财务报销管理标准作业规程.docx

和生贸易港 标准作业规程 修改/状态：A/0财务报销管理标准作业规程1 目的为规范公司财务报销管理，特制订本规程。2 适用范围公司内发生的各项请款及费用报销(不含项目工程费、材料费报销)均依本规程执行。3 职责3.1报销人：取得合法票据，填写报销单据；3.2 各部门经理：在费用预算范围内控制本部门费用的发生，对本部门发生的所有请款及报销票据进行审核；3.3分管总监/分管副总/总经理/总裁：对所管辖部分发生的报销单据进行审批或核准。 3.4 财务部/审计部：负责对各部门上报的预算费用进行审核，并对所有财务报销单据进行审核支付；4 程序要点4.1 财务报销的审批流程 4.2 财务报销的审批权限规定4.2.1公司大额资金及费用支付，实行“联签制”联签小组成员为：公司总经理、常务副总、财务部及审计部主管。4.2.2公司内资金及费用支付分级审批权限，请参见集团审批、核决权限表。若本权限与总裁的特别授权相冲突，执行“特别授权”为优的原则。4.2.3 行使审核权限时需注意的问题a.各部门报销审核时有签字权的为本部门经理。部门经理出差或休假时，报销暂缓，确需急办的，报请上一级主管领导签批。b.各级部门主管/部门经理本人的费用必须呈上一级主管审批后方可以报销；不可以为规避上级审核而让下属代报，自已核准。 c.报销单据依权限呈递各级主管审核过程中，如出现职位空缺，可以直接呈上一级主管审核。d.各部门报销费用时，不可以为规避权限而拆单报销，一经发现，将视情节轻重予以严肃处理。e.部门主管/部门经理出差或休假、会议期间，必须有职务代理人代为处理日常工作事务，但职务代理人没有财务审核权限。4.3财务报销单据的审核4.3.1 财务报销单据的填写标准a.收款单位的全称、开户行及账号、日期、数量、单价和金额等需填写齐全。b.收款单位所开发票的开票人、联系电话等也要明确，且必须加盖开票单位财务专用章或发票专用章。c.记录要真实，计算要准确，各项内容均不得涂改，大小写金额要相符。d.票据内容（包含数量、单价、金额）要与已签订的合同、协议、订货单的内容相符。e.收款单位应与开票单位一致。f.票据的粘贴请参照报销票据附件粘贴标准执行。g.如果报销费用应归属到几个部门，报销人必须将费用在各部门间进行分摊，以利所有费用按部门别入帐处理。4.3.2 财务报销单据的审核要点a.原始单据的合理性与合法性。b.原始单据是否符合公司费用计划/物资采购需求计划/资金支付计划。c.原始单据是否符合公司规定报销的费用标准。d.原始单据的内容填写是否规范、是否真实。e.原始单据是否依核决权限呈各级领导签字?如果是代签,是否提供了该领导亲授的“委权委托书”。f.原始单据附加的相关附件（如采购入库单）的填写是否齐全且符合要求。g.对审核不合格的原始单据（含非恶意取得的假发票），财务部有权不予报销。h.若因员工恶意提供假发票报销给公司造成损失者，损失必须由报销人个人承担。i.针对恶意虚假报销，财务部一经发现，必须立即提报公司领导，并视情节轻重进行处罚。 j.收款单位的全称、开户行及账号填写是否正确。4.4 财务报销的付款原则公司财务报销执行分期报销、集中支付的原则。4.4.1.每周二、五为财务报销的集中付款日；4.4.2 收款方原则上应为对公账户，特殊情况如果要付至个人账户，应提前报备财务；4.4.3为减少现金支付量,所有员工零星报销款及个人借支款统一打到员工个人工资卡帐号上。4.5 财务报销的时效管控4.5.1费用发生后，部门经理须跟催本部员工尽快办理费用报销；4.5.2费用报销实行“一个月”的报销时效，即上月费用，次月必须报销完毕；逾期1个月以上者，原则上财务不予报销；4.5.3 每年年底，属本年度发生的费用，必须于12月25号前取得发票并投递财务部入帐；如确属本年度费用，但发票无法于12月25号前取得，经办部门须及时与财务部进行沟通后再予处理。4.6 特殊费用的报销规定4.6.1 交际应酬费（含招待费）报销规定 a.必须遵守“先申请后使用”的原则，即部门招待用餐需提前报备上级主管后方可以报销相关用餐费用； b.必须严格遵守“谁招待谁报销”的原则，任何人不可以代替别人报销交际应酬费；主管本人交际用餐，更不可以让下属代报，自己审核批准；c.必须遵守“一次性招待，一次性报帐”的原则，不可以根据金额大小拆单报销，以规避审核权限；d.无特殊理由，各部门内部或部门之间不可以报支聚餐费；e.报销时所需单据：请款单、发票；付款时应尽量采用银行卡支付，报销时将刷卡小票作为报销附件；f.同一次用餐，应使用同一餐厅的发票报支，且相同面额发票须联号；若酒水为外购，发票与餐厅发票不符，请于发票背面用铅笔注明；g.报销时效：费用发生后15日内完成报销，逾期财务不予报销；特殊情况下需延期报销，需提前呈报集团总裁批准；出差期间发生的交际费，参照差旅费报销管理标准作业规程执行。4.6.2 车辆费用报销规定a.公务车费用报销规定(1).车辆费用：包含维修费、定期保养费、保险费、油费、停车费、过路过桥费；(2).归口管理：公司所有公务车辆由行政部统一管理，行政部须建立各车辆使用登记档案；行政部管理范围包括车辆维修、审验、保险、用车费用的集中审核与报销等； (3).停车费、过路过桥费的报销规定：出车前，需填写派车单，呈部门经理、行政部派车人签字批准后方可出车；回来后，司机应在派车单上签注出行时间和归来时间、路线及公里数，并完整签名；用车人必须在派车单及用车所发生的停车费、过路过桥费票据的背面签上姓名、出行地点、出行日期等，并作为司机的报销依据；派车单由用车人确认签署完后交派车人，派车人每月进行汇总统计； (4).油费的报销规定：应由行政部统一结算，统一报销；行政部应建立单车用油登记、行驶里程登记制度，每月由派车人统计各车辆行驶公里数、耗油量，并对每公里油耗进行分析，对于严重超标应给予责任人相应的经济处罚； (5).维修费、保养费的报销规定：车辆保修前或需外购配件时，由司机填写设备/设施/固定资产维修申请单，并注明需要更换部件和维修保养内容，依集团审批、核决权限表批准后方能维修或购买。车辆在行驶途中发生故障急需修复或更换零件时，司机可视实际情况进行修理，但无迫切需要或修理费超过200 元，应与行政部经理联系并获得批示，回公司后填写设备/设施/固定资产维修申请单，并依集团审批、核决权限表批准方能报销；(6).车辆违章罚款：所有违章罚款，公司不予报销。由违章人在规定时间内自行处理，逾期不处理者由行政部核实责任人后直接从其当月工资中扣除； (7).公务车备用金：按每车500 元标准设立，由行政部车管员负责管理与使用，司机日常出车过路过桥费等可以从备用金中开支，报销后财务部补齐备用金； (8).报销时效：每周集中报支一次，由行政部车管员报销； (9).特殊情况处理：凡私自出车、无照驾驶或私自交由其他人驾驶公务车造成事故、车损、罚款或维修费等一切责任费用，由司机个人承担，同时，应对司机做出相应的行政处罚； b. 公司专车费用报销规定公司专车是指为方便公司内部分特殊岗位人员的工作，而将公司车辆专属某个人使用的方式，含高管配车、特殊岗位配车等。 (1).公司设立不同岗位专车费用报销上限，使用人在限额内凭正规发票报销，报销上限标准如下： (2).报销时效：一个月集中报支一次，报销款打入报销人工资卡中； (3).有关专车事故、违章等费用管理请参照4.6.2 公务车费用报销规定； c. 公司租用私车报销规定（私车公用） (1).私车主必须与公司签订租车协议； (2).公司设立报销上限，车主在限额内凭正规发票报销，报销上限如下： (3).报销时效：一个月集中报支一次，报销款打入车主工资卡中。 d.车辆费用报销时所需单据(1). 请款单及发票；(2).车辆费用报销明细表；(3).设备/设施/固定资产维修申请单（车辆维修保养费报销时所需）；(4). 维修或保养零配件清单/保险单并加盖发票专用章（车辆维修保养费、保险费时所需）；4.6.3 企划类费用报销规定a.企划费用报销所需附件：请款单、发票、企划行销活动或成品图片、公司提案会签表或结案报告、入库/出库单（企划品时所需）、验收报告（或验收单）；b.企划活动提案：企划部举办推广活动时，应先填写公司提案会签表并依权限呈相关主管审核、核准后执行，提案中须对活动方式、预期效果、预估费用等进行提报；c.企划活动合同的签订：企划部参照招标管理标准作业规程、合同管理标准作业规程签订企划类合同； d.企划活动结案：企划部须对每次活动进行结案，并提交结案报告，结案中须对活动的实施效果、费用支出及与原预估费用的对比分析等进行汇总提报；e.企划品入库及发放：企划品依自用库房管理标准作业规程严格办理入库/出库手续； 发放给商户或消费者时，发放人员必须做好签字手续；当日领出，但未发放完毕的企划品当日必须办理退库手续；f.企划活动验收：企划活动结束后，企划部须组织相关部门进行验收并签字确认；验收时需附相关的见证性资料或照片：如条幅、喷绘、会展照片、报纸、演出照片、灯箱路牌墙体车体电视广告照片等；资料或照片必须清晰整洁、真实可靠；4.6.4 维修费用报销规定a.维修分类：基础设施由工程部负责检维修、信息化设施由信息部负责检维修,质检设施由质检部负责检维修；b.维修申请提出：需求部门提报设备/设施/固定资产维修申请单，依权限呈相关主管审批、核准后由相关部门安排实施；c.维修注意事项：(1).如果维修工作由公司内部人员实施，仅发生零配件费用，则零配件费用的报销参照自用库房管理标准作业规程执行； (2).如果维修由外部公司专业人员实施，除零配件费用外，维修手工费对方必须提供合法有效的发票报支； (3).维修完毕，维修人及申请人必须于设备/设施/固定资产维修申请单上对维修情况进行记录及验收，并签字确认；d.维修费报销时应附单据：请款单、发票、设备/设施/固定资产维修申请单，零配件出入库单等。 4.6.5 招商费用报销规定 a. 招商交际招待费报销：参照本文4.6.1执行； b. 招商礼品、招商接待用品采购报销：参照常规物资采购管理标准作业规程执行，招商用品的出入库管理参照自用库房管理标准作业规程执行；c. 招商礼品的发放管理： (1).招商部必须据需要按日或周办理招商礼品领用手续； (2).招商礼品发放给商户时，招商部应做好商户身份确认及礼品发放签字确认手续；当日未发放完毕的礼品在下班前应办理退库手续，退库时库管员应认真核对“礼品发放表”上发放数及当日退库数之和是否与当日领出数一致； d.招商接待用品的发放管理：(1).招商接待用品一周集中领用一次，招商部必须指派专人对其进行管理； (2).任何人不可以将招商礼品及接待用品私自拿走或送人，一经发现，视同偷盗行为处理。 4.6.6 临时雇工费用报销规定（仅指工程项目雇工） 工程项目需要临时雇佣劳务工，需依以下流程办理： a.项目部提出临时雇工申请（包含工程量、用工时间、用工数量、预估费用等），呈工程总监及公司总经理审批、核准；工程总监及总经理应派专人对项目部提出的工程量、用工数量及预估费用进行核实并签字确认；b.依据核准后的临时雇工申请，材料部负责招募临时劳务工，谈定用工单价； c. 材料部将所招劳务工移交项目部，项目部必须做好临时雇工的每日出勤记录，并进行工作检查与考核，对工作表现差的劳务工可以退回人力资源部，或进行扣款处理； d.当日用工结束后，项目部将当日劳务工出勤提报材料部，材料部填报当日临时雇工费用发放表，并办理劳务费发放签字手续； e.所有临时雇工劳务费必须由劳务工本人亲自领款并现场签字确认，领款时须提供身份证号码及联系电话，任何人不可以代领； f. 材料部每周将已支付临时雇工费用发放表进行汇总，并呈公司相应权责主管审核后递财务部办理报销手续；g.报销时效：一周一次，无特殊原因，财务部有权拒绝办理逾期临时雇工劳务费的报销手续； h.报销须附的单据：工程项目请款单或请款单、临时雇工费用发放表、项目部申请/说明、每日劳务工出勤表等。 4.6.7 交通费的报销规定 a.交通费是指员工因公外出产生的公交车费、地铁费、出租车费等；b.报销时所附单据：请款单、发票、相关证明； c.市内洽公外出，原则上由公司派车或搭乘公交车，若确因公司无车派送而急需外出乘坐出租车者，须事前提报部门经理同意后方可以报销出租车费； d.员工确因工作需要，加班到20点以后者，事前经部门经理同意可报支出租车费，报销时必须附上当日加班打卡记录；e.司机因工作需要出车到20 点以后，回家可乘出租车，但报销时必须由用车部门或用车人于出租车票背面签字确认； f.报销交通费时，报销人必须在车票背面注明外出起始地点及外出理由、时间等； g.个人因公产生交通费，原则上车费发票不能连号； 4.6.8 办公电话费的报销规定 a.办公室电话由行政部归口管理，话费的缴交及报销由行政部统一办理；b.电话费按部门别入帐，报销时行政部需填列办公话费报销明细表；c.公司办公电话是用来办公使用，各部门经理应对本部门电话的使用情况进行管控，如发现话费异常，应及时列印话费帐单，查找原因并追究相关人员的责任； d.报销时效：一个月集中报支一次。 e.报销附件：请款单、发票（充值缴费发票及各电话话费报销发票，两者缺一不可）、办公电话报销明细表。 4.6.9 员工中餐费报支规定 a.报销时效：一月报销一次，上月21 号-本月20 号；b.员工中餐费报账时需提供的附件： (1).午餐费用报支汇总表：由订餐员依据各部门每日报餐人数进行费用分摊；(2).部门别考勤表：各部门考勤表由办公室或人力资源部统一提供，作为报支午餐费的审核依据；(3).收款收据：与付款金额相等、并加盖供餐单位印鉴的收款收据； c.付款方式：将款项打入供餐单位帐号上，不可以现金支付； d.审核注意事项：员工中餐费报销时，办公室及财务部审核人员须将每日用餐人数与各部门考勤表进行核对，原则上“每月午餐费报支人数” 应与“各部门考勤表中实际出勤人数”一致。 4.6.10 水电气费用报销规定a.水、电、气费用报销由工程部归口管理；b.水电气费用因金额较大，月底工程部可以凭水电气公司开具的缴费清单/通知单先行预支，次月月初凭水电气公司发票报销冲账；c.工程部应对水电气使用情况、费用进行管控，如发现异常，应及时查找原因并追究相关责任； e.报销时效：一个月集中报支一次；f.报销附件：请款单、发票、工程部手工填写的水电气抄表通知单、借款单/预支款单第二联。4.6.11 外包劳务费用报销规定a.签订外包劳务合同：由行政部依照招标管理标准作业规程、合同管理标准作业规程签订外包劳务合同；b.外包劳务工考勤管理：外包部门负责做好外包劳务工的出勤记录，并汇总月度考勤表，月度考勤表需呈报人力资源部、分管总监审批；c.外包劳务工工作考核：外包部门须每日对外包劳务工的工作进行检查与考核，对工作态度不好、工作失误等可罚款处理，并从当月劳务工资中扣除；d.报销时效：一个月集中报支一次；e.报销附件：请款单、发票、外包劳务工考勤表。4.6.12 常规物资采购报销规定a.验收入库(1).行政部依照常规物资采购管理标准作业规程将所采购物资移交库房，依照自用库房管理标准作业规程办理验收入库手续。库管依双方核对过的送货清单在系统中作入库处理。(2).库管须于每日下午14点前，传递上日验收物资入库单据（含机打财务联入库单、货物清单）至财务部会计，财务部会计须对入库单据及货物清单的供货单位、品名、单价、数量内容进行核对。(3).对于核对无误的入库单据，财务部会计在系统中作相应账务处理。b.采购报账 (1)对于有提前预支款的，经办人员依照财务部暂借款（含预支款）管理标准作业规程办理请款手续。(2).请款报销附件：请款单、发票及清单、采购联入库单、预支款单（如提前预支）及询比议价单（如有）。(3).审核要点：发票的真伪、数量、单价及金额的正确性；领导审批权限；供应商的真实性及准确性；物资采买计划的真实性；系统账务与送货清单的一致性；确保该项请款正确无误。(4).审核无误的请款单据，财务部会计在系统中作相应账务处理，c.物资出库(1) .各物资需求部门依自