VISIO经典培训课程.doc

VISIO 培训课程培训课程 目目 录录 1 VISIO 的基本操作界面及功能的基本操作界面及功能.4 2 模板与模具的选择模板与模具的选择5 2.1 新建5 2.2 选择绘图类型6 3 模具主要内容介绍模具主要内容介绍7 3.1 建立一个新的跨部门职能图.7 3.2 修改与变更原有的跨部门职能图.11 4 图形图形12 4.1 图形的创建.12 4.1 图形的移动.12 4.2 同时移动多个图形.12 4.3 图形的删除.13 4.4 图形格式修改.13 5 文字表述文字表述14 5.1 新增或修改文字14 5.2 文字格式的修改15 6 连线连线16 6.1 连线的创建16 6.2 连线的格式17 6.3 编辑连线上的文字19 7 组合组合20 7.1 如何使用组合.20 7.2 取消组合21 8 页面页面23 8.1 页面增加23 8.2 页面设置23 8.3 页面移动24 8.4 删除页面.25 8.5 页面命名.26 9 打印打印26 9.1 打印范围及份数设置26 10 组织结构图简介组织结构图简介27 10.1 创建简单的组织结构图.27 10.2 其设计组织结构图布局.30 10.3 组织结构图添加题目.31 11 绘制流程图绘制流程图32 11.1 何谓流程图.32 11.2 流程图使用到的符号.32 11.3 流程图画法.38 11.4 流程图绘制原则.39 12 案例40 12.1 绘制基本流程图.40 12.2 案例分析（一）40 12.3 案例分析（二）44 12.4 样本.46 1 VISIO 的基本操作界面及功能的基本操作界面及功能 本培训教材，主要讲解 VISIO 的基本操作，以及有针对性的介绍“跨职能流程图”和 “组织结构图” 。 VISIO 是一个图表绘制软件，它有助于创建、说明和组织复杂设想、过程与系统的业务和 技术图表。使用 VISIO 创建的图表能够将信息形象化。生产与运营管理中涉及到的项目管理、 质量管理、业务流程等内容，通过应用 VISIO 软件绘制相关图表，能够以清楚简明的方式有 效地交流信息，提高了相关工作的效率和质量。 课程的目的是，使大家熟悉 VISIO 软件的功能、界面，掌握 VISIO 软件的基本操作。 VISIO 的基本操作界面介绍 A 透过按下“查看”功能表的工具列，可以设定要展现出来的工具列。 B 选择范本以开启页面时，会出现最适当的尺寸、方位、比例、格线以及刻度等。 C 点选工具列上按钮旁边的下拉箭头时，会出现与该按钮有关的工具。 D 可以利用格线来把图形排列整齐。 E 当鼠标指向工具列上的按钮时，会在旁边出现一个说明，显示该按钮的功用。 F 页面左侧各个模版包含预设的图形及格式以供运用。 G 在页面标签列中，您可以快速地新增、删除、更名或排序页面，按下鼠标右键即可选择。 H 当鼠标指向左边功能区上的图形时，会出现该图形的说明。 I 如果档案包含很多页，您可以利用下方的水平卷动轴来阅览所有的页面。 接着，我们将对 VISIO 的功能及使用做更详细的说明。 2 模板与模具的选择模板与模具的选择 在 Visio 中，您可以用现成的范本来完成您想要制作的成品，其方法如下： 2.1 新建新建 打开 VISIO，选择“文件”“新建” 会出现如下画面： 2.2 选择绘图类型选择绘图类型 此时屏幕上会出现一个对话框，里面有许多现成的范本类型可让使用者选择。 只需双按右侧预览区中的范本，便能开启范本，接着会出现全新的页面以及一些模版让我 们使用。 如果内部控制小组，为我们设计了专门的模板。只要打开 VISIO 文件“*.vss”，则自动跳出 该模板。 3 模具主要内容介绍模具主要内容介绍 垂直或水平的跨部门职能图跨部门职能图跨部门职能图可以让我们很清楚的了解流程与 部门组织之间的关系。 3.1 建立一个新的跨部门职能图建立一个新的跨部门职能图 要建立一个水平或垂直跨部门职能图的方法如下： 1)从“文件”功能表中选择 “新建-选择绘图类型-流程图-跨部门职能图”指令，以开启 跨部门职能图。 2)此时会出现 跨部门职能图 对话框，请选择要以垂直或水平方式呈现，再输入层级的数 目（最高五层） ，以及是否要在层级的最顶端加入标题列。 3)选定后，跨职能流程图创建成功： 4)在标题列上或层级的标签内输入内容，并重复步骤以使每个层级都有文字说明。 3.2 修改与变更原有的跨部门职能图修改与变更原有的跨部门职能图 Visio 提供了一项十分灵活的功能，能让我们轻易地修改已制作好的跨部门 职能图，同时页面上的流程图形也会被自动地调整位置。接着，让我们练习如 何调整原有的跨部门职能图。 1）如果现在要新增一个“职能” ，首先我们从 跨部门职能图图形水平 模版中选择 “职能” ，然后把它拖拽到流程图的任何一个部门中。 2）此时，我们发觉画面上会多出一个部门，如下图。 除跨部门职能图模板外，VISIO 还提供了其他多种模板的选择，在此不一一介绍。 4 图形图形 4.1 图形的创建图形的创建 1）在模版中选择要增加到页面上的图形。 鼠标选取该图形，再把它拖拽到页面上适当的位置，然后放开鼠标即可。 4.1 图形的移动图形的移动 用鼠标拖择图形拉动，则可以将其拖到合适的位置上。 4.2 同时移动多个图形同时移动多个图形 1)点选第一个图形后，按住 Shift 键，再选择其他的图形。 2)把鼠标移到其中的一个图形上，直到出现白色的箭头符号。 3)把它拖拽到新的位置再放开，所有被选择的图形会以相同的方向及间距移动到新的位 置上。 按住 Shift 键再选取其他的图形，便能同时选择多个物件。 4.3 图形的删除图形的删除 选中该图形，按“Delete”键即可删除该图形。 4.4 图形格式修改图形格式修改 在 Visio 中，您可以通过下列方式，轻松地改良或修订图形。 4)设定图形的颜色及线条样式 在图形上加入颜色能立即在视觉上产生不同的感受，使其更具变化性。此外，您还 可以设定线条的样式，甚至把线条端点设定为箭头状。 若要改变填满图形的颜色，您只需将鼠标移到格式工具列上的 填满色彩 图示旁， 按下拉箭头，并选取颜色即可。 若要新增其他的颜色到此调色盘中，您只需用鼠标点选 更多填入色彩 即可加以设 定。 设定线条样式的方式与设定填满颜色的方式类似，而不同点在于：选择的是 线条色彩 图示，您可以利用相同的方法来改变线条的宽度、样式，以及线条的端点，於 此不再赘述。 5)调整模版图片 在的图形周围会出现小点，当鼠标移到小点上，会出现箭头符号表示您可以移动的 方向。透过这些小点，您可以放大或缩小图形，甚至还可以调整图形的角度。 当您用鼠标拖拽图形角上的小点改变图形尺寸时，它会在水平或垂直方向等比例地 变更大小。 5 文字表述文字表述 5.1 新增或修改文字新增或修改文字 文字部分可用来说明图表中的意义或备注事项，在编辑文字时，您也可以开启文字尺 规来设定格式。 要在图形中新增文字只需选取图形，双击图形后直接输入文字即可。 若要编辑文字，您只需双击双击按某图形，即可开启文字方块直接编辑。 如编辑非主文字框中的文字，只需在焦点位于该框时按“F2”键即可。 5.2 文字格式的修改文字格式的修改 选中文字，点击右键，选择“格式” ，可以对文字进行各项属性修改。如字体、大小、 颜色、底色、透明度、线条、粗细、是否圆角等等。 6 连线连线 6.1 连线的创建连线的创建 并非每个图形都是各自独立的，例如在制作流程图、组织表或网路架构图时，这些图 形彼此之间一定是有关联的。 在 Visio 中有两种方式可以表达其关联性：一种是图对图；另一种则是点对点，选择 哪一种方式则是根据要在图表中建立多少关联性而定。 1)图对图关联式 移动图对图关联式中的图形时，会在图形中最近的点建立关联性。在图 对图关联式上，Visio 的实际连接点会因为相关联的图形移动而有所改变。 自动建立图对图关联式的方法为： a.同时从模版中拖拽两个图形到页面上。 b.在一般工具列上按下 连接器工具 ，并从第一个图形上拖拽到第二个图形上，此时 会形成图对图的关联式，且出现两个较大的红色关联点。 2)点对点关联式 不论图形怎么移动，建立关联的点都不会变更，跟原来的一样。 自动建立点对点关联式： a.同时从模版中拖拽两个图形到页面上。 b.在一般工具列上按下 连接器工具 ，并从第一个图形的关联点拖拽到第二个图形上， 此时会形成点对点的关联式，且关联点呈现红色红色。 放两个图形在页面上，然后按下连接器工具，再选择要连接的图形，此时关联点会呈现红色 6.2 连线的格式连线的格式 1)在连线上点击右键，选择“格式线条” 。 2)进入线条编辑页面： 可以通过下拉菜单，对线条的图案、粗细、颜色、角度、箭头大小、方 向等进行修改。 6.3 编辑连线上的文字编辑连线上的文字 单击连线，则可以输入/修改连线上的文字 7 组合组合 我们可以将几个图形进行组合，以方便移动和编辑。 7.1 如何使用组合如何使用组合 选中需要组合的图形，击右键，选择“形状组合”： 则几个被选中的图形被组合： 7.2 取消组合取消组合 选中该组合的图形，点击右键，选择“形状取消组合”： 则组合被取消。 8 页面页面 8.1 页面增加页面增加 在绘图视窗左下角的 页面 标签上按下鼠标右键，再从快显功能表中选择 插入页 指令。 还可以从菜单中选择“插入 新建页”来实现。 8.2 页面设置页面设置 此时会出现一个 版面设置 的对话框。 可以对页面的名称等属性进行设置。 8.3 页面移动页面移动 方法一、在绘图视窗左下角的 页面 标签上通过鼠标直接拖移就可以重新排列页面。 方法二、在绘图视窗左下角的 页面 标签上通过右击鼠标出现选择框。 通过“上移”和“下移”按钮来调整。 8.4 删除页面删除页面 在绘图视窗左下角的 页面 标签上按下鼠标右键，再从快显功能表中选择删除页面 指 令。 该页面则被删除。 8.5 页面命名页面命名 在绘图视窗左下角的 页面 标签上按下鼠标右键，再从快显功能表中选择重新命名页面 指令。 则可以对该页面重新命名。 9 打印打印 9.1 打印范围及打印范围及份数份数设置设置 由 “文件” 功能表中选择 “打印” 指令，最后按下 “确定” 按钮即可。 10 组织结构图简介组织结构图简介 10.1 创建简单的组织结构图创建简单的组织结构图 1)选择 “文件” “ 新建文件” “组织结构图” “组织结构图” ，打开组织结构图。 2)从模板中拖拽“总经理”图形到画图页面上。 3)在“总经理”上添加姓名、职业信息。 4)从模板中拖拽 “经理” 图形到与其有报告关系的“总经理”图形上，建立报告关系。 5)同理，按要求建立其他相应的报告关系（“职员” ， “助理” ， “顾问”等） 。 10.2 其设计组织结构图布局其设计组织结构图布局 1）选中组织结构图后，选择“组织结构图”“重新布局”菜单。系统自动按照最合理的 版面进行布局。 2）选择希望的布局 10.3 组织结构图添加题目组织结构图添加题目 从模板中拖拽”到页面上，添加公司名称、日期等。 11 绘制流程图绘制流程图 11.1 何谓流程图何谓流程图 1）如果使用文字方式来说明解决问题的步骤，则不够直观，不易于理解； 2）如果采用图形方式来描述问题，则人人均可以快速、准确地理解解决问题的部门、人 员以及顺序； 3）流程图是将解决问题的详细步骤分布用特殊的图形符号表示，中间在画线连接以表示 处理的流程。 4）更换人手时，按图理解，容易上手。 11.2 流程图使用到的符号流程图使用到的符号 基本流程图形状 1) 开始与结束符号 2) 逻辑判断 示例示例 此图标表示流程的开始和结束，在此图标需标志上“开始”和“结束” 说明说明 图标图标 流程开始 流程结束 示例示例 用于标识分支判断（二选一）的情况，特别是成功/失败、是/否 的情况，需要在分支出口线上标识出此分支表示的情况。此标志 在框中，需要说明判断的内容 说明说明 图标图标 是否成功 成功 失败 3)引用数据 4）处理程序 5）存储数据 示例示例 调用外部数据，引用外部数据 说明说明 图标图标 引用BOM数据 示例示例 处理程序， 表示流程中步骤 说明说明 图标图标 总经理审批 示例示例 存储数据，输出存储数据 说明说明 图标图标 6）文档和多联文档 7）手动输入8）页内引用 9）离页引用 示例示例 表示流程中涉及的文档 ，表示流程中生成的文档, 通常放置 于生成该文件的步骤的下方 说明说明 图标图标 销售订单 如手动输入用户名和密码。或者手动录入销售订单 示例示例 表示手动输入处理 。 说明说明 图标图标 示例示例 对于公共的流程处理或版面需要，需要本页中用一个标识符号来 表示一组流程的，可以通过页内引用进行标识。页内引用必须设 定一串字符来标识，并在同一个页面的其它处以相同的标识进行 流程的具体描述。 说明说明 图标图标 示例示例 对于公共的流程处理或版面需要，需要再其它页中用一个标识符 号来表示一组流程的，可以通过离页引用进行标识。离页引用必 须设定一串字符来标识，同时VISIO自动会根据字串标识自动生成 一个单独的页面。 说明说明 图标图标 10）举例 11）预先定义的进程 如示例，应用如示例，应用MRP运算进行处理运算进行处理示例示例 预先定义的进程。使用某一预先定义的进程进行处理 说明说明 图标图标 应收账款流程 12）多文档13）手动操作 14）数据库和应用系统 15）系统中操作标志 11.3 流程图画法流程图画法 1）顺序结构，处理程序循序进行。 示例示例 流程中涉及的多文档信息 说明说明 图标图标 示例示例 手动操作 说明说明 图标图标 SD-5 年度预算执行结果分 析报告（草案） SD-6 年度资产经营考核 兑现建议报告（草案） SD-7 公司合并年度预算 （草案） 例如: ERP系统 示例示例 表示过程中所使用的数据库或应用系统, 说明说明 图标图标 示例示例 表示过程中所使用的数据库或应用系统, 说明说明 图标图标 2）选择结构，流程依据某些条件，分別进行不同处理程序。 3）循环结构，重覆执行处理程序直到滿足某一条件为止，即直到条件变成真（True）为止。 11.4 流程图绘制原则流程图绘制原则 1）处理程序须以单一入口与单一出口； 2）流程图一页放不下时，可使用连接符号连接下一页流程图。同一页流程图中，若流程较为 复杂，也可使用连接符号来连接； 3）相同流程图符号应该大小一致； 4）路径符号宜避免相互交叉； 5）同一路径的指示符号箭头应该只有一个； 6）使用箭头标明流程方向，符号应该使用标准流程图符号。 12 案例案例 12.1 绘制基本流程图绘制基本流程图 1）选择正确的流程图模板。 2）在“文件”菜单上，依次指向“新建” 、 “业务进程” ，然后单击“基本流程图” 。 3）将“进程”形状从“基本流程图形状”模具拖到绘图页上。 4）在“常用”工具栏上，单击“连接线”工具。 5）将第二个“进程”形状拖到绘图页上。这些形状将自动连接。 6）继续添加“进程” 、 “判定” 、 “文档”和其他形状，直到在页面上添加完所需的所有形状。 7）在“常用”工具栏上，单击“指针”工具 。 要向进程步骤添加文本，请单击表示该步骤 的形状，然后键入内容。 8）要更改两个步骤之间进程流的方向，请单击步骤之间的连接线。然后，在“形状”菜单上， 指向“旋转或翻转” ，再单击“水平翻转” （如果连接线是水平的）或“垂直翻转” （如果连接 线是垂直的） 。 9）要修订流程图布局，请单击您要移动的形状，然后将其拖到新位置。 12.2 案例分析（一）案例分析（一） （1）原始流程图）原始流程图 （2）审阅过程）审阅过程 （3）修正后的流程图）修正后的流程图 12.3 案例分析（二）案例分析（二） （1）原始流程图）原始流程图 （2）修正后的流程图）修正后的流程图 陕陕西西汽汽车车集集团团有有限限责责任任公公司司一一体体化化管管理理 体体系系程程序序文文件件 批批准准： 流流程程名名称称：营营销销策策划划控控制制程程序序 流流程程类类别别：市市场场管管理理流流程程说说明明：本本程程序序适适用用于于营营销销策策划划项项目目准准备备、过过程程控控制制、效效果果评评估估。 共共 1 1 页页 文文档档号号码码: : 1 10 00 01 10 01 1 版版本本号号码码: :A A. .1 1 所所属属部部门门 流流程程描描述述 状状态态: : 试试行行 公公司司领领导导 销销售售公公司司 批批准准时时间间：2 20 01 10 0年年5 5月月第第 1 1 页页 编编制制：王王小小民民 编编制制时时间间：2 20 01 10 0. .0 01 1. .0 08 8 审审核核：周周银银朝朝 审审核核时时间间：2 20 01 10 0. .0 08 8. .2 24 4 财财务务部部门门 编编制制营营销销策策划划方方案案 1 1、销销售售公公司司根根据据年年初初预预算算、 营营销销目目标标等等，编编制制营营销销策策划划 方方案案。 2 2、销销售售公公司司根根据据“S SQ Q/ /C CI I6 6. .1 1 广广告告策策划划、发发布布控控制制流流程程” 以以及及营营销销方方案案的的具具体体内内容容， 制制定定出出媒媒体体传传播播计计划划。 3 3、销销售售公公司司上上报报各各级级主主管管， 报报批批营营销销策策划划方方案案，会会签签记记 录录采采用用“S SQ Q/ /C CP