医院档案室安全管理制度

1 / 17 医院档案室安全管理制度 一、负责对本院档案工作的领导，使档案管理机构适应单位档案工作的开展。 二、档案工作列入发展规划和事业计划管理，列入领导议事日程。 三、听取档案部门的工作汇报，支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。 四、适应现代化管理需要，为单位档案事业的发展提供人力、物力、财力上的方便。 综合档案室主任职责 在院长领导下，负责组织综合档案室全面工作。 一、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策及本院各项有关规章制度 。 二、负责组织全室同志全面完成本院及主管部门布置的各项工作任务，并做好工作总结。 三、负责编制本室工作计划、工作制度、工作程序、工作范围，不断总结、改进工作，提高管理水平。 四、经常检查本室各项任务完成情况，发现问题及时处理。对完成任务好的，提出表扬奖励意见 ;对不认真履行职责者给予批评处罚。 五、负责本室人员政治、业务学习，组织专题研究，搞好经常性岗位练兵。 2 / 17 六、负责本室政治思想教育、劳动考勤及组织竞赛评比活动。 专职档案员工作职责 1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，认真贯彻执行档案法，为医院两个文明建设服务。 2、加强与各科室的联系，协助做好需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整及时归档。 3、积极开展档案利用，做好档案统计工作和利用效果反馈记录 本单位各项工作和领导决策提供信息。 4、严格执行档案管理制度和查阅制度，提高警惕，严防失密泄密。 5、定期组织兼职档案员业务学习、交流，不断提高档案业务水平，为实现档案管理工作标准化、规范化而努力。 6、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光的 ” 六防 ” 工作 霉变、无差错。 7、热情接待查阅者，为查阅者提供方便，努力做到提供档案迅速、准确、及时 . 兼职档案员职责 1、忠于职守，工作细心，责任心强，遵守档案管理各项规章制度，严守本单位机密，认真学习档案管理知识，不断提高档案管理业务水平。 3 / 17 2、熟悉本科室工作性质和范围，本部门应立卷归档的文件材料，按规定负责收集，做好文件材料形成、积累和资料管理工作，督促有关人员资料归档，任何个人不得占为己有 . 3、做好本科室文件材料的预立卷工作，于次年三月底前交综合档案室 保案卷符合归档要求。 4、参加本部门仪器设备开箱等工作，验收应归档的文件材料，及时交综合档案室建卡、编号、登记、归档。 档案归档制度 为加强档案管理，确保各种归档资料准确、及时、完整归挡，特制定本制度。 1、本院档案的归档工作，是按照萧山市第一人民医院档案管理细则 (试行和萧山市第一人民医院文件材料归档与不归档范围，对各科室工作中形成的文件材料进行收集、整理， 组织保管单位，集中到院综合档案室实行统一管理。 2、本年度办理完毕的文件材料，由各科室兼职档案员负责立卷，要求在次年第一季度未交综合档案室归档，集中管理。科室和个人不得私自保存，以保证档案的完整与安全。 会计档案可在财务科保留一年，期满后由财务部门编4 / 17 造清册，按档案要求，负责整理组卷，交综合档案室归档。 基本建设项目，要求在竣工验收合格，交付使用后，由基建部门按城建档案要求立卷，交综合档案室归档。 科研项目档案在鉴定结束后，将材料交课题负责人整理立卷，组成保管单位，及时 交综合档案室归档。 3、归档的文件材料要求齐全、完整，遵循文件自然形成规律，按文件之间的联系，按萧山市第一人民医院档案实体分类、立卷、编号、排列规则分类、立卷。分类要求准确，能反映本院工作活动的基本面貌，便于保管和利用。 4、归档文件的案卷要求有确切简明的案卷题名，要根据萧山市第一人民医院档案保管期限表确立保管期限，卷内文件应按一定次序排列，并逐页编号，填好 ” 卷内目录 ” 和 ” 卷内备考表 ” 。 5、归档文件材料要求是原件，底稿和印件一并归档，纸张质量和规格符合要求，书写要求使 用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久材料。 6、归档的材料必须经形成部门的负责人审定，并在卷末备考表检查人一栏上签字。 各科室预立卷制度 为加强文件材料的归档管理，发挥科室在文件收集整理中的作用，确保文件收集整理的齐全、系统、完整，提高5 / 17 案卷质量，特制订本制度。 1、各业务科室开展医疗卫生管理、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的文件材料，由各科室兼职档案员负责收集、整理并进行预立卷。 2、 预立卷的内容包括：确定归档不归档范围、划定保管期限、按分类方案集中、按文件材料的内容在联系组成基本保管单位，初步编排页号及卷内目录，草拟案卷题名，并由科主任审查后送综合档案室审定，再进行装订归档。 3、各科工作中形成的各种文件材料，应于第二年第一季度未完成预立卷，交综合档案室归档。 4、本院的发文、简报及上级来文等由医院文书做好平时的分分登记，办理完毕的文件及时整理，并按要求进行档案的预立卷工作，于第二年材料第一季度末交综合档案室归档。 5、基建、设备、科研档案应于验收、鉴定结 束后立即整理，预立卷，交综合档案室归档。 文件材料形成、积累、整理、 归档工作制度 一、文件材料形成要把好书写质量关，凡质量不符的一律由文件作者负责返工。书写质量要符合下列要求： 1、凡归档文件材料，除必须是一式二份以上的以外都必须用蓝黑墨水或碳素墨水书写。 6 / 17 2、书写纸张一般采用 16K 纸张，书写时要满足装订位置（ 2上 )，如必须使用小于 1 蚀的不规范纸张时，由文件责任者被贴在 16K 标准纸张上。 3、对领导在修改、签发中不符合书写要求的要当即更正 .。 二、文件材料的积累。各种归档材料的收集工作由工作的 分管人收集齐全。打印件要求与原稿一起收集，一并归档 报等印稿、原稿及上级来文由院文书收集。 三、文件材料的整理 归档文件收集齐全，移交给科室档案员，科室档案员在初审后交综合档案员核审 四、文件材料的归档。科室移交的档案要及时办理移交手续，及时入库，并及时将库房管理的项目编入计算机信息库 . 五、档案资料的质量纳入医院目标责任书年度考核 ，同时纳入专业技术人员年度考核。 档案管理制度 一、贯彻执行国家档案法和上级有关档案工作的指示、条例、规定、制度，不断提高档案工作管理水平。 二、档案工作在院档案管理领导小组领导下，由综合7 / 17 档案室及各科兼职档案员具体实施。 三、全院党群行政、医疗卫生、预防保健、科研教育、基建、设备、会计、个人业务、特种材料等档案进行集中统一管理。 四、对各科室档案立卷工作进行检查督促，符合要求的，由综合档案室档案管理人员接收入库，并做好登记、交接签字手续。 档案 库房管理制度 一、非本室人员，未经允许不准进入库房。 二、经常检查库房，定期清点、核实库存档案，检查档案褪变破损情况，发现问题及时解决。 三、保持库房整洁，库内不得吸烟，不得放置杂物。 四、按照防火、防尘、防盗、防潮、防光、防虫鼠等要求，采取室内适时通风，控制、调节库房温湿度，严禁易燃、易爆品带入库房，设置窗帘，配备灭火机、防盗设施，安放防蛙药物等措施。 五、库房档案分类存放，排列整齐美观，箱柜编号并标明保存档案类别、年代。 档案统计制度 1、档案统计工作由综合档案室负责。 2、建立登记册，对档案收进、移出、保管、利用等情况及时完整做好登记并进行统计分析。 8 / 17 3、按档案业务部门的规定和要求，按时向档案业务管理机关报送档案工作统计报表。 4、档案统计每年一次，于次年六月底前统计上报。 档案利用查阅制度 1、凡本单位工作人员，因工作需要，除秘密文件材料外，一般均可到档案室查阅档案。 2、利用档案必须办理登记手续。如需摘录材料作证明的，需经档案员核对无误，盖章后方能生效，并向档案员反馈 利用效果。 3、本院综合档案室存入档案主要供本院利用，外单位利用档案须持介绍信，经办公室负责人或综合档案室批准后方可查阅。 3、利用档案原则上只能在档案室内查阅，不得外借。如有特殊情况，须经分管领导或档案员批准，办理借阅登记手续后方 4、可借阅。借阅须及时归还。 5、查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准，查阅绝密档案须经分管领导批准。 6、利用档案者必须自觉爱护档案，不得涂改、圈划、损耗、污染档 案。查阅档案请勿吸烟、喝茶。 档案修改补充制度 9 / 17 本制度适用于归档后档案的修改、补充。 一、修改条件 1、主要的、真实的、原始的材料遗漏归档。 2、发现归档文件有误或表达不确切。 二、修改补充办法 1、修改档案须由档案员填写修改档案申请书，随同修改文件经领导批准方可修改。 2、修改内容较小时可在原始档案上扛改，并在修改处作修改标记。 3、修改较大时，需以新代旧，重新组卷。 4、部分补充插入相应卷内，整卷补充，另 立案卷。 文书档案管理制度 一、及时完整地收集、整理下列文书材料。 1、具有保存和利用价值的各类文件。 2、本院签发的文件 (包括文件原稿 )、简报、通报、报告。 3、院、科室工作计划要点、小结、总结、重要会议记录及讲话稿。 4、院史、历史考证 ，组织沿革 (包括院领导人名单 )，大事记，年鉴。 5、群众来信来访处理意见。 6、党、工、团等组织形成的有保存价值的资料及职10 / 17 代会文件材料。 7、本院机构设置、启用印章、干部任免、人员处分、专业技术人员职称评聘和干部、职工录用、调资等文件材料。 8、本院规章制度。 9、各类先进集体和先进工作者的文件材料。 10、各类报表和统计分析资料。 11、本院发生的突发性事件形成的材料。 12、本院在医疗卫生工作方面所形成的文件材料。 13、其它应予归档的材料。 二、须归档的文件资料必须于次年第二季度内整理完整，涉及各科业务工作的文件，移交给各科兼职档案员并办理必要手续。 三、对于没有保存利用价值的文件经挑选、复核后登记、呈送院领导审查批准后，指定人员负责监督。 四、查阅文书档案资料，须由管理人员帮助查找，资料一般不出借。 会计档案管理制度 1、为认真贯彻执行会计档案管理办法，加强对会计档案的管理，特制订本制度。 2、财务部门应按归档要求，负责整理、立卷、装订成册，由本部门 保管一年后，在次年三月底前归档完毕并移交给综合档案室。 11 / 17 3、档案室负责会计档案的接收保管和提供利用等日常业务工作。 4、会计档案保管期限可分为永久、定期二类。 5、查阅会计档案应按规定办理手续。 6、会计档案满保管期限时，由综合档案室提出销毁意见，会同档案鉴定小组、财务部门共同审查，并编制销毁清册，报请单位领导及上级主管部门批准。凡需永久性保存的会计凭证、工资名册以及涉及经济案件的会计材料均应抽出另行保管。 7、销毁时由上级专管部门派员监督，销毁现场必须有三 人以上在场，监督员在销毁清册上签字，销毁清册应立卷归档。 科技档案管理制度 为了健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科技档案，根据档案法规定，特制订本制度。 一、科技档案的范围是指科学研究、设备购置、安装、管理、基本建设活动中直接形成的有使用、保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。 二、科技档案管理工作的基本任务是：收集、整理、保管、鉴定和统计在本院的技术资料档案，保证技术资料档案完整、准确、系统为医疗事业发展、 设备利用、科技研究12 / 17 服务。 三、科技档案归档要求及时，基建、业务科室必须由专人负责做好材料的积累、保管工作，为立卷归档作好准备，待科技项目实施，告一个段落后，应由专人负责收集整理，及时归档，送交档案室入库。 四、所购置的器械、电器等贵重设备在开箱、安装、使用时必须有档案人员在场，并由档案员登记造册，任何人不得擅自开箱启用。 五、档案人员参与每一项科研成果、专题调查项目的评审、鉴定和工程竣工验收活动，对应当归档的科技文件材料的项目，不能通过鉴定、验收。 科研课题管理制度 一、院职能部门每年根据上级科研立题导向提出下年度调查研究指导性意见，经院长同意后发给各科室参考。 二、每年经上级批准下达任务书后的课题，有关科室向院职能部门报当年科研项目开题申请报告 (研究的目的、意义、有关国内外动态、主要内容、资料的主要来源 z 研究的方法、步骤、进度、经费预算、成果表现形式、交流和应用、保证措施及完成时间 )等。 三、课题承担人在院学术委员会会议上宣读开题申请报告，院学术小组及邀请的著名专家对开题报告的可行性、科学性进行审核及评议，签署意见，经院长批准，编制正式13 / 17 计 划，按县 (市 )、市、省、部、国家级逐级上报 (凡列入县 (市 )以上有二个或二个以上协作单位的科研项目的课题，填报科研合同或合作协议，协议内要注明主要完成单位及完成人员分工和任务 )。 四、院重点课题开题后每半年上报进度一次，按要求填写进度、经费报表，由院职能部门定期进行检查，一季度检查一次，半年进行小结，年终做出总结。 五、课题进展中出现的问题，及时向院职能部门提出。 六、下达的科研经费，实行专款专用，由课题负责人按用款计划经院长批准用于本研究课题。 七、课题完成鉴定或评审 后，应在一个月内将课题的审批文件、任务、委托书、协议书、合同、研究计划、方案、各种载体的原始记录、实验方法、实验报告、数据分析、总结报告、成果申报书、鉴定证书、获奖证书等全套资料科技档案管理方法、要求、分类立卷归档。 基建档案管理制度 为加强本院基建档案管理，特制订本制度。 1、本院召开基建工程竣工验收会，必须通知档案部门。小型项目，可委托基建管理部门兼职档案员参加。 2、基建工程项目的全部材料由院基建管理部门在竣工验收后收集齐全、完整交综合档案室。 3、基 建需归档的材料 :本院建设的总体规划、图纸说14 / 17 明，工程立项报告及有关批准文件，设计任务书，设计总方案、工程选址和地质勘测记录、报告、工程计划，初步设计、技术设计，施工计划文件、施工合同、工程协议、开工报告、施工说明、组织设计、验收文件、工程总结报告、平面图、地形图、施工实体图、水电通讯管网图、维修及改、扩建记录等以及论述与反映单位和改进前后的文书、图纸、图片等文件材料。 仪器设备开箱制度 为确保仪器设备的图纸、说明书、合格证、质量证明书、保修卡等原始资料的完整归档，有利于仪器设备的维修、保养 和管理，更好为医疗卫生工作服务，特制订本措施 : 1、凡购得或调拨的各种仪器设备，开箱验收时，经办人员必须通知有关科室及综合档案室。 2、仪器设备开箱前六面拍照，验收时由经办人、仓库保管员现场将随机的所有技术资料 (包括图纸、说明书、合格证、量说明书等 )交有关科档案人员检验归档。 3、对无法包装或不需包装的设备，其所有的随机技术资料，经办人员必须给档案人员检验，出具证明书，方可入库。 4、购置设备技术资料不全，经办人员应设法补足技术资料，方可入库。 声像档案管理 暂行规定 15 / 17 声像档案是指声像材料为载体的照片、录音、录像等历史资料，为认真贯彻执行档案法，加强声像档案管理，特制订如下规定 : 一、声像档案的建立本院、各科室、个人在工作活动中形成的照片、录像、录音带等凡有保存价值的，均应及时交综合档案室集中统一管理，任何人不得据为己有。 二、声像档案的归档 1、各科室、个人必须把拍摄的底片、照片及文字说明、录制的录像带按规定一并交给综合档案室。 2、向综合档案室移交的照片应包括底片、照片和文字说明三部分，文字说明应包括时间 、地点、内容、摄影者等。 3、向综合档案室移交的录像带、录音带应是原片，并在录像带、录音带上贴上文字说明。 4、声像档案的编目应简扼，便于查找和统计。 三、声像档案的保管存放声像档案的库房，要采取防止高温、高湿和强化的措施，并要定期检查录音的柜箱和库房的温湿度，达到规定标准，以防损坏。 四、声像档案的交接、查阅、借用 1、向综合档案室移交声像档案时，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。 2、因工作需要查阅和借用声像档案应办理登记手续。 16 / 17 照片档案管理制度 1、为加强照片档案管理，建立健全照片管理制度，更好开发利用照片档案信息资源，特制订