如何制定成功的参展计划.doc

如何制定成功的参展计划 选定一位参展协调人应该选定一位参展协调人负责整个项目的计划、预算、展位管理等工作这位协调人必须具备始终带领整个参展团队成功完成参展目标的权力及能力。选定优秀的展位设计公司应拟定一份简短的服务供应商名单，从中选出最佳者外包展位设计工作。为此，必须详细了解每家候选公司的情况，并咨询这些公司的之前客户，确保他们有能力按时在预算内完成任务。制定可评估的目标设定目标应该与参展效益评估相联系。以收集销售线索为例，其目标应该考虑潜在受众规模、展位工作人员人数及总展览开放时间等因素。阅读参展手册务必从收到之日起就认真阅读您的参展手册，特别要注意其中的展位管理规章及反馈参展订单表格的截至时间。逾期的参展订单及最后时刻的更改可能需要支出额外费用。确定展品充分通知提醒您的产品经理，以确保展品的数量及质量。对于需要进行现场运作的设备，记得准备足够的零配件及耗材，以备不时之需。宣传参展应为参展撰写专门的新闻发布稿并登录展会目录(切记按时送交相关登录资料)。此外，还应向所有的目标客户寄发观展邀请函，并尽量设计一些激励措施吸引更多观众参观您的展位。为此，应特别关注展会官方网站上推荐的宣传机会，从中选择合适的项目积极参与。留意标准展位套餐许多展会主办机构都提供“标准展位套餐”，以套餐式价格提供包括展位光地、结构模块、布景、家具、灯光等综合展位配套设施。此外，参展推广套餐也是经常提供的服务项目，它能非常有效地帮助参展商进行预算和成本控制、从而节省大量的管理时间和投入。协同利用其他媒体活动为最大限度地运用推广预算，应将您的展会推广活动与其他媒体活动协同安排。例如，应在行业媒体广告中显著标明“欢迎光临我们的XXX展位”，在直邮资料中夹寄参展邀请函、在定制通讯资料及您的网站上宣传您的参展。制定详细预算在项目实施前，应详细预测各种可能的参展开支、做出详细预算;在项目实施过程中，应密切关注各项开支，并集中记录所有采购订单及发票。选择及培训展位工作人员应尽早选择展位工作人员以确保其工作时间，同时应为他们安排充足的培训时间。为此，应制定专门的排班时间表，并向所有成员充分传达展品信息、各自职责及公司的参展目标。设定高效的展位咨询处理系统在展会期间捕捉、识别观众信息的方式将决定展会后跟踪销售线索的速度与效率。因此，应该设计一份“展位观众咨询表格”供展位工作人员快速记录重要的观众信息(如感兴趣的产品、采购决策权、预期采购时间等)。制定关键任务时间表参照参展商手册，从展会开幕时间倒数制定一份关键任务时间表，其中须列明各项任务的负责人及完成截止时间，之后分发给所有参展项目相关人员。清晰界定沟通环节沟通不畅是展会项目实施出现问题的主要原因之一。为此，应该向相关供应商及展会主办方明确谁是他们的联系人，同时应在参展项目团队内定期召开简报会，以确保每位成员及时了解项目进展。准备跟进销售线索展会期间搜集的销售线索经正确处理后将具有极高的价值。为最大限度地实现销售回报，务必尽快高效跟踪销售线索。为此，应该在展会前就制定好展会后的销售跟进计划，并给予足够的人手和时间安排。展会期间所及的所有销售线索必须在展会后1周、最多2周内跟进联系。展台搭建有什么要注意的？ 展台搭建有什么要注意的？ 成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片 有计划、有组织的 的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等侯着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。 多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览会搬运商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。 对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览会搬运商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节,可以节约一些相应的费用.另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览会搬运商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运人现场，一般在展馆内没有一辆汽车起重机，可以起吊这些材料，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。当然专业的展览会搬运商肯定能想方设法把所有的展品弄进展厅，有时也演出 千钧一发 的好戏。试想如果吊车与两边展台的距离只有十来公分，与巨大的车身相比，这点空档几无异于 一发 了。遇到物件不能从大门处运进的情况，那么 老大难货运组 就泥上了用场，他们先要招物件从车上卸下，然后在其下安上轮子，最后用手工推入展厅。还有一种情况是参展商自行卸货，而不委托展览会搬运商。这时，一般在搭建现场备有11种固定的器械供租用，其中包括叉式装卸机和手动小起重车。到了高峰期各种机器，甚至一些特殊机械，如12吨的铲车都纷纷投入使用，有时50台机械同时不间断地工作，一眼望去，搭建现场上机器车辆高低错落，大有叠床架屋之感。在这种情况下，参展商最好较早地预约运输时间，提前6 8周为宜。展览会服务手册中附有预约表格上面列有时间、器械和人员需要。参展商要特别注意准确地填写以下儿点； 材料运往哪里? 材料什么时候运输? 需要哪些器械? 何时需用这些器械? 需用多长时间？ 需要多少人力? 两种方法相比较，各有千秋。雇用展览会搬运商，费用无疑不菲，参展商特别是中小企业理当精打细算。另一方面搬运商也自有一番道理，他们认为，参展商把一项运输计划一揽子委托给搬运商，这是员保险的做法。因为作为专业队伍他们能够面面俱到，例如他们可以按照专业要求，把出于安全原因不能在展览现场存放的运输容器合理地储存，每个有关的展览商得到一个计算机标签，上面注有名称、展厅和展台号码，他们把这些标签贴在空容器上，交给搬运商保管。搬运商还可提供其它服务，例如测量、运输、保管及临时确定撤展日期等。 天下没有不散的宴席 ，这句话用来形容展览会再贴切不过了。干辛万苦搭成的展台在几日热闹之后又要 无可奈何花落去 了。货物回运有时在展前就作好了计划但展览当中才决定亦属正常。因为参展商开始时难以决定，哪些东西要带回去。宣传手册分发了，许多展品也将卖掉。如果定了如上所说的一揽子委托合同，那么展览会搬运商还负责把这些东西运到新主手里，并与海关谈判确定货物进口的有关事宜。 最后一项工作尽管也需要经验，但是即使最有经验的搬运商也不敢夸口他们在各国海关都 路路通 ，毕竟国情有别。所以，参展商可以把展台搭建的业务一揽于委托出去，但如果认为因此就可以高枕无忧了，显然过于乐观，直到走好员后一步棋才算大功告成 展台搭建有什么要注意的？ 展台搭建有什么要注意的？ 成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片 有计划、有组织的 的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等侯着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。 多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览会搬运商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。 对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览会搬运商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节,可以节约一些相应的费用.另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览会搬运商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运人现场，一般在展馆内没有一辆汽车起重机，可以起吊这些材料，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。当然专业的展览会搬运商肯定能想方设法把所有的展品弄进展厅，有时也演出 千钧一发 的好戏。试想如果吊车与两边展台的距离只有十来公分，与巨大的车身相比，这点空档几无异于 一发 了。遇到物件不能从大门处运进的情况，那么 老大难货运组 就泥上了用场，他们先要招物件从车上卸下，然后在其下安上轮子，最后用手工推入展厅。还有一种情况是参展商自行卸货，而不委托展览会搬运商。这时，一般在搭建现场备有11种固定的器械供租用，其中包括叉式装卸机和手动小起重车。到了高峰期各种机器，甚至一些特殊机械，如12吨的铲车都纷纷投入使用，有时50台机械同时不间断地工作，一眼望去，搭建现场上机器车辆高低错落，大有叠床架屋之感。在这种情况下，参展商最好较早地预约运输时间，提前6 8周为宜。展览会服务手册中附有预约表格上面列有时间、器械和人员需要。参展商要特别注意准确地填写以下儿点； 材料运往哪里? 材料什么时候运输? 需要哪些器械? 何时需用这些器械? 需用多长时间？ 需要多少人力? 两种方法相比较，各有千秋。雇用展览会搬运商，费用无疑不菲，参展商特别是中小企业理当精打细算。另一方面搬运商也自有一番道理，他们认为，参展商把一项运输计划一揽子委托给搬运商，这是员保险的做法。因为作为专业队伍他们能够面面俱到，例如他们可以按照专业要求，把出于安全原因不能在展览现场存放的运输容器合理地储存，每个有关的展览商得到一个计算机标签，上面注有名称、展厅和展台号码，他们把这些标签贴在空容器上，交给搬运商保管。搬运商还可提供其它服务，例如测量、运输、保管及临时确定撤展日期等。 天下没有不散的宴席 ，这句话用来形容展览会再贴切不过了。干辛万苦搭成的展台在几日热闹之后又要 无可奈何花落去 了。货物回运有时在展前就作好了计划但展览当中才决定亦属正常。因为参展商开始时难以决定，哪些东西要带回去。宣传手