桐楠格行政中心综合办公室档案管理制度.doc

行政中心综合办公室行政管理制度档案管理制度桐楠格行政中心综合办公室档案管理制度第一章 总则第一条：为保障集团档案的收集、整理、利用工作顺利进行，不断提高集团档案管理水平，更好地为集团经营管理服务，特制定本制度。第二条：桐楠格行政中心综合办公室档案是指集团在从事建设、经营、管理等各项活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的真实记录。是集团管理工作的组成部分。第三条：集团的档案管理工作实行以综合办档案室为中心，下属各公司设兼职档案员的网络化管理原则。档案室负责对下属档案员实行业务培训和工作指导。第二章 文件材料的形成与归档第四条：集团档案室负责制定档案管理制度及归档类别，标准等相关技术文件。第五条：各类文件材料的流转要遵循计划、营运等各项工作和文件处理的程序。第六条：集团的注册资料档案、基建档案由负责注册工作的指定代理人、项目负责人随时收集整理，办理完毕后立即归档。第七条：集团人员外出参加会议、学习、考察带回的文件、资料、获奖证书和各种声像档案须交到本部门档案员处,由档案员进行登记造册，属于归档范围的要进行分类、归档。第八条：集团文件材料的归档要求1、归档的文件材料必须保持系统性和完整性。.2、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。3、归档的文件材料应符合规定，文件齐全、附件完整。4、没有处理完毕的文件、请示无批复的文件、临时性文件、重复文件均不归档。第九条：集团档案的归档范围：1、基建档案：指从调研报告到接管前所形成的合同、文件。包括租赁合同、请示、批复、竣工档案、装修、定货合同等。2、设备档案：包括设备的图样和技术文件；设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料；设备运行、维修记录；设备改造、改装和报废的文件材料。3、文书档案：指在置业、营运、行政事务、法律、信息管理、人事劳资培训、财务、审计等方面形成的合同、协议、请示、报告、制度、流程等文件的总和。4、注册资料档案：指从拿到委托代理人证明开始到整个注册工作结束期间形成的各种文件、证书等，以及集团变更登记时形成的注册资料。5、会计档案：会计档案管理由集团财务中心另行规定，包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及会计档案的保管、移交、销毁等清册管理。6、声像档案：包括反映集团经营管理重大活动的录象、照片等。7、人事档案：指集团员工的人事任命、工作调动、工资标准、年终工资统计报表、福利待遇、保险等有关资料。第十条：各种档案归档时间1、文书档案由各部门档案员随时收集、整理。2、基建档案中的竣工档案在工程竣工交付验收后立即归档。3、设备档案在开箱验收后归档。4、声像档案在各种活动结束后，将录音、录象、照片、底片整理后归档。5、会计档案在年度终了后暂由财务部门保存一年，期满后移交归档。6、供货协议书随时归档。第十一条：移交档案移交时，移交方填写移交目录一式两份。验收后，经交接双方签字备案。第三章 档案的管理第十二条：档案的分类1、档案的分类以各部门的职能为基础，是对立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容，分成若干层次和类别，使其保持各自的有机联系并反映真实的历史。2、集团在其工作活动中形成的各门类和载体的档案均为一个全宗，并按其内容不同，制定统一的分类方案。3、集团档案共分三大类。即：文书档案、技术档案、专项档案。文书档案包括行政事务、法律事务、财务管理等几项内容；技术档案包括基建档案、开店档案、设备档案；专项案包括注册资料档案、供货协议书、声像档案、人事档案、电子档案。第十三条：档案的保管1、档案室必须配备专用柜架。排架方法从左至右，从上到下排列。2、要定期进行库藏档案的清理核对工作。做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库房档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。3、档案库房的一般要求：保存档案必须有专门的库房。并且具备良好的卫生环境和防火、防光、防潮、防尘、防有害气体、有害生物和防污染等安全措施。第十四条：档案鉴定与销毁1、根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。2、档案的鉴定工作,应按照档案保管期限的规定,定期对档案进行鉴定,准确判断档案的存毁。3、鉴定工作，由主管档案工作的领导、综合办公室主任、各有关部门的负责人和专职档案管理员共同组成鉴定小组，按规定认真进行鉴定工作。4、销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前造具清册。提出销毁报告，经领导逐级审批。销毁档案时要求有2人以上在场，销毁档案时要严格执行保密制度。5、经鉴定，仍有保存价值的档案，应采取提高保管期限档次的办法延长保管时间。第十五条：档案的统计1、集团档案管理要建立健全统计工作，统计数字以原始记录为依据,做到准确可靠。2、各基层档案分室，在次年二月底以前，将上一年档案库存总目录、档案增减情况、档案提供利用及其效果的统计上报集团档案室。第十六条：档案管理现代化1、档案管理电子化是集团电子政务计划的重要组成部分。2、做好档案管理的基础工作，进行档案查询、借阅、统计的管理。3、充分利用电子档案的优势，配合集团无纸化办公的顺利进行。第四章 档案的借阅第十七条:本集团工作人员可以借阅与工作内容有关的档案、资料，但必须履行借阅手续。第十八条：查询秘密、机密档案由综合办公室主任审核，借出或复制秘密、机密档案必须由主管总经理签批。档案的复印件用过后应妥善处理。第十九条：借阅人员必须爱护档案资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改，也不能污损、转借和遗失档案。如发现上述情况视情节追究借阅者的责任。第二十条：需借出使用的要经过总办主任的批准，借阅的档案资料应在一周内归还，如需延长的可办理续借手续。无故未办理续借手续的，视为逾期未还，按逾期天数给予处罚。第五章 档案信息的开 发利用第二十一条：集团档案信息开发利用的重点是服务于集团的经营管理，提高服务质量，降低物质消耗，增加经济效益。第二十二条：档案利用开发形式1、对开放的档案，编制并交流档案目录。2、对档案进行加工整理。编制专题汇编、查询手册等。3、配合集团工作重点及时提供系统材料，供领导参考使用。第六章 附则第二十三条：集团各类档案的管理，依本制度制定，报集团档案室备案。第二十四条：本制度由集团总经理办负责解释。第二十五条：本制度自发布之日起执行。附件：1. 桐楠格行政中心综合办公室档案分类方案桐楠格行政中心综合办公室档案分类方案为了加强集团档案工作建设,使档案工作管理制度化、规范化、现代化，以适应集团经济发展的需要，特制定本方案。档案的分类，以各部门的职能为基础，是立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容，分成若干层次和类别，使其保持各自的有机联系并反映真实的历史。集团在其工作活动中形成的各门类和载体的档案均为一个全宗，并按其内容不同，制定统一的分类方案。一、档案的分类集团档案公分三大类。即文书档案、技术档案、专项档案。文书档案包括行政事务、法律事务、财务管理等几项内容；技术档案包括基建档案、设备档案。专项档案包括注册资料档案、开店档案、会计档案、供货协议书、声像档案、人事档案、人物全宗、电子档案。二、档案的分类方法文书档案的分类采用年度问题分类方案：即：营运、采购、发展建设、行政事务、法律事务、信息管理、人事劳资培训、财务管理、审计稽核。基建档案按工程项目分类，设备档案按设备类别分类，注册资料档案按集团名称分类，供货协议书按合同号分类，声像档案按载体形式分类，会计档案按问题分类，人事档案以人名分类。三、档案的保管期限永久、长期、短期。桐楠格行政中心文件资料归档范围门类类别类名基本范围文书档案1营运经营程序、流程、制度、合同、经营数据统计分析、计划指标、绩效考核、年度综合计划、营销方案2采购除供货协议书以外的其他合同、协议3防损防损工作中的调查报告、处理报告、结案报告4招标投标招标协议、 设备采购合同、采购方案5发展建设大型设备购销、安装合同、改造工程6行政事务行政事务合同、保密工作、文秘工作、档案工作、会议纪要、简报、管理制度、收发文件、车辆7法律事务法规、制度、每一项法律事务工作8信息管理网络信息管理合同、协议9人事劳资培训员工招聘、机构设置、奖惩、福利、员工工资、劳动定额、日常考核10财务管理会计制度、价格与费用、资金计划11审计稽核审计监察的政策、法规、每一专项审计工作基建档案J工程项目：勘探、设计、施工、竣工、工程管理等全过程中形成的档案接管外委物业项目)设备档案S设备购进的随机文件及安装调试、移交、维修管理等过程中形成的档案(总部办公设备、工程用车辆)注册档案ZH每一个集团从填写设立登记申请书到取得企业营业执照前后所形成的文件材料新项目 K截止到开新项目前所形成的合同（包括装修合同、设备采购合同）财会档案C会计凭证、帐簿、报表及其他供货协议G采购与供货商签定的店内商品供货协议声像档案X照片、录音带、录象带人事档案R员工任职期间鉴定、考核、福利凭证等一、 文书档案类目文档分类保管期限1营运(1) 本集团关于经营工作计划(2) 本集团关于经营工作总结(3) 经营数据统计分析(4) 对所属集团经营绩效考核材料(5) 用户对产品的反映和要求方面的材料(6) 经济合同、协议(7) 经营程序、流程、制度(8) 经营方案长期长期长期长期短期永久长期长期2采购(1) 除供货协议书以外的其他合同、协议(2) 采购守则、(3) 标准流程长期长期长期3防损(1)调查报告、处理报告、结案报告长期4新项目(1) 招标协议(2) 设备采购合同、方案永久永久5发展建设(1) 大型设备购销、安装合同(2) 改造工程永久永久6行政事务(1) 上级有关集团保密工作的规定、意见、通知(2) 本集团有关保密工作的规定意见通知(3) 集团印模启用文件(4) 总经理办公会形成的会议记录及文件材料(5) 集团工作会议形成的文件材料(6) 总经理、副总经理（国内、国外）带回的有重要价值的材料涉及本集团的一般的重要业务(7) 上级机关颁发的有关行政管理方面的决议、决定、指示等(8) 行政事务合同、费用等问题(9) 集团管理制度（10）车辆的购置、保险、各种费用及维修记录。短期永久永久永久永久长期长期长期永久7人事劳资培训(1) 本集团的人事工作的条例制度、规定(2) 本集团关于员工招聘、录用员工的文件材料(3) 关于职称评定、考核等材料(4) 本集团关于福利、待遇的规定(5) 职工培训教材永久永久永久长期长期8财务管理(1) 上级关于财务工作的法规、决定等(2) 本集团关于财务工作的规定制度等(3) 本工司年度财务计划(4) 本集团关于财务人员的规定制度(5) 关于价格方面的文件材料重要的、一般的(6) 本集团关于利润管理及利润分配形成的文件材料(7) 本集团关于税务工作管理方面的通知规定等重要的一般的长期永久永久永久永久长期永久永久短期(8) 本集团关于贷款方面的文件已实施的、未实施的(9) 本集团关于各项费用的使用的规定通知永久短期永久9审计稽核(1) 本集团关于审计稽核工作的规定意见重要的一般的(2) 调查处理经济案件的文件材料(包括立项报告、领导意见、调查报告及有关证据。被调查人的检查材料及核查事实的意见，审查结论和处理决定，结案报告及与本案有关的重要材料)重要的一般的(3) 监察工作计划、总结(年度)长期短期永久长期长期二、基建档案A依据性文件材料1、 项目建议书及批复2、 可行性研究报告3、 项目评估4、 环境预测，调查报告5、 设计任务书永久永久永久永久永久B基础性文件1、工程地质、水文地质、勘察记录报告、预测记录永久C设计性文件材料1、 技术设计2、 施工设计3、 设计计算书4、 设计评价，鉴定及审批永久永久永久永久D工程管理，施工竣工文件材料1、 征用土地批准材料2、 承包合同书、协议书3、 施工执照4、 施工方案、施工计划、施工工艺5、 交工验收记录证明6、 施工总结、技术总结7、 竣工报告、竣工验收报告永久永久永久永久永久永久永久三、设备档案1、 申请资金购买设备的请示及批复2、 设备开箱验收记录，随机文件及图样文(中外)3、 设备安装调试到维修过程材料4、 设备适用记录及事故分析处理报告5、 设备报废鉴定书申请报告和批复6、 备件管理方面的文件材料7、 设备转让、固定资产折旧活动中形成的文件材料8、 设备流向材料永久长期长期长期永久短期长期长期四、声像档案1、上级领导来我集团检查指导工作的录音、录像、照片2、重要的会议形成的录音、录像、照片3、大型活动形成的录音、录像、照片4、召开的各类专业会议的录音、录像、照片5、领导及有关人员参加公务活动的录音、录像、照片6、领导获得荣誉的录音、录像、照片永久永久永久永久永久永久五、人事档案13、反映工作经历，生活经历的履历表、员工登记表、学生毕业登记表14、自传及自传性质的材料15、鉴定材料、学校毕业鉴定、学员鉴定、本人工作学习一个时期结束鉴定文件材料16、考核材料，对一个人的才能考核17、奖励材料：本人获得的荣誉18、处分材料19、任免表、晋级表、审批表、调查工资表等20、其他按企业相关规定七、注册资料档案(按以下顺序排列)1 集团董事长签署的集团设立登记申请书2 全体股东指定代表或共同委托代理人的证明3 集团章程4 具有法定验资机构出具