行政管理制度(附表格).doc

国房 行政管理制度GF- XZ- A001 行政管理制度 目录 等一章 证照管理制度1.8页 第二章 收文管理办法9.11页 第三章 发文管理办法12.14页 第四章 合同管理办法15. .18页 第五章 档案管理办法 19. .26页 第六章 公务车辆管理办法27.29页 第七章 会议管理办30.32页 第八章 印章管理办法32.32页 第九章 商业秘密管理办法34.36页 第十章 来宾接待管理办法37. 38页 第十一章 电脑设备管理办法. 39页 第十二章 出勤管理办法40. 42页 第十三章 请假管理办法 43.48页 第十四章 出差管理办法 . .49页 等一章 证照管理制度 总 则为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作，发放、回收印章及证照，监督印章及证照的保管和使用。第二章 公司印章、证照类别说明一、印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印章。二、证照包括公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、银行账户、税务登记证及公司开展经营活动所需的其他证照。第三章 公司印章、证照保管一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；财务专用章由公司财务部管理。各管理部门必须设专人进行管理，特殊情况不能按以上岗位规定管理的，由公司负责人安排专人进行管理，各部门章由部门负责人管理。二、公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由公司行政管理部负责统一管理，管理落实到个人。三、公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。第四章 公司印章、证照管理一、印章、证照使用前应填写公章使用登记表或证照使用登记表（见附件1、2），并报行政部负责人审批。对于重要文件，如合同、协议、对外承诺等文件，必须填写印章、证照使用申请单，由部门负责人、总经理签字后，方可使用。二、对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）。三、证照的使用管理1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写证照使用申请表写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过7天。4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。四、印章的使用管理1、印章的刻制、启用（1） 公司各部门需刻制印章时，按要求填写印章刻制申请表，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。（3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。（4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。（5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。2、印章的使用、停用（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。（3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写用印登记表，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可使用，事后补办手续。（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发关于停止xx印章使用的通知。（8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。3、用印的方法（1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。（2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。五、正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理：1、使用人填写印章、证照使用申请单，由部门负责人、总经理签字。2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。4、公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写印章、证照使用请示单，行政部负责人签字后方可使用。六、证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项清点移交。第五章 介绍信管理一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。二、保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。三、严控开具盖有公章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。四、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。五、介绍信存根应存档备查。第六章 证照的年检公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理：1、行政类证照由行政部门专人负责办理。2、财务类证照由财务部门专人负责办理。3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。二、根据企业年度检验办法第五条的规定，年检起止日期为每年的3月1日至6月30日。登记主管机关在规定的时间内，对企业上一年度的情况进行检查。行政部负责人应当于3月15日前向登记主管机关送报企业年检材料。第七章 相关责任 一、 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。二、 证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。三、 公司有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚：1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对责任人给予500元罚款，后果严重的加倍处罚并给予扣除全年绩效工资的处分。触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按时办理的，给公司造成损失者，视情节轻重进行200-500罚款。3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定，造成不良后果的，视情节轻重进行200-500元罚款。4、不按公司证照管理办法使用证照而被投诉，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对责任人给予300元罚款。5、印章、证照借出期间，要妥善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款300元。此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。7、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。8、超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款500元；造成严重损失和影响者追究其法律责任。第八章 附则一、本制度由行政部门负责解释及修改；由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、本制度自下发之日起实行。49 公司公章使用登记表 日期用章缘由使用人姓名公司领导签字 备注公司证照使用登记表日期使用缘由使用人姓名公司领导签字备注 第二 收文管理办法深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ-A 002名 称收文处理办法页 数9/49第1条 本办法所指的文件是 1. 外部社会机构与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函。2. 公司内部公文。第二条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。1. 集团公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件，均由文秘人员统一签收，开拆，登记，粘贴文件处理单后，按不同类别进行分类处理。2. 对于阅件，行政部门可直接送领导或有关部门阅示。3. 对需要办理的公文，应先送行政部经理签注拟办意见，再呈本单位领导批示。行政部经理在签注拟办意见时，认为不需送领导批示的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门办理。4. 各单位或部门收到急件时，应马上处理，一天内答复，一般要办理的文件，三天内应办理，最迟不能超过七天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。5. 注有密级的文件，行政部在送有关部门传阅或办理时，应严格禁止对文件进行复印。6. 加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的收文，要认真督促、催办，避免积压或漏办。各分（子）公司、各部门对上级发出的文件，需要及时汇报贯彻执行情况。附件收文登记表收文处理 收文登记表收文号收文来文单位来文字号文件标题附件份数密级缓急承办单位签收人复文号归卷日期归入卷号备注月日收文处理单来 文 单 位日期字号内容摘要：附 件主办部门 拟办意见： 领导批示：办理结果：归卷日期归入卷号第三 发文管理办法深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ- A002名 称 发文处理办法页 数12/49第一条 本公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通报、通告、决定、函、会议纪要等。第二条 以分（子）公司名义向集团公司呈报的请示、报告以及集团公司发布的文件等，发文字号为：XX司字【XXXX】第XX号。一般工作联系或业务往来可采用便函方式。第三条 公文制发承办人拟稿后，由行政部门将发文稿纸附于清样之上并随文运转。如文件涉及多个单位或部门时，由主办单位与有关单位协商，会签；会签单位在发文稿纸中的会签部分签名表示同意。公文在签发前，须由单位负责人和行政部门审核；行政部门有权对文稿进行修改，内容不符，格式不正确的文稿应予以退回；单位领导终审后签发文件；分（子）公司对外的重要发文，须报集团公司行政策划部审核，否则不得擅自发文。第四条 行政部门负责定稿的缮印、用印或送交领导人签署。第五条 行政部门负责发文的登记、传递或公布。有价值的发文草稿、定稿连同发文稿纸一道整理归卷。第六条 行政部门应对重要发文进行查办，督促收文单位解决有关问题或贯彻落实文件精神。附件发文稿纸发文登记表发文登记表顺序号日期发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份数印章用印人批准归卷日期归入卷号备注月日发文稿签发：核稿：会签：标题：主办拟稿人：单位负责人：附件：主题词：打字：校对：准印：发文号：国房行字 第 号 年 月 日印发归卷日期归入卷号第四 合同管理办法深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ- B001名 称 合同管理办法页 数15/25第一章 签订第一条 签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。第二条 对外签订经济合同，除法定代表人外，签约人必须持有法人委托书，而且必须在授权范围内行使签约权，否则无权签约。第三条 对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗旨。第四条 在签订经济合同之前，相关责任人必须认真了解对方当事人的情况，确保所签合同有利、有效。第五条 合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。第六条 合同一律采用书面格式，有行业标准合同的，按标准执行。 第七条 合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表述须清楚、准确。第八条 合同内容应注意的问题1. 金额在3000元（含）以上的采购和交易应签订书面合同，特殊情况经批准可采取其它方式约定有关事宜，不签定书面合同。2文首部分，须写明签约双方的全称、签约时间和签约地点。3正文部分，须具体明确双方享有权利及承担义务，合同标的的具体情况，明确付款方式及违约责任等。4结尾部分，须使用公章或合同专用章，不得使用财务专用章或业务章。注明合同有效期限。凡金额在10万元以上的合同，必须一式陆份。第二章 合同审批与签定第九条 合同审查程序1部门负责人对合同的真实有效性予以审查。2分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。3本公司法律代表或法律顾问对合同的严密性和合法性进行审核。以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承担相应责任。第十条 合同的批准对于标的金额在10万元以下、定金或预付货款在1万元以下的合同，由分（子）公司总经理负责签定；标的金额在10万元以上、定金或预付货款在1万元以上的合同，须同有关资料、附件等，报集团公司行政策划部、审计部、财务部会审，并经董事长审查并授权签定。第十一条 合同评审对于分（子）公司与外部单位进行联营、合资、合作，或者是标的金额在50万元（含）以上、对公司经营发展有重大影响的合同，由分（子）公司总经理报集团公司领导、财务部、审计部、行政策划部进行联合评审，确定方案后交公司董事会审议。对于集团公司的对外项目，由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。第三章 履行和跟踪管理第十二条 合同签订后即具有法律效力。与合同有关的部门、人员都应该严格执行合同所规定的义务，确保履行。第十三条 合同履行完毕的标准应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般以物货交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第十四条 各分（子）公司总经理须密切关注合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。第四章 变更和解除第十五条 因不可抗力或其它原因需要变更或解除合同的，应在法律规定的期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。第十六条 变更、解除合同必须符合有关法律的规定，必须维护公司合法利益。第十七条 变更、解除合同的程序与审批程序相同。合同经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门备案或经公证处重新公证。第十八条 变更、解除合同一律采用书面形式。第十九条 变更、解除合同前仍应严格履行原合同。第二十条 因变更、解除合同而使当事人的利益受损的，除法律允许免负责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第五章 纠纷处理第二十一条 在履行合同过程中如与对方发生纠纷，应按有关法律法规和本办法妥善处理。第二十二条 合同纠纷原则上由承办部门负责处理。涉及内部多个单位的，可以协商或由集团公司确定一个单位牵头负责处理。第二十三条 合同处理应在双方友好协商的基础上解决争议。第六章 合同文本管理第二十四条 合同签订之后，原件、附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管，如工作需要，其它部门可以持有复印件。行政部门负责已公文管理程序上已处理完毕合同的整理和归卷工作。 第七章 责任承担第二十五条 未按合同管理办法所定标准程序所签订的合同，一律无效，因此而造成的一切损失由签约人承担。第二十六条 因疏忽大意、不负责任导致所签合同损害公司利益的，按合同金额的1050%赔偿公司损失，并给予记过处分和5005000元/次的罚款；给公司造成较大损失的，除赔偿损失外，予以除名。第二十七条 在合同签订和履行中假公济私、谋取私利者，按合同金额的20100%赔偿公司损失，并以开除论处。除赔偿损失外，触犯刑法的，移送司法机关处理。第二十八条 因个人原因，未能及时检查合同履行情况，致使公司遭受损失的，给予责任人记过处分和10008000元的罚款。附件：合同会签单合同会签单合同名称（全称）合同编号经办部门经办人报送时间法律部门意见（行政部、法律顾问） 年 月 日财务部/审计部意见 年 月 日总经理意见 年 月 日董事长意见 年 月 日深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ- C001名 称 档案工作管理办法页 数19/49第四 档案工作管理办法第一章 总则第一条 为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。第二条 我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。第三条 集团公司及各分（子）公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。第四条 立卷归档以我公司各部门、各分（子）公司产生的文件材料为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。第五条 按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章 档案类目 案卷编号 第六条 档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第七条 如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。第八条 同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。第九条 案卷索引表中的档案号的表示方式如下X1X2X3X4其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。第十条 档案分类编号表确定了集团公司及分（子）公司立卷类目。第十一条 立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第三章 平时归卷第十二条 公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。第十三条 行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在收发文登记薄上注明。第四章 案卷整理 目录编制第十四条 案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则。第十五条 档案管理部门须编制完整的卷内文件目录、案卷索引表、分类文件目录表，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。 第五章 调卷第十六条 员工因业务需要调阅档案时，应填写档案调阅申请单，并经审批。在档案室当场借阅者，免填档案调阅申请单。第十七条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。第十八条 档案调阅申请单以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。第十九条 调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。第二十条 调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经行政部门主管同意。调阅设定密级的档案，必须呈请总经理批准。附件档案分类编号表卷内目录表备考表案卷索引表分类文件目录表档案调阅申请单档案分类编号表1、公司档案序列编制模式公司档案分类深度设二级类目，范围分九大类，65个子目，具体类目及分项内容与代码为：A 行政管理（A为大类代码，下同）A1 规章、制度、办法、守则（失效件在原件上加盖失效印）A2 文件（按收发日期顺序编排）A3 战略规划A4 目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析等）A5 企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）A6 监察、审计与处分、处理A7 各类项目方案（可研报告，市场调查、分析、预测等）A8 公司各种证照，公司设立、变更资料A9 公司财产A10 诉讼A11 其他B 合同（协议）B1 项目合同（含租赁、合作、转让、经营管理等）B2 劳动人事合同（失效件加盖失效印、标准时间）B3 购销合同B4 工程合同（含设计、施工、监理等）B5 营销合同（含广告、宣传等）B6 商品房销售合同B7 公司物业租赁合同B8 其它合同C 人力资源C1 工资福利、劳动保险C2 员工档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）C3 人力资源信息库（注：不作明确分类，但归档应分类集中）C4 员工培训、学习C5 人事合同（失效的加盖失效印、标注时间）C6 其他（含参考文献、法律法规）D 营销D1 营销策划、方案（含销售资料、调查报告等）D2 广告媒体D3 重点客户资料D4 售后服务、物业管理D5 营销合同D6 其它（含参考文献、法律法规）E 财务管理E1 凭证E2 帐薄E3 财务报告（报表、财务情况说明书）E4 预决算资料E5 报税资料E6 财务合同E7 其它F 工程技术F1项目资料（可研报告、国土、规划、报建、立项、政策文件等）F2 项目技术资料（设计、规划方案、图表、技术文件）F3 工程管理 F4 工程合同F5 其它（法律法规，已失效的加盖失效印）G 客房业务G1 服务 G2 布草 G3 PA G4 员工管理 G5 重点客户资料 G6 其它H 餐饮业务H1 服务H2 厨房 H3 员工管理 H4 重点客户资料 H5 其它I 其它业务卷 内 目 录档号：顺序号文 号责任者题 名日期页 号备 注卷内备考表单位名称： 立卷时间：案卷目录号： 案卷号：立卷人： 监督人：本卷内的文件张数：本卷内需说明的情况： 案卷索引表 序号案卷号案卷题名建档日期储存 位置保存期限 分类文件目录表顺序号案卷号文件号文件标题 （文件内容）责任人归卷日期备注档案调阅申请单 编号： 申请部门部门负责人调卷人/ 经办人档案名称及代码用途是否设密及密级调阅时间行政部经理审批总经理审批归档记载管档人深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ- C001名 称 公务车辆管理办法 页 数27/48第五 公务车辆管理办法 第一章 适用范围第一条 公司车辆等的使用、保养、修理、事故处理，均适用本办法。第二章 车辆使用第二条 每辆车由指定专门的驾驶员负责驾驶，非公司驾驶员不得驾驶公司车辆。第三条 因公务需要用车，由行政部门统一调度，长途出车，应事先填写派车单；市内出车，须在出车记录表上详细登记。车辆返回后，驾驶员将派车单填写完整，并由用车人签字认可，作为报帐附件。第四条 驾驶员在车辆使用前应对车辆作车况检查，如有故障或损坏等，应立即报行政部门处理。第五条 不出车时，驾驶员须将车停放于指定位置，并做好安全防范工作，如因失职造成损失，责任人应负责赔偿。第三章 保养 第六条 司机必须时刻保持车辆干净整洁。第七条 车辆零件设备由该车驾驶员负责保管，须保证完好。第四章 修理第八条 凡公司车辆的修理或保养事宜，除紧急状况外，司机应事先申请，在获得批准后，方可在行政部其他人的陪同下，送公司指定维修厂维修或榜样。 第九条 公务车行驶途中，发生故障，需紧急送修的，应先报所在行政部门负责人核准。第五章 事故处理第十条 驾驶员应遵守交通规则。公司车辆因公违反交通规则时，如为司机个人过失，其罚款由当事人自行负担；如因车辆本身原因或由不可抗拒因素造成，罚款由公司负责。第十一条 车辆如在途中发生交通事故，司机应及时向交警和保险公司报案，并即刻与所在单位行政部负责人联络，行政部负责人应派人前往现场协调处理。第十二条 与交通事故有关的保险理赔作业，当事司机应配合行政部负责处理。第十三条 未经公司许可，擅自使用公车者，所发生事故与公司无关，由当事人自行承担一切责任，公司保留进一步追究其责任的权力。第六章 费用管理第十四条 由财务部门根据车辆的使用情况核定费用计划和备用金标准，行政部为每辆车建立费用档案和维修档案；经行政部审核之后，司机方可报帐。第十五条 集团内车辆的调配使用，用车单位应向集团公司行政策划部申请，发生的费用由用车单位承担，其结算方式和程序按财务制度执行，司机要认真作好出车登记。派车单 编号： 用车申请人目的地车号用车时间月 日 时至 月 日 时事由行政部使用人签字使用情况记载（由司机填写）路桥费里程表起油料费止出车记录（适用于市内） 车号/车型： 司机：序号时间事由里程数路桥费使用人 签字起始车辆修理/保养申请单申请人车牌上次修理/保养时间上次维修/保养项目对应金额本次维修/保养项目序号项目费用预算合计金额审核批准深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ- C001名 称 会议管理办法 页 数30/49第六章 会议管理办法第一章 总则第一条 目 的为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。第二条 适用范围本公司及分(子)公司会议之管理,均依照本办法。第三条 权责单位1、行政策划部负责本办法制定、修改、废止起草工作。2、总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 第二章 会议分类第四条 公司级会议：系由公司决策层、管理层、公司各级员工参加的关于讨论公司事务的会议；包括公司股东会、董事会、全体员工大会、管理人员会议、民主评议及工作述职会议等。第五条 部门级会议：系由公司各部门组织召开的，有关部门工作内容的会议；包括部门工作会议、班组会议、部门协调会等。第六条 专题会议：系为解决工作中问题而召开的专门会议，包括工作例会、经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会、技术交底会、研讨会等。第三章 会议组织第七条 组织者公司级会议均由行政部门统一组织，其他部门、专题会议、各部门自行组织，行政部门协助。第八条 准 备1重要会议以下事项经公司领导批准后，会议组织者进行会议准备：（1） 会议名称；（2） 会议主旨和目标；（3） 会议议程；（4） 会议时间；（5） 会议地点；（6） 会议议程；（7） 会议主持人；（8） 出席人员（名单）；（9） 会议预算；（10） 接待工作说明；（11） 现有筹备情况及进展；（12） （可能）存在的问题、解决方案及要求；（13） 筹备时间进度表。2. 一般会议公司召开例会、专题会议，由会议组织人提出申请，经公司领导批准后召开。会议组织人可口头或电话通知与会人员，告知会议事项。3. 与会人员与会人员应做好有关的准备工作（包括熟悉会议材料、拟好提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、备好笔记本等）。第四章 会议纪律1按时参加，不得迟到、缺席、早退；因特殊原因无法出席的，须提前向会议组织者请假并得到批准。2应关闭携带的通讯设备。3不大声喧哗、不交头接耳、不做与会议无关的事情、不准吸烟、吃零食、嚼槟榔等。4 保守公司秘密，遵守相关保密规定。第五章 违规处罚1会议组织者因工作失误，影响会议举行，视情节轻重罚款50500元/次。2无特殊原因缺席者，按旷工一天处理，早退者按旷工半天处理；无特殊原因迟到者，在会场站立3分钟时间，并给予罚款。具体标准为：部门经理（含）以上人员迟到10分钟以内罚款50元，10分钟以上罚款100元，部门经理以下人员减半。3违反规定使用通讯工具，每次罚款50元。4违反第四章第3款之规定者，每次罚款30元。5违反第四章第4款之规定者，按相关规定处理。6违规处罚由行政部门人员执行，无行政部门人员参加的会议由会议主持人执行。深圳国房基金管理有限公司文件编码GF- XZ- C001名 称 印章管理办法 页 数2/5印章管理办法第一章 适用与刻制第一条 本办法适用于公司行政章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章的管理。第二条 印章统一由行政部门依法刻制。第二章 保管第三条 实行专人负责保管的制度。第四条 公司行政章、合同专用章由行政主管保存；财务专用章由财务主管保存；法定代表人章由出纳保存；部门章由部门负责人保存或由行政部门统一管理。第五条 责任保管人与行政部门经理办理印章交接手续。第三章 使用第六条 集团公司行政章和财务章的使用须报集团公司相关负责人批准，重大事项报总经理核准。各分（子）公司印章依此执行。第七条 所有印章原则上不得外带使用。确因工作需要，须经行政部门经理报总经理批准，并按确定的用途使用，使用完毕即行归还。第四章 责任第八条 保管人应妥善保管依本办法确定由其保存的印章，不得遗失，毁损，不得擅自使用。第九条 使用人应按确定的用途使用，不行擅自改变使用用途。第十条 如违反上述规定，每次处以相关责任人500元罚款，并记入公司员工考绩档案；如给公司造成损失，还须承担相应的经济责任；如违反法律法规，须承担相应的法律责任。 工装管理办法第一条 制作与发放1员工在交纳工装费并办理完毕入职手续后，由行政部门安排定制。2员工工装统一由公司定制，个人管理。第二条 员工在工作时间应按要求着装，佩带企业标识。不按规定着装者，由相关部门须要求其立即纠正，并以50元/次进行处罚。员工应保持着装整洁电话（传真机）使用规定第一条 公司电话（传真机）须妥善保管并合理使用。第二条 电话（传真机）使用须遵循必要、节约的原则。未经允许，外来人员不得使用本公司电话。第三条 严禁公话私用，违者视情况给予经济处罚。第四条 接、拨电话应文明礼貌，不得高声喧闹，不得出语粗俗。接电话时的标准用语为：“您好，XXX（所在公司或部门名）”。第五条 拨打长途电话尽可能地使