采购结算管理办法-讨论.doc

采购结算管理办法第一条目的为加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。第二条适用范围公司采购的设备材料的付款方式，除另有规定外，均需按照本制度办理。第三条职责1.采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。2.财务部负责按合同付款。3.采购付款工作需严格遵循公司付款申请审批程序。第四条结算依据1.采购合同支付方式或结算条款的规定。2.按市场规则需支付现款的设备材料，可按零星材料进行采购。3、其他合理的结算依据。第五条启动结算需达到的条件1.预付款，合同签署完毕，供应商已按规定提供票据和预付款申请后。2.到货款，合同订购设备材料送达指定地点交验合格，供应商开具发票和到货款申请后。3.进度款，合同订购设备材料安装调试验收合格，项目部已出具验收单，供应商提出进度款支付申请后。4.尾款，合同订购设备材料在质保期内使用正常，质保期结束后。第六条采购结算工作程序采购结算管理流程流程图职责部门/岗位要点说明依据标准输出文件记录采购部包括付款金额及付款日期采购合同、订单、入库单、交货验收单双方确认的供货明细表采购部包括是否达到付款条件、付款金额、付款日期及付款方式采购合同、订单、入库单、交货验收单财务部核实是否需要开票、付款金额是否无误、付款方式财务帐表采购部采购合同、订单、入库单、交货验收单支付申请表采购部1.签字同意支付申请表2.未同意时表明原因签字确认的支付申请表分管领导1.签字同意支付申请表2.未同意时表明原因签字确认的支付申请表总经理1.签字同意支付申请表2.未同意时表明原因签字批准的支付申请表采购部形成交接记录财务部按时支付费用付款凭证采购部付款凭证存档、设备材料支付登记表第七条 结算核对注意事项1.与供应商对账（1）核对供货清单是否为收货方委托人员签字；（2）检查供货清单名称、规格、数量与采购合同清单或订单是否一致，不一致的需作出说明。2.核对是否达到付款条件（1）严格按第五条规定审核是否符合支付要求达到的条件；（2）达到付款条件后，方可填报付款申请表。3.财务核实（1）核对供货清单与入库清单是否一致，不一致的需查明原因；（2）检查货物票据类型、明细、金额是否正确；（3）核实是否达到采购合同约定的付款条件。4.设备材料支付登记（1）财务部、采购经办人均需及时登记款项支付金额、支付时间等信息（详见附件设备材料支付登记表）；（2）现款支付的零星材料款，由采购经办人及时登记款项支付金额、支付时间等信息后，定期提交财务部门审核（详见附件设备材料支付登记表）。第八条记录与保存1采购经办人保存供货清单收货方联，作为供应商对账依据；项目完成后，供货清单收货方联统一交由部门档案员存档。2最终签字确认的付款申请表原件提交财务部办理款项支付；采购经办人及时登记。3款项支付完成后，采购经办人须与财务部定期核对设备材料支付登记表。附件一：交货验收单交货验收单 项目名称供应商名称供应商交货负责人联系方式公司验收负责人验收地点验收时间应到货时间验收依据物品名称型号规格数量验 收 意 见备注供需双方签字6附件二：支付申请表重庆机电控股集团机电工程技术有限公司物资采购支付申请表合同编号：合同名称：合同总价累计已支付金额本次付款性质第几次付款（）本次付款金额最后付款期限是否在本月预算内设备名称收款方户名收款方账号收款方开户行经办人： 承办部门负责人：财务部审核意见：经办人： 财务部负责人：分管领导意见：总经理意见：填表说明：1.“本次付款性质”指本次付款为第几次付款，付