文书档案整理归档规定.doc

广州市萝岗区质量技术监督局文书档案整理归档规定为规范文书档案的整理归档工作，提高档案管理水平，根据广州市档案综合管理办法和广东省实施机关档案工作业务建设规范细则的要求，结合局机关工作实际，作如下规定： 一、文件归档时间 （一）收发文流转结束后，档案室将需归档的文件于翌年3月底前收集、整理完毕； （二）各项会议材料，由主办会议的处室在会议结束后按要求整理好随时向档案室移送。 二、归档文件整理 是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 （一）归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；请示与批复为一件。 （二）归档文件的装订 归档文件按件采用不锈钢钉或粘合（乳胶）装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后。 （三）整理原则和质量要求 遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易退变文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 三、归档文件的分类 归档文件按年度保管期限进行分类。即：按归档文件形成年度，按内设机构设置类目，再根据保管期限进行分类。 四、归档文件编号 在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容： （一）全宗号：档案馆给本单位编制的代号； （二）年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注； （三）保管期限：根据文件内容价值选填“永久”、“30年”、“10年”； （四）室编件号：文件的排列顺序号，以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。 五、归档文件编目 以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录” （一）件号：按归档文件的排列顺序号； （二）责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或制发文机关； （三）文号：文件的发文字号； （四）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加“ ”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“ ”号附于原标题之后； （五）日期：指文件形成的日期； （六）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数； （七）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号； （八）归档文件目录：按年度保管期限归档文件目录打印一式三份，一份目录汇编，一份作为今后进馆的移交目录，一份作为备份； （九）归档说明：内容包括本年度单位主要工作概况，内设机构，机关党、政主要领导人变化情况以及本年度各门类档案归档情况组成。 六、装盒 归档文件装盒时，不同年度、不同类别、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。 将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表项目。 （一）档案盒脊背的填写： 1、全宗号：档案馆给本单位编制的代号； 2、类别号：各门类档案代号； 3、年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注； 4、保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写“永久”、“30 年、“10 年; 5、件号：用阿拉伯数字填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接。 （二）盒内备考表 盒内备考表置于盒内文件之后或印于档案盒底部，须用钢笔、蓝黑或黑色墨水按格式要求逐项填写，字迹要工整。 1、盒内情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂