办公室文员职责及工作流程.doc

诺地瑞升（北京）机械工程有限公司办公室文员工作职责及工作流程职位名称行政职位代码XZ001所属部门办公室职位关系图公司其他部门部门其他人员经理行政工作地点北京直接上级经理直接下级无工作目标保证公司行政工作正常运转。轮岗方向1、 不能胜任本职工作时，调换到本部门其他基层岗位工作；2、 本职工作优秀时，可考虑调换到其他相关岗位学习。职位职责操作类1.负责公司各部门文件处理、审稿及归档工作，建立完善的文书管理目录及手册。2.负责各项规章制度文件的发放、推行、执行和跟踪，维护公司各项规章制度的权威。3.负责做好与公司领导及横向部门之间的联络、协调、沟通工作，做好与其他外联机构的沟通协调以及相关的手续办理工作。4.负责公司销售工作的电话转接，客户信息收集，产品资料发放，快递接收，快递邮寄。5.稽查考勤记录，负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。6.负责日常办公用品的库存管理，并按照公司相关规定对企业财产物资登记、造册、定期进行盘点，并负责财产物资的维修和保养。7.负责协助公司各部门主要负责人起草各项制度章程，并向其提出文书修改的意见和建议。8.负责公司领导和各部门负责人出行的飞机、火车等车票的预定工作。9.负责公司水、电费、电话费等缴费以及根据每月费用产生情况及时分析各项数据，确保正常使用。10.负责协助财务人员做好费用报销、审核、开据税票等工作。11.负责配合领导进行公司各类活动的组织及实施工作。12.参与公司后勤、人事等事务。13.完成领导交办的其他工作事项。辅助类1. 协助经理制定、修改、监督、执行、检查行政管理制度。2. 协助销售做好信息反馈。任职资格1. 专科以上学历，两年以上同岗位工作经验；2. 熟悉OFFICE办公软件，熟练操作各类办公设备；3. 具有一定的文字表达及公文写作能力；4. 良好的协调、组织、沟通、语言表达能力；5. 为人诚实、正值、可靠，能吃苦耐劳、严谨自律、上进心强，具有服从意识、团队合作精神。任职者签名直接主管批准者签名执行时间52014-4-15 初稿办公室文职人员岗位流程、规范、及常见问题序号工作项流程规范时间常遇问题解决办法1日常工作事项开启门厅灯上班开启、下班关闭。每日9:00前、17:30后 因本人晚来、或请假，需安排好其它人员执行其工作。2员工考勤统计考勤情况 每日从打卡机内导出前一天的打卡记录，将异常出勤人员汇总并发布；每日12:00前 员工请假时只跟直属上级请假而从未通知人事行政部； 员工请假多数为请过假后不主动补假条，而由人事行政部追要假条； 如有迟到便不打卡，之后追问便说忘记； 员工外出从未主动填写外出申请单。 建议各部门负责人在每天9：00上班时向人事行政部报一下考勤情况； 凡是后补假条的员工未能及时补交假条的，人事行政部将视为这天考勤为旷工； 由各部门负责人统计下属员工考勤，每周向人事行政部提交一次； 凡早晨未打卡人员将视为迟到（外出人员除外）； 凡外出人员不填写外出申请单，视为此次外出无效，并按旷工或者请假处理。 每日将异常出勤人员填写到未（漏）打卡说明表内,再逐一找其个人及部门负责人签字确认；每日12:00前 将每日考勤情况汇总到月度考勤表中。其中包括：每日的请假单、调休单、加班申请单、迟到及未打卡的情况；每日12:00前 每日巡查各部门员工到岗情况；每日11:00前 每周一进行对各部门所提交的出差表等进行审核；每周一12:00前 每月1号向经理提交月度考勤表，每月5号发布月度考勤表，每月8号提交最终月度考勤表。18:00前3日常办公用品日常办公用品管理 领取办公用品；上午10点半-11点之间、下午为3点半-4点之间 通常负责人在下达命令时，员工未能及时有效地执行，无视于负责人（包括人事行政部在发布通知及相关制度）。 如有员工不能及时有效地执行公司制度及负责人下达的命令，是否该考虑该员工试岗问题。 每日将领出的日常办公用品汇总到办公用品桌台账中；每日17:00前 每周五将部分部门下周所需的日常办公用品领出；每周六17:00前 每周五将更新的办公用品桌台账提交张经理；每周六18:00前 每月中、月末采购日常办公用品，将各部门填写的物品申请表进行汇总，再结合库存情况，填写采办单；每月中、月末17:00前 因其它部门未及时申报需求，故不能按时采购办公用品。 将采购回的办公用品进行审核入库，并逐一填写物品价格；采购回后17:00前 员工流动性大、对薪资不满、与其它部门员工发生口角 增加沟通力：员工如有任何想法应及时与负责人沟通；同时负责人应不定期主动和员工进行交流沟通。 各部门查看办公物品使用程度进行购买（提前2天查看）。提前2天查看 4卫生情况卫生检查 每日检查2处卫生间打扫情况，检查过后执勤人员签字确认，且将当日未执勤人员允以警告并另再排一次； 每月不定期检查各部门内部卫生情况。 每日中午13:00 17:00前。 员工自觉性不够，缺乏主动性。 警告1次，再轮值1次，下月如还没主动按照卫生管理制度进行处罚。5通讯录更新通讯录 每周六更新员工通录并发送人事专员。每周五18:00前 离职人员未删、新进人员未添加、职务未更改。6接待工作接待客户及面试人员 将面试人员带到会议室，并通知招聘专员； 接待合作单位及业主单位客户。当顾客到访时及前来面试人员询问时 因本人请假或不再座位上，由本部门人员执行此工作； 因本人低头忙于工作，未及时接待应聘者及到访人员。7购电、购水情况购电、充值水卡 购电，将每次充电日期及购电日期随时记录; 购水频率不多，保持正常用水。 当电表亮红灯时进行充值； 当无水使用时。未及时购买，突然停电，影响员工正常工作。8电话卡情况充值电话卡 将员工拿来需要充值的电话，看其电话类型进行为其充值，并填写在电话充值明细表内 每月将按照需求充值 当电话卡无费用时。随着业务量的增加，从而电话充值次数也随之增加。9行政库房管理情况盘点库房 每月底按照办公用品桌台账中的库存剩余数来进行盘点，将盘亏、盘盈数如实填写,保证不亏损； 将行政库房内的办公用品摆放整齐，做到不凌乱。每月底员工领完物品忘记签字，造成库内有盘亏现象。及时找相关人员补签10协助销售所做具体事项客户信息搜集、电话初访、信息转接 每日关注主要采购网络平台及时了解采购信息； 对有明确联系人及联系方式的进行电话确认； 对采录下的信息和接到的产品咨询电话等及时做电子存档； 根据销售人员分管区域、产品、采购规模的不同进行分类； 将分类信息及接收的采购询问电话等及时反馈给销售人员。 即时； 当销售人员不能及时联系时销售人员请假未在岗时反馈给办公室主要领导及公司上层领导11临时交办事项订火车票、酒店、饭店 领导提供相关信息后，进行订购。 订火车票时：询问有无车次，有无包厢或者软卧（结合领导需求） 询问过后，向财务部借钱并携带出行者身份证到火车票办理处，进行够买； 订酒店时：询问有无住房(结合领导需求)，如有进行订购，并为其联系人电话及姓名，通常不必外出； 订饭店：询问有无包间（结合领导需求来订购包间大小），如有进行订购，并为其提供联系人电话及姓名； 将所记录的信息向领导提供，并提醒相关事宜。 领导下达命令后 领导临时通知，未有房、火