纸箱厂财务档案管理制度.doc

临沂恒生纸箱厂财务档案管理制度第一章 总则第一条 总则为了规范集团各公司的财务档案管理工作，特制定本财务档案管理制度。第二条 适用范围本制度适用于久泰能源集团所属各公司。第三条 管理部门 各公司财务部是本公司财务档案的管理部门，集团财务管理中心对各公司财务档案管理负责检查、指导和规范。第四条 专人管理各公司应设专人对财务档案进行管理，并设置专门的档案室存放财务档案。财务档案管理人员必须由非出纳人员担任。第五条 保密原则1、各公司财务部门必须与财务档案管理人员签订保密协议。2、如出现财务档案泄密情况，各公司应依法追究当事人的责任。第二章 分类与编号第六条 分类要求根据管理需要，财务档案分为如下七个类别：1、会计档案2、税务档案3、融资档案4、证照档案5、资产档案6、财务核算档案7、其他财务档案第七条 编号要求财务档案应按照下列类别进行编号，包括但不限于以下内容，如有不包括在以下类别的财务档案，各公司可在以下类别后排列类别。1、会计档案1001会计凭证、1002会计账簿、1003会计报表、1004财务软件的电子备份、1005验资报告、1006评估报告、1007审计报告等。2、税务档案2001税务登记证及申办资料、2002一般纳税人认定表及申办资料、2003空白发票及发票使用登记簿、2004增值税报税资料、2005增值税抵扣资料、2006地税报税资料、2007所得税汇算清缴报告及税务师事务所的审计资料、2008中介机构及税务机关的税务检查报告等。3、融资档案3001股权融资资料、3002贷款合同、3003银行承兑协议、3004信用证项下的所有资料、3005担保合同、3006提供给银行的所有资料（按照各融资机构、各笔业务分门别类）、3007其他融资资料。4、证照档案4001营业执照、4002组织机构代码证、4003贷款卡、4004 开户许可证、4005外资企业批准证书、4006税务登记证、4007外汇登记证、4008土地证、4009经营许可证、4010卫生许可证、4011安全生产许可证、4012环保资料、4013海关登记等进出口证书 4014其他产权证书等。5、资产档案5001现金盘点表、5002银行账户开户资料（包括开户审批表、银行开户申请书、银行账户登记表、印鉴卡、办理网上银行的相关资料）、5003银行对账单及余额调节表、5004票据使用登记簿、5005应收款项的对账单、5006存货采购合同、5007存货销售合同、5008存货销售出门证、5009固定资产等长期资产的采购合同、5010基建工程的预决算资料、5011资产盘点表、5012企业资产的保险合同、5013其他资产档案等。6、财务核算档案6001空白收据、6002差旅费报销单、6003支付/报销审批单、6004发货通知单、6005销售清单、6006领料单、6007入库单、6008其他空白凭证，6009收回的空白凭证等会计核算的基础凭证。7、其他财务档案第三章 归档要求第八条 装订要求1、财务档案的装订以结实、易于长久存放，不易腐烂为标准。2、所有财务档案中不准夹带大头针、曲别针、铁夹子等易于生锈的铁制品。3、所有存档的财务档案中，如有热敏纸记载的财务资料（如传真、POS机转账单）应予复印，将复印件与原件一起存档。第九条 归档手续1、所有财务档案必须在规定的时间内归档，否则，将追究经办人员的责任。2、所有财务档案归档应办理“财务档案存档交接表”（格式见附件1），经过存档人、档案管理人双方签字后归档。第十条 归档时间（一）、会计档案1、会计凭证：至少按月装订，并于次月10日前将上一月的凭证装订完成并入档。2、会计账簿：实行会计电算化的公司，至少每年度打印一次，并于次年的30日前将上一年度的账簿打印完成并入档。3、会计报表：至少按月度打印报出，并于次月5日前将上一月度的报表装订完成并入档。4、软件备份：各公司使用的财务软件应按月度进行拷盘备份，财务管理中心对各公司的账务按季度进行拷盘备份。5、其他会计档案在取得时存档。（二）、税务档案1、空白增值税发票、普通发票，均应放置在保险柜中存放，并应建立“发票使用登记簿”，控制发票的领用、使用和保存的情况。2、增值税抵扣资料至少应按月装订，并于次月15日前装订入档。3、向税务机构按月报税的国税、地税资料，应按月装订存档，网上电子报税的，应按月打印，并于次月15日前装订存档。4、其他税务资料应在取得时存档。（三）、融资档案1、各类贷款合同、银行承兑协议、担保合同、信用证项下相关资料等必须在取得时及时归档，正在执行的融资合同由经办会计保管复印件。2、提供给融资机构的所有资料，包括但不限于公司证照、公司章程、验资报告、审计报告等基础资料、公司各种函件、董事会决议、各类批复、各类证明文件、报表、各类数据文件、贷后提供的报表分析、说明等，一律留底存档，保证资料的完整性、一致性和准确性。（四）、证照档案1、所有证照应在取得时存档。2、变更/注销管理：证照管理人员经过审批后到相关部门办理证照的变更、注销手续。变更、注销完成后，变更、注销所需的资料，应做好登记、备案，以及保管、归档工作。3、第七条第四款所列的证照管理不在财务部门的公司，财务部门至少应保留上述证照资料的复印件。（五）、资产档案1、现金盘点表、票据使用登记簿、银行对账单及余额调节表、存货销售出门证应按月整理、装订，并于次月10日前将上一月的上述资料存档。2、其他资产档案应在取得时存档。（六）、财务核算档案1、所有空白凭证应在印制时归档，并建立“空白凭证收发存登记簿”，登记空白凭证的印制、领用、结存情况，该“空白凭证收发存登记簿”应由非档案管理人员登记。2、领用的空白凭证需要收回存根联的，应限期收回，按时间先后顺序编号存档。最长不允许超过三个月，超过三个月的，无论使用与否都要收回（未使用的张数作废），如需使用需领用新的空白凭证。第四章 保管年限第十一条 证照档案证照档案、财务档案销毁清单的保管年限为永久。第十二条 会计档案会计档案的保管年限为15年。第十三条 其他财务档案其他财务档案的保管年限为10年。第五章 日常管理第十四条 保管要求1、财务档案管理人员按本制度第七条的规定编制档案目录，对所管理的所有财务档案编制总目录，对每项具体的财务档案还要编制分目录，分目录要备置于每项具体的档案盒中，以便于查阅。2、财务档案管理人员对所管理的档案排放要整齐有序，并按月对所管理的档案进行清查，确保档案完好无损。第十五条 借阅要求1、财务档案的借阅应办理“财务档案借阅登记表”（格式见附件2），办理完毕借阅手续后方准借阅。2、财务档案集团公司内部单位和人员借阅，应经过各公司财务负责人批准后方可借阅。3、财务档案集团公司外部单位借阅，应经过本公司总经理批准后方可借阅，但应在借阅的当天报集团财务管理中心备案。4、由财务部门管理的证照的使用，应经过财务部门负责人批准，证照管理人员依据签字齐全的“证照使用审批表”（格式见附件3）办理登记交接手续；证照管理人员应将“证照使用审批表”编号存档。并督促证照使用人按审批表规定的时间要回证照原件，办理交接手续。第十六条 日常检查1、各公司财务部门负责人每季度组织一次财务档案的检查工作。2、财务管理中心每半年应对各公司的财务档案工作进行检查一次。第六章 销毁第十七条 销毁审批保管到期的财务档案需要销毁的，应列出需要销毁的财务档案清单，经过本公司财务档案管理人员、财务负责人、总经理签字后，经过财务管理中心审核，集团总裁批准后销毁。第十八条 销毁档案清单各公司财务部门对经过批准的销毁档案清单必须永久保存。第七章 考核与奖惩第十九条 内部考核出现下列情况的，各公司财务部门应给予当事人1-5分的扣分处罚：各公司经办人员应存档而未按时存档的。借阅的财务档案未按时归还的。档案保管不善丢失的。第二十条 外部责任出现财务档案泄密，给公司造成损失的，应追究当事人责任，构成犯罪的，追究当事人的刑事责任。第八章 附则第二十一条 解释修订本制度由财务管