物业管理解决方案.doc

山西艾弗易科技有限公司 400-619-3505 物业管理解决方案记录管理园区、大楼、仓库、车位、房间及配套硬件设施的基本信息。 A：记录园区、大楼、仓库、车位、房间及配套硬件设施的基本信息，每项信息都有编辑功能，可以新增、删除、修改信息。 B：可同时管理多个园区或大楼、仓库、车位。 C：具有实时统计功能，可以汇总最新统计数据，可统计入住率并以各种图表显示。 D：具有强大的查询功能，每项信息既可单独查询，又可汇总查询。 E：在建立新的管理区时，可批量生成楼层和房间,最大限度降低初始化的工作量。1、 企业管理1 公共事务管理(集团办公管理)1.内部沟通：即时通信、内部邮件（支持群发和20M附件）、BBS、知识发布管理；2.个人事务：发起任务（可定义过程表单、是否反馈、任务评价）、工作计划（日程安排）、工作日志（任务/计划完成反馈自动添加、临时工作录入）、未完成/持续进行工作自行添加至当日工作计划、自定义查询工作计划和工作日志、一键查询当日工作计划；3工作流：发起审批、工作表单导入/自定义2 人力资源管理1人员管理：人事档案、人事关系调整（转正、升职、调动、解除关系、处罚、奖励、合同续签等审批）、合同到期自动提醒、人员情况综合自定义查询2 招聘管理：人员招聘审批；3 培训管理：培训计划、培训实施记录、培训评估等4 工资管理、考勤管理、保险福利管理、培训管理、排班管理等3 财务管理1 报销、请款审批2 固定资产管理3 财务收费账单对帐：项目收费对帐及收费单审核4 库存管理维护存货分类和存货基础信息，并通过库存事务管理日常的出入库。最后通过 库存核算 生成每仓库，每存货的收发存情况。当前系统支持的库存核算算法有：加权移动平均法、先进先出法、月末一次平均法，通过核算来计算每笔出库的出库单价和金额.对于库存核算的结果，可以生成 收发存汇总表、存货 /部门汇总表、存货 /出库用途汇总表、部门 /出库用途汇总表4.1基础信息1、库房信息：设置库房信息、所属部门、库房类型等信息1、 物料信息：设置物料分类、物料库存上下限等信息4.2库存事务入库管理：对物品入库进行登记，可进行采购入库、调拨入库、盘赢入库等出库管理：对物品出库进行管理，包括领料出库、盘亏出库等。无论出库入库都可设置不同的审批流程。4.3库存核算对当前库房的库存物料进行核算，核算当前月份入库、出库、库存数量及金额！4.4库存帐表按照不同条件查询统计当前库房、物料的库存台帐，对物料出、入库汇总查询、及收发存汇总表。5 采购管理可对供应商及供应商所供应物品进行管理，并对供应商信息进行跟踪记录。5.1库存采购申请单通过分析当前库存量和存货最小库存的定义，系统自动生成库存采购申请单，也可以通过零星采购申请单来进行采购申请；再通过勾选 采购申请单生成 采购计划，最后根据采购计划中采购的物品和供货商情况来生成采购订单。对采购回来的物品通过库存管理中的采购入库进行实际的入库。5.2零星采购申请单各个部门及人员都可进行零星采购申请，采购申请经过审批后即生成零星采购申请单。5.3采购计划采购部门对库存采购申请与零星采购申请的物品进行分类、分批、分不同供应商制定采购计划。5.4采购订单采购计划通过相关人员审批通过之后生成采购订单，采购部门即可进行采购。6 资产管理1 固定资产与低值易耗品物资分类的管理2 固定资产台帐、折旧、变更等信息管理3 低值易耗品的使用变更情况7 合同管理1 合同类别与供应商信息管理，合同签订审批流程管理2 合同归档、变更、终止、解除、续订管理3 支持合同件扫描归档、查询 二、专业物业管理1物业资源管理记录管理园区、大楼、仓库、车位、房间及配套硬件设施的基本信息。A：记录园区、大楼、仓库、车位、房间及配套硬件设施的基本信息，每项信息都有编辑功能，可以新增、删除、修改信息。B：可同时管理多个园区或大楼、仓库、车位。C：具有实时统计功能，可以汇总最新统计数据，可统计入住率并以各种图表显示。D：具有强大的查询功能，每项信息既可单独查询，又可汇总查询。E：在建立新的管理区时，可批量生成楼层和房间,最大限度降低初始化的工作量。1.1项目基本信息管理项目基本信息管理的主要功能是管理物业社区的基本信息，实现对园区、大楼、仓库、的管理。其中在园区管理中，系统可记录所管辖园区的详细数据资料。如园区名 称、占地面积、建筑面积、绿化面积、单位套数、入伙时间、投资商、开发商、建筑设计、收费托收银行、管理处电话、管理费、公共设施维护费、绿化费、保安费 等。还有园区规划、康乐设施、管理制度和业主委员会章程以及园区的各种设计或实景图片、建筑设计平面图和虚拟现实图等，园区包括：仓库、楼宇、车场等等。 1.2楼宇、仓库、车场基本信息管理可对园区内的楼宇、仓库、车场区域进行管理，记录楼宇信息、仓库及车位区域信息。 1.3房间、仓库、车位管理信息模块房间、仓库管理信息模块是物业管理系统的基本数据模块，对房间、仓库信息进行信息维护，对房间、仓库的装修、出租情况进行管理，可以根据编码规则批量生成房间、仓库，并能对特定房间、仓库进行批量赋值，减少工作量。车 位管理(自动批量生成车位信息)、车位申请（业主申请车位登记）、车辆出入信息管理（常客、散客等进出停车场信息管理）、异常信息管理（各种异常报警事件 的录入和管理）、收费管理（停车费计算、停车费基价、单价及优惠时段、折扣设定等）、停车卡管理（发放、注销、挂失等的日常管理）。 2租务管理2.1房屋查询：可根据客户需求进行各种条件组合查询，根据客户的实际要求查寻和定位楼盘。2.2客户管理：对潜在客户进行详细登记，协助业务员对客户制定跟踪计划，帮助分析潜在客户群，实时反应公司的广告媒体效果。2.3合同管理：定义客户租赁房屋的合同条款，包括租赁房价列表、付款方式、计费方式、费用收费方式、租金增长规则等,租售合同信息维护，合同流转审批等，可设置在合同到期日多少天前自动提醒，在界面上相应的租户以不同颜色显示。2.4租赁核算：系统对房屋的租赁情况进行核算，最终生成每房间、没项目、每月的房屋出租面积、空闲面积、出租单价，最终得出房屋的空闲损失率.3客户信息管理凡是被物业管理企业管理的单位、个人都属于客户，所以都需要建立档案。详细记录每套物业单位客户的资料，包括：物业编号、客户姓名、性别、入住时间、入住性质、证件名称、证件号码、工作单位、联系电话、家庭成员、银行帐号、原籍、现籍、紧急联络人、紧急联络电话和备注及各项费用的收取金额等。提供对房屋编号、客户姓名、家庭成员、入住时间和原籍的查询，可对查询结果进行打印输出。A：对购房合同执行情况、房间基本信息、业主信息进行管理B：可查询购房合同C：可对业主家庭成员，车辆，电话信息进行维护4收费管理物 业收费管理信息系统是整个综合物业管理信息系统的日常业务管理模块，对物业管理公司的经营管理工作起到至关重要的作用。在收费管理中，系统将收费分为社 区、大楼、楼层、房间等多个级别。具体功能是完成各类物业实体的收费管理工作，比如管理各房间的收费、交款记录、走读表修改、打印收费通知单以及催交费用 通知单等；此外，还提供各种收费统计报表（欠费黑名单，收费项目统计表、大楼收费项目统计表、费用明细表、水、电、汽明细表、年度收费统计表等）。提供收费报表、缴费通知单、催缴通知单、收据及其它灵活多样的缴费清单。 4.1收费项目定义业务部门可自己设定收费项目名称并进行统一编码和设置费用的计算公式A：根据需要自定义收费项目及其收费方式，不受数量限制；B：当收费标准改变时，可以将其置为废止状态，然后定义现行的标准，保证以前的收费标准有据可查C：一个园区可定义不同收费模板，允许同一管理区内不同房间有不同收费标准，简化收费工作；4.2应收款管理A：可分别按园区、大楼、住户自动生成收费数据；B：可对生成数据进行维护，加收临时费用，费用减免等，包括房间水表、电表录入；C：提供水电表读数的快速、批量输入；D：系统自动标志出未缴清费用的住户，并对其收费数据进行维护，可增收滞纳金，费用减免等；E：可针对某一客户进行收费，也可对园区、大楼进行批量收费；4.3实收、欠费管理A：可统计查看当前及历史交费记录B：可汇总查询各类费用报表C：可查询欠费客户记录，并对其进行崔交；4.4预收款管理对业户缴纳的预收款进行管理，对于已经收取的预收款，系统可以进行应收冲转，预收退还4.5押金管理对业户缴纳的押金进行管理，系统可以对已经收取的押金进行退还4.6业户抄表对业户的能源表进行读数，并生成相关的应收款4.7费用分摊系统支持对常规收费项目的分摊和能源项目的分摊，可以定义分摊规则，最后通过计算分摊来生成分摊费用，并转移到应收款中4.8费用减免通过定义的减免规则，系统在产生应收款时自动生成减免申请单，也可以直接手动填写减免申请单，在减免申请单审核通过后，系统自动对减免的费用在应收帐户中形成负的应收进行冲抵4.9收费统计查询 1：可分别按管理区、大楼统计出费用收缴情况，收费率统计，收费年、月、日报表 2：所有统计功能均可生成柱状，饼状及曲线图；4.10收费核算通过核算，系统生成每房间、没收费项目的 欠费、应收、实收、预收情况，确保每月的收费数据的正确性4.11收费帐表提供应收、实收的日报表、月报、季报等报表的查询，也可以通过营业收入统计报表，应收款报表、预收款报表进行费用综合分析和收费数据的明细追踪。 5工程设备管理5.1设备台帐管理1自定义设备编码规则；2根据编码规则自动生成设备基本信息库与设备台帐5.2设备保养维护各个专业设备可以设置不同的保养周期，根据保养周期自动生成设备保养计划，自动提示到期需保养的设备5.3巡检管理根据各个专业班组制定巡检任务与巡检记录登记，巡检过程发现问题进行综合维修。5.4运行管理对大型重要设施设备、配电室等进行运行记录，记录间隔时间根据设备重要程度不同可进行设置。5.5维护管理设备维修从申请，到派工、维修、验收等实现过程化管理；包括设备维护记录表、设备大修记录表、设备故障记录表、设备保养维护记录。5.6监视和测量装置管理用于确保服务（产品）符合规定要求的监视和测量装置进行控制，确保监视和测量的有效性，责对监视、测量设备的使用管理，并按时组织送检、校准。对偏离校准状态的监视、测量设备进行追踪处理。 5.7外包工程管理土建、公共区域、门窗、地等外包施工工程管理。6能耗管理能 源种类包括：电表、冷水表、天然气表等，设定对应的能源表类型的单价、计量单位、更新日期。能源单价允许修改，之前价格信息保留作为历史数据，费用收取以 最新单价为标准。能源表安装，即对应到相应的空间位置与所属客户；能源表安装应记取能源表名称、空间位置、能源类型、倍率、级别、上级表名称。能源表安装 允许按批量添加（如：按层添加、按空间使用性质添加）7保安消防管理消防保安管理是企业正常运转的重要保证。本模块主要包括保安人员档案管理、保安人员定岗、轮班或换班管理、安防巡逻检查记录、治安情况记录以及来人来访、物品出入管理等功能。其典型功能有：保安排班：对任意时间段内各岗位的保安轮班根据岗位、人员设定的情况进行排班。保安巡查：登记各时间段内的保安巡查情况，对发生的重大事件及处理情况进行详细记录。岗位设定：对各岗位每班值班人数进行初始化设置，可对不同类型岗位进行设置如门岗、定岗、消防中控、巡岗等。人员设定：对保安员安排在何岗位值班进行设置。消防管理：对片区的基本资料、消防器材的分布及消防演练的情况进行及时的登记，以方便消防管理工作的开展。工作检查：对保安员工作情况检查后的结果进行登记。 8保洁环卫管理环卫管理主要包括三个方面：绿化管理，保洁管理，外包单位及合同管理。绿化管理即绿化安排及维护记录，保洁管理包括清洁用具管理、保洁安排及检查记录，联系单位即联系单位信息及联系记录。其典型功能有： 清洁检查：对保洁员负责的卫生片区的完成情况进行检查考核。 保洁区域设置：对需要保洁的区域登记管理。对草皮、灌木进行分区管理，并记 录维护记录。 植物基本信息：对乔木等进行编号登记，包括编号、规格、维护历史、责任人、备注并记录维护记录保洁计划定制：对不同的保洁区域做保洁计划，自动生成一定时期保洁计划外包合同管理：维护公司与外包单位就物业所管区域所签订的合同，及合同的增加、修改、废除功能。 9客户服务管理 包括客户报修管理、特约服务管理、会议服务管理、商务服务管理以及客户投诉管理等。9.1日常服务管理为客户订阅或收发邮件、书报期刊，为客户出差定票等是一些物业管理公司的服务性业务。9.2客户投诉管理对投诉进行管理是各物业管理公司提供优质服务的一个重要组成部分，本系统可实现对投诉人、投诉对象、内容、处理意见和客户投诉处理的满意程度进行有效的分类管理。主要包括客户投诉登记、投诉处理记录、客户回访记录、自动统计有效投诉率及满意率等功能，可 对特殊投诉做升级投诉，发送上级部门，信息：升级投诉理由，投诉本级状态，升级时间，升级确认。对客户满意的投诉可做销档处理，标记销档日期。对客户不满 意的投诉可做反单处理，重新生成投诉记录，标记为反单！客户投诉时可显示客户相关信息，如投诉历史、欠费情况，并根据不同情况做不同处理9.3报修管理记录社区日常工程报修、业主保修等信息，并进行跟踪、派工回访、并可打印派工单。客户报修时可显示客户相关信息，如报修历史、欠费情况，并根据不同情况做不同处理。 对于报修产生的费用，系统可以转入到对于的业户应收款中，并通过业户缴费进行收取。 对于维修过程中产生的物料消耗，系统可以批量生成领料出库单，实现报修和收费、库存的联动。服务跟踪统计：各级有权限用户可以对报修单派工、处理情况进行跟踪，并且可以随时了解服务费用收缴情况，可以按照不同服务类型、不同维修人员进行工作量统计！ 9.4社区活动管理记录社区活动的组织人、参加人、活动内容、活动场地等内容，便于对园区社区活动的统一管理。9.5特殊情况报告表包括信息，编号、业主姓名、房间号、发生时间、填报时间、第一个报告人、事故地点、事故经过、确认人、以及各个部门处理意见、最后总经理批示。 三、系统管理与领导决策1决策支持1、1查询统计包括信息，编号系统专门针对决策层的需求提供各种统计数据及分析图表，企业领导可随时随地查看公司最新营运统计资料，经理查询主要内容： 1：可分别按管理区、大楼统计出费用收缴情况，收费率统计，收费年、月、日报表2：可分别按管理区、大楼统计能耗情况、不同年度、不同能源表能耗对比情况3：可分别按管理区、大楼统计客户服务情况、维修及时率、满意率等3：所有统计功能均可生成柱状，饼状及曲线图；4：生成各项指标动态统计表月报、日报及情况汇总表 1.2分析决策通过图形化的界面可对人力资源情况、客户情况、收费情况、能耗情况、财务情况、库存物资情况等进行图形分析，并可对问题进行追溯。2系统维护系统2.1系统初始化设置可灵活设置系统常用选项及个性化参数。如系统启动时自动显示拖欠款、应收款等提示信息。与物业和客户相关的常用数据项设置，如：客户证件名称、户型、朝向等。通过这些系统的初始化，您就可以根据工作需要及喜好设置系统，达到最好的使用效果，减少数据录入工作量及录入错误。另外系统可进行功能自定义，即根据公司的实际管理需要，随时增加系统功能，十分方便。2.2系统编码管理系统编码管理是整个系统应用的基础。通过维护系统数据类型编码，设定系统运行参数，可建立系统运行的基本框架。2.3系统权限管理权 限管理是本系统的管理模块，主要功能包括管理机构设定、管理人员设定、人员赋权、权限查询以及日志查询（用户登录日志和主要的数据操作日志）等。另外还包 括离岗锁定功能，当用户暂时离开计算机，该功能可以避免他人盗用用户权限进行不当操作，保证系统的安全性，同时节省了因重新启动系统而浪费的时间。权限管理：用于设置进入系统的每个用户的操作权限，提供多级权限设置，公司可以根据每个操作人员的实际工作内容由系统管理员分配其操作权限。操 作日志：记录操作动态，方便追查恶意操作者。系统实时监控所有进入系统的操作人员的操作情况，包括操作人员代码、进入每个模块的时间和退出时间等，最大限 度保证系统的安全性和稳定性。系统还可详细记录每次数据变动情况，并提供数据更改依据及时跟踪已改数据，确保数据正确性与安全性。2.4系统综合数据管理数据备份:数据备份是一个完整系统的必备部分，它为系统数据的安全提供重要的保证，同时也给人为错误操作提供补救机会。系统可自行定义、定期自动备份物业资料数据，并可随时恢复；随时查询以往的相关历史数据。数据恢复:与数据备份相互使用。清空数据：用于清空当前数据库中所有的数据，一般在系统首次正式运行前使用，之后应通过权限严格控制使用。整理修复数据：维护数据的安全。 2.5报表设置可对各种报表进行自定义设置，包括显示字段、报表表头、分组信息、合计信息等 四、系统接口部分1、楼宇自控消防报警安全防范报警信息管理 数据转换：使用定时数据复制。使用stored procedure来对所需数据进行从到物管的复制。复制间隔时间为五分钟一次 报警管理界面：在现有的物业管理软件上增加报警管理业务模块。其界面包括时间段，地点和项目输入。显示窗口里显示所查询的数据条目；具体信息字段会由相应分窗口显示。按键包括查询删除储存打印等。 报警信息功能： BA系统报警信息的读取存储实时查询条件匹配查询； 对已存储的报警信息进行条件匹配删除； 对查询信息的列表打印； 报警信息字段内容：2、楼宇自控消防报警安全防范实时报警信息的客户端实时警报提示 数据转换：使用实时数据传送。使用报警数据的实时产生进行从到物管的复制。 报警管理界面：在现有的物业管理软件上增加报警管理业务模块的基础上采用多框架。显示窗口里显示报警条目内容；窗口报警信息采用先进先出的队列，并扮有动画和声音效果。每个窗口有关闭窗口键及静音键。 报警信息功能： 对最近条信息在客户端的报警信息管理窗口屏幕上显示； 用户对报警的操作做记录，其中包括时间及用户名。 报警发生后，相应信息纳入物业管理的报修流程维修结束后，该信息作为设备的维护记录供日后报表查询； 实时报警的处理结果可用于日后物业管理人员工作量的统计； 报警信息的打印；3、设备运行情况的管理 数据转换：使用定时数据复制。因数据源储存于XML文件，一个小的batch文本需要用来定时运行以进行数据转换。转换间隔时间为五分钟一次； 设备运行管理界面：在现有的物业管理软件上增加设备运行管理模块。其界面包括时间段，部门。显示窗口里显示所查询的数据条目温度曲线报表等。按键包括查询打印等。 设备运行管理功