中国大唐集团公司湖南分公司公文处理办法.doc

中国大唐集团公司湖南分公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为促进公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据湖南省人民政府有关规定和中国大唐集团公司公文处理办法，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法适用于公司本部及其所管理（所属）各单位。第三条 本办法所指公文（包括电报，下同）是指公司在经营管理过程中形成，符合规范体式，具有行为规范作用和法定效力的公务文书，是公司依法经营管理的重要工具。第四条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 公文处理必须严格执行国家的法律、法规和有关保密规定，坚持实事求是、精简、高效的原则，严格公文处理程序，做到准确、及时、安全、保密。第六条 公司总经理工作部是公文处理的组织、协调和归口管理部门。第二章 公文种类第七条 公司常用公文种类有：（一）命令适用于依照有关法律、行政法规，宣布施行公司重大强制性措施，嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销系统各单位不适当的决定事项。（三）决议适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。（四）规定适用于对某项工作做出安排，提出具体管理措施。（五）办法适用于对某项工作制定具体作法和要求。（六）通知适用于传达上级领导部门或领导的指示；部署工作；发布管理制度；批转下级企业或转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级企业办理和需要有关企业周知或执行的事项；任免和聘用公司管理人员等事项。（七）通报适用于介绍工作经验和典型事例；表彰先进；处罚违章违纪行为；传达领导重要讲话、重要会议精神或情况及会议纪要等。（八）报告适用于向上级汇报工作、反映情况和答复询问等。报告不得有“请示”的内容。（九）请示适用于向上级领导单位请求指示或批准事项。公司系统各单位向公司、集团公司行文时，凡属请求批示或批准事项的，用“请示”。（十）批复适用于答复各单位的请示事项。（十一）函适用于单位之间商洽工作和联系业务，询问和答复有关问题，请求批准和答复审批事项。（十二）意见适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。（十三）会议纪要适用于记载和传达会议议定事项和主要精神。如下发执行，则以“通知”形式印发，“会议纪要”作为附件。第三章 公文格式第八条 公文由发文单位（文头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和打印份数等部分组成。具体要求是：（一）发文单位（文头）应当使用全称或规范化简称；联合行文，主办部门应当排列在前。（二）涉及党和国家秘密以及公司商业秘密的公文应在公文的首页右上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。（三）紧急公文，应根据紧急程度，分别在公文的右上角标明“特急”、“紧急”；紧急电报应分别标明“特急”、“紧急”。凡注明紧急程度的公文，应从核稿、审批、发文登记、印刷到分发、递送，按时限要求迅速处理。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。几个部门联合发文，只标明主办单位的发文字号。公司本部发文代字详见附件11。正式文件的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧，且在代字后加“函”字。文件、函的格式见附件5、6。（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，如有会签单位（部门），应注明会签人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）标题一般应包括发文单位、事由和公文种类，有些文种的标题中可以省略发文单位。标题应当确切、简明扼要地概括行文内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发文的标题，除转发的文种为“通知”时给予省略外，其他的文种可保留一级。如转发的文种为“函”，标题即“转发*的函的通知”；转发的文种是“通知”，标题即“转发*的通知”。（七）主送单位是指公文的主要受理单位，主送单位一般应写全称或规范化简称。抄送单位是指除主送单位外需要执行或了解文件内容的其他单位，应使用全称或规范化简称。（八）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。附件可以省略原文号。印发、转发文件只有一个附件时，无需做附件注明。（九）成文日期以签发人签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。（十）印章和落款。公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合下发的公文，联合发文的单位都应分别署名并加盖印章。盖章顺序，与文头单位排列顺序相同，其中主办部门名称和印章排列在最前。一般公文落款处不需署名，只加盖发文单位的印章。（十一）主题词。应根据公文主题和文种，参照集团公司公文主题词表（见附件12）标注。原则上，上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注公司主题词表中规定的词。主题词一般不超过5个。标注位置一般在文件末页下端、抄送上方，词汇之间空一格。（十二）印发份数应根据文件发送范围和存档需要确定。第九条 文印要求（一）公文用纸采用国际标准A4纸型（210mm297mm），左侧装订。（二）标题字体用2号小标宋体字加粗。（三）正文字体用3号仿宋体字。文印格式见附件10。第四章 行文规则第十条 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：（一）根据工作需要，公司可直接向国务院各部委，湖南省委、省人民政府及所属各部门，集团公司及各分支机构互相行文。（二）在职权范围内，公司可对公司系统各单位行文，安排工作；亦可与商务合作伙伴互相行文，商洽业务。（三）公司本部各部门，就具体业务工作，可对公司系统各单位行文。第十一条 一般不得越级行文，应逐级上报、逐级下达。因紧急等特殊情况需越级行文时，应同时抄送越过的上、下级企业。公司系统各单位不得越级向集团公司行文。公司系统各单位如须向公司以上的领导单位请示或报告事项，须以公司名义对上行文。一般先报公司，再由公司上报。第十二条 请示的公文应一事一文；一般只写一个主送单位，如须同时送其他单位，应当用抄送形式。请示在上级机关批复或批转前，一般不得抄送同级和下属单位。第十三条 上行公文，除上级领导直接交办等情况外，一般不向领导个人行文。第十四条 公司系统各单位上行文一般由本单位党政主要负责人或主持工作的公司（厂）领导签发。第十五条 公司系统各单位凡须以公司名义批示、答复问题的请示，或须公司领导了解情况的报告，分公司所管理单位应主送中国大唐集团公司湖南分公司，华银公司所属单位应主送湖南华银电力股份有限公司。一般不得主送或抄送公司本部各部门或个人。第十六条 公司一般不以“中国大唐集团公司湖南分公司、湖南华银电力股份有限公司联合发文”形式印发公文。基本原则是：（一）公司对中共湖南省省委、湖南省人民政府及其有关部门，各市委（州委）、市州人民政府行文，统一用“中国大唐集团公司湖南分公司发文”。（二）公司对证监局、交易所等上市公司监管部门行文（函），用“湖南华银电力股份有限公司发文”。（三）公司对集团公司、公司系统各单位行文，专属分公司业务时，用“中国大唐集团公司湖南分公司发文”；专属华银公司业务时，用“湖南华银电力股份有限公司发文”；同属两公司业务时，用“中国大唐集团公司湖南分公司发文”。第十七条 除涉及公司内部管理制度、机构设置、人事任免、奖惩、办公经费、福利等重要事项外，公司本部各部门之间原则上不互相行文。各部门向公司领导请示和报告工作，采用“签报”形式。签报流程见附件3。第五章 公文处理第十八条 收文处理，主要包括签收、登记、分办（含拟办、批办和承办）、查办、归档、销毁等程序。（一）文件的签收凡发给公司的函件，由总经理工作部文秘综合办负责签收、拆封；发给党组的函件，由党组秘书签收、酌情拆处；发给领导个人的函件，由领导或文秘综合办主任酌情拆处。发给部门的函件，由部门文书签收和拆处。（二）文件的登记收到的文件（包括参加会议带回的文件），按主送（或抄送）单位情况，分别由公司相关部门登记。主送（或抄送）公司的文件，由总经理工作部文秘综合办登记。各部门收到主送（或抄送）公司的文件应及时送总经理工作部文秘综合办登记。（三）文件的分办1须办理的公司收文，一般应附文电处理签（见附件9），并登记、编号，注明收文日期。凡须公司领导阅知和批示的文件，由总经理工作部文秘综合办主任提出拟办意见后，呈送公司主管领导阅批。其他文件一般根据文件内容和部门职责分工，呈送有关职能部门处理并逐一做好登记。对认为不适宜由本部门办理的文件，部门文书应速退回总经理工作部文秘综合办，并说明理由。对涉及几个部门共同办理的文件，应明确主办部门。2公司领导阅批的文件，未在办公自动化系统运行的文件，由总经理工作部文秘综合办登记批示内容后，及时送承办部门或承办人办理。承办部门收文后，应进行登记，并及时送交部门领导阅批，不得拖延积压。特急件，已规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕；未规定时限的，应在2个工作日以内办理完毕。如须延长办理时间或采取其他途径办理，应及时告知总经理工作部文秘综合办。3涉及几个部门共同承办的文件，主办部门应主动与其他部门协商办理，其他部门应积极配合。出现不一致意见时，主办部门应积极协调并及时向公司主管领导汇报，不得因此积压延误。4凡属公司领导、各部门间传阅的文件，由总经理工作部文秘综合办组织传送，有关部门不得横传，阅后直接退回总经理工作部文秘综合办。特急件，应随到、随传、随阅，必要时可集体传达，传送中均要履行签收手续。收文流程见附件1。（四）文件的查办总经理工作部文秘综合办负责经公司领导批示文件的查办，并将承办部门（或个人）的办理情况适时向公司领导反馈。部门文书负责部门文件的查办。第十九条 发文处理公司向上级主管部门请示、报告和商洽工作，向公司系统各单位部署重要工作和批复重要事项，印发公司规章制度等规范性文件，转发上级机关有关文件，发公司文件。涉及面较窄或一般事务性工作，不要以公司名义发文，可以总经理工作部文件形式发文。其他情况发部门文件。发文应坚持精简原则，凡可当面请示、报告、商洽的事项，可通过电话、现场办公等方式处理的问题，一般不行文。发文程序一般包括拟稿、审稿、会签、核稿、核签、签发、编号、打印、校对、用印、分发、递送、归档、立卷和销毁等程序。（一）拟稿发公司文和部门文，应填写发文稿纸（见附件4）上的有关栏目。正文及附件用A4纸手写或用计算机打印。在拟公文中应做到：1符合国家的法律、法规；符合党和政府的方针、政策及有关规定；符合集团公司、公司发布的各项制度和办法。2做到情况真实,观点明确，条理清楚，文字精炼，语言恰当；书写工整，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。3公文中有关人名、地名、数字、引文务必准确。引用公文应先引标题，后引发文字号并加括号（一句话太长时，可先引发文字号，后引标题并加括号）。日期要具体写年月日。4公文用词用字必须准确、规范。文内使用简称时，一般先用全称注明简称后，再用简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称注明英文缩写后，再用英文字母缩写。公文中的数字，除成文日期和部分层次序数词，以及词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。5结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。文印格式见附件10。管理制度文件内容一般用条文表述，每条可分为款、项、目。款不编序号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以分章，章下设节。管理制度文件格式见附件7。6公文必须使用国家法定计量单位（见附件14）。7如联合发文，应在发文稿纸首页签发栏内划出定格，注明联合发文单位，便于签发人批签。如须外单位会签，应在会签栏加划横线分开，横线上方为公司内部会签单位，下方为外部会签单位。8文稿送签时，如有需要向主管领导说明的事项，应在首页附加“办文说明”，书写简要说明，随文稿一并送审。9主送国务院各部委，中共湖南省委、湖南省人民政府及集团公司的报告一般不要超过3000字。如超过3000字，应拟写报告提要。10拟稿和批发文件时，应使用钢笔、毛笔或签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。钢笔应使用碳素墨水或蓝黑墨水，杜绝使用红色墨水。（二）审稿各部门主任要对本部门拟写的公文负全责。部门文书拟稿后，应首先送部门主任审稿。部门主任审稿时，要做到：1文稿数据、事实是否准确。2所提要求、办法、意见和措施是否切实可行。3所要说明的问题是否全面清楚。4是否需要其他部门会签等。 （三）会签1公司发文涉及本部多个部门职责范围的，应进行会签。主办部门应送各相关部门会签意见一致后，再送总经理工作部文秘综合办核稿。2会签文件要急件急办。一般会签文件应在2个工作日内会签完毕，逾期要向主办部门说明原因。3对会签文件应注明会签意见。如在文稿上修改，应同时注明修改部门，并在发文稿纸中注明会签时间和退文时间。4会签时，若文件内容未协商一致，一般不得行文。5公司与外单位联合行文，由主办单位办理发文程序。如公司主办，由本部主办部门送交相关的外单位核签。总经理工作部文秘综合办应积极协助。如外单位主办，公司收到会签文稿，一律经总经理工作部文秘综合办登记后，送有关部门提出意见，最后再连同部门的审核意见，送主管领导核签。（四）核稿1核稿程序凡以公司名义发文（干部任免及案件办理等内容除外），在送公司领导核签之前，均应经总经理工作部文秘综合办核稿；党组文件应经总经理工作部主任核稿。2核稿要求（1）文件制发是否必要。（2）文件内容是否符合国家的政策法规和公司的有关规定。（3）文件各组成部分是否完整、文件内容是否准确和文字的表述是否妥当。（4）文种是否正确，格式是否准确、规范等。（五）签发1以党组名义发出的公文，由党组书记签发。2以公司名义发出的公文，按照分工和重要程度，由总经理或分管副总经理签发。重要文件先由分管副总经理核签后，再送总经理签发。党组纪检组组长、三总师可签发分管工作的业务性公文。3函件、情况通报由公司分管领导签发。会议纪要由会议主持人签发。4公司发函（重要发函视具体情况由总经理或分管副总经理签发）及贺电、唁电等，由总经理工作部主任签发。5部门发文由部门主任签发。6签批公文，主批人应明确签署意见，在发文稿纸签发栏内签署姓名和日期。7文稿一经签发，未经原签发人同意，不得修改。8须紧急签发的公文，负责签发的领导因出差等原因不能书面签发时，由公文主办部门通过电话等方式请示负责签发的领导。经负责签发的领导同意，由公文主办部门主任签署意见交总经理工作部文秘综合办后，总经理工作部文秘综合办编发文号。（五）编号公司文件由总经理工作部文秘综合办统一编号；部门文件由部门文书统一编号。（六）文件印制与校对1以公司和党组名义发出的公文，由总经理工作部文秘综合办负责印制。2送印的文稿应字迹清晰。3校对由拟稿人负责，必须准确无误，校样与原稿必须一致。4校对无误的文稿经拟稿人签字后，交总经理工作部文秘综合办文印室印刷，严格按照发文稿纸中的份数进行印刷。（七）用印文件用印要严格执行中国大唐集团公司湖南分公司 湖南华银电力股份有限公司印信管理办法。文件除正本用印外，要在原稿发文稿纸签批处盖章，以示该文件已正式印发。（八）文件分发和递送1所有文件均由拟稿人分发。需邮寄时，由拟稿人填写信封、装好公文，交总经理工作部文秘综合办递送。发往党中央、国务院及其所属国家机关，集团公司的文件、信件、资料，原则上由总经理工作部文秘综合办通过机要交换渠道递送；发往公司系统各单位和其他单位的文件，一般通过邮局递送。 2发送秘密级以上文件、资料时，应在信封上准确写明收文部门（或收件人姓名）、发文部门、秘密等级、缓急程度和编号；发送绝密级文件、资料时，要在信封上加贴密封条。3绝密件、特急件均由总经理工作部文秘综合办派专人递送，并履行签字交接手续。4发给公司本部各部门的文件，由总经理工作部文秘综合办通知各部门文书签领。5严格按主送和抄送单位的范围进行发送，不得多发、错发和漏发。第二十条 发文程序（一）党组文件发文程序1由文件主办部门拟稿，经部门主任审稿、相关部门会签后，交党组秘书核稿。2核稿后交公司党组书记签发（根据需要，送党组成员核签）。3签发后，由总经理工作部文秘综合办统一编号、印制、发送。（二）公司文件发文程序1由文件主办部门拟稿，经部门主任审稿、相关部门会签后，交总经理工作部文秘综合办核稿。2总经理工作部文秘综合办核稿后，交公司领导签发（需要核签的由相关领导核签）；3签发后，由总经理工作部文秘综合办统一编号、印制、发送。公司发文流程见附件2。（三）总经理工作部文件发文程序因工作需要，用总经理工作部文件形式发部门文件，程序如下：1由文件主办部门拟稿，经部门主任审稿、相关部门会签后，交总经理工作部文秘综合办核稿。2总经理工作部文秘综合办核完稿后，交公司分管领导或总经理工作部主任签发；3签发后，由总经理工作部文秘综合办统一编号、印制、发送。（四）部门发件发文程序由文件主办部门参照上述程序自行印制，发送。第二十一条 签报的办理（一）公司本部各部门向公司领导请示、报告事项用签报（见附件8），签报流程见附件3。（二）总经理工作部为签报的管理部门。除人事任免、奖励、案件查处等内容的签报按有关规定处理外，其余签报均由总经理工作部登记编号并按签报要求呈送有关领导阅批。经公司有关领导阅批的签报，原稿由总经理工作部留存并将复印件送返主办部门。（三）涉及两个及以上部门的事项，由主办部门会签协办部门，部门间如有意见应在签报中注明。第二十二条 传真的处理经总经理工作部文秘综合办接收的重要传真，由总经理工作部文秘综合办登记，报总经理工作部主任签批，送公司领导或有关部门。总经理工作部发送的公司传真，由总经理工作部主任批准，在总经理工作部文秘综合办登记。第二十三条 电报收发和处理（一）明码、密码电报由总经理工作部文秘综合办签收，集中分办、管理，注明“亲收”的“绝密”电报，须由收电人或收电人指定的人亲自启封；发电由公司领导（或部门负责人）签发后，按文件管理的相关规定统一登记发出。（二）属于需要办理的电报，按收文的相关程序办理，急电随到随办，不得积压。（三）草拟发电稿，坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原则，做到简明扼要，文字清楚。（四）密码电报是经密码隐蔽过的公文。凡属秘密和紧急、重要的事项，应按规定采用密码加密译发。（五）密码电报要严格管理，不准擅自抄录、翻印、复制，不得在不利保密的场合存放、交接密码电报。第二十四条 外事等有特殊要求的公文处理，可按照有关部门的规定处理。第二十五条 翻印上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的外，经公司总经理工作部主任同意可翻印。翻印件的管理同正式文件。翻印时，要注明翻印人、