股东会会议通知制度.doc

股东会会议通知制度来源： 作者： 时间：2011/09/09 推荐公司法律师：公司股东会会议通知是关乎股东利益的大问题，但我国公司法理论并未对此给予足够的关注，现行公司法的有关规定亦极为简略，存在颇多缺陷。故应借此次公司法修改之机，从股东会会议的通知人、通知期限、通知方式、通知对象、通知内容等方面予以完善 公司股东会会 无论采取何种立法例，各国许可或实际采纳的通知方式主要有以下五种：即口头送递、专人送递、邮寄送递、公告送递和现代传媒送递。其中，前四种方式是传统的送递方式，后一种方式是随着现代高科技的发展而衍生出来的较为新颖的送递方式。无论采取何种送递方式，应以能送达各股东为原则。应当注意的是，这几种不同送递方式的生效时间并不完全一致。对此，有些国家作了较为明确的规定。如美国示范公司法修订本规定：口头传达通知时，只要通知是能令人理解的即为有效;书面通知如能令人理解，在以下三种情形下生效：其一，专人送递采“签收主义”，以收到为生效。为提高送达效率，该“签收”可由受送达人本人签收，亦可由其注册代理人、主要办事处的秘书签收，其效果视同本人签收。其二，邮寄送递一般采“推定到信主义”，如果付清邮资并正确写明地址，则在通知投入邮局的五天后便生效，投入时间可以邮戳证明。但特拉华州对邮寄送递采“发信主义”或“投邮主义”，发出通知的时间以已支付邮资，并按公司记录上的地址将通知投进美国邮箱的时间为准。4(P65)其三，特殊邮寄送递采“签收主义”，如果以挂号信或证明信件邮寄，并要求有收条，且该收条是由收件人本人或其代表收件人签字的，则以收条上的签字日为收件日。无论采取何种生效主义，对于寄达开会通知的举证责任，应由公司或通知人承担。在我国台湾，此一举证责任亦由公司负担。5(P431)此外， 对于公告送递各国一般采“发信主义”，通知公告一经发出，即视为到达生效。如在韩国，会议通知公告后，无须过问到达与否，因未送达而导致的损失由股东而非通知人承担6(P356)。我国现行立法和规范性文件对公司股东会会议通知方式的规定并不完全一致。公司法除对无记名股东明确限制为“公告通知”外，对其他股东的通知方式并无明确规定。1994年证券委发布的到境外上市公司章程必备条款(以下简称条款)第57条第1款、2款规定，股东会会议通知应采取书面形式，可以以专人送出或者以邮资已付的邮件送出。对内资股股东的通知也可用公告方式进行。其后，证监会在1996年关于规范上市公司股东大会的通知(以下简称通知)第3 条第2款、3款中又规定， 上市公司召开股东大会的通知采取公告方式。发行境内上市外资股的公司通知召开股东大会，可以依据公司章程规定采取书面形式通知境内上市外资股股东。这些规定实际上将公告通知的范围扩大了，即在上市公司中，无论对记名股东还是无记名股东均应采取公告的方式传递股东会会议通知，但对内资股东与外资股东的通知方式仍有所区别。指引第161 条采取了类似于条款的灵活规定，即上市公司的股东会会议通知可以专人、邮件、公告和公司章程规定的其他形式送出。1998年意见第2条和2000年意见第5条基本重申了通知的规定，即上市公司召开股东大会以公告方式通知各股东。依此规定，无论是记名股东还是无记名股东、无论是内资股股东还是外资股股东均应以公告方式通知。这一规定实质上简化和统一了上市公司股东会会议的通知方式，但其与公司法的不协调之处亦较明显，按公司法规定至少并未否定对记名股东采取非公告方式通知的合法性。以公告方式通知股东，对公司而言可能是成本最小的一种通知方式，公司可以省去同时采取其他通知方式而产生的不便和麻烦。例如：公司无须对记名股东一一单独送达通知，亦可避免采取口头通知、电话通知而面临的举证困难等等。但笔者认为，尽量简化通知的方式未必是最佳选择。因为，从公司法的立法精神来看，设计股东会会议通知制度的目的在于成功地向股东告知开会事宜。一种通知方式应否被通知人选用，关键在于该种方式能否实现上述目的。与此同时，通知方式的选用应尽可能地给通知人提供便利，降低通知成本。但成功通知股东始终应是通知制度意欲实现的首位目标，而提高通知效率、节约通知成本只能是附属性目标。就此而言，立法应给通知人提供尽可能多的通知渠道，以方便通知人根据公司和股东的具体情形选择适用。将通知方式压缩为单一的“公告通知”，不利于实现设计通知制度的本旨。因为，“通知公告”发布以后，并非即如法律推定的那样，所有权利人都会看到公告。而且，个别权利人未看到公告可能完全是主观因素以外的原因造成，此时其获得通知的权利事实上将被不公正的制度设计所剥夺。例如：对已知名址的记名股东而言，公告即不是最佳的通知方式，若强令采取此种通知方式，无非给通知人创造了懒惰的机会，股东的利益极有可能受到损害。鉴于此，笔者认为应抛弃目前流行的“压缩主义”立法思维，维持公司法所确定的“多元主义”通知方式，但应对“通知”一词的含义予以细化。尤其应当明确对于口头通知(含电话通知)以及特殊的书面通知如数据电文(含电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等现代传媒送递方式的态度。此外，对不同通知方式的生效时间，我国公司法和意见(1998年、2000年)并无明确规定，其他规范性文件亦仅有零星规定，很不完整。如条款第57条第2款规定，股东大会以公告通知时， 一经公告，视为所有内资股股东已收到有关股东会议的通知。通知第 3条第3款亦有类似规定。惟指引第166条的规定相对较为全面，即“公司通知以专人送出的，由被送达人在送达回执上签名(或盖章)，被送达人签收日期为送达日期;公司通知以邮件送出的，自交付邮局之日起第个工作日为送达日期;公司通知以公告方式送出的，第一次公告刊登日为送达日期。”这些规定至少存在如下缺陷：其一，仅适用于特定的公司类型，即境内上市公司和境外上市公司，对于大量存在的非上市公司并不适用;其二，仅适用于对特定股东的通知，即仅规定了对内资股股东的通知生效的时间，未规定对外资股股东(尤其是境外上市公司中的外资股股东)的通知生效的时间;其三，仅适用于特定的通知方式，即专人递送、邮寄送达和公告通知方式，对除此以外的其他通知方式(尤其是现代传媒送递等通知方式)的生效时间未作明确规定，在实践中容易产生歧义。而且，对于专人送递强调以被送达人本人签章为确认送达效力的惟一依据，未明确规定相关权利人(如代理人、法人之收信员、自然人之家属等)接受通知亦视为送达，显然不利于提高送达效率。而将邮寄送达的到达时间交由当事人自治，必然人为地造成适用标准繁杂的现象，很不恰当。这些缺陷，有必要在修改公司法时予以克服。三、股东会会议通知期限之制度分析与缺陷检讨对于股东会会议的通知期限，少数国家(地区)采取统一主义立法例，仅规定一个统一的通知期限，如奥地利规定至少为14天，瑞士规定至少为10天，卢森堡规定不得少于8天。 多数国家(地区)采区别主义立法例，区别公司类型、股东会议或决议的类型、股东类型、通知方式等分别设置不同的期限要求，但仍有以下共同之处：其一，多数国家(地区)要求通知人发出股东会会议通知时应遵守一个最低时限，而且，对开放性公司股东的通知期限一般长于非开放性公司股东的通知期限，对公告通知的期限大多长于其他通知的期限，对无记名股东的通知期限大多长于记名股东的通知期限。其二，多数国家(地区)不允许以公司章程压缩法定的通知期限，但对公司章程规定更长的通知期限却并不禁止。公司法要求维持最低的通知期限旨在确保有参会资格的股东能有充裕的时间考虑和准备出席股东会会议。因此，有些国家(地区)规定，在全体或绝大多数股东出席或同意的情况下，股东会会议期限可以缩短。此外，亦有个别国家同时限制股东会会议通知的最长期限，如美国示范公司法修订本第7.05条(a)规定， 公司应在会议召开日前不少于10天不多于60天的时期内通知股东。加拿大及安大略省商业公司法规定，该通知期限为会前21日50日。此立法意旨在于，防止公司规定过长的通知期限，致使领受通知的股东产生遗忘，间接损害其利益。其三，多数国家(地区)规定通知期限的计算以“净天数”为准。如在英国和香港，通知期限不包括通知送达或视为送达的当天和会议召开的当天。我国台湾“经济部”在1971年2月以“商6804 号文”对“公司法”的通知期限进行解释时，亦指出：对股东之通知期限不“包括开会本日在内”。我国公司法对股东会会议通知期限亦采区别主义立法例。该法第44条第1款、第105条第1款、2款规定，有限公司召开股东会会议，应于会议召开15日以前通知全体股东。股份有限公司召开股东大会，应于会议召开30日以前通知各股东;发行无记名股票的，应于会议召开45日以前作出公告。通知基本上维持了这一规定。然而，有关上市公司的其他一些特殊规范，如指引第47条、1998年意见第 3条和2000年意见第5条、条款第53 条以及国务院关于股份有限公司到境外募集股份及上市的特别规定(以下简称特别规定)第20条第1款却修改了公司法的上述规定。 这些规范性文件将境内上市公司的股东会会议通知期限统一规定为30日，而将境外上市公司的股东会会议通知期限统一规定为45日，这一修改并非完全吻合公司法之精神。因为，就境外上市公司而言，我国目前仅允许其发行记名股份，故境外上市公司的股东均为记名股东，将通知期限定在会前45日尚无违反公司法之处。而境内上市公司中普遍存在记名股和无记名股之分，将会议通知期限统一压缩为30日，难言妥当。至少，对无记名股东而言，依公司法所定之45日期限而能获得的期限利益已告丧失。此外，与其他国家相比，我国对股东会会议通知期限的规定尚存在以下不足：其一，通知期限过长。其他国家所规定的通知期限一般未超过30日，我国现行立法规定最短为30日和45日，似嫌过长。并且，现行立法对于最长通知期限未予限制，显得过于宽松，这对股东权之维护有害无利。过长的领受通知期限对股东而言反而是一种负担，这可能是有关规范性文件压缩通知期限的原因之一，似宜在修改公司法时采压缩主义，再行缩短通知期限。其二，未明确规定通知期限的计算方法。即该期限是否系指“净天数”，并不明确。惟通知将其界定为“会议通知的公布日至股东大会召开日不得少于”30日和45日，似采“净天数”计算规则。指引第47条注释部分也强调，公司在计算30日的起始期限时不应当包括会议召开当日。从目前上市公司的做法来看亦多采用此解释，如上海九百股份有限公司1999年度股东大会拟定于2000年6月30日召开，其会议公告系于同年5月30日刊登于上海证券报。 但亦有个别上市公司未完全遵守这一规则，如江西昌九化工股份有限公司1999年度股东大会拟定于2000年6月29日召开，其会议通知系于同年5月30日刊登于上海证券报，其间净天数仅29天。因此，笔者认为，修改公司法时应明确规定这一计算规则。而且，公司法还应对该净天数的计算始期予以明确。因为，就公告方式而言，实践中，许多上市公司会议公告上所载明的发布日期与该公告实际刊登的日期并不一致，应明确规定以后一日期为计算始期，以防个别不道德的通知人与媒体串通，埋伏通知期限，损害股东利益。对于非公告方式而言，这一问题同样存在，例如邮寄送达时，是以通知发出之日起计算，还是以股东实际收到或推定收到通知之日起计算，对股东权利影响较大，亦应明确。其三，未明确规定通知期限能否以公司章程压缩。笔者认为，为确保少数股东不受压榨，应采否定主义立法例，在公司法中明确规定股东会会议通知期限不得以公司章程缩短。四、股东会会议通知对象之制度分析与缺陷检讨对于股东会会议通知是否必须发给每位股东，各国(地区)亦有两种立法例：其一，限制主义立法例，即股东会会议通知无须对全体股东发布，仅部分股东(通常指有表决权的股东)享有获得通知权。此为美国、加拿大、韩国、日本及我国台湾地区立法所采。其二，无限制主义立法例，即股东会会议通知必须对全体股东发布，公司所有股东均有权获得通知。此以英国和我国香港特别行政区立法最为典型。采取何种立法例，各国所面临的共同问题是如何确定有权获得通知的股东之资格?这在证券市场流动性日趋增强、股东变动不居的现代经济社会，更显重要。对此，香港采取了“关闭股东名册”的办法确定通知对象，股东名册一旦关闭，公司就不再接受股份的注册转移。公司条例规定，股东名册可以多次不定期关闭，但一年不能超过30天。这一制度遭到了学者猛烈批评，何美欢教授认为：这是“一个笨拙、不方便的措施”1(P580)。因为， 对股东名册的强行关闭以及由此而造成的注册迟延，将会影响到希望注册的人的交易。随着公众持股比例的不断提高，总有一天股东权利的不确定会变得无法容忍。与香港的做法不同，在一些公众股东为数众多、股份交易十分活跃的国家，不是采取关闭股东名册的消极办法解决上述冲突，而是以一种更为合理的股权登记日制度取而代之，以避免为确定与会股东资格而影响公司股份交易的正常进行。例如：加拿大和安大略省商业公司法规定，为确定有权收到股东会议通知的股东名册，董事会可以预先确定一日作为决定股东名册的登记日。但该登记日不得早于会前50天，亦不得短于21天。在登记日那天，其名称或姓名未登载于公司或其过户代理人的记录上的股东无须给予会议通知。但这些股东的表决权并不因未获通知而受到影响。美国示范公司法修订本和特拉华州公司法亦采取了登记日规则，惟其具体规定的登记期间有所不同，前者规定“股东登记日不得确定在会议召开的70日以前”;后者规定，该日期要定在会议召开前1060天以内。从加拿大、美国的规定来看，法律对通知人选定的股东登记日通常有下限和上限的要求，这是因为，时间过短，不利于公司对已确定的股东履行通知义务。时间过长，难保已登记的股东具有相当的代表