公司办公室工作制度.doc

公司办公室工作制度1、 目的使办公室工作规范化、制度化、科学化，以更好地为公司总部及各部门服务。2、 内容一、 职责和权限二、 文件处理办法三、 信息工作制度四、 督查制度五、 会议管理制度六、 信访制度七、 保密制度（参照集团规定）八、 档案管理制度（参照集团规定）九、 计算机管理制度十、 绩效考核制度十一、 车辆管理办法十二、 行政事务管理工作制度职责和权限1、 职责 负责公司的秘书工作、公共关系及外事接待工作； 负责公司文件、小车、接待等行政事务管理； 负责公司政策研究和法律事务工作，处理经济纠纷和法律诉讼； 负责行政信息管理工作； 负责信访、保密、机要文书、档案、印章管理； 负责对公司决定、重要会议议定事项和公司领导的指示的落实情况进行督办、检查； 负责公司各业务部门业务交接点的检查、落实，保证公司政令畅通； 参与公司战略策划； 参与公司信息化建设.2、工作作风2.三化：规范化、制度化、科学化；2.三服务：为领导服务、为部门服务、为基层和群众服务；2.四勤：脑勤、手勤、口勤、腿勤。文件处理办法1、文件分类1.1公文：指按照国家行政机关公文处理办法（2000）和中国共产党机关公文处理条例（1996）处理的规范性文件。1.1.1外来公文：上级机关、各企事业单位、地方各级党政机关通过信件、传真、电子邮件等方式传递的公文。1.1.2 自制公文：公司自制的公文。1.2 一般文件：除公文外的其他文件。2、 文件处理的原则：规范化、制度化、科学化。3、 文件处理的要求：准确、及时、安全、保密。4、文件处理程序4.1 文件处理系统程序：见附图。4.1.1 收文：分为签收、拆封、登记、分送四个环节。收发员负责签收除机要文件外的所有外来文件，机要秘书负责签收机要文件和拆封，并在文件登记册上登记，然后根据文件的大体内容要求分送至有关部门或办公室主任拟办。4.1.2 办文：分为承办、拟办、批办、转办、催办、办复等环节。4.1.2.1承办：由秘书或办公室主任负责，主要是筛选出需要送领导亲自处理的文件，以免分散领导精力。大体有以下几方面： 上级下达事项和下级请办事项； 兄弟单位通报情况、协调工作的请办事项； 社会动态事项，主要包括社会热点、苗头性、倾向性问题和改革过程中的新情况、新经验、新问题等；4.1.2.2 拟办：由办公室主任在公文处理签上提出拟办意见，必要时附上相关背景材料，供领导审批时参考。4.1.2.3 批办：领导审阅时作出的正式批示。4.1.2.4 转办：根据领导批示，转有关部门办理或自办。4.1.2.5 催办：为加快办文速度，加强督促和检查，防止文件积压和疏漏，机要秘书应做好催办工作，以下为催办重点： 需要等着答复或紧急上报、作出决定的文件； 涉及社会安定和安全等突发事件的文件； 领导特别交待需要急办的文件。4.1.2.6 办复：领导批办的文件，经自办或转办后，由分管秘书将办理结果向领导汇报，即可办结。需答复有关单位的，则回复。4.1.3 制文、发文程序按公司自制文件管理办法执行。4.2 外来公文和自制公文的处理应按上述程序执行，一般文件的处理参照执行。督查制度1、 目的：贯彻落实公司总部的各项决策，保证政令畅通。2、 督查范围： 公司召开各种会议的决议落实情况； 公司文件部署的重要工作落实情况； 公司总部领导的有关批示、指示落实情况； 其他需要督查的事项。3、 督查原则3.1 领导负责、秘书协办的原则：秘书既是领导决策的辅助者，又是督促检查的辅助者。因此，督查工作必须在领导的授权下进行，重大督查计划还必须得到领导的批准。3.2 实事求是、尊重客观的原则：督办人员必须站在客观立场，尊重事实，真实、全面、准确地了解情况，对下属单位贯彻执行的情况也要客观公正地评估。3.3 落实责任、注重实效的原则：做好督查工作，必须要有明确的工作目标和质量标准，必须落实分管领导、牵头部门、工作任务、工作目标等督查事项，落实督办人员。同时，公司决策和领导的批示是否落到实处，都要以是否收到实效来衡量。4、 督查程序4.1 立项：一般督查事项，由各秘书按照公司领导的意图，收集督查事项，重大督查事项提交公司总经理批准。4.2 催办检查：督办人员应定期通过电话或上门等方式对督查事项进行检查并向分管领导报告。会议管理制度1、 目的和适用范围加强会议组织，提高会议质量。适用于公司级的各种会议。2、 会议类型2.1 总经理办公会2.1.1 会议内容： 公司总部领导贯彻执行民主集中制原则，集体讨论决定重要事项或战略决策及每周工作计划； 传达上级机关决定和有关会议精神； 2.1.2 会议性质：决策会议/例会，若无变更通知，一般于每周一上午8:00分召开。 2.1.3 会议范围：总经理主持，办公室人员参加。422 会议纪律 准时报到、准时开会、准时结束； 不准在会场上干与会议无关的事情； 未经会议主持人许可，不准私自中途离开会场（离场时间超过5分钟）。423 讲求效率：加快会议节奏，限制发言时间，精简礼仪形式，防止“会而不议，议而不决，决而不行”。3、 考核51 违反会议纪律，迟到者在迟到席列席会议，有其他行为者给予批评、教育，情节严重者，可给予行政处分。行政事务管理工作制度1、 目的：规范日常行政事务工作行为，包括：领导日程安排、接待、电话处理，印章、介绍信管理等，以提高工作效率，保证公司总部正常、高效运转。2、 接待礼仪21 礼仪211 仪表、仪态：态度谦虚、恭敬；举止优雅、得体；语言文明、礼貌；服饰大方、整洁。212 介绍：顺序是：先主人后客人、先年轻的后年长的、先职务低的后职务高的；先男士后女士；先晚到会的后先到会的。主要体现对后者的尊敬。313 乘车：陪同领导和客人乘车时，陪同秘书应先拉开车门，让领导和客人先上（下）车。乘坐位置为：客人在小车后排右侧，主人在客人左侧，陪同人员在前排副驾驶位置。32 接待321 日常接待3211 电话联系：对外来联系工作的电话，一方面要懂得电话交谈的基本礼貌，另一方面要保持高度的组织纪律性和责任感，不能随意透露公司的有关秘密。对重要的电话内容，应作好电话记录，送领导处理。3212 公务接待：外来人员上门联系工作，应热情接待，以示礼貌。一般性公务联系，可根据领导授权直接回答、处理，或转有关人员处理。需要领导出面接待的，应事先预约或请示领导后才能安排会见。领导不在时，可做好记录，待领导阅批后再回答、处理。 322 重要接待：对于公司的重要客人，秘书应制订相应的接待计划，包括：接待规格、接待日程、陪同人员、汇报（会谈）内容、参观路线、生活安排、交通、保卫、经费预算等内容，并按领导要求准备接待的有关文字材料。接待后，及时整理有关的会谈材料、工作简报。4、工作记录应当随时作好工作记录，以作为处理问题和向领导汇报的依据，同时便于日后查考。工作记录主要有： 工作日志：每天主要工作的记录，属于内部记事册，每日一页，依次列出当天发生和处理过的主要事项。 接待记录：对上门联系公务（来访）者反映情况所做的记录。 大事记：用于记载公司发生的重大事件，按月编写。凡是具有查考价值的事项，都应收录。编写大事记要求内容真实、准确、完整，文字简洁凝练，语言朴实庄重。5、印章管理51 印章范围：公司印章、公司下属各单位印章、财务专用章、合同专用章、产品检验专用章、领导手迹章、领导名章。52 职责521公司办公室为公司印章管理的归口管理部门，负责印章的制作、印模存档；负责制定印章管理办法并检查；负责公司印章、领导手迹章、领导名章的管理；522 各单位负责本单位印章的管理，财务、计划、品质等部门分别负责各专用章的管理。53印章使用和管理531 使用印章必须经与印章权力相称的领导人批准（领导有专门授权的除外），印章管理人员无权决定是否用印。532 用印前，印章管理人员应了解用印内容和目的，确认符合手续规