标书制作注意事项2.doc

标书制作注意事项1. 招标文件的阅读1.1接到招标文件，首先要认真阅读招标方的要求，在充分理解招标文件精神的基础上制定投标文件；1.2. 对招标方的商务要求，例如产品型式、型号、规格、数量、交货期等以及投标方所需的资质条件（特别是营业执照注册资金）能否满足招标方要求；1.3.对招标方的技术要求，我方有那些产品不能满足，应及时提出来，以便研究如何投标。2. 标书整体结构的考虑 首先应根据招标文件的要求拟定本次投标文件的整体关于商务和技术部分章节的名称和大致内容要求，一定要按招标文件的要求内容依次进行排弃并填充相应内容，以充分说明我方能够满足招标方的要求。2.1. 商务部分的制作2.1.1 资质和资格文件的编排 在拿到招标文件后，首先要评价需要放入的资质和资格文件，是否满足招示方要求， 特别是营业执照注册资金能否满足招标方要求，财务审计报告和营业执照副本是否满足要求，税务登记证、机构代码证、质量管理体系证书等是否按要求放入，在商务文件要求放入鉴定证书及试验报告时应按要求放入，并按要求顺序放入，在商务文件中，法人代表授权书无论如何也是不能忘记的，产品销售业绩是否满足招标方关于品种规格型号及数量的要求，一般情况下，招标方要招的产品一定要在应标的业绩中予以充分而适当的表述，以说明我方能够满足对方的要求。标书中提供的业绩应是招标方所要招标地方的业绩或是其附近地区所用产品的业绩（方便后期考察项目地），总之业绩的表述是十分重要的，一定要放在一个十分重要的位置加以表述，其份额能够说明清楚即可。在编排业绩时，要将主要业绩放在突出位置，必要时加黑体字放入，业绩的编排是十分讲究的，编排业绩不可没有重点，对方要求业绩数量一定要予以满足。2.1.2. 商务部分内文件的编排根据招标文件要求而编入的文件，包括资质文件和资格文件以及业绩等，均要按照招标方的要求编排顺序进行编排，不可自行其是，因为招标方进行评标时，是按照它们的要求进行评标的。2.1.3. 我方资质文件有效性 应特别对放入我方资质文件有效性进行确认，因为检查文件的有效性是再重要不过的事情，这对于检查放错文件或者放入过期文件以及漏签、漏盖章、打印失误等错误是十分有效的。2.2. 技术部分的制作 技术部分重点在于以下四点：2.2.1 产品性能和技术参数的编排首先要根据招标方的产品需求表及产品技术规范书（有时）对应其是否合理或者不清楚的、不理解的地方，有无需要对方澄清的地方，在理解招标技术文件的基础上，可以进行技术部分的制作。技术性能和技术参数是产品投标的关键所在，一个技术参数不能满足招标方要求就可能造成废标，因此，标书制作者一定要清楚认识到这一重要性。清楚表述满足或者超越招标方技术参数，是十分讲究的，因为表述要恰如其分，制表和填写参数时，一定要完全响应或者超越其要求，绝对不能填写满足不了的参数，一定要让参数相对应，不可串行，标书制作中，这是经常出错的地方，一定要特别加以注意。2.2.2. 差异表的编排（“商务偏离表”、“技术偏离表”）例如：序号招标文件条款号招标文件的商务条款投标文件的商务条款正负偏离说明11为使货物正常、连续地使用，应提供招标人使用该货物所需的完整的备件和专用工具清单，包括备件和专用工具的货源及价格为使货物正常、连续地使用，提供招标人使用该货物所需的完整的备件和专用工具清单，包括备件和专用工具的货源及价格无22提供及时、迅速、优质服务的承诺，迅速快捷地提供货物的备品备件，保证招标人能够及时买到货物所需的备品备件和易损件提供及时、迅速、优质服务的承诺，迅速快捷地提供货物的备品备件，保证招标人能够及时买到货物所需的备品备件和易损件无33提供中标货物齐全的资料（进口货物必须包括中文和英文的使用说明、安装手册、维修手册、专用工具和相应质检手续证明文件）提供中标货物齐全的资料（进口货物必须包括中文和英文的使用说明、安装手册、维修手册、专用工具和相应质检手续证明文件）无44投标人对提供的所有货物，明确质量保证期。质量保证期内，除人为因素损坏外，全部免费维修对提供的所有货物，明确质量保证期。质量保证期内，除人为因素损坏外，全部免费维修无55付款方式：承兑汇票、电汇、支票（所占总款比例）付款方式：承兑汇票、电汇、支票（所占总款比例）无66卖方应派专业技术人员到现场进行免费安装、调试，直至验收合格；卖方负责对用户进行免费专业培训及维护常识培训，直至用户完全掌握派专业技术人员到现场进行免费安装、调试，直至验收合格；卖方负责对用户进行免费专业培训及维护常识培训，直至用户完全掌握无77培训维修人员2-3名，培训维修、维护保养方法，达到能排除常见故障培训维修人员2-3名，培训维修、维护保养方法，达到能排除常见故障无88保修1年（投标单位自报最长保修期），终身维修，在质保期内供方无偿为需方提供维修，更换不能正常运转的同型号零件；质保期后每季度对设备进行免费定期维护，维修只收取配件成本费保修1年，终身维修，在质保期内供方无偿为需方提供维修，更换不能正常运转的同型号零件；质保期后每季度对设备进行免费定期维护，维修只收取配件成本费无99设备发生故障报修响应时间小于4小时，到达现场时间不得超过24小时设备发生故障报修响应时间小于4小时，到达现场时间不得超过24小时无差异表的编排是投标文件中十分重要而又讲究的地方，因为招标方在评标时，要评的文件十分繁多，一个十分关键的地方，就是查看技术差异表耒区分投标方的技术能力以得分决定取舍，实际在标书制作中，要按照填写技术性能及参数表时得到的差异参数如实加以填写并在不同时加以说明理由。2.2.3. 技术部分各章节的编排各章节编排顺序一定要按照招标文件的要求去安排，包括产品描述，鉴定证书、试验报告，产品图纸。不同招标单位对招标文件的要求不完全一样，但基本思路应当是一样的，如果招标方特别强调产品某项性能时，则应当在标书中，用产品（特别）性能的描述或者加入适当的单项委托试验报告加以应对，一般情况下，为了表述我方产品设计和工艺特点，都要在标书技术部分的前部，放入产品性能的描述部分，以提升产品形象。不同产品的描述都不一样，放入时要特别注意，不可弄错。2.2.4. 编入技术文件的整理因为标书中技术部分文件较多，特别是一些大包中，产品型号和较多，难免会有试验报告或者图纸编入不当，在标书的技术部分初步制作完后，应当仔细检查一下，有无多余或者不足的文件需要剔除和补充。一定要反复检查，使得标书制作较为完善。2.3. 开标文件的制作2.3.1开标文件制作的一般概述为了便于开标、唱标，投标函、开标一览表、折扣说明、投标价格表、货物说明一览表、投标保证金、作为开标文件进行制作，应特别注意，所有的开标文件都要在招标方进行公开、公示 并有多方人员（摄像）监督，因此开标文件中的每一个都要仔细制作，不可马虎，在这方面，我们的教训是太深刻了，例如我们有过缺法人代表授权书，法人代表授权书未签字、盖章，投标保证金书写单位不正确，有的装错信封等初级错误，今后一定不要再出现了，以免出现废标现象。2.3.2. 报价部分的制作（结合采购部采购清单协调转交市场部制作）2.3.2.1产品报价十分重要，在产品评标中，价格部分占有很大比重，因此要十分予以重视，在有关人员报出产品价格后，制作标书人员一定要根据招标方产品需求表和对方要求的报价格式表仔细计算、书写，要做到报价产品名细与招标方产品需求表名细一致，一定要仔细核对，不要出现差错。另外，产品报价计算的正确也是十分重要的，因为产品型号、规格很多，要求按照标号中的项目单位分项报价，有的还要报出产品成本，计算起耒十分麻烦和繁杂，但必须十分细心进行计算并核对，小数点和大小写、单位都要十分注意，最后要达到分报价与总报价、投标函、投标一览表中的价格大小写相一致。2.3.2.2. 开标文件书写格式的编排在制作开标文件时，一定要注意其格式一定要和招标方要求的格式一样，不可另立一套。3标书的评审3.1. 标书一审3.1.1. 商务部分的评审 评审内容包括三条：一是资质和资格是否满足招标方关于这方面的要求，例如营业执照的注册资金和年审，法人授权书、税务登记证、机构代码、质量管理体系认证证书、财务审计报告以及招标方可能要求的鉴定和试验报告等，对产品运行业绩，要检查录入的产品是否和招标方要求的一致并视其适量与否；二是检查编入的各项文件的编排顺序是否和招标文件的要求相一致；三是检查编入的文件有无失效的，这点特别重要，一定要全面审核，包括试验报告、营业执照年审等。3.1.2. 技术部分的评审 评审内容有四条： 一是审核产品技术参数、技术性能的表述是否满足招标方的技术要求，这点要十分仔细，因为一个技术参数不能满足要求，都有可能造成废标，对性能参数的优劣要知晓，才能进行评审； 二是评审技术差异表的编排内容是否合理准确，有无遗漏或者多余的； 三是评审技术部分编排顺序是否符合招标方的要求及其是否合理，这部分包括产品描述，鉴定证书、试验报告（包括型式试验报告、定期试验报告及指定的委托试验），产品安装图纸，对于标书的技术部分评审，因为内容较多，评审时一定要细心，对我方的优点和长处一定要表述清楚并放到突出位置； 四是评审有无多余或者不足的文件需要剔除和补充，在标书制作过程中，经常出现少放或者多放试验报告和图纸，这点要特别注意，一定要按照招标方需求产品的型式、型号，放入需要的报告和图纸。3.1.3. 开标文件的评审 评审内容有四条： 一是评审报价产品名细是否符合招标产品需求名细（包括产品型号和数量），分项（分包）报价是否符合和正确，这点一定要仔细查对； 二是评审报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确，报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致，进行仔细核对和校对； 三是评审开标文件书写格式是否与招标方的要求一致。3.2. 标书的二审 标书二审比较简单，就是在标书装订前对标书的完整进行评审，审其是否符合招标方的