大型酒店管理系统建设方案.doc

/smsp1982百斯特大型酒店管理系统建设方案 酒店是否要进行信息化改造呢？这一点应当是毋庸置疑的：大势所趋，信息化管理可以优化酒店的管理流程、提高酒店的工作效率和资源利用率、降低酒店的经营风险、建立酒店同客户的桥梁、最终实现成倍提升酒店效益。既然有这么多好处，那么坚定不移的把酒店的信息化搞下去是肯定的了。问题在于目前的市场上有那么多的同类型软件，怎么样才能选择到适合我酒店需要的呢？要知道选定了某款软件，酒店日后的管理就必须完全按照此软件的模式来进行。可想而知，一旦选择不当，那不光不会带来所谓信息化产生的好处，反而会弱化酒店管理、降低工作效率、增加经营风险、给酒店造成难以挽回的损失。因此类原因而失败的例子数不胜数。这里我们列举一些选用软件过程中的几个常见误区。 信息化选择的误区 1. 这个软件便宜，功能看看好像也都能实现，就买它了。有不少用户在选软件时，往往抱着先买便宜的，不行到时再换的态度。这么算好像是挺精明。但仔细算一笔帐，那可是很不划算。买软件不象买手机，更换的成本不外乎再买一部手机的钱。软件要更换的话，算算员工培训的时间，系统初始化的时间，系统试用的时间。而且系统试用时，如果是更换原有软件系统的情况，往往都是新系统和旧系统并行一段时间，平白增加一倍工作量。如果最后系统上线后，还觉得的操作不顺，此时对员工造成的心理压力和挫折感，这个成本可不得了，比软件可贵多了。再者，酒店类软件市场上此类标榜 价格便宜，功能齐全的软件还真不少。更有甚者，竟还打出免费软件的旗号，来招摇过市，混水摸鱼。其实名义上是免费使用，实际上软件培训费和维护费却高得惊人。这纯粹是避重就轻，避实就虚的花招。外行人在价格的因素下，难免会着了道。可我们平心静气的想想看，如此大打价格牌总该有因可查的吧。根据我们这几年来的市场经验，总结了一下，酒店类软件非常便宜一般是基于以下几方面的情况：1.并非自主研发，只是代理了某些国外三流酒店软件，仅仅做了一个简单的汉化工作，本身有没有核心源程序还是问题，因而并不能根据客户需要对软件做出相应的修改，甚至都没有配备专业的程序员，可想而知，这样的软件如何提供相应的技术保障，难怪要使出价格竞争的伎俩，骗到一个算一个。2.利用招聘的方式，从其他软件公司挖来相关人员，携带其原公司的软件源代码，稍加改动，也堂而皇之、登堂入室。此类软件本身就有版权问题，酒店使用这样的软件即已构成侵权，一旦出了什么问题，该类企业大多关门大吉，一走了之。留给酒店的是官司不断，麻烦不断。3.从某些破产的公司或某些程序员那儿，以廉价购买软件源代码。这类公司在业内占有较大的比例。因为其本身不存在开发费用，纯粹是借鸡生蛋，一本万利。只要能把软件卖出去几套，就能收回成本，实现盈利。这些也不算问题，最大的问题在于：此类公司到底有没有维护软件的能力，拿来主义是没错，可你本身消化不了可就不妙了，不能对软件进行基本的技术维护，这无异于坑蒙拐骗。 看了以上几种情况的介绍，是不是收获不少了？其实酒店软件行业有这些情况存在，不足为奇，软件类行业还属于新兴行业，又属于高新技术的范畴，目前又处于这样无序竞争的情况下，很多地方行外人看不出底细，容易被表面现象或是商家的某些说词所蒙蔽。看来，酒店信息化的确需要慎重从事，了解了内幕，总好过盲人摸象。该如何选择，我们认为真金不怕火炼。 2. 这个软件牌子老，用户多，肯定没错。 抱这种想法的用户不少，特别是那些具有一定规模的酒店。总认为花高价，买老牌酒店软件肯定错不了。虽然这种想法一般情况下不会错太多，但在软件类行业，尤其是酒店类软件行业中，是不太行得通的。首先，酒店类软件，不算国内，就是从国际市场来看，也就20年的历史，而且这20年还是IT业突飞猛进的20年，硬件软件方面都发生了天翻地覆的变化。从软件的开发技术上来说：恰恰相反，越晚开发的软件，越具有产品优势，因为软件开发工具自身也随着时间逐步走向了成熟。比如有些软件企业现在还在使用的 Visual Fox pro , Sybase数据库。Microsoft公司的Visual Fox pro 现在已经停止开发，生产和销售，完全退出了开发工具舞台；而Sybase数据库也因产品自身诸多方面的缺陷，竞争不过 MS SQL Server 和Oracle ，已改为免费使用。目前，国外基本已经停止使用，只是一些供编程爱好者或学习者当练习工具来使用 。但国内相当一部分老牌酒店类软件企业，因为和 Sybase 是同一时代的产物，至今还在沿用。从技术上来说，已经是相当的落后了，可这一切都是软件幕后的东西，酒店客户当然看不到，自然随便他们怎么宣传得天花乱坠，心甘情愿掏高价买过时产品。最可气的是某些企业，为了骗取高昂的维护费，通过种种手段误导客户，促使用户一步步掉进他们的圈套。他们从业务员初步接触开始，就一直对客户灌输什么Windows系统容易感染病毒，需要采用Unix系统的概念，大谈Unix系统有多少多少好处。一旦同意使用Unix系统，日后软件出了什么问题，因为系统平台的限制，恐怕也只能通过他们来解决，理所当然可以骗取高昂的维护费用。这样的做法完全是出于一己的私利，没有为酒店客户着想。原因是：Unix系统接触过的人相对很少，相应的系统管理员的人员工资要比windows系统下的管理员工资高出一倍多。一年下来，但这一项就要多花出酒店几万元，还不算系统维护费。其次，因为此类企业入行时间长，当时来说酒店类软件刚起步，选择面比较窄，再加上某些政策面的优势，用户自然比较多。但其实这些软件企业所标榜的用户数量，并不是说有这么多用户现在仍在使用该系统，很大一部分，只是使用了某一阶段而已，而后就被其他软件系统所替换了。对于这种情况，我们认为酒店客户应该更关心一下究竟有多少家用户已经替换了他们的软件，原因何在。结果自然不言而喻，品质优劣立分高下。另外这类软件都经历了从 Dos 到 windows 期间，多种不同类型的平台的转换，但有很多换汤不换药。有的企业的软件甚至在目前的软件版本中还保持着它刚出来时的雏形,界面更是惨不忍睹。这种软件你要说稳定，可能确实稳定了，姑且不说它所运用的软件开发工具和数据库的某些先天的局限性和缺陷外，其中软件本身的很多操作流程，实现方法十分别扭，繁琐，不够人性化，易出错。和此类软件所能提供的实际软件价值相比，其价格实在是高得离谱。 3.被软件厂商的某些概念炒作所蒙蔽软件类企业，特别是管理类软件企业尤其喜欢炒作各种概念，耍些小花招。让客户产生一些错觉，轻易上当。这种做法早已屡见不鲜，只是手法众多，层出不穷。比较常见的有以下几种情况：1.兵不厌诈利用部分客户的一些崇洋心理，谎称模仿国外知名酒店管理系统的模块功能开发而成,有较强的适用性。试问有多少人见过国外酒店管理系统呢？即使见过，他们自然还会另有一套说词：我们是根据国外软件的内部结构和流程开发的，界面上体现不明显。2.藏拙护短某些软件商从和客户开始接触到最后购买，都没有让软件露过面,或者只是让某些对软件技术不了解的人员走马观花的看了看。一旦客户提出要试用，便千方百计出言搪塞，往往宣称为了保护软件的商业秘密不能公开。其真正的原因只有一个，软件实在做得太丑，不愿拿出来吓人。但是丑媳妇迟早要见公婆，到了用户手中自然原形毕露。3.狐假虎威 故意抬高 系统建议的硬件配置和价格，某些酒店客户自然的会认为这家公司采用的硬件环境好、档次高，软件设计应该也不错。这恰恰中了他们的圈套，此类公司正是通过耍这些小伎俩，骗得了客户的信任，从而抬高其软件的价格。对于软件厂商的各种概念，我们认为完全不用理会，而是实实在在地操作操作，就事论事，至于担心自己对软件不懂所以不想参加的思想，则完全可以抛弃。你只要根据你的各种业务情况，看软件能否很顺畅的处理，能否实现你的管理思想就可以了，这就叫做是骡子是马，拉出来遛遛。信息化选择的要素前面指出的是现在信息化过程中的一些误区。如果一定要确认一些选用软件的要素的话，是哪些呢？我们这里列举一些，按重要性程度排序。(一) 专业：我为什么将它排在第一位，原因很简单，没有专业性的软件根本用不起来，也谈不上其它了。只有真正扎根于这个行业的软件，才能真正结合在酒店领域的各种最佳管理实践，并融合到软件中，使软件真正发挥管理效应。否则充其量是个报表工具而已，达不到管理目的。就说房态图吧，在所有的酒店业务上来说，房态图都是最主要，最关键的一个部分。恰恰这么一个关键点，看看有多少家酒店软件能将其体现的比较完整，比较适用的呢？酒店行业虽然属于传统行业，但也不是谁都能做好的，没有行业经验一切都是空话。(二) 成熟稳定：一个看起来还可以的软件和一个用起来可以的软件，是完全两样的。用起来顺手，数据准确稳定，这样的软件你才有信心，你才敢真正用它来管理企业。这个稳定一定需要足够长的时间，需要软件厂商真正在产品质量上面花大工夫，而不是在市场上花大功夫（我不是说不在市场上花工夫），才能做到，千万不要被表面功夫蒙骗。要记住，你买的是它的产品，而不是付钱给他让它做广告。(三) 功能全面，扩展性强：随着酒店信息化改造的深入，对管理系统会有越来越多的需求，此时如果你发现你的软件厂商没法满足你新的需求。或者说他告诉我们能满足你，但你只能换新的软件，需要重新初始化，需要重新培训，你会怎样?此时再更换其它新软件吗？所以选软件时一定要开始就选一个功能全面、框架合理，有扩展性的软件。这样的软件厂商开始设计时就会预先考虑到以后的一些变化，在你还没想起你有这个需求时，它已经帮你准备好了，你只要轻松升级就行了。(四) 灵活性：每家酒店都有自己的一些特性，所以也势必需要软件厂商和软件能有足够的灵活性，可以让用户自己调节一些参数，或帮用户调整一些功能需求，使软件更适合酒店的需要。本文的目的在于让酒店类企业在信息化时，借鉴以前的一些经验，少走一点弯路。主要谈的是信息化选择的一些误区以及该如何选择合适的软件。总而言之，慎重、务实、有重点有阶段是关键。管理系统软件特色u 特有的酒店日历，直观显示过去、现在、未来的酒店实时营业情况已过夜审的日期，在酒店日历中显示对应日期实际的入住散客团队房间数，还有对应日期实际的退房散客团队房间数，出租率和营业额；现在和未来日期的酒店日历显示的 每天的预定的散客团队数，可卖房间数 房间预占数、房间预占率等。管理层可以直观了解酒店的实时营业状况的变化。u 完全自动化预定，预定受理简单快捷只需要输入抵店时间、入住天数，系统会自动列出该时段内可售房的明细/统计情况，超定房型实时反映。让您在几秒钟内即可判断是否能受理某预定。预定从此不再烦恼！u Noshow预定自动处理，立刻转为可售房，提高客房利用率对于预到未到的预定单，按照酒店预先设好的预定保留时间，超过该时间还没有进店的预定单将自动作为Noshow单处理，立即将该预定所占用的房型/房间释放出来，转换为可售房。由于是系统自动处理，杜绝了人工noshow的延时性，极大提高了客房的利用率u 客人check in只需点几下鼠标即可完成，预定单可直接载入登记单客人check in只需要在房态图上双击进入某房间即可完成，同时可直接给客人制卡。对于有预定的客人，只要将预定单调出可直接转为登记单，无需再次输入。u 每一步操作都有记录，每一笔客帐的记录都是连续性的。对于酒店来说，查帐是一个很关键的地方，一旦什么问题出现，首先就要能查出是哪个人哪个环节出了问题。这就需要软件系统能提供一个非常详细的操作记录，而且还要能方便查询。百斯特针对操作员的每一步操作都设定了操作记录，为了方便查询，每一笔客帐的操作记录是一个整体，从这个客单 预定开始，做了哪些修改、什么时候预定转入住、什么时候录入什么消费、什么时候结帐等等，可以按照每一个客帐来查。还可以输入一些操作类型 比如 换房 那么所有 换房相关的操作就会全部显示出来。u 销售员业绩自动统计，房务人员清理房间自动核算可以按照时段查询出每个销售员在这个时段内的 完成的业务量，还有对应的 预定取消单、预定noshow单。便于管理层核查销售员的业绩。房务中心可按照时段显示出每个人员的查房的明细情况，还可以显示 某时段内 每个清理人员的 清理房间的统计报表，按此来作为计件工资的凭据。u 团队操作简单直观，即使最复杂的团队也可以轻松搞定团队设有一个团队帐号，不用在房间中设定一个主帐房。所有团付帐直接计入团队帐号中，避免了帐务上的纠缠不清。对于团队，最复杂的是会务团，团队中的成员数可能每天都在变化，今天来了两间，后天又来几间，而且可能有的是房费团付，有的是个人自付，针对这种情况，百斯特的团队操作 新推了团队分批次的概念。同一个团，可以有很多的批次，每一个批次有不同的房间数，每一房间有不同的付费方式，而这些都在一个团队主界面中反映。u 酒店可自定义钟点房的计费方法，最小计费时间可精确至1分钟每个酒店都有自己的一套钟点房的计费方案，百斯特可以允许酒店按照自己设定的钟点房的计费方案来计费。除了设定一个起步时间外，还可以设定最小计费时间、费率等等。系统会自动按照计费方案来计算钟点房的收费标准，杜绝了一般钟点房计费的不准确性，保证了酒店钟点房的收益。u 巨细无遗的权限分配，可以分配每个人特有的操作权限不一定是按等级分配权限，可以具体到某个人，他能查几个报表，能做哪种预定，能做哪一级的客人登记，能查看什么样的客户资料等等。即使是同一级别的人，他们的权限也可能是有很大的不同的。因而我们可以给您更灵活的权限分配方式。u 客史档案自动累计，没有时间限制，协议单位贡献积分自动统计所有客人的历史消费记录自动统计，可查出每位客人的入住次数、入住记录、累计消费、预定次数等等。客史档案没有任何时间的限制。对于协议单位的累计入住次数、消费总额、预定数、取消数、团队数、noshow数等等也是自动统计，实时查询。方便处理酒店和协议单位的客户关系。u 基于windows + Microsoft SQL 架构，各类型软/硬件对接方便，兼容性强基于当今最流行的软件架构，和所有类型的 软件、硬件对接都很方便。因为绝大部分的相关软件都是同一架构的。比如：财务的金蝶、用友；门锁的爱迪尔、迪杰尔；宽带的 D ;Vod 的计费，网上订房的asp、php、jsp等等。硬件方面所有硬件都支持windows的硬件驱动程序，只要有对应参数都可以直接应用。u 模块化搭建，随时添加删减模块，按需采购采用基本模块+可选模块+外部接口的构建方式，酒店方按需选择，随时增删都可。u 特有的远程办公查询，随时随地查看酒店营业情况对于那种管理公司和酒店不在一个地方的情况，只要能连上Internet，管理公司可以直接在本地访问到旗下各家酒店的实时运营情况。对于董事长总经理等高层管理人员，经常出差在外或在家办公，也可以通过 笔记本上网即可访问到 各家酒店的实时运营情况。u 连锁化的中央管理控制，统一酒店各项资源调度分配实现统一的中央预定系统、统一的客史档案管理、统一的会员vip卡管理、统一的协议单位客户关系管理；实现多家店的营业数据的比较分析，数据汇总管理等等。还可以根据酒店需要，定制其他连锁管理的特别需求。u 多国语言的翻译机制，支持不同类型酒店操作人员的需要多国语言的客人帐单，多国语言的操作界面，对于不同国家的酒店操作人员可以选择各自的操作界面，简单灵活。远程查询解决方案实现功能：u 酒店管理人员 在任何地方，只要能接入 Internet，就可以查看你需要的酒店的营业情况u 酒店销售人员 在任何地方，只要能接入 Internet，就可以针对所需酒店 做预定u 酒店 可以定义 允许哪些人员远程登录本酒店系统u 酒店 可以定义 每一位 远程访问操作员的 操作权限安全保障：u 每家店的 数据库访问需要 安全密码，该密码的加密算法 是系统随机生成u 经过硬件或者软件 防火墙的过滤，数据才能 进出HotelAnywhere 服务器，杜绝病毒的入侵u 用户联上Internet后，必须要提供 远程登录的 用户名 和 密码。该用户名 和 密码 也是经过系统的随机加密算法转为ASCII码的，只有用户名 和 密码，不知道采取的 加密算法 也是无法破解的u 远程登录 验证正确后，用户还需输入 该用户在 本酒店登录的本地密码，才可进入系统。该密码也经过随机的加密算法加密。u 一旦HotelAnywhere 服务器遭受攻击，自动报警，断开连接酒店系统网络结构图软件特点1设计领先1. 采用业界先进的客户机/服务器(Client/Server)模式2. 数据库采用MS SQL Server 20003. 采用面向对象技术开发4. 采用Delphi软件开发工具开发1.功能简介主界面如图：2.快速入门2.1显示方式设置l 整体：刷新整体信息，显示当前最新的状态。l 全屏：点击“全屏”，工作区域将占据整个屏幕，功能按钮，当前信息，整体信息，消费单不可见，再点击“半屏”，将返回原始状态。l 排列：以四种不同的形式显示工作区。大图标、小图标、列表、数据表。l 状态：过滤工作区状态，过滤掉类型将不显示在界面中。2.2快捷键l F1：点击“F1”，焦点将落到查找文本框中，输入编号，按“回车”，系统将自动选中你要找的图标。l F2：选中工作区的图标，点击“F2”，系统进入开台窗体。l F3：选中已经开台的图标，点击“F3”，系统进入下单窗体。l F4：选中已经开台的图标，点击“F4”，系统进入结帐窗体。l F5：刷新工作区。l F6：选中已经开台包房，点击“F6”，系统显示咨询窗体，选择“是”，将退掉此房，如果是无牌开房，将显示结帐窗体。l F7：显示提示窗体。l F12:显示帮助3.相关操作3.1登 陆运行桌面快捷方式“前台营业” 出现登陆窗体， 选择用户后，输入密码和登陆时预留的钱箱金额，点击“确定”，完成登陆。如果用户栏不能选择，是因为上次登陆的操作员没有交班，只有交班以后，其他操作员才能登陆。3.2退 出直接退出：是临时性的退出，不进行当班结算，直接退出后其他人无法登陆这台终端。 交班退出：输入钱箱的真实金额，及操作员密码，如果是只下单，不结帐的机器，选择“下单汇总”，单选框。打印出当班统计信息，完成交班，退出系统，如图：3.3系统设置3.31参数设置软件OEM ：根据实际情况设置软件皮肤：你可以选择自己喜欢的界面风格，系统自带5种皮肤文件，快去试试吧！网络连接：如果你使用小型数据库，可以通过它连接到别一到计算机的数据库上（*.acc）3.32刷新参数 当后台管理系统更改前台参数时，如果想让前台立即生效而又不想重新启动前台，可以点击“刷新参数”，成功后，新设置的参数就立即生效了。3.33更改密码在旧密码输入框中输入登陆时的密码，然后输入新密码和确认密码，点击“确定”，如果数据无误，系统提示“修改成功！”3.34连接设置 当前台需要连接到其他服务器上时，点击“连接设置”，具体设置方法请看第二章第三节“安装过程”3.35打 印 机对当前默认打印机进行设置。3.4会员管理3.41会员更改密码此操作由会员完成，最好配有带小键盘的刷卡器。操作步骤：1. 输入会员编号，有刷卡器的可直接刷卡2. 输入原始密码（发卡时设置的，默认为123456）3. 输入新密码（最长10位）4. 在确认密码框中，重新输入密码，点击“确定”3.42会员信息入录操作步骤：输入卡号，按“回车”，找到相应记录，点击“修改”。 输入信息后，点击“保存”。3.43会员信息提醒如果有过生日，过期，金额不足的用户，在此可以显示出来。3.44会员积分查询查询会员积分。3.45会员礼物赠送 记录和查询赠送给会员的礼物情况3.46会员卡充值操作步骤：输入会员卡号，输入充值金额，输入充值次数，点击“确定”，如果充值成功，系统有提示信息显示，并打印小票。(只有储值卡才可以充值金额)3.5其他操作3.51当班统计当班统计窗口如图：操作步骤：输入接班时间范围，点击“统计”，在右侧的当班记录里找到你的当班记录并选中，点击“打印交班信息”。3.52技师状态状态：在下单选择技师的时候是否可见。排序：下单显示技师时，技师表的顺序。操作步骤：选中要设置的技师，如果技师的数量很多，可以在输入框中输入技师编号来定位技师，然后输入设定值，点击“确定”3.53挂账管理操作步骤：在备注中输入关键字，点击“查找”，找到相应的记录，点击“取消挂账”，显示如下： 输入应收金额，点击“确定”。 3.54补打小票操作步骤：输入结账时间或结账单号，点击“查询”，在结账记录中找到你要补打的结账记录并选中，点击打“打印”。4.营业操作4.1开 台单人开台：在工作区选中图标，双击或者按左上角的“开台”按钮。出现开台窗口,输入押金，如需要打印开台信息，请选中“打印开台”，点击“确定”完成开台。如图：团体开台：双击左边备选框中的记录，将手牌号或包房号加入到右边已选框中。点击 “确定”，完成开台。押金只能添到第一条记录的手牌号上。如图：4.2开 包 房双击包房图标，或者点击“开包房”按钮，出现选择菜单，点击“开包房”，出现下图输入预计时长（到时会有提示），按“回车”，焦点落到“开台手牌”，输入手牌号，也可以无牌开包房，请选中“无牌开房”复选框，点击“确定”。4.3下 单选中一个已经开台的手牌或包房，双击或者按左上角的“下单“按钮。出现窗口如图：在“品项编号/简码”中输入要查找物品的编号或简码（快捷键：F3），双击物品记录或者按“回车”在“品项（清单）”表内的所选项目，添加到右边的消费清单中，如果你选中的是需要服务员/技师的品项，系统会自动弹出“服务人员选择”窗体，如图：双击相应服务员，如果第一条记录是您要选择的服务员，您可以直接点击 “确定”按钮。轮单与点单：点单需要多付给服务员提成，具体金额在后台提成设置里设定。序号：每选择一次服务员每个人的序号都减一，也就是说排列顺序发生变化，排在第一位的变为最后一个，其他的向前串一位。更改技师：双击消费清单中的记录，系统弹出更改技师窗口，进行更改。消费退单：如果发现消费单下错了，可以通过“消费退单”取消此单据。消费转单：通过“消费转单”可以将消费项目从一个手牌上转到另一个手牌上。打印全：将消费清单里的所有内容打印出来。打印单：将打印选种记录的内容。外 卖： 输入各项目，按“确定”按钮完成外卖收银。临时消费： 输入各项目，按“确定”按钮完成临时消费。4.4结 账说明：已交押金：顾客在开台时支付的押金与合并时支付的现金的总和。折 率：打折比率（刷会员卡后显示的是会员折率）消费金额：顾客消费总额。折后金额：顾客消费总额*折率。优惠金额：消费金额-折后金额+返点金额。抹零金额：按照打折方式抹去的金额。应收金额：顾客应交的金额。找零金额：已交押金+收款应收金额操作步骤：选中使用的手牌按“F4”或者按“结账”，出现结账窗口，如图：结账编号：显示本次所有结账编号，双击其中记录，可以将它返回到预备结账中。预备结账：显示与结账人同一团体的编号，双击预备结账中的编号可以加到结账编号中，或者选中“团体结账”复选框，所有预备结账中的编号将被加到结账编号中。消费明细：显示结账编号的所有消费记录。结账流程：普通结账：在“现金”输入框中输入大于等于应收金额，点击“回车”键，再点击“收银”按钮，完成结账。会 员：选中“会员”复选框 (快捷键为F2)，刷会员卡或者输入会员卡编号，点击“回车”系统弹出会员窗口，输入密码正确后，如果是储值卡需要输入金额，在点击“收银”按钮，完成结账。银 行 卡：选中“银行卡” 复选框 (快捷键为F3)，输入金额，银行，卡号，点击“收银”按钮，完成结账。挂 账：选中“挂账” 复选框 (快捷键为F4)，输入金额，点击“收银”按钮，完成结账。签 单：选中“签单” 复选框 (快捷键为F6)，输入金额，点击“收银”按钮，完成结账。免 单：