第03讲 沟通策略-1（电子邮件写作） .ppt

管理与商务沟通流派,行为学派组织的沟通路径 修辞学派说和写的主要技巧,沟通策略,为了获得期望的听众反应，需要在书写或说话之前对沟通进行策略性思考 策略沟通五大构成要素： 沟通者策略； 沟通对象策略； 信息策略； 渠道选择策略； 文化背景策略。,一、沟通者策略,明确沟通目标 选择沟通形式 你的可信度,明确沟通目标,作用： 提高工作效率 提高沟通效果 种类： 总体目标 行动目标 沟通目标,你的目标是什么？,选择合适的沟通形式,一旦确定了沟通目标，就需要选择合适的形式达到那一目标。 不要指望能找到一个“正确”的形式，相反，你应在适当的场合使用适当的形式，同时不要一直使用同一形式。,你所选择的沟通形式是什么？,tell-sell-consult-join,叙述与说服,当你需要沟通对象向你学习时，就使用这类形式。,何时使用叙述或说服形式？,有足够的信息 不需要听他人的意见、想法或补充 需要或想要自己控制信息内容,征询与参与,当你需要向沟通对象学习时，就使用这类形式。 征询形式含有一定的合作性调查问卷 参与形式则更具有合作性头脑风暴法,何时使用征询或参与形式？,没有足够的信息 需要听他人的意见、想法或补充 需要或想要沟通对象的全心投入并由他们提供信息内容,何时使用组合的沟通形式,何时使用组合的沟通形式? 在一个沟通项目正在进行的过程当中，你或许需要使用组合的沟通形式。 例如，采用参与的形式产生想法或主意，采用征询的形式在这些想法或主意中进行选择，采用说服的形式来说服你的上级采纳选择出来的想法或主意，采用叙述的形式将这个想法或主意写成政策。,目标决定手段沟通形式选择,可信度他人对你的看法,初始可信度 后天可信度,影响可信度的因素与技巧,二、沟通对象策略,他们是谁？ 他们了解什么？ 他们感觉如何？ 怎样激发他们？,1.他们是谁？,谁是具有关键影响力的人? 哪些人属于沟通对象范围? 依据关键决策者的标准调整信息内容。,应当对沟通对象做哪些了解?,你对沟通对象了解得越多无论是作为个人还是作为集体一就越可能实现你的沟通目标。你需要了解的内容包括： 人口特征方面 例如年龄范围、受教育程度、职业、社会经济地位、种族出身、性别、文化以及语言流利程度等。 知识与信仰方面 例如他们的背景情况、观点倾向和价值观等。 喜好与偏爱方面 例如沟通形式偏好、渠道偏好和沟通格式等。,怎样了解你的沟通对象?,在给定的时间限制条件下，并根据你与沟通对象之间的关系，尽可能多地了解你的沟通对象。 查阅所有的市场分析、互联网、其他可以利用的公开信息。 提前与沟通对象中的成员谈话或者通过认识沟通对象的人进行了解。 仔细思考以前你对他们的认识和了解或者把自己想像成他们。 在沟通过程中，根据沟通对象的反应和问题不断收集他们的信息。,2.他们了解什么？,有多少背景资料是听众（读者）需要了解的？ 他们需要了解的新信息有哪些？ 他们的期望与偏好是什么？,3.他们感觉如何？,沟通对象的情感态度如何？ 沟通对象对你的信息感兴趣的程度如何？ 他们可能的意见倾向 ？ 你所要求的行动对沟通对象来说，是否容易做到？,沟通对象的情感态度,他们的现状是什么样的？ 对于你的信息他们会产生什么样的情感态度？,沟通对象信息感兴趣的程度,兴趣较高 若听众（读者）兴趣程度较高，即可直奔主题，不必多花时间以唤起他们的兴趣。 兴趣较低 可考虑运用征询意见或共同参与的模式沟通 要使信息尽可能简单明了。 对于那些兴趣较低沟通对象，应及时对他们的意见变更作出反应。,沟通对象的意见倾向,正面或中立 若他们持正面或中立态度，只需强调信息中的利益部分以加强他们的信念。 反面的 将要求限制到可能范围内最小的程度 对预期的反对意见作出回应。 先列出听众（读者）可能同意的几个观点。 令他们首先同意问题确实存在，然后解决该问题。,行动方案对沟通对象来说是否容易做到,难易程度 无论是难是易，一定要表现出这一行动将有助于听众（读者）的利益和信念。 过于艰难 将行动细分为极小的要求 尽可能简化步骤 提供可供遵循的检查清单。,4.如何激发/说服他们？,能通过沟通对象的利益进行激发吗？ 能通过可信度激发沟通对象吗？ 能通过信息结构来激发沟通对象吗？,通过沟通对象的利益进行激发,具体好处 事业发展与完成任务过程中的利益 自我利益 个性需求 团体利益 视沟通对象的偏好进行强调!,通过可信度激发沟通对象,共同价值观可信度与“共同基础” 良好意愿可信度与“互惠”技巧 良好意愿可信度与“喜欢” 形象可信度与情绪性 身份地位可信度与专业知识水平可信度 身份地位与惩罚的技巧,通过信息结构来激发沟通对象,开场白 强调对沟通对象的有益之处 让沟通对象相信有问题需要解决 解释为什么与沟通对象相关 沟通内容 双向并举 循序渐进 开门见山 免疫预防 结尾 简化行动步骤 再次强调对沟通对象的有益之处,电子邮件沟通作业讲评,存在的主要问题： 电子邮件 主题栏信息内容不相关、不具体、不丰富 沟通策略 劝说为主 信息主