采购制度及作业流程.doc

英国英博国际集团管理文件杭州英博生物科技有限公司采购制度及作业程序 一、目的 为使本公司商品包材物料及相应的物品促销品宣传品等的采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适 价的原物料及物品，特制定本制度。二、范围 凡商品原料、辅料、包装材料、器材、办公用品、宣传品、促销用品等采购业务均适用本制度。 三、 采购职责与基本原则1、采购部根据库存或其他部门提报的需求请求，提报采购计划，经总经理批准后实施采购工作，确保各项采购工作的圆满完成。2、熟悉公司各部门物资需求及消耗情况，及各种物资的供应渠道和市场行业情况，掌握公司所需各类物资的各称、规格、型号、单价、用途和产地、质量标准、行业标准、行业生产工艺等。确保优质完成商品订购业务洽谈及合同的签订和执行落实。 3、定期总结采购落实情况及结果，每月初把上月的全部采购任务完成及未完成情况详细总结列出报表，呈公司总经理批阅。4、建立完善的供应商资料，包括企业资质证件，合法的生产许可证，可供货的产品规格、型号、单价、起单量、生产工艺，明确下定单形式、结款方式、交货数量、交货时间、交货地点、运输方式及违约处理。5、商品和包材，由采购部依据库存现状提出采购申请，办公用品、宣传品、促销品等的采购，由使用部门提出申请，总经理审批后，采购部负责询价，呈总经理签准，签批后采购部门实施采购动作。 6、采购部门必须多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。7、采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。8、采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。9、原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。10、公司的财会部门对采购业务予以充分的监督和反映。11、采购部每周、每月整理好供应商档案，做出库存周报表，库存月报表，采购分析周报，采购分析月报。直接呈报总经理。12、市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。如遇价格上涨，则可考虑多备货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。四、供应商选择与管理办法 1、选定的供应商均需在公司建立档案，包括喷绘写真名片制作的。供应商及采购资料档案管理严谨，做好保密工作。其他部门或人员如需借阅有关资料、档案，必须经总经理同意。所有档案资料不可复印扫描，并及时归还。2、为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、保证品质、降低价格。3、选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。4、若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。5、积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合国家行业及公司的质量标准。五、合同1、所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。2、如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。3、采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；(10)保险；(11)运输损耗的承担；(12)违约责任；(13)行业标准、生产工艺、生产加工执行标准。4、所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按合同法有关规定处理。 六、采购执行流程与交货期控制 1、采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请采购部询价、比价总经理核准采购部采购采购部给仓管部原料到货预报表仓管部或使用部门验收采购部付款申请（附件有采购申请单、客户发货清单和运输单据、仓管部入库单等）总经理核准财务付款财务跟进收到发票入账。2、合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度完好如期交货。3、采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送仓管部，以便做好接货准备。4、每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。七、异常情况处理 1、如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。2、因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。八、货款结算1、采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间和金额，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。2、一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，提交“付款申请单送总经理批准后财务部付款和跟踪发票（跟踪发票如遇困难则由采购部跟踪）。 3、付款凭证需有：采购申请单、货物入库验收单据（特殊采购事先经总经理批注的，可附供应商发货清单、运输物流单）、发票。4、采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。九、带款提货及预付货款管理（本款提货人必须是制定的专人） 1、在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。2、带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证或公路物流发货单）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。3、汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。4、如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。 作业具体要求采购作业内容是从收到“请购事件”开始进行分发采购事件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如： 采购作业程序及要点1请购单各栏填写是否清楚； 2按分配原则分派请购事件； 3急件优先分派办理； 4无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知相关部门； 5撤销请购单应及时填报单据并递交采购部取消此项采购计划。 采购前要了解的细节1交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2充分了解请购材料的品名、规格、质量 3急件或需用日期接近者应优先办理 4向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法 5同规格产品有几家供应宜均询价 6有否其他较有利的代用品或对抗品 7应提供同规格，不同厂牌做比较 8有否必要办理售后服务及保固年限 9新厂商产品，是否需经检验试用 比 价、议 价 1厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认 2是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3其他经销商价格是否较低 4经成本分析后，设定议价目标 5是否必要向厂商索取型号比较 6价格上涨下跌有何因素 7是否必要开发其它厂商或转外购 8规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 呈 核 1请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 2买卖惯例需超交者应注明 3现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因 4按核决权限呈核 订 购 1需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同 2再向厂商确认价格交货期质量条件 3分批交货者在请购单上盖分批交货单 4订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期交货的案件联络请购部门 催