财务档案管理办法20140307.docx

房地产企业财务档案管理办法(草案)第一章:总则第一条 为了加强对会计档案管理,统一会计档案管理制度,逐步实现会计档案管理工作的规范化、系统化和标准化，更好的为公司业务服务,根据会计法和档案法的规定并结合本公司管理工作的实际情况，制定本办法。第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括会计凭证、会计账簿、财务报告、发票等。第三条 会计档案应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。各区域公司应当在财务部设置专人对会计档案进行管理。第四条本办法适用于公司各项目、各地区项目公司。第二章归档范围第五条核算类财务资料归档范围：一、 会计凭证、 原始凭证、 记账凭证、 其他会计凭证二、 会计账簿、 总账、 明细账、 固定资产卡片三、 财务报告、 月度财务报表、 月度财务报表附注、 其他财务报告四、 发票类、 发票领购簿、 空白未使用发票、 增值税发票抵扣联、 已开具发票存根联（如果为多联发票）五、 其他核算类财务档案、 银行对账单、银行存款余额调节表、 历次纳税申报资料、 开户资料、销户资料、 审计报告（税审和年度审计）、 会计档案管理清册、 会计档案销毁清册第六条管理类财务资料归档范围：一、 销售类财务档案归档范围：销售类财务档案是项目开展销售业务工作形成的过程性文件，是实现对客户管理和销售业绩管理的重要财务信息。主要包括但不限：、 客户网签合同、 已开具收据存根、 空白未使用的销售不动产发票、 客户特殊事项审批表、 客户按揭过程文件（按揭合作协议、董事会决议以及银行批准贷款资料）、 入住通知书寄送快递单、 客户交房流转单、 客户结算单、 预测及实测面积报告二、 成本管理类档案归档范围：、 成本类合同、 成本类合同补充协议、 合同结算协议、 历次法人结利资料三、 融资类档案归档范围：、 借款合同（主合同及附属合同）、 董事会决议、 内部请示文件四、 内部财务管理档案归档范围：、 税务筹划类文件、 特殊事项中介机构鉴证文件 、 会议纪要、 其他事项过程文件（如：印鉴交接单、财务档案借阅登记表、内部请示、交接记录）第三章 归档时间第七条档案归档时间：第四章 档案立卷质量和归档要求第八条立卷质量总体要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和使用的频率，便于保管和利用。（一） 原则一：归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。归档材料应为原件，没有原件的应留存字迹清晰的复印件。（二） 原则二：在归档文件材料中，应当将每份文件的正文与附件合并存档不得分开。（三） 原则三：应当按照会计分期将文件进行排列；不同年份的文件一般不得一起立卷。（四） 卷内文件材料应当按照时间顺序排列，依次编号；需要立卷归档的材料，在有文字的当页材料正面的右上角，背面的左上角填写编号；数据电文形式的文件，应当分核算项目和期间次序编号存放。第九条常见的财务档案立卷要求一、 会计凭证、 每月会计凭证应当依据未装订的会计凭证的数量合理分配每册凭证张数，尽量做到大小一致。、 凭证封皮采用公司统一购买的“成文厚”凭证皮封面，并使用黑色签字笔逐项填列封皮内容。、 第一张凭证前面应当附当月凭证汇总表。、 凭证原始附件，应当折叠与记账凭证同样大小。、 凭证装订前应盘点凭证数量及附件是否完整。、 合理选择装订位置，确保凭证牢固、美观。二、 会计账簿、 使用金蝶财务软件的公司，应当在年度终了后，打印当年的会计账簿。、 总账应与明细账分开装订。、 明细账打印时要根据会计账户的辅助核算的类别选择三栏式或多栏式明细账。、 账簿应当分会计账户装订。、 每种账簿前面应附账簿名称、单位名称及启用日期。、 每年度账簿应单独存放。三、 财务报告、 使用金蝶软件的公司，应当在每月打印当月的财务报告。、 财务报表至少要包含资产负债表、利润表及现金流量表。、 财务报告分月度装订，并在首页附封面，封面至少标识单位名称及报告期间。、 财务报告应分年度保管。 四、 销售类档案立卷要求、 销售合同（1） 销售合同应按照楼栋分业态进行编号管理。（2） 销售部网签合同后，财务应及时索要合同并及时完成印花税贴花手续。（3） 合同贴花后当日完成合同归档并做好登记。、 售房收据（1） 启用收据应当在收据领用存登记簿登记启用日期和收据编码，并在收据封面填写该收据编码（2） 在收据使用完毕后，检查存根联张数是否与收据编号区间一致。（3） 完成收据核销，并按照收据编码顺序存档。、 客户入住通知书EMS单（1） 客户入住通知书通过EMS寄送后，财务应向客户服务部门索取。（2） 入住通知书寄送回单作为我公司确认收入的证据，应分房号顺序进行编码保管。、 客户交房流转单（1） 客户交房流转单签署完毕后，财务应留存流转单原件一份。（2） 客户交房流转单作为我公司确认收入的证据，应分房号顺序进行编码保管。五、 成本合同、 开发类合同签署后，由行政部编码并与财务接口人办理合同交接手续。、 开发类合同归档前应先完成合同印花税贴花工作。、 开发类合同归档时应检查合同会签单是否齐全，合同是否完整。第五章 财务档案保管第十条 各项目各区域公司应当在财务部设置专人对财务档案进行保管。财务档案应在专门的财务档案室存放。第十一条 档案室设计应便于保管、方便利用原则，对档案进行分类、编号排列。第十二条 档案室对已超过保管期的档案进行鉴定，对符合销毁条件的档案报公司领导审批处理，未经批准和鉴定，任何单位和人员不得销毁档案。对销毁档案应当编制销毁清册永久保存。第十三条 档案按其内容、价值确定保管期限为永久、定期两类。定期保管期限分为年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第六章 财务档案借阅第十四条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位财务负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各区域公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。第十五条 借阅者应承担所借