行政课员岗位职责.doc

行政课员岗位职责1 公司办公用品管理1.1 办公用品管理目的1.1.1 加强公司办公用品管理，规范办公用品的领用程序；1.1.2 提高办公用品利用率，降低办公经费。1.2 办公用品管理标准1.2.1 消耗性办公用品自第二次发放起，必须实行以旧换新；1.2.2 每名员工建立个人领用台账。办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；1.2.3 办公设备由行政部统一安排配置，各部门不得擅自采购；1.2.4 使用频率较低，可共同使用的办公用品，公司将按照区域划分进行统一配备，公用办公用品不属于个人及部门领用范围；1.2.5 行政部办公用品管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账物相符；1.2.6 任何部门未经行政部许可不得随意与其他部门调配办公设备或办公用品。1.3 办公用品管理流程1.3.1 办公用品购置流程1.3.1.1 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月20日前编制并提交部门办公用品申领单（表1），营运部须在新店开业前一月20日前向行政部提交下月新店开业办公用品领用计划，填写部门办公用品申领单（新店开业）（表2），部门负责人确认签字后报行政部，经行政部经理审核后交行政部办公用品管理员进行登记申领；1.3.1.2 行政部办公用品管理员核对办公用品领用申请单与办公用品台账库存后，编制办公用品申请购置计划表（表3），经行政部经理审核、分管副总经理负责人审批签字后，将采购计划单交由相关采购人员进行采购；1.3.1.3 相关采购人员根据审批签字后的办公用品申请购置计划表实施购买，并于月底前完成；1.3.1.4 办公用品采购完成后，办公用品采购员负责填写入库单（表4）一式两份，入库时由行政部办公用品管理员仔细核对入库单，完成入库。采购员至财务部进行报销时必须附入库单；1.3.1.5 行政部办公用品管理员每月对办公用品使用情况盘点，填写办公用品盘存表（表5），并将各部门月度办公用品领用统计数据交财务部进行办公费用摊销。1.3.2 办公用品的发放及领用流程1.3.2.1 行政部办公用品管理员根据各部门已编制签批的部门办公用品申领单建立档案，根据表单于每月5日前如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认；1.3.2.2 新店开业所需办公用品根据已签批的部门办公用品申领单（新店开业）由门店店长在开业前三个工作日至行政部领取。1.3.3 大型活动或会议期间办公用品的发放及领用流程1.3.3.1 大型活动或会议期间会务组须在活动或会议举办前三个工作日按需填写会务组用品申领单（表6），由会务组负责人审核签字后交总经理审批同意后至行政部备案方可进行专项采购及领用；1.3.3.2 行政部办公用品管理员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好活动或会议期间物品领取登记，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等，以备核查；1.3.3.3 活动或会议期间会务组领用的非消耗性办公文具及办公设备须在会议结束后三个工作日内归还至行政部入库。逾期未归还，由会务组领用人个人负责照价赔偿。1.3.4 办公用品的交接与收回流程1.3.4.1 移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的，要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）责任，另行处理；1.3.4.2 行政部办公用品管理员负责办公用品交接的监督。管理员需根据清单核实后填写办公用品交接登记表（表7），存档备查。若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并做好登记入库工作；1.3.4.3 员工因工作岗位调动或离职时未移交办公用品的，将根据领用记录由员工个人负责照价赔偿。1.3.5 部门保管办公设备调动转移流程1.3.5.1 需申请办公设备调动转移的部门首先填写部门办公设备异动申请表（表8），经办公设备所属部门负责人同意确认，并报行政部审核通过后，方可进行办公设备调动转移。 1.3.5.2 任何部门未经行政部许可不得随意与其他部门调配办公设备或办公用品。凡任意调动者，一经核实，公司将对相关部门责任人进行通报批评。1.3.6 部门办用品维修与零件更换流程1.3.6.1 各部门的电脑、打印机等办公设备由部门负责人指定专人负责，禁止其他人员随便使用，办公设备如出现故障，需填写办公设备维修申请表（表9），向行政部报修，行政部统一安排维修。1.3.6.2 各部门分管打印机、复印机等办公设备需更换零部件，需填写办公设备零件更换申请表（表10），由部门负责人审核经行政部审批后方可由行政部统一安排更换。1.4 办公用品管理流程图1.4.1 办公用品购置及发放流程图 各职能部门 行政部经理 办公用品管理员 采购人员开始编制并提交部门办公用品申领表登记审核部门负责人签字确认审批编制办公用品申请购置计划表通过采购发放所列物品领取后签字确认核对入库单，完成入库填写入库单结束1.4.2 大型活动或会议期间办公用品的发放及领用流程图会务组 办公用品管理员开始填写会务组用品申领单进行专项采购及发放总经理审批同意会务组负责人审核签字领用登记非消耗性用品归还入库结束1.4.3 办公用品的交接与收回流程图移交人 接收人 办公用品管理员开始点验有毁损的，移交人书面标明列出物品清单存档备查填写办公用品交接登记表结束1.4.4部门保管办公设备调动转移流程图 申请部门 所属部门 行政部经理开始审核负责人同意填写部门办公设备异动申请表通过办公设备调动转移结束1.4.5 部门办用品维修与零件更换流程图保管责任人 行政部经理 办公用品管理员 开始联系维修人员维修审批部门负责人审核通过填写办公设备维修申请表结束2 公司图书馆管理2.1 公司图书馆管理目的 2.1.1 加强公司图书馆图书管理，规范图书购进、保管、整理、外借与归还程序；2.1.2 提高图书借阅率，降低图书损耗。2.2 公司图书馆管理标准2.2.1 为保证图书馆藏书数量，公司通过定期采购及内部员工或外部机构捐赠两种形式进行图书馆图书收集；2.2.2 图书管理员需定期清理书柜，保持书柜清洁及干燥，防止书籍受潮或虫蛀；2.2.3 员工借阅图书必须在规定时间内借书（借阅时间定为每周一至周五的9:30-11:00）；2.2.4 每位员工每次借阅图书数量不得超过3本，借阅时间最长不超过30天；2.2.5 员工如需续借图书，需至图书管理员处办理续借手续，只能续借一次，且续借时间不超过20天。2.3 公司图书馆管理流程2.3.1 图书捐赠流程2.3.1.1 图书馆随时接受内部员工或外部机构的图书捐赠；2.3.1.2 图书管理员接受捐赠书籍时将向捐赠者开具图书捐赠接收单（表11）；2.3.1.3 图书管理员在接收捐赠图书后，在图书上注明捐赠者的姓名或单位及捐赠时间；2.3.1.4 图书管理员完成图书入库。2.3.2 图书的采购流程2.3.2.1 各部门根据本部门的图书阅读需求及图书馆已有藏书目录于每月15日前编制部门图书订阅计划表（表12），经部门负责人确认后由行政部审核，报分管副总经理审批；2.3.2.2 图书管理员于次月10日前进行集中采购，各部门图书每月可采购数量不超过5本。2.3.2.3 所有的图书都必须在目录、第1页和图书的齐缝上加盖公司印章，所有图书封底都必须放置图书借阅登记卡；2.3.2.4 所有图书都必须在登记册上做好登记，写明新进图书日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数、价格等重要信息。2.3.3 图书的借阅流程2.3.3.1 每月1日图书管理员整理出一份图书总目录，提供给各部门参阅；2.3.3.2 所有员工需凭工作证至图书管理员处进行图书借阅登记，填写图书借阅登记卡；2.3.3.3 员工借阅图书必须在规定时间内借书（借阅时间定为每周一至周五的9:30-11:00）；2.3.3.4 每位员工每次借阅图书数量不得超过3本，借阅时间最长不超过30天；2.3.3.5 员工如需续借图书，需至图书管理员处办理续借手续，只能续借一次，且续借时间不超过20天。2.3.3.6 员工借阅图书时如发现图书有缺页、污染等情况，要及时声明，由图书管理员加盖公章或更换，否则按损坏图书处理。2.4 公司图书馆管理流程图2.4.1 图书捐赠流程图 内部员工或外部机构 图书管理员开始开具图书捐赠接收单捐赠图书标注捐赠人信息图书入库结束2.4.2 图书采购流程图各职能部门 图书管理员 行政部经理开始部门负责人确认编制部门图书订阅计划表审核采购分管副总经理审批加盖印章，放置图书借阅登记卡结束登记信息，入库3 门禁卡的管理3.1 门禁卡管理目的3.1.1 保障公司各部门财产安全。3.2 门禁卡管理标准3.2.1 公司员工凭工作证每人配备一张门禁卡；3.2.2 每位员工门禁卡拥有公司大门及该员工办公地点的门禁权限；3.2.3 门禁卡登记信息准确，更新无延误。3.3 门禁卡权限更改流程3.3.1 公司行政人员需更改门禁权限或新进行政人员需领用门禁卡，向行政部经理报批后，交门禁卡管理员制卡；3.3.2 门禁卡管理员将发卡器与电脑连接，打开制卡程序；3.3.3 门禁卡管理员将新卡放在发卡器上，点击添加用户选项，添加完成后确认；3.3.4 门禁卡管理员打开权限选项，选择需要更改权限的人员，更改权限，确认；3.3.5 员工在领用表（表13）上签收确认。3.4 门禁卡权限更改流程图行政人员 门禁卡管理员 行政部经理开始审批报行政部经理审批申请制卡通过连接发卡器打开程序放卡添加用户更改权限签收确认完成结束4 储物柜的管理4.1 储物柜管理目的4.1.1 保证文件及员工私人物品的存放保管。4.2 储物柜管理标准4.2.1 公司新进行政员工入职每人按标准配备员工储物柜一至两个。4.3 储物柜发放流程4.3.1 公司新进行政员工根据办公需要，凭入职通知单想管理员申请储物柜；4.3.2 管理员依据储物柜钥匙领用表，将空置的储物柜钥匙配发；4.3.3 员工在储物柜钥匙分配明细表（表14）上签收确认。4.4 储物柜发放流程图 行政人员 管理员开始查看统计表格提出申请签收确认配发钥匙结束5 公务车档案管理及车辆违规处理5.1 公务车档案管理及车辆违规处理目的5.1.1 合理利用资源，控制费用，规范和加强公司车辆管理。5.2 公务车档案管理及车辆违规处理标准5.2.1 行政车辆管理人员负责车辆管理和车辆档案管理，确保档案的真实性、完整性；5.2.2 车辆一切原始资料：包括购买发票复印件、购置税交纳凭证、车辆备用钥匙、车辆保险正本，建档并妥善保管；5.2.3 车辆档案管理实行一车一档案管理，档案应全面记载车辆的品牌、名称、型号规格、购买日期、购买金额、车牌号、车架号、保险、年检、维修、保养、油耗等相关资料；5.2.4 司机行车必备资料：驾驶证、行车证、保险卡等，司机出车时负责保管所开出车辆的钥匙，司机应经常检查车辆的各种证件的有效性，出车时确保证件齐全；5.2.5 行政部车辆管理人员每月20日更新车辆档案管理资料，行政部经理每月检查车辆档案资料是否完整或及时更新。5.3 车辆违规处理流程5.3.1 因驾驶人违反交通规则而产生的罚款、违章扣分等行政处罚均由驾驶人自行承担，公司一律不予报销；5.3.2 行政部车辆管理员负责对领导用车及公务车进行车辆违规查询，车辆管理员每周四在交管网上查询管辖范围内车辆的违章记录，若出现违章记录，应在当日内填写车辆违规处理记录表（表13）并交当事人签字确认后，通知当事人及时处理违规；5.3.3 部门专用车由部门专用车辆管理员每月20日前进行车辆违规查询，并及时对车辆违章进行处理，确保部门专用车辆的安全使用。5.4 车辆违规处理流程图行政部车辆管理员 司机开始查询车辆违章记录签字确认有违章填写车辆违规处理记录表无违章处理违章结束结束6 公司水吧管理6.1 公司水吧管理目的6.1.1 为公司员工提供水吧饮品。6.2 公司水吧管理标准6.2.1 保持水吧环境干净整洁；6.2.2 保证水吧设备的正常使用；6.2.3 保证水吧原料的充足新鲜；6.2.4 为公司员工提供良好的饮品及服务。6.3 公司水吧管理流程6.3.1 水吧咖啡机开机流程6.3.1.1 打开咖啡机，检查吧台电器设备有无异常，如有异常向行政部经理汇报；6.3.1.2 清洗前一天晚上浸泡在消毒粉中的水吧器皿和杯具；6.3.1.3 清洁台面，保持台面干净无咖啡渍、污渍；6.3.1.4 咖啡机正常运行后放蒸汽一分钟，清洗蒸汽管内部，排除残留水分；6.3.1.5 制作一杯意式浓缩以确定是否能正常出品。6.3.2 水吧饮品制作销售流程6.3.2.1 询问公司员工需要购买的饮品名称；6.3.2.2 严格按照配方及制作流程制作饮品，保证饮品品质；6.3.2.3 提供饮品，收回咖啡券；6.3.2.4 每天下班前与前台核对水吧销售台账。6.3.3 水吧要货流程6.3.3.1 依照水吧售卖情况检查原材料、包装物是否充足，检查原材料生产日期；6.3.3.2 原材料只足以制作三天的饮品时，与工厂联系调货，保证水吧原材料的充足。6.3.4 下班前水吧的清洁流程6.3.4.1 清洁台面和咖啡机；6.3.4.2 冷柜中原材料按要求归类存放（