年度结转相关步骤及注意事项.doc

U8产品系列年度结转相关步骤及注意事项 时光穿梭，转眼又到了一年一度的年度数据结转工作，集团U8支持服务部为了使用户所用的U8产品系列的年度结转工作能够顺利进行，作了大量充分的测试和准备工作，现将“年度结转”的相关步骤及所需注意事项向说明如下：一、在做年度数据结转工作之前，对所使用的账套数据中已启用的相关模块必须进行本年度12月份的记账和结账工作，并检查期末余额是否相符、正确。相关注意事项：一定要做好2002年度数据的备份工作。二、创建新年度账，在“系统管理”功能中以账套主管的身份注册进入所用账套（会计年度选为2002年），选择年度账-建立菜单，来创建2003年年度账。新建年度账在数据库中表现为：在建立了新的年度数据库后将2002年度数据库中的一些基础信息（如分类、编码级次、具体的编、代码、自定义项、会计科目、模版等）传递到2003年度数据库中，注意只传基础档案信息，没有传递任何业务数据。相关注意事项：1）创建新年度账过程中，若出现：建立年度2003失败 ，则有可能在上年度（2002年）数据库中的Accinformation及相关表中存在问题或者是“供应商档案，客户档案，存货代码，自定义项”等基础档案信息重复。对于基础档案信息重复的情况，可用检查重名工具(chkRepeat.exe)来检查，查出后对其进行修改，然后再创建新年度账即可。2）在建立完新的年度账后，不要急于对新年度账中的基础档案进行调整和删改（包括客户档案、供应商档案、会计科目、存货档案等），等彻底进行完年度结转后，再到新年度账中对需要调整的基础档案相关信息进行调整。否则会造成后续的“年度结转”时出现错误提示，或年度结转后数据出现错误。3）有部分用户存在这种情况：在建立完新年度账后，财务部分需要在2003年度账中运行，而业务部分由于在2002年度中尚未完结，会依然在2002年中进行。此时若在2002年度新增基础档案（如客户档案、供应商档案等）或修改调整了以前的基础档案，也会导致“年度结转”时出现错误提示。所以，此种情况下一定要注意在上年新增或调整的基础档案一定也要在新的年度账中进行增改。三、数据的“年度结转”，建立新年度账成功后，在“系统管理”功能中要以账套主管的身份注册进入所用账套（注意：会计年度应选择2003年），点击年度账-结转上年数据菜单，根据所用账套中已启用的模块按照菜单中的提示顺序进行相应产品模块的数据年度结转（如：选年度账-结转上年数据-购销链结转，则系统提示马上将2002年数据结转到2003年，点确认即可）。系统根据具体数据量的大小会有不同的耗时，正常提示：系统结转成功。相关注意事项：若提示：“系统结转失败”，则有以下可能：V8.X Access版本“购销链”结转失败的典型错误及相应解决方法：1）、自行修改、增加、删除过原数据库表的字段、属性。表中主关键字、查询丢失等。对于数据库混乱、修改过数据库属性请使用REP80.exe数据修复工具检查数据库的合法性，对问题记录进行修复，也可通过检查后手工予以修正。2）、由于删除过基础档案，而相应的数据表中仍存在有此档案的数据记录，造成数据不匹配。对于数据不匹配的情况，可先用SQL语句进行查找，并要在档案库中添加缺失的记录。U8.X SQL版本购销链结转失败的典型错误及相应解决方法:813SQL版中如果定义的存货数量小数位数的精度是6位，在结转的时候提示：存货结转失败。对于该情况可做如下变通处理：1、结转前修改存货数量的精度为2位。 2、重新建立年度账进行结转。 3、结转后再将存货数量的精度改为6位。四、应收应付系统的年度结转问题。正常结转提示：应收、应付系统结转成功。应收应付结转失败的典型错误及相应解决方法:应收应付进行年度结转时，有时会报“应收系统结转失败，错误号：0”的错误提示(该提示多见于sql版)。需要检查本年度数据库中ap_detail表里的cdwcode、cinvcode字段是否有与新年度数据库的客户、供应商和存货目录不一致的编码档案，以及不能为空的字段内容为空（如cinvcode字段当单据类型为发票时不应为空，单据号等字段有无空值等）。 还有可能在发票表中与ap_detail表中同一张发票的客户或供应商编码不同也可导致上述问题。可使用应收应付的检查工具Clearsql.exe（限于sql版使用）或profiler跟踪工具对数据进行跟踪检查，将错误数据修改后再进行结转。注：检测重名工具chkRepeat.exe、数据修复工具REP80.exe (以上两个工具只适用于Access版)、Clearsql.exe（该工具只适用于Sql版）等均可在技术支持部的网站上下载。五、总账系统的年度结转问题。总账系统结转上年后，系统会自动跳出结转报告，上面会标示出：正确结转科目数与错误结转的科目数以及各个科目所结转的余额。相关注意事项：如果客户、供应商往来在总账中核算，在进行总账系统结转时会出现以下提示：请选择“个人往来明细账、客户往来明细账、供应商往来明细账的结转方式”：1.选择按余额方式进行结转（系统只将该往来账按个人、客户、供应商的余额结转至下年）2.选择按明细方式进行结转（系统会将该往来账按个人、客户、供应商的明细余额结转至下年）结转完毕后，请检查结转后的期初余额与上年该往来账期末余额数据是否一致。六、若用户启用了“工资管理”模块，应注意：该模块执行期末处理的会计月份为1至11月份，12月份若操作“月末处理”操作，系统会提示“请结转上年数据操作”信息。此时必须以帐套管理员身份登陆到“系统管理”中先建立下年度的帐 套数据库，之后在新的年度中结转上年工资数据。否则，在“总帐”系统中进行12月份结帐时，工作检查将不会通过，因为“工资模块”的系统状态始终是12月份未结帐状态。综合注意事项：1.建立年度账和结转上年数据时机器的系统时间一定要在新的年度中进行。2.全部模块结转完毕后一定要检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致，当时发现的问题及时解决，避免问题积压时间过长后给后期工作带来无法弥补的损失。如果年度结转后（在新年度尚未发生业务的情况下）期初数据余额与上年期末余额有差异，请先检查上年数据是否存在问题。如需重新进行结转上年数据，可在系统管理中