PM2项目管理系统使用制度.doc

首安公司PM2项目管理软件使用制度 为加公司团内部管理，提高公司内部员工整体素质，实现现代话管理，提升公司团对外的竞争力，现公司决定推广使用PM2项目管理软件，对公司内部所有项目进行全方位动态控制管理，针对PM2项目管理软件的应用，现提出以下制度，希望各部门负责人及部门员工积极配合。一、 总体规定1、 公司由林总 总体负责软件的执行工作，对各部门上报工作定期进行检查，对数据没有及时录入的部门进行 行政处罚。2、 公司由卢刚 总体负责软件的技术工作，各部门在软件的使用过程中，对软件有任何技术问题，统一汇总上报到卢刚 处进行解决，卢刚 回复解决方式时间不得超出24小时，否则将进行 行政处罚。备注：解决方式包括，技术指导；BUG处理；二次开发。3、 各部门指定本部门软件具体负责人，负责本部门数据及时录入，同时负责汇总本部门在软件使用过程中的技术问题，上报公司信息管理部；如公司内各部门在数据录入上不及时或不准确，公司将对部门负责人处于 行政处罚。二、 明细规定 （明细规定部分请按照贵公司内部分工，自己按条目明确，以下仅供参考）1、 工程部（1） 由各专业工程师负责本专业工作，在项目立项之后，各专业工程师协同完成对项目计划的确认，由曾广红完成对项目计划的录入（2） 在项目实际运作中，各专业工程师负责每月/周/日上报各自负责专业进展实际情况，完成进度填报（进度填报要同时填报时间进度及形象进度）；（3） 如根据实际项目进展情况，需要对原计划进行变动，经各专业工程师确认后，由曾广红负责把变动后的计划在软件中进行更改（4） 工程部对外签定合同有曾广红负责将合同进行及时录入，同时对合同的每次拨款进行填报（5） 工程部内部文件、资料、会议纪要由曾广红负责汇总并及时录入软件中去（6） 工程部软件负责人负责每月/周/日对软件数据录入情况进行检查及跟催2、 物资部（1） 由王勇负责对项目运作需购买材料进行大体分类，根据分类，把具体材料规格等明细录入软件（此行为是完成公司材料库的整理，系一次性的，故希望王勇对材料分类有个总体规划）（2） 由王勇负责对材料寻价、材料供应商情况的及时录入，以便公司了解材料市场价格及供应商情况（具体录入时间由预材部在材料寻价时完成，此行为是完成公司材料库的整理，系一次性的，故希望王勇对材料分类有个总体规划）（3） 任何一个项目开始之前，要有一个材料需求计划和材料采购计划，由王勇负责完成“材料维护材料管理任务材料”中该项目中的任务同需要的材料挂接，之后软件会自动生成材料需求计划及材料采购计划（填报时间：工程部完成工程计划填报之后，王勇完成材料与任务的挂接）（4） 预材部上级领导通过王勇上报各材料供应商寻价而确定选择那家供应商后，由王勇把领导确认后的供应商名称及时添加到软件中“材料管理采购寻价某一具体材料寻价单的备注”里，由计审部及时审核（王勇填报时间：在领导确认某家代理商后，真正实现材料购买之前完成此填报，可供计审部及时审查）（5） 由预材部指定专人负责对每次材料采购进行填报（填报材料采购单并办理材料入库或进入现场）（填报时间：每次材料采购之后）（6） 在项目开始后，任何任务使用材料，王勇负责完成“材料管理仓库管理任务领料”完成这项工作后，在以后汇总此项目共计使用什么材料，使用数量多少，软件会自动完成汇总。（填报时间：项目开始后，每个任务使用材料前完成此工作）（7） 由王勇负责对项目计划工程量（钱）的及时录入（录入时间：工程部完成项目计划录入之后）（8） 由王勇负责对项目实际工程量（钱）的及时录入（录入时间：工程部完成工程进度填报之后）（9） 由预材部指定专人负责对合同拟定申请，（录入时间：合同签订前，目前合同签订申请单填写的同时，完成合同拟定申请的填报）（10） 由预材部指定专人负责合同情况的录入及每次拨款情况的录入（录入时间：合同签订后）（11） 预材部软件负责人负责每月/周/日对软件数据录入情况进行检查及跟催3、 合约部4、 计审部（1） 计审部指定专门负责人对工程部上报项目计划进行即使审核（审核时间：工程部完成项目计划填报），之后出审核报告在“文档资料”模块（2） 计审部指定专门负责人对工程部上报实际进度包括形象进度进行审核（审核时间：工程部完成项目进度填报、形象进度填报），之后出审核报告在“文档资料”模块（3） 计审部指定专门负责人对预材部上报计划工程量（钱）进行审核（审核时间：预材部完成计划工程量（钱）的填报），之后出审核报告在“文档资料”模块（4） 计审部指定专门负责人对预材部上报实际工程量（钱）进行审核（审核时间：预材部完成实际工程量（钱）的填报），之后出审核报告在“文档资料”模块（5） 计审部指定专门负责人对材料寻价进行审核（审核时间：预材部经理王勇完成材料供应商选择之后，在材料采购之前），之后出审核报告在“文档资料”模块（6） 计审部指定专门负责人对合同款项拨付进行审核（审核时间：预材部、工程部完成每次拨款后由计审部在“款项拨付”中审核）之后出审核报告在“文档资料”模块（7） 计审部软件负责人负责每月/周/日对软件数据录入情况进行检查及跟催5、 财务部（1） 财务部指定专门负责人完成在此项目运作过程中，资金的收支填报（填报时间：每笔资金流动发生之后）（2） 财务部软件负责人负责每月/周/日对软件数据录入情况进行检查及跟催6、 行政部（1） 由宋琦负责完成对公司内部文件、资料、发文等相关文档资料整理分类，在“文档目录行政部”中做好分类（2） 由宋琦负责完成对公司内部文件、资料、发文等相关文档资料根据分类进行录入（录入时间：每次发文、资料下发后）（3） 由宋琦负责完成公司对外合同的整理分类，在“合同管理合同目录公司合同”中（4） 由宋琦负责完成公司对外合同的录入，包括每次拨款情况的录入（录入时间：合同签订后及每次款项拨付以后）（5） 由宋琦完成对基础资料的更新工作（完成时间：在基础资料变动之后马上进行更新）（6） 行政部软件负责人负责每月/周/日对软件数据录入情况进行检查及跟催7、 销售部（1） 由许兵完成对楼盘资料、楼阁资料、单元资料设置（按照公司规定，一般是在楼盘销售之前完成此工作）（2） 由许兵根据公司定价规定完成对楼盘在软件中的定价（按照公司规定，一般是在楼盘销售之前完成此工作）（3） 楼盘开始销售过程中，由许兵完成对客户资料的填报、楼盘销售、预留、出租等情况（按照公司规定，一般是在楼盘销售过程中完成此工作）（4） 销售部软件负责人负责每月/周/日对软件数据录入情况进行检查及跟催 三、 总结鉴于公司着重透明化管理，提高管理水平，此软件是为公司及大家工作提供标准化协同工作平台及标准化管理流程，希望各部门积极配合，尽快了解及熟悉软件，完成软件的操作过渡，使公司真正走上正规化，透明化、规范化管理，同时更加有效的提高公司对外整体竞争实力。希望各位员工配合公司规定，积极完成工作。PM2项目管理系统使用制度（暂行）一、目的为了保证PM2项目管理系统在我公司的成功应用，加强项目统一指挥和实施过程的可控性、充分调动软件操作人员的积极性、确保软件实施项目成功，特制定本制度。二、 适用范围使用PM2系统相关职能部门及其人员。三、 日常使用1. 使用PM2系统的总公司的总经理室、总工办、工程建设部、综合管理办公室、财务部及各项目部相关人员，以及系统管理、维护人员等必须使用该软件进行项目相关日常工作。2. 员工在上班时间每天必须至少两次上线。外出人员根据需要上线工作，并要求每周至少两次上线了解相关信息，进行工作计划和实际进度填报以及合同的信息的登记、文档的录入。因其他重要工作不能在线的人员须抽空关注系统新信息，并做出相应反应。3. 公司总部各分公司的领导、管理人员，应每天关注PM2系统的信息提示，负责人不能在线时，要求安排相应的人员将当天的系统发布的信息转告负责人，紧急事件应及时电话联络。5. 必须使用进度计划、项目合同、文档管理等模块进行项目计划进度管理。6.相关职能部门对公司现行的安全管理制度进行整理并录入系统；工程部对于各个项目的质量安全巡查记录、整改通知单需在BS系统中录入，各项目部需及时填报针对巡查记录、整改通知单的整改情况进行填报。7.所有的项目相关进度、合同收付款都必须在PM2项目管理系统中建立。8.所签订合同，其客户及供应商必须为PM2系统内所存在的客户或供应商（没有的客户要先增补到系统中），否则合同无效，公司不予执行处理。四、数据库及软件维护守则基本守则(1) 注意对安装有项目管理系统的服务器做好系统维护及保护。(2) 定期对服务器进行防杀毒，以防止网络病毒及恶意代码对服务器系统破坏影响数据库的正常运行及项目管理软件的使用。(3) 对服务器的日常维护工作要有固定的管理员，服务器的操作帐户及密码要妥善保管，不可对外泄露及散播。(4) 定期对数据进行备份，并制作刻录盘妥善保管，保证软件系统数据的安全。(5) 当系统出现故障需要重新安装时，应先对数据库及项目管理软件系统做好备份后再进行安装，保证数据的安全和稳定。(6) 建立备份服务器软件系统，当主服务器出现故障后，能快速的切换到备份服务器保证项目管理软件的正常运行。四、 相关部门职责1、各部门指定具体负责人，对本部门软件的使用及操作情况进行负责（1）此负责人负责本部门内软件使用情况及具体操作情况的确认，如有问题汇总到此负责人处，统一向项目实施小组、邦永（北京、上海、广州）公司进行咨询（2）此负责人了解本部门内部运作流程，对软件有一定的熟悉程度（3）此负责人负责对本部门在软件上工作的检查及跟催。2、各部门在完成目前工作的基础上，参照以下部门应用说明完成PM2项目管理软件相关工作。（1）、项目部及工程部在项目开始前编制项目进度计划，并根据每月上报的工程实际进度，及时调整工程计划；（2）各项目部及工程部相关人员对于个人负责的合同必须及时登记合同的基础信息以及合同的收付款记录；（3）各项目部涉及到的文档项目部相关人员需及时录入，便于领导及时查阅；（4）综合部必须及时完成对基础资料中部门、人员的设置，同时随时补充文档资料，外挂所有相关此项目的资料包括图片、照片等。（5）各项目部配合工程部及总师办完成对于工程质量安全检查，并及时对巡查情况进行记录，工程部及总师办及时对巡查情况开出整改通知单，以便于项目部对于整改情况进行回复。3、各部门对此软件操作尽快达到熟练程度，以过渡完成真正的自动化管理整个项目过程。五、 相关说明 1. 随着PM2系统应用推广和模块使