公司审计部内部审计文档管理办法.doc

公司审计部内部审计文档管理办法 1 目的本程序规定了公司内部审计文档的管理要求，旨在规范审计文件管理的过程，保证审计文件资料在工作流程中得到有效控制，从而保证归档文件的正确性、完整性和可追溯性。2 适用范围本程序适用于公司生产运行阶段内部审计文档的管理工作，按照文件生命周期理论，本程序适用的阶段特指审计文件形成到正式向档案部移交归档前审计部文档管理工作。3 引用和参考文件3.1 引用文件下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。凡是注日期（或版次）的引用文件，其随后所有的修改或修订版均不适用于本程序。凡是不注日期（或版次）的引用文件，其最新版本适用于本程序。公司文件材料归档范围及要求3.2 参考文件中华人民共和国审计法中华人民共和国档案法公司文档管理政策公司内部审计工作管理规定4 定义及缩略语4.1 术语4.1.1 内部审计内部审计（以下简称审计），是指独立监督和评价本公司及所属单位经济活动及内部控制的适当性、合法性和有效性的行为，以促进加强经济管理和实现组织目标。4.1.2 审计文档指所有与审计活动相关的管理性文件及其支持性记录、文件或材料，是公司审计人员在实施审计活动中所形成具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录的集合，是记录和反映公司在审计活动中，依法独立地、客观地、公正地实施监督管理的重要材料和证据。4.1.3 项目主审是指各项审计活动的第一责任人。 4.1.4 文档管理员是指审计部文档管理第一责任人。 4.2 缩略语无5 责任5.1 项目主审a）负责收集、整理、保管各自专业领域内的相关审计文件资料；b）负责从专业角度向文档管理员提供相关技术指导；C) 负责将审结完毕的审计文档向文档管理员移交。5.2 文档管理员a）负责审计文档的立卷、归档；b）负责审计文档的电子归档；c）负责就立卷归档工作与档案部进行接口；6 规定6.1 审计文档的管理原则审计文档是电站生产运营过程中审计事务的真实记录，审计文档管理要保证文档的完整性、客观性和保密性。审计档案的立卷工作实行“边审计边收集整理、审结卷成”的原则，定期移交，集中保管，不得长期存放在个人手中。6.2 审计文档的管理模式和组织机构设置根据审计活动的不同状态，对审议文档采取集中管理和分散管理两种模式进行管理。对于审计过程中形成的文档，在审计活动没有结束，不具备可移交条件之前，采取分散管理的模式，审计文档的形成、积累以及日常保管由审计项目主审完成，项目主审对审计文档的完整性、客观性和保密性负责；对已办结的内部审计事项其相关文档必须及时移交给文档管理员，由文档管理员集中保管。 审计部设立兼职文档管理员。文档管理员接受档案部的业务指导，并依照本程序及公司程序公司文件材料归档范围及要求对项目主审移交的文档进行整理、立卷及归档，并对组卷完毕的文档，向档案部申请移交。6.3 审计文档的主要内容审计文档分为审计监督文件和行政管理文件两大类，具体内容可包含但不限于以下文件。6.3.1 审计监督文件a) 审计通知书；b) 审计报告所列问题的审计工作底稿； c) 审计报告(含复审意见)；d) 被审计单位对审计报告的书面反馈意见；e) 审计意见书或审计(含复审)决定；f) 各种证明材料；g) 被审计单位关于执行审计报告(意见)情况的书面资料；h) 与本项目有关的其它材料I) 其它支持性材料.6.3.2 行政管理文件a) 审计计划项目报表及统计报表资料；b) 审计工作总结及工作计划；c) 审计竞赛评比材料；d) 审计信息资料；e) 审计制度建设资料；f) 其他与审计有关的收发文。6.4 审计文档的日常管理6.4.1 文档管理员负责对已经接收的文档，进行有序的排列和分装，对文件柜和文件夹要进行明确的标识。建立档案总目录，要求目录编写清晰，便于查找和取用；6.4.2 文档管理员负责对接收的文档建立有效的电子化和纸质文件清单，并根据实际情况，及时更新数据，确保清单内容和实体文件要保持一致性；6.4.3 对于具备移交条件的审计文档，定期向档案部进行移交。6.5 审计文档的使用和监管对于项目主审手中的审计文档，由项目主审对审计文档的完整性和保密性进行监管；对于已经提交给文档管理员的文档，由文档管理员负责监管；对于符合借阅条件的人员进行借阅的，必须进行受控借阅，并进行借阅记录登记；对于已经归档到档案部的审计文档，原则上不允许带出档案馆。6.6 审计文档的立卷和归档管理6.6.1 审计档案归档范围审计文档是记录和反映公司在审计活动中，具有法律效力的重要材料和证据。凡记录和反映在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据、信函的原件或复印件、照片、声像磁带、电脑软盘、光盘、以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。审计文档包括审计监督文件和行政管理文件两大类文件，审计档案分为审计监督卷和行政管理卷，实行分开立卷的原则，其归档范围参照本程序6.3条规定。为了保证案卷内容的“精炼”，在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。不归入审计档案的文件材料主要包括：与具体审计项目无关的文件材料；未有重大内容变动的一般修改稿；审计过程中摘录的供参阅的非取证材料和笔录；重份文件材料。6.6.2 案卷材料的收集、整理、排列顺序6.6.2.1案卷材料的收集项目主审从确定审计项目开始，即应对每个审计程序上形成的文件材料，随时加以收集，并存放于事先准备好的审计项目文件袋（夹）中，以备整理选用。行政管理文件的经办人在日常工作中应注意对所经办的文件资料随时加以收集，并注意保管存放。6.6.2.2案卷材料的整理a）审计监督卷：审计项目关闭后，项目主审负责检查、整理该项目的全部文件材料，要补齐遗漏的文件材料，去掉不必立卷归档的材料；b）行政管理卷：经办人负责检查、整理所经手的全部文件材料，补齐遗漏的文件材料，去掉不必立卷归档的材料；c）案卷中内容相同的文件材料一般只存1份，重份的材料一律剔除，但有重要批示的材料除外。6.6.2.3案卷排列顺序审计档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料的顺序排列。案卷内材料应按客观进程、逻辑关系或时间顺序排列。卷内文件的排列顺序，一般采用单元排列法。即将需立卷归档的文件材料分为结论性文件材料、证明性材料和立项性文件材料三个单元，每个单元内再根据不同情况和需要按不同顺序排列。另外，在排列时，一般要求批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后的原则排列。6.6.3 立卷、编目、装订6.6.3.1审计项目的立卷一般应不迟于该项目结束后的次年三月。6.6.3.2 对需要立卷归档的文件材料，根据审计项目的不同情况和便于管理的需要，采取不同的方法立卷： a)以项目为单位进行立卷。一个审计项目的文件材料应立成一卷或数卷，一般不得把两个或两个以上的文件材料合并立成一卷。跨年度结束的审计事项，于审计结束的年度立卷。 b)一个年度内被审计单位的材料普遍较少时，可将这些单位的材料分别装订成薄卷，放在同一卷盒内。c)行政管理文书的归档管理可采取较为简化的方法，分门别类，以年度为立卷单位，装订成册，立成一卷或数卷6.6.4 封面、案卷目录、备考表、卷内目录编制说明卷内文件目录按卷内文件材料的排列顺序和内容编写、备考表的填写以及案卷封面的印制和填写可参照参见公司文件材料归档范围及要求6.6.5 审计档案归档、移交6.6.5.1项目主审在审计项目结束的3个月内，将相关文件材料整理完毕，并移交审计部文档管理员；6.6.5.2行政管理文件的经办人在每年年末，将相关文件材料整理完毕，并移交审计部文档管理员；6.6.5.3文档管理员在收到文档后，应在3个月内立卷完毕；6.6.5.4随案卷归档的实物、光盘等要注明当事人的姓名、内容、编号、责任人、产生时间等，并在实物、光盘的显要位置，标明其相应纸质文件的案卷号；6.6.