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文档简介

会议室使用改进方案一、改进目的开会似乎是冗长枯燥的代名词，大多数人一听到开会的消息，不是欢欣鼓舞，相反更多的是愁眉苦脸。有人曾这样描述单位开大会的场景，“开会二十分钟了，10%睡了，20%翻阅宣传材料和看手机，20%左看看右看看，20%目光呆滞，其余在上述状态中徘徊。”数据未必准确，但开会时上班族开小差、干杂事是常有的事。开会时参会人员的积极性被调动不起来，发言人阐述的会议要点也没有被有效执行，会议效率和结果转化率一直都不理想。因此，为了改变现有的不良状况，公司决定对现行的会议室制度进行深化改革，以优化会议流程，提高会议效率， 同时也期望所有的同事积极密切地配合。二、改进对象会议室指1号会议室、2号会议室和3号会议室。其中：1号会议室：可容纳20人左右，空间较大，有投影仪，视频电话，适合公司会议、集体培训或部门内集体会议等；2号会议室:可容纳810人，空间适中，有投影仪，适合部门内部会议、员工培训和招聘面试等；3号会议室:可容纳46人，空间较小，适合员工工作面谈、招聘面试等。三、实施方法1）布置装饰会议室内部环境1.在会议室的墙上张贴关键词海报，例如：高效、简洁、快速、精简;2.每个会议室至少放置一盆绿植，净化空气，舒缓紧张气氛；3.不在桌上放置太多杂乱的东西。2）制定会议室使用规范1.每次使用会议室之前必须至少提前3小时和前台预订，并明确注明使用时间；2.严格控制会议时间，禁止拖堂，可使用闹钟来提醒会议时间，若有超时，则减少一次会议申请机会（各部门每周有三次会议申请机会）；3.3号会议室不设置椅子，不允许携带电脑和投影仪，所有与会人员都必须站立发言、讨论，只能携带笔和纸用以记录，以提高所有人的注意力，提升会议效率；4.所有开会的人不允许携带杯子和零食进入会议室，违者全公司通报批评，并记录到该员工的当月绩效考核中；5.会议力求快捷简练，不拖沓，不讲废话，尽量不在会议期间讨论话题；6.对于违反规定的部门或个人都要惩罚，违反一次，打扫一天所有会议室；对于有好的想法或做法可以提升会议室使用效率的部门或个人要提出奖励，形式可以分为物质奖励，精神奖励。3）设定会议制度，要求所有人必须建立起严格的时间观念1. 申请流程(1)部门或个人到前台处查询会议室的使用状况；(2)部门或个人向前台申请并提出使用会议室的大小的要求；(3)前台根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在会议室使用登记表；(4)前台将会议室使用登记表张贴在会议室指定位置处；(5)部门或个人按时间使用会议室。2.交还流程部门或个人使用完毕后，前台检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求
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