《办公楼管理制度》doc版.doc

办公大楼管理暂行办法第一章 总 则第一条为加强公司办公大楼管理，营造文明、有序、优美、舒适、安静和安全的工作环境，保证工作的正常、有序、高效运转，提升公司管理的整体水平，特制定本办法。第二条 本办法共11章，包括总则、办公管理、安全管理、员工管理、会议管理、门岗及保安管理、卫生管理、水电节能管理及附则。第三条 集团办公室负责办公大楼的综合管理，并就公共设施/设备维护、安保、消防、卫生等事项委托物业公司进行管理。第四条公司全体员工须共同遵守本办法。第二章 办公管理第五条 固定资产管理。公司固定资产包括办公区域所有资产，即办公家具/用品、电器、设备设施（如电梯、绿化）及附属设施等。（一）办公大楼的物业权属管理由集团资产管理部负责。（二）集团办公室对固定资产统一管理。集团办公室以部门、子公司为单位进行固定资产登记造册，并粘贴公司固定资产标签，各部门、子公司负责其固定资产的保管，并每年与集团办公室、财务审计部进行固定资产核对。固定资产维修实行登记管理制度。遇固定资产损坏，须及时向集团办公室报修，由集团办公室统一安排维修。办公楼装饰保修期内的维修由办公室通知物业公司联系维保单位维修，超过保修期的维修由办公室选择维修单位后通知物业公司监督维修。第六条 办公家具/用品、设备使用。办公桌台面简洁、整齐，文件资料及办公用品等有序摆放。办公室家具位置不随意移动，办公设备不随意调换。员工工作岗位变动时，配备的办公家具、设备及办公用品等按规定移交，由调出部门、子公司负责核对，并填写员工调动/离职移交单，交集团办公室接收。新增员工时，由用人部门、子公司提出申请，经总经理室批准，由集团办公室按标准配备。第七条 办公秩序及信息化管理。（一）全体员工须持IC卡进出办公大楼，一卡一人，不得将非本单位人员带进办公楼内。（二）外来访客须到前台登记，由前台与被访者联系确认后方可进入办公区域。（三）文印事项由信息中心统一管理，并登记记录文印的内容及张数等。（四）公告栏的信息发布由信息中心负责，按要求及时更新。（五）会议室的使用详见第五章会议管理。第八条 办公室、公共区域、会议室内的标识、装饰等，由集团办公室统一安排。第三章 安全管理第九条 公司建立安全应急预案及安全网络，实行领导干部负责制，分工协作，确保办公环境的安全。第十条 物业公司依照物业管理合同对办公大楼的安全保卫及消防管理，保证电梯、泵房、中控室、电脑、电话等设施设备的正常运转。安保、消防监控人员要严格执行安保及消防各项安全制度，规范操作，遵守保密条款。第十一条 节假日实行员工值班制度，由集团办公室统一安排。第十二条 消防管理。办公区域消防管理实行区域负责制，公共区域消防管理由物业公司负责，仓库区域消防管理由办公室总务人员负责，食堂区域消防管理由食堂指定专人负责。各管理部门及人员须按照消防要求定期进行检查，及时消除火灾隐患。公司定期组织员工消防培训，熟悉楼内安全通道，掌握消防器材使用方法。员工自觉遵守办公楼安全防火规定，爱护消防设施，不随意挪动及挪作它用。严禁随意拨动、打开消防报警器，不乱动灭火器，消防栓等设施。发现火情，须立即拨打119报警，并向集团办公室和物业公司报告。物业公司须启动应急预警系统，指挥人员有序疏散，并组织安保人员开展扑救工作。第十五条 防盗管理。各部门/子公司须落实防盗措施，办公室内无人时须锁好门窗。公司财物指定专人管理，贵重物品及现金须入柜、上锁（按照财务管理制度放置）。妥善保管个人物品，办公室内不存放私人贵重物品及现金。第十六条 车辆安全管理详见第九章。第十七条 严禁无关人员进入档案室、信息中心、监控室、配电室、电话机房、网络机房、设备机房等区域。第十八条 实行每日清楼制，清楼时间为21时。特殊情况需要加班的员工须由部门负责人签字报办公室备案，按物业公司相关手续进出办公楼。第十九条 办公楼内公共区域及中控室、配电室、机房、档案室等重点防火区域，严禁烟火。严禁随意动火作业，特殊情况需要动火作业的，在物业公司监控下按动火作业安全管理制度执行。严禁在楼道、办公室、卫生间、地下室及办公楼周围焚烧废纸、树叶等物品。第四章 员工管理第二十条 员工自觉保持良好仪表形象，着装整洁、得体。待人热情礼貌，诚恳谦虚。接待客人及公司开展大型活动时着正装。第二十一条 IC卡是员工身份的象征，是员工进出办公大楼、餐厅、咖啡书吧、更衣室/浴室、车库等场所的凭证。IC卡仅限员工本人使用，不得转借他人，遗失后须及时到集团办公室挂失，补办新卡。第二十二条 员工应自觉遵守作息制度，不迟到、不早退，认真执行公司行政生活管理若干规定。第二十三条 员工自觉维护办公秩序，保持工作场所安静，不得大声喧哗。第二十四条 参加会议应提前5分钟进入会场就座；会议期间，要保持会场肃静，关闭手机等通讯工具；不随意走动，无特殊情况不得提前退场。第二十五条 员工自觉遵守公共秩序,讲究公共卫生, 爱护公共财物。公共场所严禁吸烟，小心避免茶水、饮料、食物等污染地毯，垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。第五章 会议管理第二十六条 会议室由集团办公室统一管理，物业公司按办公室要求布置会场。第二十七条 各部门/子公司如需使用会议室，须填写会议申请单，注明会议规格和服务要求等，提前半天（重大会议提前一天）报集团办公室，集团办公室统筹安排。如会议要求配备水果、矿泉水等用品，会议牵头部门需报总经理室核准后，由集团办公室统一安排（紧急会议由牵头部门负责准备）。第二十八条 会议室内禁止吸烟，禁止乱扔杂物。第二十九条 按预定时间使用会议室，原则上不超过预定时间半小时，以免因会议室使用发生冲突。第三十条 会议室使用完后，及时通知办公室。办公室将安排物业公司负责及时清扫，关闭电源、空调、门窗等，使会议室恢复待用状态。第六章 门岗及保安管理第三十一条 公司委托物业公司负责安全保卫工作。物业公司配备专职保安人员，实行24小时执勤巡查，并加强大楼内外、机房、财务审计部等重点区域的检查巡视。巡查保安与门岗、监控保安协调配合，认真做好防火、防盗等工作。第三十二条 安保人员严格遵守工作纪律。门岗保安应尽职尽责，坚守岗位，认真做好来电接听与记录，并按程序及时通知到位；认真做好交接班工作，确保工作注意事项交至接班保安手中，确保大楼安全运行无事故。保安人员当班时间不准睡觉或擅离工作岗位，严禁工作时间看电视、打牌、赌博等。第三十三条 外来人员来访，实行门岗保安和总台采用询问制，按规定征得受防部门同意后方可进入办公楼。外单位人员参加会议，凭会议通知进入。会议主办部门应事先通知门岗。召开紧急会议或未发书面通知的会议，由主办部门人员在办公楼门口接待确认。外来车辆按指定地方停放，排放有序。第三十四条 公司信件、报刊、邮件等由门岗保安统一负责收发，外来邮件要妥加保管并及时通知收件人领取；汇款、包裹单和挂号信须完善领取手续以便备查。因工作散漫、粗心大意等人为因素，造成邮件等遗失或损坏的，照价赔偿。第三十五条 办公楼内发生突发事件和意外事故，保安人员应及时到位处置。货物运入办公大楼内，保安人员要按规定检查；大件物品带出楼外，按规定履行手续，经保安检查后放行。第三十六条 保安人员按时开关公司大门，夜间21点前关闭楼道、卫生间等公共场地照明灯，并检查和关闭空调、门窗等，电梯晚间停放楼上。第三十七条 监控中心保安做好办公楼电子监控工作，24小时录像，并做好记录，发现隐患要及时通知门岗及巡逻保安人员，共同采取有效措施，及时消除隐患。第七章卫生管理第三十八条 公司委托物业公司负责卫生保洁工作。物业公司配备专职保洁员，不间断开展保洁工作，营造干净、整洁的办公环境。第三十九条 保洁人员遵守工作纪律，按要求做好清洁工作。保洁员对办公楼公共场所进行全天候巡查清扫，楼道、楼梯无水迹、无垃圾杂物；卫生间内清洁无异味、地面无水迹；会议室会前清扫，会后整理，始终保持会议室的卫生清洁。保洁人员按要求每天对中层以上管理人员办公室进行常规打扫，定期进行大清扫，确保室内各部位卫生清洁。每周末或逢节假日，对各办公室内地毯进行吸尘除尘处理。禁止在办公楼内堆放杂物，垃圾及废旧物品要及时清运。不在墙上乱贴图画、宣传广告及安装物品；不在窗外悬挂衣物等物品；不拆卸建筑装饰；不在地面上拖拉重物和用水冲刷地面。第四十条 食堂卫生由食堂人员负责，保持食堂用餐卫生。第四十一条 拖布、扫把等保洁工具由楼层保洁人员统一管理，各部门使用后应及时归还到位。第八章 水电、节能管理第四十二条 公司用水用电由物业公司负责管理，配备专职水电工，定期开展用电、用水安全检查，及时消除安全隐患。第四十二条 员工如发现线路、插座、灯具等有问题，应及时报集团办公室维修。各部门/子公司在原有配电设施基础上，不得私接电线或更改电器线路，不擅自安装使用大功率电器，不在办公室和公共区域内堆放易燃、易爆、有毒等危险物品。第四十三条 积极倡导节约用水、用电管理，不开无人电灯、无人空调等，使用空调时须关闭门窗，努力创建节约型企业。第九章 车辆和车库管理第四十四条 公司员工汽车、助力车、自行车一律停放在地下车库，停放整齐。第四十五条 地下车库实行保安值班制度（8：30至1730）。为保证车辆安全，员工车辆不要过夜或无限期停放，车辆内不放贵重物品。如未按规定而导致意外，公司不承担责任。第四十六条 办公楼门前除外单位办事车辆短暂停留外，其它车辆一律不得停留。第四十七条 公司重要接待活动如需安排外来车辆停放地下车库，公司办公室应预先通知门岗车牌号及联系电话，由车库保安导引导进入地下车库临时停车。第四十八条 车库内不得冲洗、维修车辆和加放燃料。严禁在车库内吸烟、使用明火、乱扔废弃物、放置易燃易爆和其它危险品。第四十九条 物业公司要保持地下车库整洁、干净，并定期对长期存放、不用的助力车、自行车进行清理。第五十条 车库内发生意外事故，应及时通知集团办公室和物业公司处理。第十章 其他事项第五十一条 门岗、总台负责来客登记、接待、问询、报修、委托服务、服务投诉、回访、信息反馈等工作，确保为公司提供准确、快捷的服务。第五十二条 信息中心负责公司各种上报、下发、会议文件的印刷及集团公司上报文件的网上传输。文印员须遵守保密制度，妥善保管印刷过程中的原稿、修改稿，文件等，确保文件不泄密。第五十三条 咖啡读书吧午休时间开放。员工须遵守秩序，保持安静，爱护馆内设施，爱护图书和阅后归位。保洁人员要确保阅览室环境整洁，图书存放有序。第五十四条 健身中心、乒乓球室按规定时间开放。员工须文明活动，爱护运动设施，保持活动室整洁卫生，严禁吸烟，不打闹喧哗，避免意外伤害发生。 第五十五条 员工浴室按规定时间开放。员工刷IC卡进