独家议价项目管理办法.doc

内部事项注意保存宝钢集团广东韶关钢铁有限公司管理文件文件编号：BSSSZ01058 第1版 签发: 赵昆独家议价项目管理办法1 目的为规范宝钢集团广东韶关钢铁有限公司（以下简称“韶关钢铁”）独家议价活动，加强独家议价项目的管理，降低采购成本，结合韶关钢铁实际，制定本管理办法。2 适用范围本办法适用于韶关钢铁本部及所属一级、二级全资子公司（以下统称子公司）、韶钢松山本部及所属全资子公司的独家议价项目。3 定义独家议价项目是指以独家议价方式进行采购，并按独家议价审批流程经韶关钢铁总经理批准后，与指定供应商直接进行谈判、磋商，并签订合同的项目，包括但不仅限于设备采购、备件采购、原燃材料及辅料采购、办公用品采购、工程项目实施、服务项目实施、协力发包项目等。4 独家议价项目范围4.1 符合以下条件之一的，可申请独家议价项目：4.1.1 需要采用不可替代的专利或者专有技术的；4.1.2 涉及国家安全、国家秘密或公司核心商业秘密，且不适宜进行招标的；4.1.3 需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的；4.1.4 同类功能的设备、材料只有一个厂家能够生产的；4.1.5 专业性及技术性很强，经专业部门认定确实不能满足招标要求的；4.1.6 根据政府主管部门的相关法规、文件或通知要求，为顺利完成专项检验（测）或与工程项目报建紧密相关的专项咨询，宜选择特定机构的。4.2 经公司批准采用战略采购的主原燃材料和维修工程服务项目，已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供的，以及公司本部及子公司之间的采购按合同评审方式申报；因生产、工程、检修出现紧急状态或灾害、抢险救灾、抢修需要紧急采购（或实施）的按急件方式申报。此两类不再纳入独家议价项目申报。5 独家议价项目范围的界定5.1 需要采用不可替代的专利或者专有技术的，包含：5.1.1 必须使用且供应商已在国家专利部门登记注册的有效专利产品；5.1.2 必须使用且在已知的范围内只有唯一一家企业掌握的专有技术、专有知识、专有研究成果；5.2 涉及国家安全、国家秘密或公司核心商业秘密，且不适宜进行招标的，包括：5.2.1 涉及属法律规定不得泄露的国家机密项目；5.2.2 涉及对国家安全产生影响的项目；5.2.3 采购时所涉及项目的采购描述可能泄露公司核心商业机密的。5.3 需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的，包括：5.3.1 已经完成成套采购且无图纸无资料的设备需要从原厂购买零配件的；5.3.2 软件开发和系统开发项目需要升级改造且不能由其他公司代替的；5.3.3 已实施完成的项目需要在原项目基础上进一步完善和改进且没有其他公司可以替代的。5.4 同类功能的设备、材料只有一个厂家能够生产的，包括：5.4.1 只有唯一的供应商才能生产的设备、材料；5.4.2 只有唯一的企业可以实施的工程、服务和劳务项目；5.4.3 公开招标等方式流标后需要变更为单一来源采购方式的。5.5 专业性及技术性很强，经专业部门认定确实不能满足招标要求的包括：5.5.1 由政府部门或政府指定单位提供的物资、服务；5.5.2 经专业技术部门审核认定，专业性和技术性非常高，不能满足招标要求的（含公开招标等方式流标后需要变更为单一来源采购方式的）。6 管理职责6.1 韶关钢铁领导负责审批独家议价项目管理文件；负责对各需求单位、子公司提出的独家议价项目申请及独家议价结果进行审批；负责协调处理独家议价项目工作中的重大问题。6.2 运营改善部负责制（修）订本管理办法。6.3 监察部负责监督独家议价项目的议价过程；负责核实各采购单位、子公司议价项目是否办理相关审批手续。6.4 审计部负责定期对独家议价项目业务进行专项统计分析及审计，定期提出审计报告。6.5 法律事务部负责对独家议价项目非规范合同文本的合法合规性审核。6.6 专业管理部门按照专业管理职责负责对韶关钢铁本部、韶钢松山独家议价项目进行审核和会签。6.7 财务部门负责对独家议价项目的合同的付款及结算方式进行审核。6.8 采购单位、子公司6.8.1 负责对需求（或使用）单位提出申请的独家议价项目进行专业初审； 6.8.2 负责在各类项目签订合同时，积极向合作方提出损耗件、消耗件图纸和提供完整资料的要求；6.8.3 负责组织实施独家议价项目的议价采购业务，并签订合同；6.8.4 负责建立独家议价项目采购台账。6.9 需求（或使用）单位、子公司6.9.1 负责根据生产和业务需求提出独家议价项目申请；6.9.2 参与采购单位组织的独家议价项目的议价。 7 独家议价项目业务流程（业务流程图见附件）8 流程要求8.1 韶关钢铁本部（含韶钢松山本部，下同）独家议价项目8.1.1 需求（或使用）单位通过韶钢OA办公系统“业务办理”平台中的“独家议价”模块提出申请，申请中应载明独家议价的原因、预算总额、拟实施独家议价项目供应商基本情况，以及需向独家议价项目供应商提出损耗件、消耗件技术要求（标准、图纸等）和提供完整资料的要求等方面内容（需要时），经本单位主管领导（单位第一负责人确认或授权，下同）审核同意后报相关采购单位进行审核和会签。8.1.2 采购单位提出专业初审意见，经本部门主管领导审核同意后，送各专业管理部门审核和会签。8.1.3 各专业管理部门对独家议价项目审核和会签时要严格把关，对能够通过竞标方式采购的物资一律不得采用独家议价项目方式采购。专业管理部门提出审核或会签意见，经本部门主管领导审核同意后，返回采购单位。8.1.4 采购单位根据各专业管理部门的审核和会签意见，提出独家议价项目处理意见，报韶关钢铁分管领导审核。8.1.5 韶关钢铁分管领导对独家议价项目提出审核意见后，报韶关钢铁总经理审批。8.1.6 （关键控制活动）独家议价项目必须经韶关钢铁总经理审批后方可实施。8.1.7 经韶关钢铁总经理审批同意后，由采购单位组织需求单位按规定实施独家议价。采购单位在实施独家议价时，应邀请韶关钢铁纪检监察部门代表参加，由纪检监察部门决定是否参加议价全过程的监督。独家议价结果确定后，由采购单位报韶关钢铁分管领导进行审核。8.1.8 （关键控制活动）独家议价结果经韶关钢铁分管领导审核后，报韶关钢铁总经理审批。8.1.9 独家议价结果经韶关钢铁总经理审批同意的，由采购单位拟定独家议价项目合同，并送财务部进行合同结算条款评审，非规范合同文本的，送法律事务部进行合法合规性审核。8.1.10 合同评审完毕后，由采购单位按规定与独家议价项目供应商签订独家议价项目合同，不须再报韶关钢铁领导审批。8.1.11 财务部在确认独家议价项目按流程审批完毕后方可办理结算业务。8.2 子公司独家议价项目8.2.1 子公司独家议价项目由各子公司提出并初审；8.2.2 各子公司通过韶钢OA办公系统“业务办理”平台中的“独家议价（子公司）”模块提出申请，申请中应载明独家议价的原因、预算总额、拟实施独家议价项目供应商基本情况，经本公司负责人审核同意后报韶关钢铁分管领导审核。8.2.3 韶关钢铁分管领导对独家议价项目提出审核意见后，报韶关钢铁总经理审批。8.2.4 （关键控制活动）独家议价项目必须经韶关钢铁总经理审批后方可实施。8.2.5 经韶关钢铁总经理审批同意后，由子公司实施独家议价。子公司根据业务需要，也可委托韶关钢铁采购单位实施独家议价。子公司和采购单位在实施独家议价时，应邀请韶关钢铁纪检监察部门代表参加，由纪检监察部门决定是否参加议价全过程的监督。独家议价结果（主要包括数量、单价、总额、结算及支付等合同主要条款内容）确定后，由子公司报韶关钢铁分管领导进行审核。8.2.6 （关键控制活动）独家议价结果经韶关钢铁分管领导审核后，报韶关钢铁总经理审批。8.2.7 独家议价结果经韶关钢铁总经理审批同意的，由子公司拟定独家议价项目合同，按规定进行合同评审后与独家议价项目供应商签订独家议价项目合同，不须再报韶关钢铁领导审批。8.3 独家议价项目后评估专业管理部门会同采购单位、需求（或使用）单位、子公司应当对独家议价项目供应商的合同履行情况、产品（服务）质量、售后服务等方面进行评估，并将评估结果纳入后续独家议价项目对该议价供应商的评价因素。9 附则9.1 本办法由运营改善部负责解释。9.2 采购单位（子公司）按本办法的规定制定独家议价项目实施