归档文件整理实施细则.docVIP

遵义市骨科医院归档文件整理实施细则归档文件整理规则是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革。随着我院档案业务工作水平的不断提高、现代化管理手段的逐步完善，贯彻实施归档文件整理规则的前提条件已经具备。为适应办公自动化的需要，提高我院档案管理水平，根据中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（以下简称规则），结合我院实际情况，我院档案室制定了遵义市骨科医院归档文件整理实施细则，（以下简称实施细则）。经领导同意，我院从2006年6月1日起施行实施细则，整理2001年以后（不含1999年）的文件，按实施细则执行。请院内各部门遵照执行。一、实施档案卷改件的意义1、机构改革、人员精简、办公自动化进程加快，要求档案部门加快改革的力度，提高档案现代化管理手段，计算机等现代科学技术在档案管理中的广泛利用为文件材料的立卷归档改革提出新的要求，并且有了改革的条件。2、传统立卷方法是档案积压一年才集中立卷，造成文书处理系统与归档程序的脱节，也易造成文件的丢失，并造成档案工作人员一年忙闲不均。新的方法可以平时归档。3、传统的立卷方法复杂、繁琐，工作量大，难以提高档案工作效率和质量。传统立卷有两难：一是组卷难，分类、按问题等，排列、拟题名、划定保管期限，难度大，不易掌握。二难是工作量大，编页号，抄卷内目录，装订、编案卷号、排列案卷，写案卷封面等工作。新方法省略拟定题名、编页号、编案卷号、写案卷封面等工作，大大节省了劳动时间，减轻了档案人员的劳动强度，提高了档案工作的效率。4、传统的立卷方法要求整齐划一，对部分文件过度裁切，造成档案内容受损，新方法有利于保持档案的原貌，维护了档案的真实性，。5、传统立卷方法利用档案要整卷取出翻阅，新方法只需取出所需要的那份文件即可，方便利用，查准率高，有利于档案的复制、保密与安全。6、办公自动化的形成和计算机在档案管理中的应用，有利文档一体化管理。7、新方法有利于遗漏文件的补充，保证了档案的完整性。二、卷改件整理标准的特点1、 简化的特点1 取消了案卷，实行文件级管理，免除了传统复杂的立卷模式。2 装订以件为单位，对装订的方式不作统一规定，只是符合档案保护要求即可。3 取消案卷、卷内文件两级目录，只编以件为单位的归档文件目录。4 归档文件直接装盒。5 不须填写案卷题名和案卷封面。只须填写盒盒脊上的内容。2、 兼容的特点1 可使用计算机管理和检索2 也可兼顾传统的手工操作方法三、归档文件整理实施细则 第一条 为适应档案管理现代化需要，规范我院归档文件整理方法，制定西南农业大学归档文件实施细则。第二条 本实施细则适用于我院在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件的整理。第三条 归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。第四条 归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第五条 归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。第六条 归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件。我院内部机构多，分工较细，文件材料产生量大，因此采用“年度机构（问题）保管期限”分类法。第七条 归档文件应逐件装订：第八条 归档文件的排序方法：将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列；同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。第九条 归档文件的编号（一） 归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号，在文件封面的归档章上填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、室编（馆编）件号、页数、机构（问题）七项内容。（二） 归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。第十条 编制归档文件目录（一） 归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。 （二） 归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。 （三）各公文处理部门在正确编制归档文件目录后，须及时录入至档案管理系统中。第十一条 归档文件的装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考项目。第十二条 归档文件的移交本院各立档单位分别负责本单位的归档工作；各单位兼职档案员在完成上述工作后负责向档案室移交档案并办理交接手续。第十三条 档案室负责对归档档案进行科学排架。 归档文件具体整理办法参见遵义市骨科医院归档文件整理办法。遵义市骨科医院不归档文件范围为了保证归档文件材料对院各项工作真正具有参考、凭证作用和研究价值，避免档案臃肿庞杂，结合本院实际，特制定不归档的文件材料范围。不归档的文件材料范围一、党群、行政类文件材料不归档范围：1上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不需要办理的文件材料；2上级机关发来供工作参考的抄件；3上级机关征求意见未定稿的文件材料；4重份文件材料；5无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；6未经会议讨论、医院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次院对稿（医院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；9院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料；11为参考目的从各方面（包括院外）收集的文件材料；12非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；13参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行的文件材料； 14未定稿的文件材料。二、教学类文件材料不归档范围：1上级有关教学的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2上级有关教学的未定稿的文件材料；3重份文件材料；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；6院内其他单位发来的文件材料；7与院外单位交换来的文件材料；8未定稿的文件材料。三、科研类文件材料不归档范围：1上级有关科研的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2上级有关科研的未定稿的文件材料；3未生效的合同、协议书；4重份文件材料；5无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；6非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；7院内其他单位发来的文件材料；8与院外单位交换来的文件材料；9未定稿的文件材料。四、产品生产与科技开发类文件材料不归档范围：1未定型的草图、蓝图、工时定额；2未生效的合同、协议书；3重份文件和重份图纸；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5院内其他单位发来的文件材料；6与院外单位交换来的文件材料；7未定稿的文件材料。五、基建类文件材料不归档范围：1上级有关基建的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2正式施工前的草图、未定型图纸；3重份文件和重份图纸；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5院内其他单位发来的文件材料；6与院外单位交换来的文件材料；7未定稿的文件材料。六、仪器设备类文件材料不归档范围：1上级有关仪器设备的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2未生效的合同、协议书；3仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品；4重份文件材料；5无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；6院内其他单位发来的文件材料；7与院外单位交换来的文件材料；8未定稿的文件材料。七、出版类文件材料不归档范围：1上级有关出版的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2未生效的合同、协议书；3不退、不用的稿件；4非定稿的稿件；5重份文件材料；6无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；7院内其他单位发来的文件材料；8与院外单位交换来的文件材料；9未定稿的文件材料。八、外事类文件材料不归档的范围：1上级有关外事的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2未生效的合同、协议书；3重份文件材料；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5院内其他单位发来的文件材料；6与院外单位交换来的文件材料；7未定稿的文件材料。九、财会类文件材料不归档范围：1上级有关财会的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；2未生效的合同、协议书、单据；3重份文件材料；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5院内其他单位发来的文件材料；6与院外单位交换来的文件材料；7未定稿的文件材料。十、声像类文件材料不归档范围：1不能反映本院工作、活动的声像材料；2音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料； 3重份声像材料；4无查考利用价值的事务性、临时性声像材料；5院内其他单位发来的声像文件材料；6与院外单位交换来的声像文件材料；7未定稿的声像文件材料。 各单位、各部门清理出的不归档的文件材料，禁止擅自归档或销毁。如某些部门需要，可由制发单位保存或经有关部门领导批准后，按照一定要求组织集中销毁。文 件 保 管 期 限 表1. 本院院党的代表大会、院院长办公会、院长书记碰头会 1.1 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、会议记录、简报、重要的照片、录音(像)带等文件材料 永久 1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期 1.3 小组会议记录、 参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 短期2. 本院职工代表大会、工会会员代表大会 2.1 公报、 决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料 永久 2.2 讨论未通过的文件材料等 短期3. 上级机关召开的重要会议文件材料 3.1 主要文件材料 长期 3.2 其它文件材料 短期4. 上级机关颁发的文件材料 4.1 直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料 永久 4.2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 长期 4.3 其它需要执行的文件材料 短期5.上级机关视察检查本院工作时形成的重要文件材料 永久6. 本院党委和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永久7. 本院召开会议的文件材料 7.1召开的工作会议和重要的专业会议文件材料 7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久 7.1.2 典型材料、代表发言、简报 长期 7.1.3 小组会议记录、参考材料 短期 7.2 一般专业会议文件材料 7.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期 7.2.2 典型材料、代表发言、简报 短期8. 本院制发的文件材料 8.1 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久 8.2 一般业务问题的 长期 8.3 事务性有参考价值的 短期9. 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿 9.1 重要的法规性的 长期 9.2 其它的 短期10. 本院各种普查工作形成的文件材料 10.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久 10.2 原始记录 长期11. 本院专题、典型的调查报告 11.1 重要的 永久 11.2 一般的 短期12. 本院的请示与上级机关的批复,各部门的请示、报告与本院的批复、批示 12.1 方针政策性的重要问题的 永久 12.2 一般事务性问题的 短期13.工作活动的工作总结、报告 13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的工作总结、报告 永久 13.2 半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告 长期14. 本院计划、规划、控制数字 14.1 年度和年度以上的 永久 14.2 季度的、月份的 短期15. 本院统计报表 15.1 汇总的、年度和年度以上的、专题的统计报表 永久 15.2 季度、月份的统计报表 短期16. 本院机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料 永久17. 干部任免的文件材料 17.1 本院领导人，本院对直属单位领导人任免的文件材料 永久 17.2 本院院内部机构负责人的任免材料 长期18. 本院劳动模范、先进工作者等的文件材料 18.1 省级以上的 永久 18.2 地、县级以下的 长期19. 本院对有关人员的处分材料 19.1 影响大、问题严重的 永久 19.2 一般的 长期20. 干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料 长期21. 本院职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 长期22. 本院职工、党员名册 永久23. 本院中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议 长期24. 本院组织沿革、大事记 永久25. 本院有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久26. 本院财产、物资等的交接凭证 长期27. 本院及各部门编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久28. 本院与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 28.1 有历史意义和长远利用价值的 永久 28.2 重要的 长期 28.3 一般的 短期29. 本院关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料 29.1 重大活动的主要文件 永久 29.2 一般活动的审批手续、考察报告 长期 29.3 其它文件材料 短期30. 医院之间协商工作的往来文件材料 短期31. 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 短期32. 本院处理人民来信来访的文件材料 32.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的 永久 32.2 有上级机关或本院领导人重要批示和处理结果的 长期 32.3 其它有重要处理结果的 短期 32.4 没有处理结果的 短期33. 科室机关报送的总结、报告、统计报表 33.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告 长期 33.2 年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的 短期遵义市骨科医院归档文件整理办法为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，本办法对归档文件以件为单位进行整理的原则和具体方法做出规定，为归档文件整理工作提供技术依据。1 范围本办法规定的对归档文件进行整理的方法适用于我院各、部、科室、中心、工会、团委。 2 定义本办法采用下列定义：2.1 归档文件：在业务、科研、党政管理和其它各项活动中形成的、具有保存价值，应作为文书和专门档案保存的各种纸质文件材料。2.2 整理：将归档文件以件为单位组成有序体系的过程，包括分类、排列、编目等步骤。3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，便于保管和利用。4 质量要求归档文件应齐全完整。字迹材料应符合存档要求，对有圆珠笔、铅笔、彩色笔字迹等易褪变的或字迹模糊的应复制，并附于原件后一并归档。已破损的应托裱。纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格折叠。5 整理规则5.1 分类: 分类采用年度-机构（或问题）-保管期限进行。5.1.1 分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。5.1.1.1 一般文件归入文件形成年度；5.1.1.2 跨年度的请示与批复，请示与批复各为一件，分别归入其形成年度(并在备考栏中分别注明参见号)；5.1.1.3 跨年度的规划、计划、预算，归入文件内容针对的第一个年度；5.1.1.4 跨年度的总结、决算，归入文件内容针对的最后一个年度；5.1.1.5跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；5.1.1.6 跨年度的非诉讼案件材料，归入结案年度；5.1.1.7 法规性文件归入公布或批准年度；5.1.1.8 专门年度的文件归入专门年度。 5.1.2 分机构（或问题）将文件按其形成部门或承办部门（或按其内容反映的事件、人物、问题或工作性质等）分开。5.1.3 分保管期限将文件按划定的永久、长期、短期三种保管期限分开。 5.2 装订归档文件应按件装订。为了归档文件的整齐美观，每件文件按不同保管期限分别加一张档案馆统一订做相应保管期限的封面进行线缝装订。5.2.1 一般以每份文件单独计算为一件。5.2.1.1文件正本与定稿为一件（定稿过厚时，也可单独为一件）；5.2.1.2正件与附件为一件（附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件）；5.2.1.3报表、名册、图册等，一册（本）为一件；5.2.1.4请示、报告与批复、批示，外部的来文与本部门的复文分别计算件数，并尽可能的排列在一起。5.2.2 同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后，发文稿纸装订在正本后；不同文字的文本，中文本汉文本在前，外文本少数民族文字文本在后。5.2.3 单份文件需装订在一起的（如党支部、行政办公会记录等）在以件为单位整理后，装订成册（一般不应超过100页）并在封面上盖封面章。5.2.4成册的文件材料，（如会议记录、名册、报表等）可保持原貌；列为短期保存的文件及已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。5.3排列不同年度的文件，按年代先后顺序排列；不同机构（或问题）的文件，按内设机构序列（或问题分类的顺序）排列；不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列；分类后最低一级类目中的文件，按事由或时间、重要程度、发文字号等因素排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。5.4 编件号: 件号就是文件的排列的顺序号。包括室编件号和馆编件号。室编件号具体编制方法为：在年度类目内，以机构为单位，按永、长、短分别采用阿拉伯数字从1开始顺序标注。馆编件号由档案馆编按进馆要求编。5.5 填写文件封面上的归档章文件封面上印有一个归档章，归档章包括以下基本项目：全宗号、期限、年度、件号、页数。填写这些项目时字迹材料应符合存档要求。 5.5.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.5.2 期限：即保管期限。保管期限印在封面上，这项不需要填写。 5.5.3 年度：填写文件归入的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。5.5.4 件号：文件的排列顺序号。室编件号由立卷部门填写，馆编件号由档案馆填写。5.5.5 页数：每件文件的总页数。收文处理笺或发文笺、底稿均应计入总页数；文件无论单面或双面，只要有图表或文字，均应算一页。5.6 装盒5.6.1 归档文件应按件号顺序装入档案盒。5.6.1.1形成年度不同的文件不应装入同一盒内。5.6.1.2保管期限不同的文件不应装入同一盒内。来文与复文按件号顺序装入不同的档案盒时，应在归档文件目录的相应条目的备注栏注明参见号。5.6.2 编制备考表5.6.2.1备考表是对盒内文件情况的说明：在归档前或归档时对文件的完整、准确、系统、缺损、补充、移出等情况的说明；文件存放一定时期后对第二次鉴定文件情况的说明。5.6.2.2备考表项目包括本盒文件情况说明、检查人和日期，一般情况下可填写整理人、检查人及日期即可。有些条目需说明的情况在备注栏中难以填写时，可在备注栏加“*”号，将具体内容填入备考表中。5.6.2.3备考表置于盒内文件之后。填写备考表项目时字迹材料应符合存档要求。 5.7 编目编目包括填写档案盒盒脊、编制档案目录。 5.7.1 填写档案盒盒脊档案盒盒脊项目应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。各项填写方法参见5.5，填写档案盒脊项目时字迹材料应符合存档要求。5.7.2 编制归档文件目录归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制归档文件目录，并打印档案目录册。打印归档文件目录的基本项目为：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。打印目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。5.7.2.1 件号：填写室编件号。5.7.2.2 责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或发文机关。5.7.2.3 文号：文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动5.7.2.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应予以拟写或改写（外加号），附于原标题后。一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内