用友软件基本操作.doc

一、会计科目点击“基础设置-财务”进入会计科目设置。方法：1、 直接增加明细科目的。（例：增加“银行存款”明细。点击“银行存款”点击菜单中的增加进入会计科目新增输入科目编码100201 其中1002为银行存款编码01为新增二级科目编码，如果再增加第二个明细则为100202。如此类推。科目名称输入“建行”输你要增加明细的名称）点击“确定”即可。若继续增加下一个，则再点击“增加”，操作同上。注意：如果有外币核算的科目要不对应的外币选上。2、指定科目：基础设置-财务会计科目编辑指定科目现金总账科目（银行总账科目）双击1001现金（双击1002银行存款）确认。二、凭证类别基础设置财务凭证类别选择你要用的凭证类别确认三、录期初余额（总账设置期初余额）1、 注意：我们要输入的是累计借方，累计贷方，期初余额。而年初数是电脑通过上面三项自动转入的。若年初启用，则直接录入年初余额即可。2、 注意：累计借方，累计贷方分别为账套起用前月份到1月份的累计数。（例：如果账套是在6月份起用，则累计借方.累计贷方为15月份的累计数）。期初余额则为上月报表的期末数。3、 注意：凡有发生额的，不管有无期初余额必须录入。例：损益科目只有累计借方，累计贷方。就只录借方和贷方，因为在报表中要涉及本年累计数。4、 方法：白色的地方我们手工可以直接输入，如果有明细科目的只输明细科目的累计借方，贷方，期初余额。录完会自动转入一级科目。5、 方法：设为客户往来，供应商往来的科目（蓝色的），累计借方，累计贷方可以直接输入。但期初余额不能直接输入。其方法如下：在期初余额的蓝色框里双击进入界面点击“增加”系统会增一行在客户或供应商下双击点击放大镜选择对应的客户或供应商确定手工输入摘要（如上期结转等）在方向下双击可选择“借”或“贷”手工输入此客户或供应商的期初余额。若继续增加下一个客户或供应商期初余额，点击“增加”，操作同上。一直到增加完所有的客户或供应商的期初余额。注意此界面上会显示是那个科目的余额（例：应收账款）。注意不要录错了，录完所有的后，点击“退出”，系统会自动把数字“合计”转过去。6、 录完所有的期初余额后，点击菜单上的“试算”，系统会弹出试算平衡表，检查试算表是否平衡，若不平衡则要检查录入的数字，直到平衡。（可参照前一个月的资产负债表）。四、填制凭证注意：财务费用中的利息收入要做到借方红字，例：借；银行存款（蓝字）100 贷：财务费用利息收入（借方红字）100输金额前按“”号即可变为红字。及损益类科目按其科目性质来做，只有在月底结转时才在其反方向。1、 点击“填制凭证”进入填制凭证界面点击“增加”点击凭证左上角的放大镜选择凭证类别（双击要选择的凭证类别若使用的单一的记账凭证则不需要选择）修改日期（系统默认为当前日期，把鼠标点击一下日期，变成蓝色即可以修改）输入附件数手工输入摘要双击科目下的空白框，出现放大镜，点击放大镜，在里面选择会计科目，再确定，会计科目就会显示过来输入金额点回车填写下一行（操作同上）做完一张凭证后点击菜单中的“保存”系统会提示保存成功（若系统提示金额赤字，点“是”即可）。若做下一张凭证，再点击“增加”，操作同上。2、 注意：若涉及到客户往来或供应商往来科目的，系统会让你选择对应的客户或供应商。点击系统弹出界面的放大镜，在客户或供应商中选择对应的。若显示的客户或供应商只有一个的话，就点击“过滤”系统会弹出一个窗口，不理它，直接点击右上角的关闭窗口，这样所有的资料就都出来了。若此客户或供应商为新增加的即以前档案里没有，则点击“编辑”，就进入客户档案或供应商档案录入界面，在这里录入此客户的资料（方法同客户档案或供应商档案录入一样）。再退出这个界面，此客户的信息就会显示出来选中对应的确认系统会自动填写到凭证的左下方。3、注意：损益类科目中收入类科目发生业务时只能做在贷方，费用类只能做在借方。五、删除凭证当发现凭证做错时可以进行删除。删除前也要取消审核，记账，结账。具体操作为：在填制凭证中标题栏中“制单”按钮下拉菜单下的“作废/恢复”再点“制单”下的“整理凭证”选择月份确定选择要删除的凭证（双击）一般全选确定点“是”即可 六、审核凭证1、 填制完凭证后，再审核凭证2、 在总账界面下点击“文件”点击“重新注册”在弹出进入总账信息中换一个人（即用另外一个人进入，注意填制凭证和审核凭证不能是同一个人）确定。3、 点击“审核凭证”凭证月份选择要审核凭证的月份确定显示所有填制凭证的信息，点击下面“确定”进入审核凭证界面，点击最上面菜单的“审核”点击“成批审核凭证”审核完后退出即可。4、 审核完后，依然在文件下重新注册，用填制凭证的人进入。七、取消审核 取消审核。在文件下重新注册，用审核的用户名进入（谁审核谁取消）点“确定” “审核凭证”选择凭证月份确认点击确定进入审核凭证界面。点击最上面菜单中，“审核”下的“成批取消审核”系统取消审核的张数点“确定”退出。八、记 账点击记账全选下一步确认下一步系统会提示你记账完毕。注意：审核之后才能记账；上月没有结账，本月不能记账。九、自动转账点击“月末转账” 点击“期间损益结转”点击“期间损益结转”后的放大镜在弹出界面左上角选择“转账凭证”，若使用单一的记账凭证不需要选择确定点击右上角的“全选”确定生成凭证（注意生成凭证日期默认为当前日期，若不符合则需要修改成你需要的日期）保存关闭自动转账系统。自动转账生成的凭证需要进行审核并记账。在文件下重新注册（换人）确定点击审核凭证选择审核凭证月份确定看到凭证后点确定（白色为没有审核的；蓝色为已审核的）点菜单中审核，再退出在文件下重新注册（换回填制凭证的人）确定记账全选下一步确定下一步系统提示记账完毕。注意：如果本月有新增加的损益类明细科目的话，那么在做期间损益结转前要刷新下。操作如下：点击“月末转账” 点击“期间损益结转”点击“期间损益结转”后的放大镜在弹出界面右上角本年利润科目后把3131删掉再点“确定”再重新进去输上3131确定即可。十、期末结账点击期末结账月末结账下一步对账结账系统提示结账完毕即可十一、如何修改已填制的凭证1、如果没有审核，没有记账，没有结账的话，在填制凭证中找到你要修改的凭证，在上面直接修改，修改完后，点“保存”，即可。2、 如果凭证已审核，但没有记账，没有结账，修改如下： （1）取消审核。在文件下重新注册，用审核的用户名进入（谁审核谁取消）点“确定” “审核凭证”选择凭证月份确认确点击定进入审核凭证界面。点击最上面菜单中，“审核”下的“成批取消审核”系统提示取消审核的张数点“确定”退出。（2） 在“文件”下“重新注册”用制单人的用户进入确定。（3） 点击“填制凭证”。通过上一张，下一张，找到要修改的那一张凭证。修改好之后点“保存”，再退出。（4） 文件下，重新注册，审核凭证。3、 如果要修改已结账，记账，审核的凭证，则要先反结账，反记账，再取消审核后再修改。那么如何反结账，反记账呢？方法如下：十二、反结账：总账期末结账选择需取消结账的月份按Ctrl+Shift+F6输入口令确定取消十三、反记账：总账期末对账（选择需要取消记账的月份）按Ctrl+H 出现“恢复记账前状态已被激活” 点总账凭证恢复记账前状态恢复月初状态确定输入口令确定即可十四、UFO报表1、进入UFO报表点击文件打开选择报表所在文件夹选择报表模板（如资产负债表）2、追加表页点击编辑追加表页输入增加的页数确认（即可在下面看到追加的表页数，点击一下即可看到空白的表页）3、在数据状态下，打开追加的空白表页，在最上一排工具栏上点击数据关键字录入输入公司名称，年、月、日确认是否重算第页是等待一下报表自动生成。4、左下角“格式”或“数据”，在格式状态下输入公式，在数据状态下录入数据。注意：a如出现“是否重算全表” 则点“否”b若要追加表页点击编辑追加表页输入增加的页数确认（即可在下面看到追加的表页数，点击一下即可看到空白的表页）c如果报表的数据不对，可以在总账模块的账薄菜单下查询余额及发生额表进行核对。如果总账中的数据与报表的数据一致，但与实际数不对时，有可能是凭证录入有错误。d报表应该是在所有凭证处理完记账后制作，通常可以月末结账后再做。十五、备份在D盘新建文件夹，如“用友备份”，再建二级文件夹，如名“2007/6/30”进入系统管理点击系统注册选用户名admin确定账套备份选择账套确认选择备份文件夹D用友备份2007/6/30确认如何设置自动备份：进入系统管理点击系统注册选用户名admin确定点系统设置备份计划（进去后一步一步设置就可以）十六、如何清除异常任务和单据锁定系统管理注册用admin的名字进入确定点击“视图”清除异常任务视图“刷新”即可系统管理注册用admin的名字进入确定点击“视图”清楚单据锁定在弹出的信息中点击一下账套确定注意：在进行上面操作时不要关闭总账系统。十七、如何新建账套1、进“系统管理”点击“系统”点击系统下“注册”进入注册控制台用户名用admin的名字进入确定2、点击“账套”点击账套下“建立”进入创建账套，此项只须填入“账套名称”即你做账公司名称，启用会计期改为你要启用的月份，其他不用改，系统默认即可。“下一步”进入“单位信息”，填入单位名称和单位简称，其他信息可填可不填“下一步”进入“核算类型”选择企业类型（工业或商业）。选择行业性质（一定要选“新会计制度”），其他信息不修改“下一步”进入基础信息：存货，客户，供应商是否分类都打上“”有无外币核算要根据你公司具体情况选择，有就打上“”，没有就不选择“完成”“是”等待系统创建账套进入“分类编码方案”根据贵公司需要修改，一般系统默认即可“确认”进入“数据精度定义”“确认”提示创建账套成功“确认”、点击“权限”点击“权限”下的操作员进入操作员管理窗口点击