新区城市管理局合同管理办法.doc

新区城市管理局合同管理办法一、总则1. 为进一步规范我局的合同管理工作，规范我局建设、养护、市政等工程项目招标投标活动，正确处理政府与合同相对人的法律关系，维护当事人的合法权益，确保工程质量，提高投资效益，保证国有资产的安全，根据国家相关法律、法规的规定，结合我局实际，制定本办法。2. 本办法所称合同指我局及其部门在履行职责、提供公共服务和自身建设需要时，与自然人、法人和其他组织协商一致达成的协议。3. 本办法所称的建设、养护、市政等工程项目招标投标，是指招标人以招标的方式，将建设、养护、市政等工程项目的勘察、设计、施工、工程咨询、工程监理、工程管理以及与工程有关的重要设备和材料采购等任务，由投标人通过竞争承接任务。4. 本办法所指合同均应采用书面形式，明确双方的权利、义务和责任，有关修改合同的文书、图表、传真件、纪要、备忘录、签证等均视为合同的组成部分。5. 工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。二、合同的拟定6. 凡本区行政区域内的各类新建、改建、扩建、迁建、拆除、长期养护等工程项目，根据关于进一步规范无锡新区建设工程招标投标活动的若干办法确定合同相对人。7. 各业务部门在通过招标投标、比选或以其他方式确定合同相对人后，10个工作日内完成合同文本的起草，超过10个工作日的，须向领导书面说明合同文本滞后的原因。8. 合同起草前，合同承办部门或承办人必须审查对方当事人的合法资格，如经营范围、履约能力、资信状况等，须提供担保的还必须审查担保人的担保能力。其任何一项审查不合格的不能签订合同。三、招标投标方案审定流转9. 各业务部门收到工程立项批复后，对项目进行调研评估，拟采用招标投标程序的，经办人填写新区城市管理局工程招标文件审核表，将立项批复、书面的项目调研评估意见一并交实施部门负责人进行初审。10. 部门负责人对上述文件进行初审，同意则转法务人员，否决则退回。11. 法务人员根据法律要求对上述文件初审并签署意见，同意则继续流转，交分管领导复审；法务人员对招标材料予以否决的，则由经办人退回修改。12. 分管领导对上述文件进行复审，同意则转局领导审核，否决则退回修改，重新流转。13. 局领导对上述文件进行审核，同意则由经办人实施项目招标投标项目，否决则退回修改，重新流转。14. 招标投标程序结束，确定中标人后，各业务部门经办人拟定合同文本。15. 各业务部门负责其业务范围内的项目招标投标，法务、分管领导、局领导对其招投投标予以监督。四、合同的流转16. 合同拟定后，经办人填写合同签订审核文稿，将合同稿一并交由业务部门负责人审核。17. 部门负责人对合同稿进行初审，同意则转法务人员，否决则退回。18. 法务人员根据法律要求对合同稿初审并签署意见，同意则继续流转，交分管领导复审；法务人员对合同稿予以否决的，则由经办人退回修改。19. 分管领导对合同稿进行复审，同意则转局领导审核，否决则退回修改，重新流转。20. 局领导对合同稿进行审核，同意则由经办人报审计部门会审，否决则退回修改，重新流转。21. 审计部门对合同稿进行会审，同意则由经办人交管委会领导审定，否决则退回修改，重新流转。22. 管委会领导对合同稿进行审定，同意则由经办人交局领导在合同文本上签字，由印章保管人盖章，否决则退回修改，重新流转。23. 各业务部门根据法务人员及领导意见及时对合同文本进行修改。五、合同动态管理24. 各业务部门建立合同管理制度，明确合同管理的人员。25. 各业务部门负责合同履行，对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题及时向有关领导汇报并提出具体的解决方案。26. 合同订立后，各业务部门对合同履行进行监控，经办人员应及时掌握合同执行情况，定期将合同执行情况报告报送领导批阅，强化合同动态管理，形成定期工作报送制度。合同执行情况报告须由项目经办人、部门负责人签字确认。27. 对于工程类合同，项目负责人定期进行工程施工情况报告，报告须由经办人、部门负责人签署；工程中所有涉及双方的工程活动，如材料、设备、各种工程的检查验收，场地、施工图的交接，各种文件（如会议纪要、索赔和反索赔报告、账单）的交接，都应有相应的手续及签收证据。工程施工过程中，项目负责人要进行跟踪、检查监督，收集合同实施的各种信息和资料，进行整理和分析，将实际情况和合同计划资料进行对比分析。如出现偏差，分析产生偏差的原因，提出纠偏建议。分析结果及时呈报领导审阅和决策。28. 对于养护类合同，须明确考核标准和实施细则。项目负责人须定期对养护项目检查监督，进行考评，考评须由经办人、部门负责人、督察处签署，合同相对方予以签收。定期考评结果及时呈报领导审阅和决策。29. 对于采购类合同，须明确卖方按质、按量、按时地将采购物资的所有权转归买方，明确规定是否保修、保修期限、费用负担等。采购项目负责人负责采购物资的清点，采购项目负责人和部门负责人在固定资产验收单上签字确认。工程类采购的物资，经办人须定期对采购物资进行清点。30. 对于零星施工合同，项目经办人须根据实际情况拟定合同文本，明确项目要求。合同中约定的承包项目工程全部完成，项目经办人须对合同完成情况进行详细说明，并呈报领导审阅。31. 局领导、分管领导、法务人员对各业务部门的合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等事宜由法务人员对各部门实行指导。32. 合同承办部门应注意保存与合同相关的证据材料。六、合同款支付33. 各业务部门项目经办人负责合同款项支付的经办。 34. 按合同约定支付合同款项。经办人需填写项目请款流转单，同时收集合同文本、合同执行情况报告、竣工报告、审计报告等材料，交部门负责人复核；部门负责人复核同意后交法务人员复核，否决则退回；法务人员复核同意后交分管领导复核，否决则退回；分管领导复核同意后交财务经办人复核，否决则退回；财务经办人复核同意后交财务分管领导审核，否决则退回；财务分管领导审核同意后交局主要领导审批，同意后由财务部门付款，否决则退回。35. 合同执行情况报告中如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，各部门经办人应做出详细说明及处理意见，报财务部门审阅。七、合同资料管理36. 各业务部门的合同资料由各部门自行管理。37. 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，经办人员应及时将上述有关资料整理清楚，及时存档，以上资料不得随意得置、销毁、遗失。八、责任38. 各合同承办部门违反合同管理相关规定并造成损失的，依法追究经办人和责任领导的责任。39. 因故意或