公营事业机关材料管理规则实施准则.doc

【法规名称】公营事业机关材料管理规则实施准则【颁布部门】【颁布时间】1999-06-10【正文】公营事业机关材料管理规则实施准则第 1 条公营事业机关对材料管理部门，应按其工作实际需要，核定编制名额，并就其事务性质，分别明定职掌。第 2 条公营事业机关之材料管理部门与其他各部门间之权责，应予明确划分，并求密切配合。第 3 条公营事业机关对有关材料管理之每一职位，均应编订职务说明书，列举职位名称，派用人员之资阶，职掌事项之权限与责任，及工作说明。第 4 条公营事业机关对于中下级材料管理人员，应在不影响工作进展之原则下，使各人员互调职位轮流见习，并视业务需要情形，及人员学职与工作能力，亦得设班分别予以专责训练，以求发挥专长。第 5 条材料预算分为用料预算及购料预算。第 6 条用料预算应分别营业支出及资本支出，由生产部门根据年度业务计划编制，送由主 (会) 计部门汇核办理。第 7 条购料预算 (格式一) 应根据用料预算，参照存量基准，并预计上年度期末存量与已购未到数量，估计本年度内应购材料数量，由办理料帐人员会同材料管理部门编制之。(备注：附件一请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (二九) 第 20066 页)第 8 条材料管理部门应会同用料部门，依据核定之购料预算，就其需要，并顾及本机关之财力，编制购料预算分期实施表。第 9 条用料预算应按期执行，各期或各项目间，不得互相流用。但遇施工计划变更时，经各该机关首长核准者不在此限。第 10 条材料耗用量如超过制造 (工作或工程) 通知单之所定，得由用料部门详述原因，申请追加，报经各该机关首长核准。第 11 条公营事业机关设有稽核部门者，应经常派员稽查用料情形，至未设稽核部门者，应由主 (会) 计及材料管理部门会同办理之。第 12 条前条稽查人员如发现用料部门有浪费材料情事，应即陈报各该机关首长分别予以纠正或饬令赔偿或予行政处分。第 13 条公营事业机关得于购料预算内提拨购料周转金，以充零星购料之用。第 14 条购料周转金支付至相当数额时，检据报请主 (会) 计部门拨足原额。第 15 条凡材料之收发或盘盈盘亏，应依据其有关凭证，计价入帐。旧料与废料，均应分别记帐。第 16 条材料之帐页，应详细注明各该种材料之储存位置与存量基准。第 17 条购入材料之成本，包括材料之原价、关税、及验收入库前所付之一切运杂费用。第 18 条前条所称之运杂费用，包括舟、车、航空运费、包装费、装卸费、临时搬运工资、码头仓租、保险费、税捐签证费、公证费、检验费、押汇佣金、委讬代办手续费等。第 19 条材料入库时其运杂费用尚未确定者，应按材料数量、价值、税率、运输里程及运输方式予以估算计入料价，俟后再按实际费用予以调整。第 20 条凡以外币计算之材料原价及运杂费用，应按结汇价格折合。第 21 条换入、借入、拨入、或受赠材料之登帐价值，应依照购入材料计价办法办理。如不能预知原价时，应参照材料来源，最近购价，新旧程度，完整情形等因素，估价入帐。第 22 条经领用后再行退回之材料，应视新旧程度，完整情形，按照原领用价值或参酌原价估价入帐。第 23 条废料缴库，应按其残余价值或估价入帐。第 24 条自修或自制之材料，按照修制成本入帐。第 25 条发用材料价值之计算方法，由各该事业机关就法令规定办法自行划一采用。第 26 条材料、凭证、簿籍及报告之格式与编制，除本准则已有规定外，悉依各该事业会计制度之所定。第 27 条公营事业机关应参照左列各项目，订定各种常用材料之最低存量基准，切实实行存量控制。一材料预算。二财务情形。三耗用纪录。四购料方式。五运输情形。六检验时间。七材料性质。八材料来源。九材料价格。一市场情况。一一仓储容量。一二材料需求。一三备购时间。第 28 条公营事业机关材料管理部门每年至少应将材料全部盘存一次，并注意其是否与帐面结存数量相符，盘存时并由机关首长派员监盘。第 29 条盘存后如有盈亏，应由经办部门，填具盘存盈亏报告表，报经各该事业机关首长核准后调整之。第 30 条国内材料之供应来源及其规范，应向各业公会调查或派员实地调查，距离较远处者，可委讬同业机关或有关机关办理之。第 31 条国外材料之供应来源及其规范之调查，应以各国产品目录，有关机关之资料，过去采购及使用纪录为依据，并可委讬驻外使馆、外国顾问工程师，或有关机关办理之。第 32 条调查国内外材料之市价，应以报纸行情，同业公会牌价，过去采购纪录，市场行情，各著名工厂厂价为根据，并得以询价单或电报，向各厂商询价，均予设卡登记。第 33 条材料调查应尽量索取各项样品，图解或说明书，对样品之规范有疑义时，应予检验鉴定之。第 34 条凡材料具有左列情形者，应依照前述各种方式，分向有关方面调查，以供选用。一规范相同，或规范不尽相同可资代用者。二国产品可资代替国外出品者。三新产品可资以代用者。第 35 条国内外厂商之信用调查，应参考各国征信录，及过去交易纪录，并得委讬银行，各业公会，及各有关机关办理之。第 36 条公营事业机关应就所需材料登报公告，征求国内承办厂商登记，由各厂商填送承办材料厂商登记表，经审查合格后登记之，并随时办理复查。第 37 条一次采购之材料，其总值在稽察一定金额以上者，均以采招标方式办理为原则，招标时，应在当地报纸广告二日以上，及在本机关门首张贴公告五日以上，并通知审计机关派员监视，但须有三家以上之厂商投标，方得开标。第 38 条招标采购之材料，其规范及手续等事项未能在公告内备载者，应印发投标须知，于厂商领取标单时发给之，投标须知所列各项条款必须审慎考虑，硬性规定，严格执行。第 39 条招标采购之材料，如需事先检验样品者，应照左列各款办理：一由采购部门向报价或投标厂商索取样品 (样品须具商标，必要时索取检验证明书并分别登记) 。二样品至少应索取二份，经双方有关人员签章后，以一份送验，其余封存留备复验及验收时比对之用。三送验之样品，应尽可能将厂商商标或标记设法除去，另行分别秘密编号连同样品送验单送交有关部门或检验机构，予以检验，采购部门不得自行检定。四样品检验结果应严予保密，由检验部门密封妥送采购部门，于投标截止后，方得启封宣布。五样品经检验后，其原有形质或性能，未曾改变者，应退还原厂商，其确有留存之必要者，须照价偿付货款。第 40 条招标采购材料以通信投标为原则，投标厂商应于限期前，将标单及有关规定文件密封投邮寄达指定地点，非采通信投标者，应设置标箱，须先封锁，投标厂商应于规定时间前，缴讫押标金，并将标单密封投入标箱，逾时不得投标。开标时，材料管理部门应会同审计机关及有关部门开箱拆封逐单签章，并造具标价比价表，以便决标。第 41 条招标采购之材料，应由各该事业机关之首长或经其授权之人员根据调查所得可靠资料，预估底价，在开标当日，于距开标最短之时间内，会同审计机关监视人员，根据最新资料，共同审议决定之。如有采购项目过多，或系订制之材料，应将预估底价事先密送审计机关。第 42 条材料之决标，依机关营缮工程及购置定制变卖财物稽察条例及审计法施行细则之有关规定办理。第 43 条决标后，应即签订合约 (格式二) 或类似文件。如合约须具有保证人者，应由材料管理部门派员对保，并将副本连同开标记录底价抄件备文送审计机关备查。合约或类似文件副本，并应分送各该事业机关之主 (会) 计、及主办出纳部门。(备注：附件二请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (二九) 第 2006720070 页)第 44 条凡一次采购相同之材料，并总值未达稽察一定金额者，得以比价方式办理之。第 45 条采购料料，有左列情形之一者，得比价办理之；其价款在稽察一定金额以上者，应先列举事实，叙明理由，征得审计机关之同意：一采购之材料，经调查在同一地区内合格之投标厂商，不足三家者。二经公告招标后，参加投标厂商，连续两次不足三家，或虽达三家，而采购标价超过预估底价，再行招标确有困难者。三经公告招标后，仅有二家厂商投标，如再行公告招标或另行办理比价，无法应急者。四经行政院指定地区采购者。五确因紧急需要，必须争取时效，不及公告招标办理时，经列举事实报上级主管机关核准者。六因技术要求或应保守秘密，或因政府政策需要，不能公告招标经各级政府最高行政机关核准者。第 46 条比价采购材料，应在本机关门首张贴公告三日以上。公告内容应标明材料名称、规范、数量、交货期限、交货地点、付款办法及报价截止时间，并得在当地报纸刊登小型广告，必要时得改以书面通知厂商报价。第 47 条凡公告比价采购之案件，应规定期限由报价厂商用规定之报价单，于限期前密封投邮或投入指定之标箱，并依规定缴交押标金。第 48 条凡在稽察一定金额以上之比价采购案件，应参照本准则之规定预估底价，并报其上级主管机关及通知审计机关派员监视，决定承办厂商。其未达稽察一定金额者，于报价期限届满后，由材料管理部门定期开箱启封，逐单签章，并造具比价比较表，以报价最低者得标为原则。第 49 条凡在稽察一定金额以上之比价采购案件，经决定后，应签订合约或类似文件。其对保报备及通知手续，应参照本准则之规定办理之。其未达稽察一定金额者需否签约，得由各机关自行酌定。第 50 条凡未达稽察一定金额之比价采购案件，屡经公告无人报价或因急用不及公告或书面通知报价者，得由材料管理部门会同有关部门议价采购之。第 51 条采购材料有左列情形之一者，得采议价方式办理之；其价款在稽察一定金额以上者，应先列举事实，叙明理由，征得审计机关之同意：一采购之材料，在同一地区内，经调查仅有一家厂商出售，或无完全相同之规范可资比较者。二采购之材料，系属专利品，或独家制造，或国内试验制造，或原厂牌之配件，不能以他项材料替代者。三经连续办理公告招标或比价两次，仅有一家参加者。四各机关相互间或各机关与外国政府或国际组织间买卖或交换物资、原料及器材者。五一次所需材料，虽有数家可资供应，但无一家能全部供应者。六因技术要求或应保守秘密，或因政府政策需要，不能公告招标，经各级政府最高行政机关核准者。七属于引进国外特殊科技在国内制造之产品，不能以招标、比价方式办理，经行政院核准者。第 52 条凡在稽察一定金额以上之议价采购案件，应参照本准则之规定预估底价，并报其上级主管机关，及通知审计机关派员监视。未达稽察一定金额者，应由材料管理部门会同有关部门办理之。议价系依成本加利润之条件订定合约者，如经审计机关查核，发现承揽厂商合约项目之成本不实，致利润超过原约定时，于接获审计机关通知，应向原承揽厂商追回其差价，并于合约内订明。第 53 条凡在稽察一定金额以上之议价采购案件，经决定后，应签订合约或类似文件，其对保报备及通知手续，应参照本准则之规定办理之。其未达稽察一定金额者需否签约，得由各机关自行酌定。第 54 条凡在稽察一定金额以上之议价采购案件，因需用迫切，如议价不成势将引起严重影响者，得列举理由，经上级机关核准价格，并征得审计机关同意后迳行购买之。第 55 条经常所需与生产直接有关之材料，如数量庞大，市场供应分散，不能在同一地区同一时间如数购到者，经缜密计算成本及合法利润，规定价格陈准上级机关商准审计机关同意后收购之。并参照本准则之规定办理，办理必要手续。第 56 条零星材料需用甚急者，各该事业机关可在稽察一定金额百分之十以内自定限额，由材料管理部门进行采购之。第 57 条材料之验收，应依照所订合约办理，如因天灾或重大事故急需用料时，其品质检验得由验收主管单位择项办理。第 58 条材料之验收以随到随办为原则，必要时得另行约定日期办理之。第 59 条材料于订购时订明分批交货者，应分批验收之。第 60 条交到之材料，仅有部分检验合格者，其合格部分得先行收料。第 61 条每宗材料，其订购总价在稽察一定金额以上者，应通知审计机关派员监视，如遇紧急需用时，得视个案情形，事先叙明理由，函征审计机关同意后，自行办理，汇总报备。第 62 条材料管理部门，如无专设之检验组织者，应依左列原则指派检验人员办理之。一专用材料，品质之检验得由材料管理部门事先洽请用料部门指派之。二普通材料，品质之检验由材料管理部门指派之。第 63 条材料之品质或规范，须加以化学分析或物理试验者，应由验料人会同监验人及交货人，选取样品，送检验机构试验之，经分析或试验结果合于规定时，始予收料。第 64 条每宗材料数量过钜或性质特殊，未便逐件检验者，应就交货数量及材料之均匀性酌予抽验之。第 65 条交货数量与订购数量不符时，其差额在约定之增减限度以内者，应予验收。第 66 条材料经检验结果，如品质与约定之规范或样品不符时，应不予收料，并由采购部门通知承商更换，如有短交不足或到期仍未补换者，应予催交。第 67 条材料品质规范虽不尽符，但勉可使用，且因急需，不便等候更换者，得由材料使用单位、验收人员会同监验人员酌予核减价格，报请单位主管核准后验收。但如在稽察一定金额以上者，仍应函征审计机关同意后办理。第 68 条国外购置之材料，如于订购时规定以公证之数量及品质为准者，应照约定办理，如有不符得照实收之材料列帐，并由材料管理部门，查明其差额之原因，为溢收或短收之报告，必要时应由各该事业机关陈报上级机关及通知审计机关。第 69 条经检验不合格之材料，应即通知承商限期移去，逾期不移者，收料部分不负保管之责。第 70 条交货日期以确实送达约定地点之日期为准，如有检验不合格须掉换者，其掉换部分，则以最后掉换补送到达之日期为交货日期。第 71 条材料经验收后，应就验收结果，填具材料验收报告 (格式三) ，检附有关凭证分送采购部门、料帐部门及其他有关部门。(备注：附件三请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (二九) 第 200671 页)第 72 条材料在未经办妥检验手续前，祗视作寄存，暂代保管，不得收料，并禁止先予发用。第 73 条采购材料须自行提运者，应由经办提运人员，在规定提料日期以内办理公证或会同验收人员及监验人员前往交货地点验收，检验合格后再行提运。第 74 条调拨及退回之材料，应按其新旧程度及完整情形分别验收之。第 75 条采购材料应视其风险情形，办理必要之保险。第 76 条所有材料，不论购入、拨入、借入、借出之收回，因交换之收入、退回、自制或自修，均应经检验后始得收料 (格式四) 。(备注：附件四请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (二九) 第 20072 页)第 77 条购入材料，应凭材料验收报告收料。第 78 条经核准交换之材料，应分别按出售及购入材料手续办理。第 79 条用料部门所领材料，因不适用而剔退，或遇工程及制成品完成后尚有剩余时，均应填制退料单，并注明材料之品名、规范、数量、使用单位等办理退料。第 80 条退回之材料、如尚未经使用，且尚未失去原性能及规范者，照新料收料。第 81 条退回之材料，曾经使用或系资产拆卸之零件，已局部改变其性能，而不能再用于原定用途或减低价值者，应由退料部门估定新旧程度，退交材料管理部门，如材料管理部门对于所估新旧程度有异议而不能互洽决定时，得提请各该事业机关之首长另行派员鉴定之。第 82 条退回之材料，确属全部或大部分变质无可利用者，应由退料部门叙明理由，依规定退交材料管理部门处理之。第 83 条收发材料，应即更新料帐。第 84 条用料部门请领材料必须根据用料预算，及实际需要，填制领料单 (格式五) 向材料管理部门领料。(备注：附件五请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (二九) 第 20073 页)第 85 条领料单以一料一单为原则。第 86 条材料管理部门于收到领料单时，应详核单内所列各项填列实发数量办理发料，如事后发现拨发材料之编号名称、规范、单位、数量或单价等有错误时，应由发料部门填制材料更正通知单，送经材料管理部门主管核准分送更正之。第 87 条凡因换新而领用材料时，以随缴旧料为原则。第 88 条拨发材料应填制发料单。 (格式六)(备注：附件六请参阅中华民国现行法规汇编 83 年 5 月版 (二九) 第 20074 页)第 89 条经核准让售之材料，应凭核准根据填制让售凭证发料。第 90 条运输材料，应视其价值及运输情形决定须否押运或保险。第 91 条提运进口之材料，应由采购部门检齐各项提货凭证，送由运输部门办理报关、验关、付税、公证、出仓、运送等事项。第 92 条提运进口之材料，如发现损耗，应取具证明填具材料损耗报告表分送有关部门，除由于自然发生者外，应由采购部门办理索赔手续，其无法索赔或索赔无着时，得视实际情形，报经各该事业机关之首长或上级机关核准以运输损耗列销。第 93 条材料在运输途中，由于自然损耗，收发磅差或人力不可抗拒之意外损失者，得由各该事业机关首长核准列销。第 94 条材料之委讬交运，应签订合约，明定运送及装卸方式、交货地点及时间、费用、及损耗赔偿等事项。第 95 条交运材料须加包装者，应视其性能、形态、重量、数量及运输情形，由发料部门妥为办理。第 96 条仓库建筑，应配合事业计划，选定交通便利，地势干燥，环境适宜之地点。第 97 条仓库应视需要，顺序编号，其内部并应划分为若干存储单位，制定显明标志。第 98 条材料存储，应充分利用有效空间，并应根据其类别、体积、价值、数量、及收发情形，分别决定存储方式及位置。第 99 条材料有忌热、忌光、易燃、自燃、挥发、侵蚀等特性者，应分别予以专库存储。危险品仓库，应与普通仓库隔绝。第 100 条材料存储，应适时检查，其易于破损、变质、锈蚀、发霉、感光、燃烧、爆炸、及虫蛀、鼠啮者，均应妥慎防护保养。第 101 条仓库内部应绝对禁止烟火，并定期检查消防设备及电线绝缘是否良好。第 102 条仓库应谨严门禁，并派值守人员昼夜巡查守卫。第 103 条仓库应配备足够使用之手工具，度量衡用具，搬运工具，包装材料，及防腐防锈所用材料。第 104 条仓库所存每种材料，均应切实纪录并入帐，并视需要，另设材料识别卡。如所存之材料具有危险性，应于适当位置标示警语，以防止意外发生。