办公秩序管理办法.doc

关于下发大新华北方物流有限公司办公秩序管理规定的通知公司各单位： 为了切实加强办公秩序、严肃办公纪律，创造良好的办公环境，提高办公效率，现下发大新华北方物流有限公司办公秩序管理规定，请各单位遵照执行。特此通知 二一年十一月四日 大新华北方物流有限公司办公秩序管理规定 一、总则 为加强公司劳动纪律的管理，规范公司员工行为，充分展示公司员工的精神面貌，建立和维护良好、和谐、有序的工作环境和办公秩序，保障各项工作的顺利开展，按照环保、节能、人性化等理念，特制定大新华北方物流有限公司办公秩序管理规定。 本规定适用于新华北方物流及下属各单位。二、定义职能部门：包括大新华北方物流及下属分公司、办事处等总部职能部门。一线部门：包括各下属分公司、办事处在港口、分拣中心、仓库等一线岗位工作的部门。二、作息规范 工作时间公司职能部门参照国家规定的“每日工作时间八小时，每周工作时间四十小时”的标准工时，执行每日七个半小时的作息制度，具体工作时间为：星期一至星期五的上午8:30-12:00，下午13:30-17:30。各单位一线部门根据业务实际情况，对个别因工作性质需机动作业的特殊岗位（公司领导及下属公司负责人、外勤、现场、司机等），实行生产值班或其它作息制度（具体以各单位下发的相关规定执行），采取轮休、调休、弹性工作时间等方法，以保证个人应享有的休息权利。 公司干部员工必须严格遵照公司作息时间规定，不得无故迟到、早退和旷工，实行打卡考勤的单位员工上下班必须打卡考勤。员工当日未打或漏打卡者，视为迟到或早退。因公或特殊情况不能按时上下班的，须填写情况说明经部门经理书面同意后，报各单位综合管理部备案。员工休假、事假、病假必须按规定提前报批。 在上班开始时刻，所有干部员工必须到达个人办公区域并打开电脑，仍在停车场、电梯内、楼道等区域逗留的均视为迟到。 所有干部员工上班时间无正当理由或请假未经批准，不得擅自离开工作岗位，否则按旷工处理；确因工作原因离开办公室的，应向部门经理说明情况并征得书面同意后方可外出，并同时告知因何事外出、用时多少及联系方法，抄送各单位综合管理部备案。三、言行规范 上班时间应时刻保持精神饱满，坐姿端正，站姿挺拔；工作作风要严肃紧张，有条不紊。对待同事要真诚、谦虚、有礼，对于工作上的询问和请求要主动热情、积极响应。 上班时间禁止在办公区域就餐、吃零食；办公区域、卫生间等禁烟区域内禁止吸烟。 上班时间办公区域内提倡文明办公，说话应尽量保持安静，不得大声谈笑、打闹、喧哗妨碍他人工作，不说脏话、粗话，不评头论足，举止端庄得体，严禁打架斗殴。 上班时间禁止聊天、玩电脑游戏、收听音乐、广播，不得在工作时间阅读与工作业务无关的报刊、书籍等。三、接待规范 对待来访客人态度要自然、大方、热情、稳重，做到微笑服务。客人来访时，接待人员应立即从座位上站起，有礼貌的说“您好”并问明来意与客人谈话时应讲究礼貌，站姿端正，用心聆听，语气温和文雅，语言表达恰当，即使来人出言不逊或听到批评意见时能冷静对待，也不要与其发生争执、争吵，应通过有关部门或领导妥善解决。 有上级领导及重要嘉宾到访时，所有干部员工应起立问好并鼓掌迎接。办公区域遇见公司领导，应面带微笑、主动起立问好；如在楼梯或电梯遇见领导，要主动问好并请领导“先进先出”梯箱。 在工作时间内，员工应避免私人会客。如必须会见，要尽量缩短时间，并注意不影响他人工作。四、通话规范 上班期间，所有干部员工要讲普通话并使用礼貌用语，语气温和、语速适当，非工作原因不得说方言，禁止辱骂客户和同事。 办公电话在铃响三声内及时接听，接听电话时语言要礼貌规范，首先问候“您好，大新华物流” 、“请稍等”，语调要平和、语气要亲切，体现公司企业文化精神。同一办公区域其他无人办公桌电话响起时要积极接听。来电指名找人，应迅速把电话转给要找的人（座机转接方法：字母R+后四位分机号码）；如果不在，应明确告诉对方，并请来电者留下姓名、单位及联系方式等以便转达。 若正在通话当中有人来访，则以造访者优先，应当请正在通话的客人留下姓名、电话和事由等以便回复。通话中如需和同事讲话，应有礼貌的说“请您稍等”，捂住话筒，小声交谈。电话交谈完毕等对方挂断电话之后再轻轻放下话筒，不允许不等对方说完就挂电话。 接听电话时，应长话短说，单次通话时间原则上不得超过20分钟（长途电话、市区电话），一般的工作讨论和协调，可通过邮件等方式；没有要事，不在工作时间内打私人电话，不用公费打私人国内、国际长途电话；保持通信工具24小时畅通；不得使用公司传真机、复印机等办理私人事务。 禁止使用办公电话拨打各类信息台电话，违反者将进行通报批评并处以话费发生金额的10倍罚款。 各部门电话按照“谁使用，谁负责”的原则，如未落实到个人，则使用责任为部门经理。各单位综合管理部应定期对办公电话、传真机等使用情况进行检查，如发现违犯上述规定的，则对电话责任人予以相应处罚。五、工作作风规范 及时处理来信、来电和来访；对下级的请示或请求，一般问题一天内，重大问题三天内给予答复，紧急问题及时解决；一时难以办到的事要耐心做好说明和解释工作。 参加会议不迟到、不早退，会议期间通讯工具应关机或保持静音状态，认真听讲，不交头接耳，不打瞌睡，不阅读与会议内容无关的报刊杂志等。 积极参加公司组织的学习、培训和讲座，准时出席，认真听讲。公司鼓励员工利用业余时间积极自学或参加各项培训。六、办公规范 各部门经理为本部门办公秩序管理责任人，负责组织本部门员工按照办公秩序要求对责任区域进行规划和调整。各责任人应按以下要求对责任区域内的办公设备、物品进行整理：各责任区域内办公设备、物品摆放美观、整洁、统一，同一办公区域内的办公设备、物品摆放应有统一的要求、标准及风格，避免杂乱无章。 员工个人应保持办公桌面整洁和统一，办公桌面原则上只能摆放办公设备、工作用品、文件以及必要的个人物品（如水杯），不得摆放食品、化妆品、玩具以及其他与工作无关的报刊杂志等物品；办公桌下或推柜内不得摆放鞋子或其它杂物。下班离开办公室时，应主动将办公椅推到桌下。 保持个人办公桌面、办公设备（电脑、打印机、复印机、文件柜等）及周围地面的清洁卫生，纸屑、垃圾等应放置在垃圾筐内，不得随意丢弃。员工个人使用的办公桌椅、办公屏风等如有破损、脏污，应及时清洁、报修或更换。 各部门的闲置、报废设备应及时清理，并交由公司资产管理员统一安排放置在库房内，不得在办公区域（办公桌）、过道、消防通道等处堆放闲置或报废设备。 公司各类库房内物品应摆放整齐、方向一致，文件柜顶部不能堆放物品。电源线、电话线和网线应进线槽，捆扎整齐。 七、卫生规范 楼梯间、厕所、走廊、消洗间等公共区域被视为物业保洁部门负责区域的，所有干部员工应自觉保持好卫生：不得在大厦走廊、厕所内吸烟、乱丢烟头、废纸等杂物，不乱洒水，大、小便后自觉冲水，进出厕所随手关门。所有干部员工要自觉保持办公区域内外、办公室及过道等区域的墙壁完好干净，禁止在墙壁和办公设备上乱写乱画，不得张贴与企业文化和实际工作无关的字画和图片。 公司内部办公区域的卫生由各部门包干负责打扫，各部门应安排好卫生值日表，每天安排员工打扫各自卫生区,每天倒纸篓、扫地、清洁柜台及柜台上方的玻璃、清除地面上的污点、保持饮水机表面清洁、储水槽内无污水。 每月末各部门应集中打扫卫生一次，擦净桌面、微机显示器和键盘，清理地插、角落等处的灰尘，处理废纸、废品等。 每逢节日休长假以前，公司各单位应安排大扫除，各部门各司其责，将内部卫生整理干净，保持良好、整洁的工作环境。 八、仪表规范 上班时间男士应穿西装、衬衣（要求扣好领扣）、长裤、深色皮鞋并系领带，不得外穿牛仔裤、背心和短裤，不得穿休闲凉鞋、拖鞋、运动鞋等；女士穿裙装或套装，不得穿无袖上衣、吊带裙、牛仔裤和长度短于膝盖的超短裙，不得穿拖鞋（没有后帮或鞋带、走路时不跟脚的鞋子视为拖鞋）。公司员工在办公区域内的着装必须符合以上标准，不得以休假、出差、培训等理由在办公区域内穿着不符合标准的衣物。 保持个人卫生，注重个人形象。男士不留长发（不盖耳、不遮衣领、不留大鬓角、不烫发、不染彩发、不剔光头），每天梳理整齐并经常洗发，胡子应经常修剪；女士化妆应给人清新自然的印象，不能浓妆艳抹。 上班时间所有干部员工必须佩带工作牌，使用公司统一制作的挂绳和封套并挂胸前，不得被衣物遮掩或放入衣兜内。 出席公司各类重要会议、活动和商务会谈，与会人员应按会务活动通知要求着装。一般性会议按平常工作要求着装，其他商务、场合、休闲场合的着装要求如下表：着装类别着装标准适用场合备 注正装男士：深色西服套装、白色长袖衬衫、领带、黑色皮鞋。女士：有袖、下摆长于膝部的裙装或庄重套装。商务场合商务场合：重要会议、活动、庆典、签字仪式、新闻发布会、商务谈判等场合。社交场合：一般活动、宴会等场合。休闲场合：娱乐活动或出席晚会常装男士：白色长袖衬衫、领带、深色西裤、黑色皮鞋。女士：有袖、下摆长于膝部的裙装或庄重套装。商务场合社交场合简装男士：短袖衬衫、长袖衬衫、领带、长裤。女士：下摆长于膝部的裙装或套装。社交场合便装男士：应时T恤衫、短、长袖衬衫、裤装。女士：休闲装。休闲场合九、信息规范 凡公司有专线连接的办公区域，原则上不受理ADSL及拨号或其它网络接入INTERNET,严禁未经审批在公司有专线连接的办公环境中通过拨号接入INTERNET。 各部门公务出差较多的员工，可申请开通VPN帐号权限，公务外出期间通过VPN方式登陆集团E网处理个人事务。禁止员工将个人帐号借予他人使用，对于有VPN及基于WEB权限或公司重要系统帐号的员工，务必要妥善保管好自己的密码。 不允许在办公电脑上安装游戏、聊天等及与工作不相关软件，不得发送与工作无关的邮件，禁止在工作时间登陆与工作不相关网站如股票、色情、游戏、聊天等。 严禁将公司重要数据通过U盘、刻录光盘带出公司，如工作需要，必须通知并征得所在部门领导或归口管理部门的书面同意，否则视为违反公司信息安全规定。 公用笔记本或需要在公司办公区域外环境使用笔记本电脑的，须妥善保存公司重要数据。 各部门员工不得私自打开主机箱盖和拆装办公电脑，不得拆卸他人或闲置的办公电脑。十、安全规范 员工下班离开办公室前要关好门窗，切断照明、电脑、复印机、饮水机等电源，锁好抽屉、保险箱，切实加强防火、防盗等安全工作。 员工应妥善保管好办公室（文件柜）钥匙、电脑（保险柜）密码、业务资料、商业信息，未经允许不得翻阅他人资料；长时间离开座位时，应收拾好桌面上的文件资料以及相关设备，防止泄露公司机密。 每逢节日休长假以前，公司各单位应开展安全检查，排除安全隐患；一线生产部门要定期组织安全教育培训，提高安全意识。十一、节能环保规范 所有干部员工应树立“节约光荣、浪费可耻”的思想，提倡绿色环保的办公习惯，讲究公共道德，爱护公司财产。 在公共办公区域内应节约水电和易耗办公用品。办公用品及易耗品，不准私拿乱用, 尽量使用双面打印或双面复印，杜绝浪费。 办公区域应尽可能利用自然光照明，节约用电。空调打开时应关闭门窗并拉下窗帘、空调温度设置应不低于26，电脑连续2小时以上不使用时应主动关机等。 办公区域可根据实际情况摆放一定数量的绿色植物，但是应确保绿色植物干净无污染、无坏死。十二、检查制度 海航集团办公室、大新华物流办公室、大新华北方物流综合管理部是办公秩序检查的主管部门；大新华北方物流各下属分公司综合管理部是办公秩序检查的责任部门。 各责任单位应至少每月对责任区域内的办公秩序情况进行自查和督促，各主管部门将采取不定期方式进行交叉检查。 检查情况应登记在检查情况登记表（见附件）上，并由当事人签字确认。十三、通报及处罚办法 海航集团办公室、大新华物流办公室牵头进行的办公秩序检查，由海航集团办公室、大新华物流办公室负责在集团、大新华物流范围内进行检查结果通报。由大新华北方物流综合管理部组织的办公秩序检查，由综合管理部在大新华北方物流公司范围内进行检查结果通报。 大新华北方物流综合管理部负责根据有关规定，对检查中发现的违规现象进行处理。由海航集团办公室、大新华物流办公室牵头的办公秩序检查的处理结果，还需在办公秩序检查通报下发后一周之内通报给集团办公室、大新华物流办公室。在检查中违反1次办公秩序管理规定的由综合管理部给予通报批评处分，连续2次违反办公秩序管理规定的最高扣发当月50%绩效工资，连续3次（含）以上违反办公秩序管理规定的最高扣发1个月绩效工资。情节恶劣、后果严重的给予扣发2-3个月绩效工资或降级，直至解除劳动合同的处分。 各单位负责人对于本单位办公秩序应负管理责任。每次检查中各单位若有违反办公秩序的情况，该单位负责人需承担管理责任。若每次检查中一个单位出现多人次违规情况，则根据其中最重情况给予该负责人同等处分，但不重复累计处分。 十四、附则 本规定未尽事宜，参照海航集团、大新华物流相关规定执行；各单位根据业务需要制定的相关