WI-013-办公室管理规定.doc

鹤山市新红阳实业有限公司行政规章制度文件编号WI-AD-013版本号A/0 HESHAN HOME YOUNG FURNITURE办公室管理规定页/次第4页 共4页1、 目的1-1规范办公室秩序，创建良好的办公环境和工作氛围。1-2明确办公人员行为，塑造良好的公司形象。2、 管理权限2-1本规定的管理责任者为人力资源部、行政部分管领导。2-2本规定的实施责任者为人力资源部、行政部和办公楼各部门经理。3、 用语定义办公室：本规定的办公室是指办公楼各部门办公区域。4、 内容4-1着装、形象、礼仪4-1-1上班时间统一着职业装（因出差等特殊情况例外）：热天：白色衬衫，深色或浅色裤子；可穿凉鞋（严禁穿拖鞋）。冷天：外套深色（蓝、黑）西服，男士尽量穿衬衫打领带。不得浓妆艳抹，不得脱掉鞋子办公。出差或新进驻外人员按特殊情况处理。新进非驻外人员未来得及购置服装的，热天允许暗格和近似白色衬衫，冷天可以穿其它深色服装（禁止大红大紫或白色）。相关要求详见厂服管理规定。4-1-2讲究文明礼貌，相互谦让；禁止吵闹，甚至打架。4-1-3掌握必要的社交礼节，见面相互问候，或致点头礼，特别是对来访者更要意识到作为新红阳人应有的姿态。4-1-4举止文雅、言行有礼，遇见客人主动问好。4-1-5保持安静，不准大声喧哗和频繁走动，以免影响他人工作。内部沟通尽可能使用内线电话，讲电话时尽量压低音量，以不影响他人为原则。业务洽谈安排在接待室或会客厅。4-1-6男士工作人员不能留怪发、长发和长胡须，不能染黑色以外的头发，显眼的部位不能有纹身。4-2 早会4-2-1按时参加早会，非特殊原因或工作需要不得缺席（不能参加者请事先说明）。4-2-2正常情况下，早会在水池靠大厅面露天地带进行，如果雨天则移至大厅外侧雨棚下进行。4-2-3上午8:00准时为早会时间，要求大家提前准备。正式早会前的回应口号为：“好、很好、非常好”。4-2-4晨运方式分为两种（自愿参加，不作要求）：冬季跑步；夏季保健操或体操。4-3工作状态与管理要求4-3-1高效优质完成本职工作。自觉遵守各项规章制度，以身作则，带头模范，成为其它部门员工的榜样。4-3-2禁止做与工作无关之事（如上无关网站、聊与工作无关的QQ、吃早餐（零食）、在岗位上照镜梳装打扮、看与工作无关的报纸杂志、玩游戏（手机、电脑）、打瞌睡、同事间闲聊等）。两人（含）以上一起办公的区域，非活动或节目需要不得放音乐（MP3、MP4、手机、电脑等）。4-3-3禁止利用公司资源办理个人私事（如用打印机打印私人资料、用传真机传真个人资料、打私人电话等）。4-3-4打电话或接电话时，应长话短说、言简意赅，严禁煲电话粥。接打电话禁止使用“免提”交流，以免影响他人工作。来电铃声响两次后应及时接听电话（当事者不在时，邻近的同事应及时接听和转告）。与他人QQ工作交流时，应关闭QQ提醒音（或使用耳机）。4-3-5因工作需要拨打外线电话或外线传真到前台文员处按要求办理登记手续后，方可拨打。4-3-6严禁无故离岗、串岗。因工作需要离开岗位，应当向同室（区）或相邻（近）办公人员或前台文员交待，或者自行在办公台显眼位置标示去处，以便有人来访时知道去向。4-3-7因工作需要外出办事须经部门经理签发放行条方可外出，否则执勤保安有权拒绝放行。4-3-8办公室人员自备口杯喝水。一次性口杯为来访客人而备，非请勿用。4-3-9非特殊情况，办公人员上、下班时间均不能将各种食用物品带入办公区域（早餐、午餐、晚餐、零食）。4-3-10办公人员的文件资料应按照ISO体系文件要求，分门别类归档，文件里外相符，过期文件、表单及时清理。4-4 6S、安全、卫生4-4-1实行6S制度。座椅归位、桌面文件（文具）摆放整齐，干净整洁。4-4-2下班时间未有工作需要不得进入办公室。4-4-3晚间加班：（门窗电）谁开则由谁负责关。4-4-4门、窗、水源、电源、空调等实行部门分区管理，各负其责。4-4-5星期日或临时安排的休息期间的前台值班，以另行安排的轮流值班次序表中的顺序进行。4-4-6为了缓冲大家紧张的工作情绪，安排于每天10:00和16:00开始，播放20分钟轻音乐。4-4-7下班时，办公人员应将桌面的文件、资料整理、归位，关闭办公设备电源。4-4-8 关于公司所订报纸的管理要求 直接管理者为前台文员，禁止其他人员随意拿取。 管理人员对报架栏进行分类标识，并确保最近三天的报纸在相应的报夹中。阅读者使用后应归回原位，如果因工作需要拿走，必须经管理人员同意。生活区报纸更换人员直接前往报栏中拿取需要张贴的内容。4-5节能降耗（有关办公设备、耗材的管理详见办公设备、耗材管理制度）4-5-1空调启用：室内气温高于26时方可开启冷空调，并将温度设定为24。下班时责任人须关闭空调机。一般情况下一楼大厅空调禁止开启，晚上加班时间大办公室禁止持续开空调。4-5-2照明启用：白天利用日光照明，光线明亮时则不允许开灯（阴雨天或光线灰暗时可开灯）；晚间因工作加班，开启办公台（正）上方灯盘即可，其余灯盘、筒灯、槽灯等不允许开启。大办公室实行分区开灯，厉行节约。4-5-3复印机/传真机使用：由前台文员负责管理（操作或指导操作）；按要求做好日常保养；认真做好复印（传真）登记；注意节约、降低费用，内部资料使用再生纸复印。非请勿动，未经前台文员许可不得擅自操作。4-5-4节约用水，完毕须关闭水龙头。如发现水龙头坏，应及时通知行政部。4-5-5办公用品（文具、复印纸、表格等）申购：办公用品由前台文员申购并管理，按规定数量发放，并做好领用登记。4-5-6电脑使用：谁使用谁负责，下班须关闭电脑并切断插座盒电源。若因未切断电源造成烧坏或遭雷击，使用人负全责。5、 违规责任追究（所有违规行为均以员工处罚管理规定为准，相关原则和方法如下）5-1轻微违规行为以教育引导、提醒为主，处罚为辅。5-2一般违规行为，根据程度不同，给予警告并罚款1050元；情节稍重的，给予严重警告并罚款50元。5-3情节确实较为严重的，给予记小过并罚款100元；情节更甚者给予记大过并罚款200元。5-4屡教不改，情节恶劣者，开除处理。5-5管理人员承担的连带处罚，只进行相应的罚款，不记过。6、 附则6-1本规定自总经理批准之日起执行