车辆管理使用制度.doc

俊景建设 事务管理 车辆管理车辆管理使用规定为统一、合理、有效、安全使用和管理公司车辆，控制车辆使用成本，实时反映车辆的实际情况，确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及时、经济、可靠，特制定本制度。一、适用范围本制度适用本公司权属所有车辆。公司员工自带车辆用于工作时，应当自觉遵守本制度相关的安全管理规定。二、车辆使用管理车辆管理归口行政部负责。1、职责1.1行政经理负责公务车辆调度派遣及用车审批、协调、安排，保证车辆的有效使用。1.2董事会车辆由专职司机负责安全的管理和保养、维修、检查、使用工作，行政部及时督促当值司机的工作。1.3总经理车辆由其司机负责安全的管理和保养、维修、检查、使用工作，行政部及时督促当值司机的工作。1.4办公室、财务、项目部等公务用车由行政部负责车辆调度及管理，旨在最大限度的配置车辆使用，最有效的管理车辆。1.5行政部应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，妥善保管车辆有关证件及资料。油卡充值、保险、维修保养、月保费、养路费缴纳等各项费用由财务负责。2、公务车辆使用管理2.1公务车辆使用管理公务用车除财务外原则上是各部门经理。车辆使用按先上级、后下级，先急事、后一般事，先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。因公使用公车的须填写公务车辆使用申请表，必须由总经理批准，行政部备案。2.2公务车辆使用安排2.2.2行政部将审批通过的用车申请转交司机，由司机填制车辆行驶里程簿（一车一簿、一车一卡），将每次外出的时间、地点、公里数记入并有外出用车人签字认可。2.2.3司机在每天收车或上班时，应首先做好检查车辆状况及油量情况，按照表单上的时间按时出车，并填写好公务车辆使用申请表上的相关数据。2.2.4公务外办人员，应严格按照申请表中规定的时间返回公司，如无法及时返回公司应提前向行政部说明原因。2.2.5公务外出司机办完事后应及时返回公司，如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回公司时应提前向行政部说明原因。2.2.6公务外出司机返回公司时应将填好的公务车辆使用申请表及时上交车队长审核、存档。2.2.7公务外出司机不得擅自将车开回家，不得因私使用车辆。办完公事必须将车辆停放公司车库。2.2.8司机应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车及保养进行合理安排，服从出车安排，如有特殊情况需提前告知行政部。2.2.9司机须持有有效驾驶证件，并且要熟知交通相关法规和广州市路况、路名。2.2.10公司车辆除总经理以上领导允准，不得对外出租和出借。2.2.11公司所有车辆钥匙应由行政部统一保管，出车时连同公务车辆使用申请表一起交给司机，司机应在公务车辆使用申请表上签字，表示钥匙已收到。2.2.12司机每天下班前须将公司车辆停放在公司指定的地方后，将车辆钥匙交由行政部保管。如遇特殊情况车辆当天不能返回公司的，须经行政经理批准。2.2.13司机在出车过程中的停车，要遵守交通法规，在允许停车的区域停放车辆，防止因此罚款。3、出车流程司机上班前或收车时检查车况用车人填报公务车辆使用申请表用车部门经理签字行政部签署意见（长途用车）总经理审批行政部将公务车辆使用申请表转交出车司机、发放车匙及油卡、行驶证、出入卡司机填制车辆行驶里程簿出车回车收车司机填写车辆行驶里程簿相关数据交用车人签名确认司机填写公务车辆使用申请表相关数据交车队长备案司机下班前交回车匙及油卡、行驶证、出入卡。三、车辆用油管理1、职责1.1行政部经理负责对公务车辆的用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。1.2行政部应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效的运营。2、车辆油卡管理2.1公司所有车车辆统一油卡加油，实行一车一卡制度。2.2公司所有车辆禁止现金加油，驾驶人员应随时携带油卡，不得以任何理由用现金加油，如遇特殊情况需现金加油，经用车人现场确认核实情况后报经行政经理批准，并在用车申请表上签注具体情形以备案。2.3车辆加油卡办理后，行政部应按车牌号与油卡号码进行备案登记于车辆信息表车辆用油统计表内，每月进行核对。油卡一经备案，不允许变更，如遇到特殊情况，比如油卡坏了，不能正常加油时，应报行政部，及时修理或使用备用油卡加油。2.4禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油，如遇特殊情况，应经行政部同意。2.5财务部应根据车辆需要办理备用油卡，以防急需要时使用，如在车辆所配油卡金额不足时备用。车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用记录，便于月底数据统计。2.6司机在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，小票要保持连续性，月底按顺序粘贴在车辆用油统计表上。2.7油卡充值统一由财务负责。2.8一车一卡，一车一表，财务人员在充值后应将每辆车充值金额、油数报行政部交车队长在车辆用油统计表上备案。3、充值申请流程3.1财务人员应实时了解车辆油卡的用油情况，在油卡金额接近500元时，及时申请油卡充值。3.2财务人员在申请充值时，须凭车队长做好的车辆用油统计表申办充值手续，行政部在车辆用油统计表审核签字。3.3油卡充值申请审核通过后，财务部指定专人及时充值。四、车辆维修、保养管理1、职责1.1由车队长联系三家以上的维修服务公司报价，由行政、财务及司机共同评比、选择，使用哪家维修厂原则上使用4s店的维修。车队长对维修项目进行确认后报行政部审核。1.2司机负责及时发现、检查故障；并填写车辆维修申请单，确认保养维修合格，对维修质量进行及时反馈。1.3司机负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。1.4维修完成后，司机将维修清单及发票交行政部审核，司机在行驶过程负责对维修质量进行验证并维修质量意见记录在车辆信息表中之“车辆维修记录”内。2、工作流程2.1日常检查、保养、维护2.1.1司机须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。2.1.2行驶中注意车辆是否有异常声响。2.1.3经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。2.1.4司机每月底或定期进行检查保养。2.1.5每月由司机对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。2.1.6每月由司机检查车辆消防设施。2.1.7行政部组织对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响正常使用。2.1.8车辆日常补胎及小零件更换必须在选定的维修服务公司或正规的4s店进行，取得正规发票，不允许抵票报销。2.2定期保养2.2.1司机要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。车辆公里与保养项目标准由依据车辆使用实况及相关规定参照20项汽车定期保养项目表、汽车定期保养建议项目表实施。2.2.2保养维修必须在指定的维修厂进行，司机不得自行选择修理厂。2.2.3司机须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理，不允许先斩后奏。2.2.5定期保养操作流程：司机填写车辆维修申请单-行政经理检查-总经理审批司机凭审批后的车辆维修申请单（项目、金额）报财务备款-对审批后的项目进维修-维修过程中如需增加维修项目，由行政经理确认维修-对维修车辆进行检查-索取发票及维修清单-财务对维修项目进行审核-付款。2.3.1在行驶过程中发现故障，司机应及时检查，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障。2.3.2如司机无法排除故障，须估算费用并征得行政经理同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案。2.3.3发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。行政经理会同当班司机及第三司机共同对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。2.3.4突发修理的操作流程：口头向领导进行维修申请-获批准后进行维修（不能到指定处修理时，选择就近的修理厂）-补填车辆维修申请单-对维修质量进行反馈和记录-行政部鉴定、审核-总经理签字-财务报销。2.4保养、维修后的车辆司机须进行试驾验收，合格后方可进行投入使用。3、特别事项3.1公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点，便于修理、维修，可指定两至三个点。3.2公司为避免修理点配件价格过高，应根据修理点单独指定汽车配件供应点。3.3公司应根据修理点提供的保养及维修清单去指定的配件供应点购买所需配件，尽量避免在同一个点既买配件又做维修。3.4车辆保养、维修不允许司机用现金交易，司机应在指定维修点修理后，由公司隔月统一支付。3.5新车在5000公里时都有一次免费保养，新车司机要注意利用。五、车辆罚款1、车辆罚款管理1.1违章罚款1.1.1司机应熟知道路行车相关规定，在驾驶过程中有意识的避免超速行驶、违章停车、闯红灯等事件的发生。当发生时，该类罚款公司不予报销，由司机负责。1.1.2司机应及时提醒副驾人员及乘客系好安全带，行车过程不得抽烟、接打电话，避免不必要的罚款发生。1.1.3发生情况紧急行车、总经理以上公司领导赶时间行车、接送领导有特殊需要等情形下发生的违章罚款，经公司审核同意，可免除司机的承担责任。1.2严禁司机酒后驾驶，由此引发的一切责任司机要承担全责。六、车辆投保及理赔管理1、车辆投保种类1.1强制保险：交通事故责任强制保险，交强险。1.2商业保险1.2.1车辆损失险，就是车损。1.2.2第三者责任险。1.2.3盗抢险。1.2.4车上人员责任保险。1.2.5划痕险。1.2.6玻璃单独破碎险。1.2.7自燃险。1.2.8指定专修厂。1.2.9不计免赔（责任免除)2、职责2.1由行政、财务及总经理室对保险公司共同考评和选择，使用哪家保险公司原则上以保费低、理赔全面、快速为参考。行政部对投保项目及费用进行审核。2.2行政部及财务负责对保险合同进行相关的评定、知悉相关的保险内容和免责范围，赔付计算办法等。3、投保流程行政部提交厂家车辆保险合同（包括每一辆车投保险种及费用清单）-行政财务签署审查意见-行政、财务、保险公司向总经理洽谈-总经理审批-财务审核付款-索取发票-发票连同合同原件由公司资料室保管，复印件归财务、行政备案。4、事故报告4.1发生事故时，司机应第一时间向保险公司、交警部门报告并保护现场不被破坏，协助保险公司做好现场取证工作。4.2司机口头向领导报告事故的具体情况。对不能处理的问题请求领导解决方法。4.3索取保险及交警现场处理相关签字的手续。4.4按保险公司要求，将车辆开至定点厂维修。 5、车辆事故理赔管理5.1车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，司机应在提高自身驾驶技能的同时，认真遵守交通法规。5.2车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。5.3司机应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，修理费先由司机垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付。5.4保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理单交于司机，尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至司机所留的手机上，司机应妥善保管。5.5司机应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司，在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇入公司帐号。5.6当公司已确定收到该笔理赔金额时，司机应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续。5.7财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付或冲账，否则不予办理。七、本制度具体解释部门为行政办公室。本文参考资料：20项汽车定期保养项目表、汽车定期保养建议项目表附件：1、公务车辆使用申请表2、车辆行驶里程簿3、车辆信息表4、车辆用油统计表5、车辆维修申请单20项汽车定期保养项目表新车1000公里保养后以5000公里或1万公里为定期保养周期，也可依行车时间来做保养依据，定期保养周期。5000公里(或 3个月)：机油+机油滤清器。10000公里(或 半年)：机油+机油滤清器+空气滤清器。20000公里(或 一年)：10000公里保养项目+汽油滤清器+水箱冷却液+自动变速箱+煞车油+齿轮油。40000公里(或 二年)：20000公里保养项目+动力油+电瓶+火星塞+齿轮油。常见损耗品：电瓶水、雨刷片、雨刷精、煞车来令片、轮胎、正时皮带、发电机皮带、灯泡。20项定期保养项目表1. 引擎机油半合成5,000公里更换全合成1,0000公里更换2.自动排档油全合成20,000公里或一年时间 更换3.齿轮油合成20,000公里或一年时间 更换4.煞车油合成20,000公里或一年时间 更换5.机油滤清器每次随机油更换6.水箱精标准20,000公里或一年时间 更换7.方向机油每10,000公里循环式更换8.冷冻(媒)油精标准一年时间 补充9.汽油滤清器每10,000公里更换10.电瓶每5,000公里定检及一年时间 更换11.空气滤清器每10,00020,000公里更换12.喷油嘴每5,000公里清洗每80,000公里更换13.火星塞普通1,0000公里更换白金3,0000公里更换14.正时皮带每80,000公里更换15标准皮带每5,000公里定检16燃烧室清洗每20,000公里清洗17.煞车系统每5,000公里清洗18.冷却系统每5,000公里清洗19.底盘系统每5,000公里定检20.轮胎每5,000公里定检或二三年时间 更换公务车辆使用申请表用车部门用车时间年 月 日 时起至 日 时止出发地目的地事由使用人签名 部门负责人签名行政部意见总经理审批 以下由当班司机填写起始公里数行驶公里数中止公里数 司机签名：注：本表由司机签名后交回行政部备查。起始公里数为上次记录数据时的车辆公里数。中止公里数为本次记录数据时的车辆公里数。行驶公里数=中止公里数-起始公里数。即本次用车实际往返进程。公务车辆使用申请表用车部门用车时间年 月 日 时起至 日 时止出发地目的地事由使用人签名 部门负责人签名行政部意见总经理审批 以下由当班司机填写起始公里数行驶公里数中止公里数 司机签名：注：本表由司机签名后交回行政部备查。起始公里数为上次记录数据时的车辆公里数。中止公里数为本次记录数据时的车辆公里数。行驶公里数=中止公里数-起始公里数。即本次用车实际往返进程。粤A850T7车辆行驶里程簿用车时间车前安全检查情况出发地目的地开始里程行驶里程结束里程用车人广东俊景建设工程有限公司粤AD2188-车辆信息表车牌号权属人联系电话品牌颜色座位车辆单位行驶证号单位联系人电话粤卡通号停放地点月保费出入卡号定点加油站油卡号码定投公司地址定投联系人电话保单号定点维修厂1联系人电话2联系人电话3联系人电话以下为实时更新信息项目时间123456789101112月保费缴交记录201320142015车辆保养记录201320142015车辆维修记录201320142015车辆年审记录201320142015车辆投保记录201320142015驾驶员记录联系电话驾驶证号联系电话驾驶证号联系电话驾驶证号广东俊景建设工程有限公司粤A850T7车辆用油统计表车牌号油卡号码设计耗油定额加油（充值）时间加油（充值）地点加油数量油卡加油现金加油备用卡加油充值数量加油人签名合计粤A850T7车辆维修申请单申请人申请时间年 月 日 维修类别自损维修 意外维修 定期保养 其它 事由序号维修项目维修报价123455788101112131415申请人签名 部门负责人签名行政部意见总经理审批 注：1、本维修申请单必须连同经过维修厂作出的维修项目清单一并附上。 2、维修金额在1000元以上时，必须选择三家定点厂报价。 汽车定期保养建议项目表每1000km1)检查调整怠速、快怠速和怠速混合气(4Y发动机)(1G-FE发动机)(含柴油机)2)检查空调系统工作状况3)检查调整离合器踏板自由行程4)调查、调整制动踏板5)检查、补充制动液6)检查制动软管有无泄漏7)检查予紧底盘和车身上的螺钉和螺母每10000km或6个月1)更换发动机机油及机油滤清器(SG级为好)