信息中心合同管理办法.doc

信息中心合同管理办法第一章 总 则第一条 为进一步加强中心的合同管理，防范和控制法律风险，促进合同管理工作的制度化、规范化，依法维护中心合法权益，实现中心效益最大化，根据中华人民共和国合同法、兖矿集团有限公司合同管理办法的有关规定，结合中心实际，制定本办法。第二条 合同管理遵循以下原则：1依法管理的原则；2全过程、全方位管理的原则；3统一规范、方便操作的原则；4责、权、利明确、统一的原则；5注重效益和效率的原则。第三条 本办法适用于中心签定的各类工程合同及协议，包括工业品买卖合同、货物运输合同、工程合同、修理修缮合同、工程勘探设计合同、技术合同、租赁合同、委托加工合同等各类合同。第四条 签约合同的范围：不能及时清结或数额较大、技术性较强的经济事项必须签定合同。第五条 合同管理业务受当地地方政府主管部门和上级法律事务主管部门的指导和监督。第二章 管理机构及职责第六条 中心企管部负责中心合同管理。在中心主任领导下及上级主管部门的指导和监督下，对各类合同进行审查、监督、起草、签章。管理职责包括：1.负责中心合同管理办法的起草、修定。2.依据中心及上级部门和法律法规要求，负责合同项目计划的编制、申报、汇总、执行、调整；3.负责对方的营业执照、法人授权委托书、产品许可证等资信材料的审查、存档。4.组织中心所有合同的签定，审查合同条款，对符合签定程序、内容合法的合同进行签章。5.负责合同会签中价格的谈判；6.对所签章合同的履行情况进行监督、检查，参与合同验收工作。7.负责对所签章的合同进行分类编号、登记入册、整理归档。8.按集团公司法律事务主管部门的要求，组织中心合同管理人员的培训。9.协调中心有关部门办理合同的变更、解除或终止手续；负责中心合同纠纷的调解及诉讼工作。第七条 实行合同承办部门负责制。合同承办部门是指根据职责分工负责实施具体合同项目的部门。承办部门对质保期内的合同履行情况负有监督责任，发现问题及时向企管部、财务部及中心领导汇报。合同承办部门具体职责包括：.负责对方单位的资信调研，参与标的物的选型。对签约方的资信情况负责。3.负责可行性论证、对方单位的资信调研及报批等前期准备工作，负责编写调研报告；4.负责合同会签前有关资料的准备；5.参与合同会签中价格的谈判；6.负责生效合同的履行，并督促对方履行合同；7.负责保管履行完毕的相关资料（包括质量合格证、使用说明书等）；8.对合同履行过程中发现的问题、产生的争议，及时向企管部和中心领导进行汇报。第八条 严格合同财务管理。财务部具体职责包括：1按照合同规定的结算方式负责所签约合同的结算（包括预付款、定金、货款、质保金）；2.各类合同的付款方式、结算期限由财务部把关。3. 参与合同会签中价格的谈判；4.参与合同验收工作。第九条 中心签定的各类合同及协议必须加盖中心公章，否则中心不予承认。第十条 合同签定应按照程序进行，不符合操作程序的合同，综合部不予盖章。第十一条 对所签合同事项不了解或有疑问而承办人又不能说明，或以其它形式规避合同、协议审查，综合部不予盖章。第十二条 严禁以中心内部单位作为签约主体对外签定各类合同及协议。第三章 合同调研与审批第十三条 签定合同前，承办部门应明确项目的质量技术要求、规格型号等调研内容，按照有关比价采购的规定，必要时企管部、财务部、承办部门等组成调研小组共同进行市场调研，调研小组必须由三个部门的人员组成。第十四条 调研时要收集尽可能多家厂商资料和市场信息，综合权衡质量、价格、资本技术实力及规模、品牌信誉、运距、售后服务等因素，提出两家以上备选单位，在质量、价格等符合中心要求的前提下，初步确定合同对方当事人，并确定合同最高限价。第十五条 对数额较大、技术性较强的合同，由企管部组织有关职能部门对合同相对方的经营范围、注册资金、经营现状、技术条件及信誉等情况进行调查，出具资信调查报告，对通过资信审查的相对方进行商务谈判。第十六条 调研结束后，参与部门应共同写出书面调研报告，报中心有关领导审批后，确定合同签约方。第十七条 经调研后已确定厂家的，对方的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人授权委托书等资格证明文件、合同项目报价单以及其它有利于合同签定和价格确定的书面资料上报企管部。第十八条 合同审批实行归口管理、逐级签字、中心主任审批、企管部核办。1、办公设备需填写兖矿集团有限公司办公设备（用品）采购申请表，设备的规格及技术参数内容由承办部门负责填写，企管部负责报送。2、列入维简、科研计划等非办公设备单项合同估算价在100万元以上的，由企管部负责向集团公司招标监督办公室、集团公司招标办公室报送设备招标申请书，其中设备技术参数内容由承办部门负责填写；单项合同估算价在100万元以下的，由中心组织技术商务谈判，填写设备购置选型技术经济论证申请表，报集团公司机电部备案，其中技术及经济论证内容和主要技术参数由承办部门负责填写。3、其它类合同报批按规定执行。第十九条 采购集团公司内部非煤产品目录以外的生产厂家的产品时，须有集团公司的批准。第四章 合同签定第二十条 合同签定程序按照计划调研审批会签签章生效传递履行验收结算进行。第二十一条 合同签定实行部门会签制度，由企管部、财务部、承办部门等相关部门组成谈判小组参加价格谈判。参与单位各尽所能，各负其责，共同对合同签定把关负责。第二十二条 谈判小组要共同审查承揽方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人授权委托书和资质证书、产品许可证等资格证明文件，审查合格方可正式谈判。第二十三条 合同谈判前由谈判小组共同协商确定谈判方案、谈判目标（最高和最低目标），一致对外。谈判目标的确定要通过调研、网络等平台，在尽可能多地收集市场价格信息基础上确定。第二十四条 合同签定前，承办部门、技术把关部门应明确项目内容、质量技术要求、规格型号等基本内容，需要确定质量技术要求、规格参数、安全施工技术措施的，应与承揽方共同协商签定相应的协议。所有技术协议、参数要求等协议必须作为主合同的有效附件，并加盖双方合同章。第二十五条 合同签定人员外出签定的合同，由企管部审查合格后签章。审查人员对合同的不当条款、缺漏条款，有权要求承办人进行补正。经审查不合格的合同，不予加盖合同章。第二十六条 所有合同均应采用书面形式签定，签定的合同内容合法，条款齐全，文字严谨，标点准确。无统一文本的必须具备以下条款:1.标的；2.数量；3.质量；4.价款和酬金；5.履行期限、地点和方式、验收方式；6.违约责任；7.争议的解决方式；8.双方名称及地址。第二十七条 须经集团公司主管部门审查并加盖相应的合同专用章方可生效的，按其相关规定执行。第五章 合同履行及验收第二十八条 履行中的管理1合同经双方签章后即成立，对双方具有约束力，各部门应严格遵守，避免合同纠纷的产生。2合同传递程序：合同签章后由经办人将合同副本分别送达承办单位、财务部等有关部门。正本和其它有关资料由企管部存档。3合同有效期内发生变更、解除、终止，承办部门应及时上报企管部，经双方协商一致达成书面补充协议，并经合同双方授权委托人签字、合同双方盖章后生效；未形成新协议前，原合同仍然有效。否则一切后果由有关部门负责人负责。4合同承办部门负责人是合同全面履行的第一责任者，必须积极督促生效合同的履行，检查合同的履行情况，发现合同不能完全履行时，应及时上报企管部尽快做出处理，避免损失的发生。5合同履行中出现异议，承办部门应采用书面形式及时上报企管部做出处理。6合同履行中出现纠纷时，由承办部门和企管部出面协商解决，协商不成时，以书面形式报集团公司法律顾问处解决或按司法程序解决。第二十九条 建筑工程、修理修缮工程、加工承揽工程的承包方必须独立完成承包工程，不得擅自将承揽的工程转让或分包给第三方，承办部门对此负有检查监督责任。建筑工程的主体工程承包方不能转包，辅助工程需要转包的，必须征得中心同意，并且总承包方要负连带责任。发现承包方擅自转让或分包工程给第三方，可能造成工程隐患的，中心有权单方面解除所签定的合同，并有权要求其赔偿由此给中心造成的一切损失。第三十条 验收和结算1合同履行完毕后，由企管部组织合同承办部门、财务部及其它有关单位和部门参加验收。技术合同采取专业验收制，由企管部同时组织专业技术人员进行验收，属重大技术的可申请上级科技主管部门组织专家鉴定。验收结束后应填写验收记录，载明项目名称、项目内容、数量或工程量、履行完毕日期、验收意见等内容。参加验收的人员必须在验收单上签字。2在验收时或异议期内发现质量、数量、规格型号等与合同不符，承办部门应及时（异议期内）以书面形式通知对方，并对有关货物进行妥善保管。对方违约时要求其承担违约责任。3履行完毕的合同，按合同约定进行结算。企管部根据履行情况出具结算通知单，财务部根据结算通知单等相关材料结算4、质保金在质保期满后，承办单位确认已达到合同的各项约定，出具对方质保期无责证明后，企管部出具合同结算通知单，由财务科凭结算通知单结算。5结算应按合同规定进行，对方出具有效证明除外。6集团公司有相关结算规定的，按其规定执行。第三十一条 履行后的管理1合同履行完毕后，企管部按年度、类型进行分类，建立完整的年度台帐，进行整理、装订、编号、登记、归档，按规定保留或送集团公司档案室管理。归档的材料包括：（1）合同审批手续；（2）市场调研材料；（3）签约方资信证明；（4）签约方报价材料；（5）合同签约手续；（6）技术协议、安全施工措施等；（7）其它与合同管理有关的文件。2归档后的合同，企管部及承办部门必须及时登记台帐，登记作到齐全、完整。3相关部门留有的合同副本，由该部门自行保存。相关部门要妥善保管合同文本，对造成泄密或经济损失承担责任。第三十二条 企管部所保管合同资料概不外借，其他单位如工作需要，确需了解合同的，经许可可在现场查阅。特殊情况下由中心主任批准。但借阅单位必须出具合同借阅申请。借阅申请进入合同卷宗管理。第六章 合同管理效益与奖惩第三十三条 合同管理效益的计算1合同签定中的卖方报价与合同签定价的差额；2合同纠纷处理中避免、挽回损失的资金数额；3积极的合同管理，及时有效的变更合同内容或履行方式而产生的效益或挽回的损失。4对方支付的违约金、赔偿金。第三十四条 专兼职合同管理员及参与签定、履行合同的有关人员，必须依法办事，积极维护中心合法权益。合同履行完毕或纠纷处理后，企管部视情况向中心提出奖惩意见。对工作成绩突出、效益显著、挽回或避免损失的部门和个人予以表彰和奖励；对工作不负责任、玩忽职守、给中心造成损失的部门和直接责任人予以处罚，情节严重的，追究其法律责任。第七章 附 则第三十五条 本办法如与法律、法规及集团公司的规定相抵触，以法律、法规或集团公司的规定为准。第三十六条 本办法自下发之日起执行。第三十七条 本办法解释权属信息中心。附件：1、信息中心合同签定审批表2、信息中心合同验收记录3、信息中心合同履行及结算报告单-11-附件1信息中心合同签定审批表 年 月 日 合同编号：合同名称合同对方资金来源合同类型标 的名 称数 量单 价使用单位总价款承办部门负责人意见承办人中心分管领导意 见中心主任审批意见备 注1.承办