行政事务主管工作操作细则、行政事务工作志愿者培训具体内容.doc

2010广州亚运会志愿者培训手册岗位： 行政事务 姓名： 广州亚运会排球项目竞赛团队2010年8月1416日志愿者须知各位志愿者：为规范管理，做好本次志愿者培训的组织工作，根据领导指示，特制定志愿者守则：一、严格考勤，按时签到。志愿者员应需在“签到栏”中签本人全名，不能由他人代签。凡由他人代签或简单划勾的一律无效，视作缺课。听课期间中途离开的记缺课一次。对于缺课达三节及以上的学员，名单将向领导通报。二、认真听讲，做好笔记。积极配合讲师完成教学任务。进入教室后，请将手机关闭或设置为无声震动状态，勿在课堂内接听电话。三、为维护课程秩序，预防教学设备感染病毒，请勿在课间拷贝讲师授课材料。四、保护公园良好环境，爱护公共设施，举止文明，体现亚运人应有的精神风貌。 亚运会排球竞赛团队行政事务工作志愿者培训具体内容培训时间：2010年8月14日下午14:30-17:00培训地点：广外（多媒体教室） 参加人员：所有排球行政事务工作志愿者培训人员：范勇城、柳 毅、林凡涛志愿者思想工作：首先欢迎大家加入排球竞赛团队，这是广州第一次承办如此盛大的国际赛事，我们有机会参与其中是我们的幸运和荣幸。亚运会志愿者是一个神圣而又光荣的称号，你们的辛勤工作不仅保证了亚运会的顺利进行，同时也是展示当代大学生风采、广州人民风貌和中国国家形象的窗口。希望这份工作能给你带来值得珍藏的美好回忆、不平凡人生的经历和值得自豪的一大精神财富！最后祝你在排球竞赛团队中工作愉快！一、介绍内容：体育馆被分为七个区域，分别为：蓝区、红区、白区、“2”区、“4”区、“5”区和“6”区。蓝区为比赛区域，红区为普通工作区域、白区为观众活动区域、“2”区为运动员准备区域、“4”区为媒体区域、“5”区为亚运会转播商区域、“6”区为贵宾区域。二、志愿者工作要求1）始终保持微笑和快乐的心情。2）在每天到岗时必须到登记处报到；结束工作离开场馆时也应签出。3）始终坚守岗位。如果需要离开，提前向你的上级报告并得到批准。4）保持事件记录卡，记录工作时的任何问题。5）保持通讯畅通。6）在岗时你可能会受到公众的关注，并且可能出现在照片或电视媒体上。因此，请注意并保持良好的工作状态及行为举止。7）在工作时段，可能在运动员抵达场馆、热身、查看比赛信息或等候比赛时看到明星运动员。为保证他们赛出高水平，请礼貌对待他们，在向他们提供必要的帮助的同时，避免以签名、合影等行为打扰他们，为他们保持宽松的环境。8）自觉遵守第16届亚运会组委会工作人员行为规范及各项规章制度，树立良好形象，维护场馆团队和组委会的利益。三、岗位职责培训1、综合事务工作志愿者1）岗位分布综合事务经理综合事务工作志愿者行政事务主管竞赛表格制作志愿者文件复印分发志愿者2）基本情况上岗时间：20108.1720（测试赛）201010201012（亚运会）工作地点：广药体育馆注册通行区域：蓝区上级主管：行政事务主管主要职责：各种竞赛会议会场和文件的准备及本团队相关事务性工作具体职责： 协助行政事务主管做好竞赛团队的文秘工作，保证办公设备运行正常； 协助准备资格审查、FIVB与场馆团队联席会、裁判员培训班、技术联席会以及抽签等会议场所的布置和以上会议文件的准备； 负责各类会议的记录（会议纪要）； 负责各类报告的起草和打印； 负责重要电话记录和与竞赛指挥中心的联络； 维护竞赛运行计划，传达必需的变更； 编写竞赛简报； 协助准备所有的公告和通知； 作为联络点处理竞赛管理团队的通信； 负责整理竞赛档案； 负责竞赛团队人员、体育志愿者的后勤服务工作，包括工作日程安排、交通、饮食、住宿、服装以及办公设备、耗材的维护等相关保障工作； 负责员工和志愿者的考勤和登记工作； 完成行政事务主管交办的其他事项。3）工作流程 比赛单元开始前2小时，志愿者到达场馆 比赛单元开始前1小时50分，志愿者会议进行当天任务布置 比赛单元开始前1小时40分，志愿者到达各自工作岗位，开始进行各自具体工作 比赛前1小时30分，运动队到达场馆 比赛前4分钟，开球仪式 比赛 比赛结束，运动队经过混合区返回更衣室 比赛后1小时，运动队离开场馆 比赛单元结束后50分，志愿者工作报告 比赛单元结束后1小时，志愿者离开场馆4）重要提示 你所参与制作和保管的文件都是非常重要及珍贵的一手资料，请你一定认真完成并妥善保存； 当你对所领取到的任务有疑问，而你不了解或不能确认时，请及时向你的领导进行咨询； 当遇到紧急或突发事故时，不要惊慌失措，也不要随便处理，尽快报告你的领导； 当你在岗时，由于工作职责，你会受到公众的关注，并且可能出现在照片或电视媒体上。因此，请时刻注意保持良好的形象及工作状态。2、竞赛表格制作志愿者1）岗位分布综合事务经理综合事务工作志愿者行政事务主管竞赛表格制作志愿者文件复印分发志愿者2) 基本情况上岗时间：20108.1720（测试赛）201010201012（亚运会）工作地点：广药体育馆注册通行区域：蓝区上级主管：行政事务主管主要职责：制作赛时所需的全部竞赛用表具体职责： 负责在赛前制作所有的仲裁用表、裁判代表用表、裁判员酒精测试用表和记录员用表等竞赛相关用表； 负责在赛后制作所有的成绩公告用表； 负责接受竞赛信息主管交办的其他制表任务。3）工作流程 比赛单元开始前2小时，志愿者到达场馆 比赛单元开始前1小时50分，志愿者会议进行当天任务布置 比赛单元开始前1小时40分，志愿者到达各自工作岗位，开始进行各自具体工作 比赛前1小时30分，亚排联管委会成员、ITO、NTO、运动队到达比赛场馆 比赛前1小时，该场比赛首发名单打印 比赛前45分，该场执裁裁判员酒精测试 比赛前4分钟，开球仪式 比赛进行中 比赛结束，该场比赛成绩报告及数据统计报告打印 当天最后比赛单元结束后5分，每日成绩公报打印 比赛单元结束后50分，志愿者工作报告 比赛单元结束后1小时，志愿者离开场馆4）重要提示 你所参与制作的竞赛用表是排球比赛中十分关键的材料，请你一定认真仔细并准确无误地完成； 当你对所领取到的任务有疑问，而你不了解或不能确认时，千万不要随便处理，要尽快报告你的领导； 当遇到紧急或突发事故时，不要惊慌失措，也不要随便处理，尽快报告你的领导； 当你在岗时，由于工作职责，你会受到公众的关注，并且可能出现在照片或电视媒体上。因此，请时刻注意并保持良好的工作状态及行为举止。3、文件复印分发志愿者1）岗位分布综合事务经理综合事务工作志愿者行政事务主管竞赛表格制作志愿者文件复印分发志愿者2) 基本情况上岗时间：2010.8.1720（测试赛）2010.10201012（亚运会）工作地点 广药体育馆注册通行区域：蓝区上级主管：行政事务主管主要职责：竞赛文件的递送及分发具体职责： 复印相关竞赛文件 及时递送至相关部门3）工作流程 比赛单元开始前2小时，志愿者到达场馆 比赛单元开始前1小时50分，志愿者会议进行当天任务布置 比赛单元开始前1小时40分，志愿者到达各自工作岗位，开始进行各自具体工作 比赛前1小时30分，亚排联管委会成员、ITO、NTO、运动队到达比赛场馆 比赛前1小时，该场比赛首发名单打印 比赛前45分，该场执裁裁判员酒精测试 比赛结束，该场比赛成绩报告及数据统计报告打印 当天最后比赛单元结束后5分，每日成绩公报打印 比赛单元结束后50分，志愿者工作报告 比赛单元结束后1小时，志愿者离开场馆4）重要提示 你所接触到的竞赛用表是排球比赛中十分关键的材料，请你一定认真仔细并准确及时地完成任务； 当你对所领取到的任务有疑问，而你不了解或不能确认时，千万不要随便处理，要尽快报告你的领导； 当遇到紧急或突发事故时，不要惊慌失措，也不要随便处理，尽快报告你的领导； 当你在岗时，由于工作职责，你会受到公众的关注，并且可能出现在照片或电视媒体上。因此，请时刻注意并保持良好的工作状态及行为举止。行政事务主管工作操作细节 一、行政事务主管的职责行政管理的广度，涉及到竞赛团队的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是竞赛主任和场馆团队各个职能业务口、团队成员之间的桥梁。赛前：（1）协助竞赛综合事务经理负责竞赛团队人员、竞赛志愿者的招聘、培训（培训计划和培训的内容已经准备好）、工作分配及日程安排、交通、饮食、住宿、服装以及办公设备、耗材的安装、维护等相关保障工作（待场馆办公室设备安装好后，做好办公设备的安装、维护和保障等工作）。（2）为亚洲单项体育组织和竞赛管理团队提供行政文秘支持，建立竞赛管理文件档案系统。（和综合事务经理和竞赛主任助理沟通，了解需要准备的文件和资料，包括会议议程、竞赛日程、运行计划、FOP运行图等） （3）协助竞赛综合事务经理负责竞赛团队人员、体育志愿者培训工作的实施。（4）负责竞赛团队人员和竞赛志愿者的考勤和登记工作。（制作相应的考勤表和登记表）（5）联系场馆人事经理，协助解决所有人力资源问题。（6）确保各项体育物资的到位、维护。（与体育器材主管协调各自工作职责）（7）协调所有的竞赛用房、亚洲单项体育组织用房和运动队用房的管理。（与场馆保障部门和竞赛主任助理协调竞赛功能用房的管理）赛中：（1）协调对亚洲单项体育组织和竞赛团队的行政文秘、后勤支持。（2）负责竞赛管理办公区域的管理和竞赛物资的维护。（3）联系场馆其他部门，确保对竞赛团队的服务，并将有关信息传达到相应的部门。维护竞赛运行计划，传达必需的变更。（4）确保亚洲单项体育组织和竞赛团队的会议安排。（5）编写竞赛简报，负责日常汇报工作（编写后交给综合事务经理审批，并汇报当天工作）。（6）为竞赛团队人员和竞赛志愿者协调日常供给、通信、饮食、交通及后勤服务，协调办公设备、耗材的维护等相关保障工作。赛后：（1）组织本部门工作人员和志愿者进行总结。（2）负责整理竞赛档案、竞赛物资的清点、上缴工作。（专门有一名志愿者负责竞赛档案和文件的管理，以及与体育器材主管协调竞赛物资的管理工作）（3）协助竞赛主任撰写竞赛工作总结报告。仪等办公设备的操作水平、提高英语的口语、听力、写作水平等。二、 应急预案及突发事件的处理：主要列举以下五种突发事件的应急预案及处理：1运动员与工作人员、志愿者发生冲突应急预案事件名称运动员与工作人员、志愿者发生冲突上报流程运动队服务主管-综合事务经理-竞赛主任场馆运行中心事件等级一级场景描述运动员功能区，运动员与前来索要签名的工作人员、志愿者发生冲突.情景假设运动员功能区，运动员与前来索要签名的工作人员、志愿者发生冲突。运动队服务主管及时向上级主管汇报，竞赛主任报场馆运行指挥中心并联系安保部门进行处理。预案依据依据单项体育组织项目规则与处理惯例应对预案应对步骤主责单位配合单位资源需求运动员服务主管迅速控制局面，了解情况查明原因，立即报告综合事务经理，如事态严重，通过竞赛主任请安保部门介入以便控制事态发展。运动队安保竞赛运动队场馆通讯中心如有人员受伤，运动员服务主管立即通知医疗团队对有关人员进行救治。竞赛医疗卫生场馆通讯中心医疗卫生口现场处理后决定是否送往医院。如需要送往医院，由医疗卫生口派救护车直接送往指定医院，如需要送回驻地，由交通派车送回亚运村医疗卫生交通交通场馆通讯中心医疗卫生准备救护车，交通准备车辆安保现场处理安保竞赛运动队运动队服务主管与运动队及时进行沟通，通告处理步骤，安抚运动队情绪，向观众做必要的说明。竞赛运动队体育展示运动队服务主管为运动员准备点心和饮用水。竞赛主任将有关情况报告组委会竞赛指挥中心和场馆主任。竞赛场馆运行中心、场馆通讯中心2.志愿者在开赛前未能按时到岗事件名称竞赛专业志愿者在开赛前未能按时到岗上报流程综合事务经理-竞赛主任场馆运行指挥中心事件等级一级场景描述竞赛专业志愿者在比赛开始前，未能按时到岗情景假设志愿者因交通受阻，未能按时到达场馆，经联系，到达时间无法确定预案依据志愿者工作程序应对预案应对步骤主责单位配合单位资源需求综合事务经理立即联系馆校对接的带队老师，确认其当时位置和预计到达时间，同时将情况通报技术运行经理，并通告竞赛业务口各主管。竞赛馆校对接院校、志愿者服务综合事务经理紧急联络志愿者服务经理，请求增援。竞赛志愿者服务综合事务经理立即将情况上报竞赛主任、场馆主任。竞赛志愿者服务志愿者服务经理紧急抽调其他未当班的同岗位类志愿者。志愿者服务竞赛在竞赛专业志愿者还未到达场馆时，紧急抽调场馆其他业务口的志愿者临时代班，竞赛各业务口的主管、助理亲自到最重要的岗位代岗。志愿者服务竞赛相关升级卡竞赛专业志愿者到位后，志愿者服务经理及时与综合事务经理做好交接工作，竞赛专业志愿者立即上岗。志愿者服务竞赛各业务口代岗志愿者回各自业务口，综合事务经理通告相关业务口经理，告知其代岗志愿者已返回。竞赛相关业务口竞赛专业志愿者到达后，比赛场区主管立即报告综合事务经理，做好换班工作。竞赛馆校对接院校综合事务经理将事件处理情况报告竞赛主任、场馆主任。竞赛场馆运行中心竞赛主任将有关情况报告组委会竞赛指挥中心。竞赛场馆运行中心3.场地、器材损毁或故障应对预案事件名称比赛期间场地、器材损毁或故障上报流程比赛器材主管-技术运行经理-竞赛主任-裁判长-场馆主任-竞赛指挥中心事件等级二级场景描述比赛期间场地、器材损毁或故障，影响了比赛的正常进行情景假设运动员入场后，裁判员发现比赛场地或器材出现损毁或故障，如不及时排除故障，将会影响比赛的顺利进行。预案依据依据单项体育组织的有关规则及工作程序应对预案应对步骤主责单位配合单位资源需求比赛器材主管立即报告技术运行经理。并准备启动备用的场地或器材。竞赛物流与此同时，比赛器材主管立即报告竞赛主任，同时通知物流人员马上准备好备用器材。竞赛物流由裁判长决定是否启用备用器材，并及时将情况报技术代表。单项体育组织竞赛