投标业务内控说明.doc

北京云星宇交通工程有限公司业务运作流程方案 北京云星宇交通工程有限公司投标业务流程- 业务名称：投标业务 - 投标业务流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） - 1) 事业部搜集相关市场信息，计划合同部协助提供相关信息。 事业部 2) 事业部经理如果决定不投标，停止投标流程；如果决定投标，则需上报 事业部总经理T项目审批通知书。 3) 总经理审核决定是否投标，如果决定投标，则在T项目审批通知书 总经理签字。同时把T项目审批通知书转文秘，文秘复印两份分别递交财 文秘务部和计划合同部备案，原件退回事业部。 4) 事业部根据审批后的项目审批通知书审批意见决定是否购买标书。事业部由办公室、财务部协助提供投标所需的相关资料。 办公室、财务部 5) 事业部组织编制投标文件，如需计划合同部与系统集成部协助制作时， 事业部则下发标书制作任务单于相关部门。现阶段由计划合同部与系统集成计划合同部部按事业部下发的任务单完成提出的标书商务与技术部分的制作，将系统集成部来事业部条件成熟后事业部独立编制。 6) 投标文件的评审，1500万元以下的合同项目由事业部组织评审，评审结事业部、办公室束后将评审单在各事业部备案存档。 计划合同部7) 1500万元以上（含1500万元）的合同项目由总工办组织评审，计划合同 总工办部、系统集成部参加，提出评审意见，由总工签字确认，并将评审单 计划合同部在总工办备案存档。 系统集成部 8) 事业部负责投标成本测算，编制成本测算表。 事业部9) 事业部提交投标文件投标，中标，填写项目终止通知单转入签订 事业部合同流程；如未中标， 则填写项目终止通知单。T项目终止需将项目终止通知单提交财务部和计划合同部。 北京云星宇交通工程有限公司投标业务中办理资信证明、银行查证、保函业务流程-业务名称：投标业务中办理资信证明、银行查证、保函业务 -投标业务中办理资信证明、银行查证、保函业务流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位 (人) -（一）办理资信证明业务流程1) 事业部于每日9:30前将经事业部经理确认签字后的办理资信证明申 事业部请单及相关资料交财务部。 2) 财务部审查申请资料和手续完备后予以受理，应在受理后四个工作日 财务部内办理并提供资信证明。3) 如申请资料和手续不完备，财务部将资料退还事业部由其补齐资料与 财务部手续后予以受理。 （二）办理银行查证业务流程1) 事业部于每日9:30前将经事业部经理确认签字后的办理银行查证申 事业部请单及相关资料交财务部。 2) 财务部审查申请资料和手续完备后予以受理，应在受理后四个工作日 财务部内办理并提供银行查证证明。3) 如申请资料和手续不完备，财务部将资料退还事业部由其补齐资料与 财务部手续后予以受理。（三）办理保函业务流程1) 事业部于每日9:30前将经事业部经理确认签字后的办理保函申 事业部请单及相关资料交财务部。 2) 财务部审查申请资料和手续完备后予以受理，应在受理后八个工作日 财务部内办理并提供保函。3) 如申请资料和手续不完备，财务部将资料退还事业部由其补齐资料与 财务部手续后予以受理。北京云星宇交通工程有限公司投标项目终止工作流程-业务名称：投标项目终止业务-投标项目终止工作流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 投标结束后由事业部编制项目终止通知书，交计划合同部与财 事业部 务部。2) 每月由事业部编制投标情况汇总表交计划合同部，计划合同部 事业部根据事业部提供的项目审批通知书或项目终止通知单 计划合同部审核投标情况汇总表是否完备，如完备则汇总并存档，如不正确则退事业部作相应修改后重新备案。北京云星宇交通工程有限公司总包合同签订流程-业务名称：总包合同签订业务-总包合同签订流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 项目中标后，由事业部与业主谈判、提出合同草案。 事业部2) 事业部组织各部门（计划合同部、系统集成部、工程管理部、总工办） 进行合同评审工作，编制合同评审单，由相关部门在合同评审单 事业部签署意见，计划合同部侧重于合同文书、合同设备成本的评审；系统集 各相关部门成部侧重于技术评审；工程管理部侧重于工程项目管理、合同施工成本的评审；总工办侧重于技术、工程项目管理的评审。3) 事业部与业主谈判并签订合同。4) 合同评审并签署完毕，事业部将合同文书与评审单交办公室， 事业部由办公室存合同及合同评审单正本，将合同及合同评审单复印件交计划合同部，将合同复印件交财务部、工程管理部。北京云星宇交通工程有限公司项目立项报告提供及审批流程-业务名称：项目立项报告提供及审批业务-项目立项报告提供及审批流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部提供项目立项报告以及项目合同（协议）书和工程进 事业部度清单，提交计划合同部。 2) 计划合同部根据合同（协议）书的条款对项目立项报告进行 计划合同部审核。审核后在项目立项报告上签署意见后提交工程管理部。3) 工程管理部根据工程管理办法的要求对项目立项报告进行审核， 工程管理部审核后在项目立项报告上签署意见后提交财务部。 4) 财务部对项目的银行账户开立情况和税金支付方式进行审核并签署意 财务部见交总经理。 5) 总经理对上述部门所签署的意见作最终批示。批准后由文秘负责将批 总经理准的项目立项报告交工程管理部，计划合同部，事业部和财务部 文秘备案。不予以批准的由文秘返还相关部门进行修改后重新审核。 北京云星宇交通工程有限公司联合设计阶段工作流程-业务名称：联合设计业务-联合设计阶段工作流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部负责联合设计的组织工作。 事业部2) 合同金额在500万元以下的项目由事业部主持联合设计；500万元以上的项目由事业部组织并下发联合设计任务单，其中，合同金额不超过2000万元的，由系统集成部主持联合设计工作；合同金额超过2000万元（含2000万元）以上的项目由总工办主持联合设计，而且总工必须参与联合设计工作。 3) 联合设计完成后，由事业部组织形成联合设计文件。4) 事业部组织各部门（系统集成部、计划合同部、工程管理部、总工办）事业部进行联合设计评审工作，由各部门在评审单签署意见，如需修改相关部门则由相关部门修改并定稿。 5) 事业部将评审修改后的联合设计文件提交业主监理签字确认。 事业部6) 确认后的联合设计方案由事业部交系统集成部和工程管理部与总 事业部工办备案存档，工程量清单交计划合同部备案存档。 我们输出生存能力远期竞争力和可持续发展能力44北京云星宇交通工程有限公司项目部开立账户工作流程-业务名称：项目部开立账户工作-项目开立账户工作流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部填写银行账户开立申请表，提交事业部经理签字，将事业部事业部经理签字后的开户申请表附相关开户说明提交财务部。2) 财务部经理审核后，签署相关意见，如属违规开户则财务部经理可不财务部准许事业部的开户申请，如同意则提交总经理批准。 3) 总经理批准后，由文秘将银行账户开立申请表交事业部与财务部， 文秘事业部开立银行账户，同时向财务部提供账户资料备案。 事业部北京云星宇交通工程有限公司工程项目成本/合同用款测算表编制与审批工作流程-业务名称：工程项目成本/合同用款测算表编制与审批工作-工程项目成本/合同用款测算表编制与审批工作流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） - （一）工程项目成本测算表编制与审批工作流程1) 事业部编制成本测算表，并在其后附设备费用清单、备品备件清 事业部单、工程施工费用清单、施工辅材费用清单和项目管理费用清单。经事业部经理签字确认。2) 事业部提交成本测算表及相关附件给计划合同部。 事业部3) 计划合同部审核通过后，如果金额低于500万元且无否定意见则将计划合同部成本测算表交回事业部。4) 计划合同部审核后签署意见，如有否定意见或成本测算超500万元 计划合同部则由计划合同部交总经理审核，总经理签署最终意见，如有否定意见 总经理则由文秘提交成本测算表于事业部，经修改后重新审核。 5) 计划合同部或总经理将审批后的成本测算表交文秘，由其负责将 文秘确认的成本测算表交事业部，向计划合同部、工程管理部、财务部分发备案。（二）工程项目合同用款测算表的编制与审批工作流程1) 事业部编制合同用款表，经事业部经理签字确认。 事业部2) 事业部提交合同用款表给计划合同部，计划合同部审核后签署意 计划合同部见提交财务部。 事业部3) 财务部审核后签署意见提交给总经理。 财务部 4) 总经理审批后，签署意见，如有否定意见则交事业部修改后重新审核 文秘如审批通过则由文秘交回事业部。并复印合同用款表交计划合同部和财务部备案。北京云星宇交通工程有限公司施工分包合同及设备采购合同签订流程-业务名称：施工分包合同及设备采购合同的签订-施工分包合同及设备采购合同签订流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部选择采购或分包方，计划合同部和工程管理部协助选择或推荐。事业部 计划合同部 工程管理部2) 事业部评定采购或分包方是否合格，如果合格确定合同（草案）；如 事业部果不合格，转回（1）重新选择。 3) 事业部确定合同（草案）后，如果合同金额低于50万元，由事业部 事业部经理确认并经过相应的合同自评程序后签订合同。如果合同金额超过 计划合同部50万元（含50万元），则将合同（草案）提交计划合同部审核，计划合同部审核后在合同评审单上签署意见提交工程管理部审核。4) 工程管理部审核后在合同评审单上签署意见提交系统集成部审核。 工程管理部5) 系统集成部审核后在合同评审单上签署意见提交总经理审批。 系统集成部 6) 总经理审核后并在合同评审单上签署意见，如果审核认为合同条款 总经理或供应商、施工方选择存在问题，则将合同评审单返还事业部，由事业部重新选择供应商、施工方或对合同修改。若审核通过，合同金额在100万元以下的由计划合同部经理签字确认合同的签订。7) 如合同金额超过100万元（含100万元）的，由总经理签字确认合同 总经理的签订。 8) 合同签订后，事业部把合同原件、复印件交计划合同部，合同复印 事业部件交工程管理部和财务部备案。工程项目完工后由计划合同部统一将 合同原件交办公室存档备案。 计划合同部 北京云星宇交通工程有限公司项目月收入支出预算编制与审批工作流程-业务名称：项目月收入支出预算的编制与审批工作-项目月收入支出预算编制与审批工作流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部编制项目月收入支出预算表，并经事业部经理签字确认。 事业部 2) 事业部向计划合同部提交项目月收入支出预算表，计划合同部根据合同、成本测算表、工程进度表审核事业部是否按合同与项目 事业部进度收款或支付。如果没有按照合同和项目进度收款，则督促事业部催收项目工程款；如果按照合同和项目进度收款，计划合同部批准确认收 计划合同部入。同时审核事业部是否按工程进度表与成本测算表编制项目支出预算，同时在项目月收入支出预算表上签署意见，并将项目月收入支出预算表转交财务部。3) 财务部审核支出预算是否有资金保证，是否需收取资金占用费，并签署 财务部意见，如果两部门均无否定意见，由财务部交事业部与计划合同部审批后的项目月收入支出预算各一份，财务留存一份。如果有否定意见或需收取资金占用费则由财务部交总经理审核相关意见，并最终审批处理意见。 4) 总经理审批后，由文秘负责将项目月收入支出预算复印交回事业 文秘部，计划合同部、财务部各一份备案，作为各事业部月度项目收支预算控制基础。 5) 费用预算的编制与审批流程同项目月收入支出预算，固定资产、低值易耗品费用的审核部门为公司办公室。 北京云星宇交通工程有限公司工程（设备与分包）成本支付流程-业务名称：工程（设备与分包）成本的支付-工程（设备与分包）成本支付流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部填写成本支付申请单，事业部经理或相关审批人审核确定是 事业部否属预算内的成本支付，如属预算内的则由事业部经理或相关审批人签字同意后即可支付。 2) 如属预算外的成本支付则由事业部将成本支付申请单交计划合同部 计划合同部审核，由计划合同部确认后在申请单上签署意见后交财务部。3) 财务部根据资金情况审核资金是否有支付保障与对事业部资金垫付是 财务部否超过收取资金占用费额度后，在成本支付申请单上签署意见后交总经理审批。 4) 总经理审批后，如果不同意交回事业部修改后重新审核。同意支付则总经理将成本支付申请单转交财务部与计划合同部。 5) 财务部按审批后的成本支付申请单支付款项，或拨付成本款并作账 财务部务处理。6) 每月末，财务部按账务资料出具项目收支情况表经事业部核对相符 事业部后交计划合同部与总经理。 7) 计划合同部每月按财务部提供的项目收支情况表所列的实际支出计划合同部与事业部的计划支出核对，如发现计划外的成本支出未经计划外审批 总经理程序则及时通报财务核对，如核实正确则由计划合同部按资金管理制 财务部度提出处罚措施，财务部审核，总经理审批后由财务部执行相关处罚。 北京云星宇交通工程有限公司工程资金收入（业主汇款到项目部）流程-业务名称：工程资金收入（业主汇款到项目部）业务-工程资金收入（业主汇款到项目部）流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部账户收到工程资金，收取银行进帐单等收入原始单据。 事业部2) 如果业主不要求留款，事业部应把工程款汇到公司指定的账户，同时填 事业部写项目收入确认单。如果业主要求留款，不能汇回公司的工程资金收入，则由事业部填写申请单说明原因并经相关确认后交财务部审核，财务部审核后交总经理审批后方可留款。如未经审批擅自留款的，则执行公司资金管理制度的相关罚则。如按业主要求留款后仍有余额的应汇回公司指定的帐户。3) 事业部每月向财务部提供原始单据，财务部审核票据是否齐全、合规，财务部如果不齐全或不合规，督促事业部追索相关票据。 事业部 4) 财务部进行帐务处理，并根据账务资料编制项目收入支出情况表。 财务部 5) 事业部每月与财务部核对收入情况。 财务部6) 事业部将核对相符后的项目收入支出汇总表送总经理、计划合同部 事业部各一份。北京云星宇交通工程有限公司工程资金收入（业主汇款到公司账户）流程-业务名称：工程资金收入（业主汇款到公司账户） -工程资金收入（业主汇款到公司账户）流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 事业部通知财务到款。按财务部提供的项目收入确认单，填写相关 事业部资金收入信息及账户信息，传真于公司财务部。 2) 财务部确认后，事业部联系业主汇款。公司财务部收款，并取得相关银 财务部行原始单据。 3) 事业部核算员每月底将项目收入确认单原件与拨款单等收入 核算员原始单据以及相关完税凭证提交财务部。 4) 财务部审核票据是否齐全、合规，如果不齐全或不合规，督促事业部追索相关票据。 财务部 5) 财务部进行帐务处理，并根据账务资料编制项目收入支出情况表。 财务部 6) 事业部每月与财务部核对收入情况。 财务部7) 事业部将核对相符后的项目收入支出汇总表送总经理、计划合同部 事业部各一份。北京云星宇交通工程有限公司备用金借款业务流程-业务名称：备用金借款业务-备用金借款业务流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 各事业部定额备用金金额为20万元2) 每月23日前事业部递交上月所借备用金的工程支出报销单及原始单 事业部据，并填写借款单，注明用途为事业部备用金，如果所借备用金 财务部未超过20万元的规定限额，则经财务经理签字后即可按20万元与上月所借备用金余额的差额拨付。3) 如果事业部申请的备用金超过20万元，则由事业部递交总经理审核，总经理并写明额外借款的原因与预计还款期，经财务经理审核后预以拨付。如未经总经理审批则不予以额外借款。北京云星宇交通工程有限公司事业部费用、成本报销流程-业务名称：事业部费用、成本报销业务-事业部费用、成本报销流程描述-序号 处 理 说 明 责任单位（人） -1) 财务部向各事业部拨付补足20万元备用金额度或按计划拨付成本支财务部出款。 2) 事业部收取备用金与成本支出款。 事业部 3) 事业部发生成本、费用，由经办人填写成本费用审批单，连同发票提交事业部经理或其授权人审批，审核批准后报销。核算员并据以登 事业部记流水账。每月编制成本费用支出情况表。 4) 事业部核算员每月20日前或按财务部通知日期将成本费用支出情况 事业部表及审批后的费用报销单和发票等原始单