记忆和使用，如为计划、总结（党群工作的各二级类目行政事务、计划统计、物资管理、规划基建、科技管理等）为会议（党务综合、纪检、工会、团委、行政事务等），为统计报表（党务综合、财务管理除外）、名册（党员、团员、干部、职工）、简报（宣传、工会、团委、安全简报等）。由此而出现的空号，原则上各单位不得自行使用，出现新概念的文件时，尽量往已有类目上靠，如无法列入，应向上一级档案业务管理部门反映，由部办公厅档案处确定其分类号，以便统一。采用本分类表后案卷封面的填写有下列变化：在全宗名称下面原来填写组织机构或问题分类类名的横线上，现在填写二级类目的名称，如组织工作、行政事务、计划统计、安全环保、审计、工资管理等，在归档号的地方，填上分类号和案卷号，并在案卷脊背案卷号的上方，填上分类号，以便检索。关于案卷的排列，暂不做硬性规定。现推荐两种：一是按大类年度案卷顺序号排，一是按年度大类案卷顺序号排。如大类年、年、年大类年、年、年大类年、年、年或年、（大类）年、（大类）年、（大类）会计帐务的案卷，因其形状大小不同，可以分开排架。简表党群工作党群工作综合党务工作综合组织工作纪检工作宣传、统战工作工会工作共青团、青年工作协会、学会工作行政管理行政管理综合行政事务武装保卫监察医疗卫生后勤福利外事工作经营管理经营管理综合计划统计物资管理用电营业农村电网和农电管理产品销售多种经营与协作联营生产技术管理生产技术管理综合规划基建管理生产管理施工管理安全环保科技管理质量管理标准计量信息工作财务审计财务审计综合财务管理会计帐务审计工作人事劳资人事劳资综合机构编制人事管理劳动管理工资管理教育培训主表党群工作党群工作综合党务工作综合党委工作计划、总结党委会、民主生活会、政工会议记录、报告含党委学习中心组学习记录党员大会、党员代表大会文件党委指示、决定、报告、通知党委调查研究形成的材料党委专题总结、报告如清查、核查、两清工作争先创优和表彰先进党员机要、保密工作信访工作材料党务工作大事记组织工作组织工作计划、总结组织设置机构级别、待遇、领导关系变动、启用印信等党员管理组织生活、组织关系介绍信及存根、党籍、党龄整党建党思想、组织、作风整顿，党员入党、转正干部管理党内干部任免、选举、审查、考核、考绩党费管理统计报表、党员名册纪检工作纪检工作计划、总结纪检会议记录关于纪检工作的指示、通知、报告、会议纪要等党风建设党员民主评议材料案件处理和处分纪检信访工作材料统计报表宣传、统战工作宣传工作计划、总结宣传工作的指示、通知、会议纪要党员轮训和党课计划、小结、教材理论学习、时事政策教育和精神文明建设反映本单位活动的剪报、广播稿、本单位办的报刊统战工作文件简报工会工作工会工作计划、总结工会会议记录、职代会、工代会文件组织工作机构设置、干部任免、会员管理等企业民主管理和班组建设含干部评议材料职工教育劳动竞赛和评选劳模、先进材料行政各部门竞赛评比均入此工会财务管理劳保福利职工休养入此文体宣传和女工、调解工作统计报表、简报共青团、青年工作团、青工作计划、总结团委会议记录、团代会文件团、青工作的规定、通知组织工作机构设置干部任免团员管理组织生活、组织关系介绍信及存根、团籍、团员处分团费管理青年工作竞赛比武和评比先进材料评选优秀团员、团干部、新长征突击手等文体、宣传活动材料统计报表、团员名册、简报协会、学会工作政治思想工作研究会、电机工程学会、企协、科协、文协、体协等年度工作计划、总结机构、章程、会员管理协会、学会工作的通知、规定含技术咨询服务的规定、评比先进等年会活动和论文技术咨询服务的合同、协议刊物统计报表、名册行政管理行政管理综合行政事务行政工作计划、总结含各行政科室、车间工作计划、总结厂、局长（经理）办公会、行政办公会、生产（计划）调度会记录，纪要、决定厂长负责制、任期目标和长远规划文件企业整顿、企业升级等企业管理文件内部承包、厂规厂法、单项升级等入此工商行政管理含企业登记，经济合同、协议、营业执照和各项证书厂签报单（各科室、车间给厂部的报告和批复）文秘、机要、保密工作文书处理、印信等信访工作和人大、政协提案的答复修志工作、大事记简报武装保卫机构设置、干部任免和经济民警配备民兵和征兵工作治安管理危险物品、枪支弹药、交通管理、内部治安、电力设施保护等消防工作刑事案件处理及历史案件复查统计报表、名册、简报监察监察工作计划、总结监察会议记录监察工作的指示、通知、报告、会议纪要行业作风案件处理和处分材料统计报表医疗卫生医疗卫生工作的计划、总结、通知、规定卫生宣传、防病治病计划生育统计报表后勤福利后勤福利工作的通知、规定、会议纪要办公用房管理职工住房分配与管理生活管理食堂、浴室、招待所、托儿所、幼儿园管理车辆管理绿化管理用水、用电、用汽管理统计报表外事工作外事活动的计划、总结外事工作的通知、规定接待工作经营管理经营管理综合计划统计生产、基建计划、总结及计划调整计划管理规定、通知等生产技术经济指标完成情况分析月度计划任务书或月度作业计划统计工作含工业普查、房屋普查等统计报表及统计资料汇编物资管理年度物资分配计划含采购计划物资管理的通知、办法、规定重要物资供应文件招标、投标、合同、协议、来往函件储备定额管理物资价格管理仓库管理含清仓利库统计报表用电营业注：、可按实际情况，实行二级管理用电营业规章供用电规则、用户电气设备安装规程等电力分配及负荷管理含用电构成、用电分析、主要产品耗电定额等电费、电价、热价管理三电管理安全、节约、计划用电用电监察及重要用户管理重要用户名单、用户重大事故、供用电合同、协议等业扩与用电贴费集资办电与加工电管理余热发电和小水、火电管理廉政建设和优质服务统计报表农村电网和农电管理农电规划、计划、目标管理、总结农电管理的规定、通知、会议纪要农村电网整改农电工管理与农电联站农电经费、物资管理农村电气化、标准乡建设农电安全统计报表产品销售产品销售计划、总结销售管理的规定、通知产品销售合同、协议、函件市场分析和用户调查广告宣传售后服务统计报表多种经营与协作联营多种经营的计划、总结、报告发展、整顿集体企业的通知、规定集体企业机构设置和经营项目更改机构成立、撤销、更名、工商行政登记等集体企业财务管理文件集体企业劳资管理文件协作联营的规定、通知协作联营的合同、协议、函件统计报表生产技术管理生产技术管理综合规划基建管理长远规划含城网发展规划勘测设计管理资格认证、设计招标、投标等工程管理征、租土地、建筑市场管理等工程项目管理注：本单位不立项，对下属单位项目的批复与其请示工程概预算定额管理规定及外包管理含外包队伍资格认证、招标投标、外包合同企业定额含预算、资金、消耗材料、工具定额工程阶段考核材料统计报表生产管理设备技术管理设备可靠性管理、设备评级与可调出力、设备异动、完善化、备品定额管理检修管理检修三年滚动规划、计划、总结、技术改进措施调度运行管理运行方式、电网、电压、负荷管理、继电保护三项费用工程计划、总结、报告、批复设备更新改造、技术组织措施、零星购置四项监督和过电压保护金属、绝缘、化学、仪表及其他生产技术监督和网络活动节能管理含节水、节电、节煤、线损燃料管理含煤码头管理带电作业水电站管理移民政策、水库维护、抗震加固等统计报表施工管理施工及设备管理工作的计划、总结含备品备件施工调度会议、设备工作会议文件施工及设备管理的规定、办法、条例、通知等设备订购、报废含设备选型、经济效益预测、订购合同统计报表安全环保安全技术管理通知、规定、通报、会议纪要等安全技术措施、总结含事故措施、安全教育等迎峰渡夏和防自然灾害防汛、防台风、防冻等压力容器管理事故报告、调查分析含设备、人身、交通等非生产事故及障碍、未遂事故特殊工种考核环境保护的通知、规定、会议纪要环保调查和污染治理含大气、水、噪音污染及费用和赔偿粉煤灰综合利用统计报表、简报科技管理科技计划、总结和长远规划科技管理的通知、规定、会议纪要科技管理合同、协议注：针对具体项目的入科研档案技术革新和合理化建议现代化管理专利管理学术论文、出国考察报告、汇报、专题总结、专题材料统计报表质量管理全面质量管理规划、计划、措施、总结含工程质量规划、措施、总结全面质量管理办法、规定、培训、考试、检查工程质量监督办法、规定、通知、考核产品与工程创优材料产品、工程质量回访及反馈小组活动质量保证系统（）文件材料统计报表标准计量标准工作文件计量工作文件含计量收费协议等生产技术规范上级和本单位颁发的规程、制度、条例、办法等本企业技术标准本企业管理标准本企业工作标准统计报表信息工作关于信息工作的通知、规定等计算机应用和管理的通知、规定等本企业编制的计算机软件、盘片材料注：分库保管档案工作图书资料工作情报工作统计报表财务审计财务审计综合财务管理财务管理制度、规定、办法、通知流动资金核定固定资产的新增、报废、调拨含清产核资专项资金的提取、分配更改、大修、科技资金、福利、奖励基金等生产财务和成本含财务收支计划、经济分析、增收节支等基建财务税收含财政、税收、物价大检查价格管理电价、热价、煤运加价债券、国库券的认购控购及费用开支会计帐务报表帐册工资单凭证会计档案移交、销毁清册审计工作审计工作的通知、规定专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料下级报送备案的审计文件材料统计报表人事劳资人事劳资综合机构、编制机构设置成立、撤销、合并、更名、改变隶属关系、级别等编制人事管理干部任免、聘任干部待遇工资、级别、落实知识分子政策干部教育培训干部调配和人才交流大中专毕业生分配、军队转业干部安置、干部调动介绍信存根干部考察、审查含出国人员政审干部奖惩干部选拔、录用含后备干部培养干部离休及其待遇含离休干部申报表、审批材料干部职称评定、职务聘任统计报表、干部名册、离休干部名册劳动管理劳动定额劳动指标申请、就业工人招聘录用、含合同工、临时工、退役人员安置、农转非调配含职工调动介绍信及存根、工资转移证、厂内调动通知单退职、退休规定、名单、审批表含辞退、留职停薪各级岗位责任制、经济责任制的材料班组建设和技师评聘含班组长和重要岗位人员的任免奖惩安全生产含劳动保护劳务出口统计报表、职工名册工资管理劳动工资计划、总结、会议纪要工资管理、工资改革含调资、定级、工龄计算、落实政策补发工资等奖金、津贴劳动保险、福利含劳保统筹教育培训教育计划、规划、总结教育经费学校教育管理含大、中、小学，职工技术教育等职工技术培训和继续教育统计报表附：电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表目次电力工业企业档案分类规则编制说明使用说明简表主表党群工作行政管理经营管理生产技术管理财务审计人事劳资产品（生产）科学技术研究基本建设设备仪器电力工业企业档案分类规则（略）编制说明（略）使用说明一、大类（略）二、大类案卷编号：案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“”号连接。目录代号由二位数组成，用以代表工期、梯级、机组或年度。分类号由四级类号组成，各级类号均使用至标识。案卷号由二位数组成，使用标识。举例：案卷号四级类号三级类号分类号二级类号一级类号目录代号散装案卷要有文件编号，文件编号由案卷编号直接加上卷内文件顺序号组成，两号之间空一格。卷内文件顺序号案卷号分类号目录代号发电运行后形成的电气一、二次线图及油、水、气系统图入大类基建档案。发电运行后各单项工程中的凭证性文件、设计文件、施工及竣工文件均入单项工程，不入基本建设的综合文件材料类。设备的安装调试记录及运行后的检修、试验记录，技术改进文件入大类设备档案。有些设备的附属设备的档案随主设备档案存放，不入附属设备所属的专业类。如桥机的电气一、二次设备的文件材料及结线图随桥机；油压启闭机中的高压叶片油泵的档案入油压启闭机，不入油系统设备类；电梯的电气二次线图及有关文件材料入电梯类。有些类目设置出现跳号是为了使类目设置有一定规律性，便于记忆。例中，四级类号下均为建筑加固处理，故跳至；跳至。简表党群工作党群工作综合党务工作综合组织工作纪检工作宣传、统战工作工会工作共青团、青年工作协会、学会工作行政管理行政管理综合行政事务武装保卫监察医疗卫生后勤福利外事工作经营管理经营管理综合计划统计物资管理用电营业农村电网和农电管理产品销售多种经营与协作联营生产技术管理生产技术管理综合规划基建管理生产管理施工管理安全环保科技管理质量管理标准计量信息工作财务审计财务审计综合财务管理会计帐务审计工作人事劳资人事劳资综合机构编制人事管理劳动管理工资管理教育培训产品（生产）水库调度运行调度方案、计划、总结等文字材料调度卡片，手册等基本资料调度运行数据资料水文记录及整编资料气象记录及整编资料泥沙资料及防治综合利用建筑物运行综合性文件坝（闸）观测资料引水建筑观测资料主厂房观测资料尾水建筑观测资料副厂房观测资料泄（溢）洪建筑观测资料其他生产建筑观测资料专用性建筑观测资料其他建筑观测资料地震观测技术性文件地震观测资料机电运行运行分析、总结等文字材料值长记事本电气运行日志主机运行日志开、停机记录运行统计资料