邮件收发管理办法.doc

规章制度 文件名称：总部邮件收发管理办法文件编号：行政-2-P-003文件版本：1.1制定单位：行政部机密等级：一般发行日期： 文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-003机密一般页次1/7制定单位行政部版本历史文件增修撰写过程版本发布日期主要更改内容文件作者1.1总部邮件收发管理办法刘振审核记录本文件已经由下列人员审核单位姓名日期文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-003机密一般页次2/7制定单位行政部目录 1目的32适用范围33权责单位34定义35作业内容3 5.1. 邮件寄送办理 35.2. 申请及交寄 35.3. 邮件收发 46相关文件47流程图58表单7 9附件7文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-003机密一般页次3/7制定单位行政部1. 目的 为加强总部邮件管理，规范邮件交寄及领取相关作业程序，特制定本办法。2. 适用范围 适用于总部各部门及位员工邮寄、领取邮件之用途。3. 权责单位 31本办法由行政部负责制定及修订。 32总部各部门及员工配合执行。4. 定义4.1 .邮件：邮局传递的函件、EMS及包裹；4.2 .报纸杂志收发：总部各部门订阅之报纸、杂志；4.3.快递：公司传递的函件及包裹。5. 作业内容5.1 邮件寄送办理5.1.1. 总部各部门寄送邮件、包裹均由行政部统一办理。5.1.2. 遇下班或节假日需要办理邮件业务，自行向公司行政部指定邮递公司办理。 5.2 申请及交寄 5.2.1. 邮寄或快递时，在事先确认收件人详细地址后填写EMS文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-002机密一般页次制定单位行政部快递/邮件申请单，以避免邮件延误或无法投递的状况 5.2.2. 邮件交寄时间l 为提高邮件邮寄效率，每日9:00-17:30统一接受部门邮件邮寄和市快递申请；l 为规避邮件安全风险，每日17:30以后暂不接收邮件邮寄和市内快递申请，由各部门妥善存放，将视为次日处理邮件；l 如遇急件或特殊需求须提前1小时与一、二楼前台联系，在与前台确认后，办理相关邮寄手续，处理邮件送寄。5.3 邮件收发5.3.1 .行政部负责邮件的收发l 一般信件：接到通知后员工自行步至前台取件；l 一般快递：快递人员自行通知员工至前台领取；l 报刊、杂志：各部门邮件取件对口人至前台领取；l 海外员工快递：收到海外员工快递后，通知海外行政助理领取。l 剩余未发放之邮件则由前台转告或发邮件通知所属部门或责任人（代）领取，并签收确认，前台原则上确保邮件不过夜，并确保邮件无丢失损坏。6 .相关文件无文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-003机密一般页次4/7 制定单位行政部7 .流程图71总部邮件收发流程图文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-003机密一般页次5/7制定单位行政部总部邮件收发流程图前台收件人表单（5）联系相关人员（7）结束（0）开始（1）接收邮件及包裹（2）通知领取（3）审核蛇呢和 N Y（4）签字领取（6）报告主管总部邮件收发登记表文件名称总部邮件收发管理办法版次1.1发行日期文件编号行政-2-P-003机密一般页次6/7制定单位行政部编号 程序名称负责单位 输入/产出 作业说明 0开始前台产出n 集团总部邮件收发登记表n 邮件签收 1接受邮件及包裹前台产出n 集团总部邮件收发登记表n 前台收到邮件后在前台总部邮件收发登记表中登记n 详细登记邮件详情，如寄件地址、信件编号、部门及收件人等 2通知领取前台n 邮件详情登记完毕后，通知收件人前来领取；n 以电话或邮件形式通知收件人前来领取 3是否有人领取前台 4签字领取前台产出n 集团总部邮件收发登记表n 收件人在前台总部邮件收发登记表上签字确认领取邮件；n 代理人或助理在前台总部邮件收发登记表上签字确认领取邮件 5联系相关人员前台n 如信件上无明确部门、收件人、联系电话的信件，应按邮寄方单位名称，以电话及邮件方式联系相关对口人前来领取 6报告主管前台n 如信件上无明确部门、收件人、联系电话的信件，在联系相对口人后还是无人领取，则前台应及时报告主管，请行政部酌情处理。 7