公司行政管理制度汇编.doc

浙江XXXX贸易有限公司行政管理制度二零零六年七月前 言 为规范杭州市XXXX贸易有限公司(以下简称公司)的行政管理程序，确保XXXX贸易公司行政管理制度的完善和行政管理工作的正常运作，特编制本制度汇编。 本制度汇编由XXXX贸易公司行政人事部统一编制，经XXXX贸易公司职工代表大会审议,总经理批准后公布执行。本制度汇编供XXXX贸易公司全体人员查阅、使用，各部门负责人及行政管理人员有责任就本制度汇编在执行过程中出现的问题提出合理化建议，并有义务提议修改本制度汇编及向发生质疑的员工提供咨询、答复。本制度汇编是杭州市XXXX贸易有限公司行政政策和行政事务操作程序的指南，主要向公司及各部门负责人和行政管理人员提供日常操作的依据、参考、查询和政策指导。本制度汇编对公司各部门均具有约束力。 本制度汇编的解释权归XXXX贸易公司行政人事部。本制度为XXXX贸易公司试行制度，试行期与目标责任合同有效期同步。在试行过程中，如因工作需要而须修改或补充相关内容，以补充规定或补充办法的形式出台，并经XXXX贸易公司总经理核准后执行。目 录行政监察管理规定4公文管理规定4文档管理规定11 电脑档案管理18会议管理规定18印章管理规定19员工礼仪仪表及职业着装管理规定20值班管理规定21办公设备管理规定22办公用品管理规定24礼品酒、品尝酒、接待酒管理规定26图书、报刊管理规定26对外接待管理规定26车辆管理规定27客户接待管理规定28办公礼仪管理规定29行政管理奖励条例30行政管理处罚条例31保密管理规定33个人物品 34行政监察管理规定 为确保公司各项工作的正常运转，充分行使监督职能，特制定本制度。第一条 公司实行三级监察管理体制：即董事会、总经理行使最高监察权；公司行政人事部行使对各个部门、各个岗位员工的直接监察权；全体员工对各级管理人员的工作情况进行监督。第二条 监察的主要范围： 1.对监督检查对象贯彻执行公司规章制度的情况进行监察；2.受理对监察对象违法、违纪的检举控告；3.调查处理监察对象的违法违纪行为；4.参与对监察对象的考核评议工作；5.对监察对象进行遵纪守法、廉洁自律等方面的教育、培训；6.经总经理授权，可行使检查权、调查权、建议权、行政处罚权。第三条 行政人事部为监察工作的常设机构。监察人员直接对总经理负责并报告工作。第四条 监察工作的流程：监察人员受理案件（常规）开展调查、提出整改意见反馈形成结论总经理执行决定（议）。第五条 个人（部门）对监察形成的决定（议）不服的，三日内可直接向总经理申请复议，复议期间，不影响决定（议）的执行。第六条 员工个人对管理人员循私舞弊等行为可直接向总经理投诉，投诉属实的，将予以投诉人人民币50500元的奖励。第七条 监察人员不履行职责的，一经发现予以人民币100-500元的罚款，情节严重的，予以辞退。公文管理规定一、本文所指的文件是指： 1.以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等； 2.以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件；3.以各部门名义发出的文件；二、文件格式:见附件。1.当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制，但也应按要求编号、存档。2.公文的秘级程度：分为“绝密”、“机密”和“秘密”。三、公文办理: 1、程序：拟稿审校审批签发印制分送存档2、要求：.拟稿：发文的草稿由发文部门指定专人撰写，文稿拟定后，经部门经理核定后送总经理审批；.审校：行文部门拟稿成文后，文字内容一般由拟稿部门自行校对；若是以公司名义对内、对外发送的重要公文采取两次校对制，即文字内容一般由拟稿人校对后，由行政人事部进行二次审核；.审批签发：经审核无误后，送审稿呈送公司有权领导审批签发，并注明公文的秘级程度和印发范围；.印制、发送：各部门起草的文件、资料由各部门内勤人员打印出初稿，按第（2）审校内容执行，审校后，由行政人事部根据审批签发的意见统一印制和发送。.各部门文件交总经理审阅的文件，各部门负责人需签署意见交总经理秘书，一并交总经理；公司交董事长的文件需总经理签字交董事长助理，由董事长助理一并交董事长。四、文件编号规定： 以公司名义对内发放文件编号：XXXX2006序号五、文件的登记与归档：各部门发文由发文部门指定档案专管人员进行登记和归档，并于每年十二月交行政人事部存档。附件1：编号公文浙江XXXX贸易有限公司XXXX（年号）文号签发人： 签发时间：标 题(黑体2号)主送单位：:(宋体四号)（正 文）（落款、成文时间、用印）（附件序号、名称）主题词：(宋体五号) 呈：报：送： 拟稿： 审核： 打印： 校对： 共印： 份附件2：内部发文 标 题(黑体2号) 主送单位或主送人:(宋体四号)(正 文)(落款、成文时间、用印)（附件序号、名称）主题词：(宋体五号) 呈：报：送： 拟稿： 核： 打印： 校对： 共印： 份(宋体五号)附件3：外送文档浙江XXXX贸易有限公司地址：杭州市XXX区XXXX路30号C座8层TEL：0571-XX2150XX FAX：0571-XX2150XX 附件4：传真浙江XXXX贸易有限公司地址：杭州市XXX区XXXX路30号C座8层TEL：0571-XX2150XX FAX：0571-XX2150XX发件单位：_ 发 件 人：_ FROM PERSON 收件单位： 收 件 人：_TO ADDRESSEE 传 真 号：_ 电 话 号：_FAX TEL主 题：_ 抄 送：_SUB COPY发文时间：_ 页 数：_DATE PAGES附件5：办文过程浙江XXXX贸易有限公司拟文部门文件名拟文时间第 1 稿拟文人办文人拟发送对象报送审改人第10页共34页签发人标 题(黑体2号)主送单位或主送人:(宋体四号)(正 文) (落款、成文时间、用印)文 档 管 理 规 定 一、档案归属:凡属本办法管理范围内所有档案的所有权均属本公司。二、档案管理范围:1、 综合档案：包括公司的正式文件（公司发文）、函件、决议、纪要、简报、报告、申请、汇报、综合方 案、合同协议、工作计划、音像制品等人工和电脑档案；2、物流档案：包括供应计划、供应商资料、供应价格资料、产品验收、产品入库、产品消耗、产品盘点、 产品出库等原始表单、资料、图表的人工和电脑档案；3、营销档案：包括市场调查、市场信息、行业信息、市场研究、营销策划、销售合同、销售统计、客户资 料、发货统计、销售培训、销售人员工作和业绩统计、以及销售服务过程中形成的其它文件资料等原始表单、资料、图表的人工和电脑档案；4、财务档案：包括各类财务原始凭证、记帐凭证、表册帐册、报表、证件、合同协议、纳税资料、审计 资料、银行资料、工商资料等人工和电脑档案；5、人事劳动档案：包括公司员工就职期间和管理过程中形成的全部审批表单、合同、协议、证书证件、奖惩记录、考核记录、考勤记录及其相关的表册、统计资料等人工和电脑档案；6、行政档案：包括行政管理和后勤服务工作过程中所形成的全部工作表单、相关原始资料、原始记录、统 计报表、统计清册等人工和电脑档案；7、其它档案：除上述范围档案外，其它新增内容的档案也属本办法管理范围。三、档案管理分工: 1、行政人事部：负责统一管理综合档案、人事劳动档案、行政档案；2、财务部： 负责统一管理财务档案；3、营销部： 负责统一管理销售档案；4、品管部： 负责统一管理物流档案；5、策划部： 负责统一管理策划、广告、印刷品、促销礼品等档案；6、电子商务部：负责统一管理网络营销档案；7、各办事处： 负责统一管理办事处综合档案、销售档案、物流档案等。四、档案管理方法和要求（一） 人工档案管理方法和要求1、档案归口：（参见“档案归口及借调流程图” ） （1）凡属搜集或由外单位提供外部信息资料，收集回来后除使用部门（人）留用复印件或备份外，根据资料的性质、范围分类，原件一律及时提供给公司各部门档案专管人员归档； （2）凡属公司内部制作的文件资料，按规范要求及时提供给各部门档案专管人员归档。（3）各部门须定期（每年不少于两次）将本部门使用的文档向行政人事部归集。2、 分类归档：档案专管人员应按使用要求和档案性质、秘级程度对全部文档进行统一、合理、逐级分类，并按时间顺序，将文件标题、制作文件部门、文件日期、文件页数、文件性质（即原件或复印件）、文件份数等相关内容仔细、清晰的填制于公司统一制作的“档案分类明细表”，作为卷内目录方便查阅；3、录入目录：档案专管人员应定期将经分类整理后的文档资料文件名逐一录入电脑；4、档案借调及外送：根据公文的秘级程度，借调公司档案均需相关领导同意后，由档案专管人员在“档案借调登记表”上及时、准确、登记后，方可借调，并由档案专管人员负责档案的催还；档案、文件资料外送也必须根据秘级程度，交相关有权领导签字同意后，方可外送，并需及时填写“文件签收单”。5、档案复印：为保证文档安全守密，各员工须严格履行保密职责，特别是严把制作、复制关，需借调公司档案进行复印的，根据秘级程序必须经相关有权领导签字同意后，方可进行复印，并如实填写“文件复印登记表”。6、档案清整：档案专管人员应对归卷档案进行经常清整，保持档案完整有序。7、定期检查：公司行政人事部将定期对各部门及公司档案专管人员的文档（人工档案和电脑档案）进行检查。（二）电脑档案管理和要求1、各部门电脑操作人员均需定期对电脑文档进行清整，根据各自文档所需，在各自硬盘上合理建好文件夹，文件命名要求清楚、准确、不重复，有制作时间，以便浏览检索。2、各电脑操作人员要严格按公司要求进行电脑文档管理，凡经电脑处理的文件资料，均需及时和按规定分类进行存盘，不得遗漏。以保证公司电脑文档的完整性和历史性。3、对处理过程中、尚未定稿的文件，在存盘时要注意不要重复，可作第一稿、第二稿、第三稿等文字标注。4、员工调离或离职时，必须对行政人力部告知电脑开机密码、屏保密码，由行政人事部有关人员将其使电脑上的全部文档拷贝至公司优盘上并刻录成光盘保存，以备清理和归档。5、公司每年6月和12月统一对各部门、各员工使用电脑上的全部文档进行全面检查、拷贝、归档，经整理后统一刻录光盘，以便长期保存。 五、音像制品管理规定l、音像制品管理范围：照片、录音带、录像带、摄像带等。2、照相、摄像要求：须由指定专人负责拍摄以公司名义组织的重大活动、培训、参观考察内容、突发事件及公司各部门承办的重大活动等。3、 照片归档要求：凡公司组织的各类活动照片需统一交行政人事部存档，各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。行政人事部须对收集到的各类照片分类进行挑选，选出具代表性的照片张贴于公司宣传栏，并将每张照片、底片对应编号入册。4、音像制品借阅要求：音像制品的借阅应经行政人事部负责人批准，并办理登记借阅手续。5、音像制品报废须经行政人力部负责人审批。 附： 1、档案分类明细表（表式）； 2、档案借调登记表（表式）；3、文件签收单（表式）；4、文件复印登记表（表式）。 档案归口及借调流程图外部信息资料或外单位信息资料的搜集及收文 定 期 录 入电脑录入 有序、准确、完整分类归卷清整登记档案专管人员归档分类整理 及时 公 司 内 部文 档 制 作 准确 提供利用经常清整借调登记 13附表一：附表二：l 附表三：文件复印登记表序号日 期文件内容纸型数量复印人领导签字电脑档案管理1、各部门电脑操作人员均需定期对电脑文档进行清整，根据各自文档所需，在各自硬盘上合理建好文件夹，文件命名要求清楚、准确、不重复，有制作时间，以便浏览检索。2、各电脑操作人员要严格按公司要求进行电脑文档管理，凡经电脑处理的文件资料，均需及时和按规定分类进行存盘，不得遗漏。以保证公司电脑文档的完整性和历史性。3、对处理过程中、尚未定稿的文件，在存盘时要注意不要重复，可作第一稿、第二稿、第三稿等文字标注。4、员工调离或离职时，必须对行政人事部告知电脑开机密码、屏保密码，由行政人事部有关人员将其使电脑上的全部文档拷贝至公司优盘上并刻录成光盘保存，以备清理和归档。5、公司每年6月和12月统一对各部门、各员工使用电脑上的全部文档进行全面检查、拷贝、归档，经整理后统一刻录光盘，以便长期保存。会议管理规定 为规范管理，加强纪律，特制定公司会议制度。办公例会、销售例会、部门会议、专题会议等均按会议制度要求执行。1、总经理办公例会每月初第三个工作日上午9点召开一次，主持人：公司总经理；参加人员为公司执行总经理、副总经理、总监、各部门负责人。在会议前各部门应填写月工作总结及月工作计划表，并报行政人力部备案且作为各部门及各部门负责人的工作考核依据。2、周工作例会于每周六上午9:00召开，主持人：公司总经理；参加人员人公司执行总经理、副总经理、总监、各部门负责人。主要涉及各部门的工作协调与相互配合，一周的工作情况的汇报及下周工作需公司或部门支持配合等方面。3、 议召开之前会议组织者应做好准备工作，确定议题内容，准备好有关会议资料、文件。4、 每月的办公例会，若公司总经理不在，由行政人力部负责召集、主持相关会议。5、 各种大型会议一般应与行政人力部联系，对出席对象提前两天以上发出通知，以便会议出席者安排好工作。会议涉及到的相关资料应提前一天发送相关参会人员。6、 会议出席者应准时到会，若有事无法参加，应事先向会议组织者请假，若有事未请假者按迟到处理，并罚款人民币20-100元不等。行政人力部如实做好会议考勤记录。7、 会议应坚持讲效率、开短会原则，发言者做到言简意赅，语言精练。8、 出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人来访电话，应安排适当人员作好接待记录，等会后再通知当事人处理，若急需当事人亲自接待时，应向会议召集者请假，得到允许后，方可离去。9、 定期召开会议需有专人作会议记录，并会后整理，根据情况和会议内容形成会议纪要通报各部门。10、 有关部门和人员应按会议要求迅速组织落实和反馈。11、 会议纪要所形成的决议、决定文稿应妥善保管，无关人员未经批准不得借阅。12、 为保持会场秩序，达到一定效果，通讯设备应置于无声状态，否则处以20元罚款。13、会议室及会议期间严禁吸烟。印章管理规定为规范公司印章管理，根据公司行政管理实施规范的相关规定，制定本办法。一、 印章的使用：1、 公司所有印章的制作归口行政人事部，先由部门提出申请，并报请相关领导审批同意后方可制作。2、公章、合同专用章、发货专用章（1）公司的专用印章由专人统一保管，不得随意加盖，印章使用情况应做详细登记。（2）监印人对未经审定的文件，不得擅自用印，情节严重者，追究法律责任。 3、部门章（1）各部门章由部门负责人指定专人或部门负责人保管。（2）部门用章范围仅限于以部门名义内部发文、通知、申请、报告等。对外签定合同不得加盖部门章违反者罚款人民币100元整，情节严重者追究其法律责任。 （3）盖部门印章须由部门经理签字批准方可盖章； 4、财务专用章和财务专用私人鉴章 （1）由专人统一保管。一般不得随身携带外出，如因业务需要携带外出，应报经总经理及授权人同意。如两枚印章一并携带外出，必须两人分别携带同行，处理完业务后及时交回，妥善保管。（2）加盖公司财务专用章由财务部经理审核，对于经常发生的业务，可确定使用范围，并报经理及授权人审批后，由出纳员在授权范围内自行处理。其他图章由出纳员根据业务情况自行处理。（3）财务专用印鉴应妥善保管，如果遗失，应立即报告财务部经理，公司领导。（4）更换银行留存印鉴应写出书面报告，报经财务部经理和总经理及授权人审核及审批后方可办理。二、印章的管理：1、公司所有部门印章的制作归口由行政人事部管理，由部门提出申请；2、公司印章除公章、经济合同专用章、财务专用章、发票专用章、发货专用章按照公司印信管理规范的规定执行；总经理私章由总经理管理；其余印章必须由专人管理；3、印章管理人员必须牢记使用和保管印章的制度和纪律，并且经常对印章进行检查，出现异常应及时报告主管领导处理；4、印章须存放在完好的铁皮柜或保险柜内；5、印章原则上不外借。员工礼仪仪表及着装管理规定从进入公司上班的第一天起，您的一言一行就代表着公司，因此，您工作时保持整洁的外表十分重要，您应注意遵守下列求：1、 保持精神振作、彬彬有礼、高效敏捷；2、 注意衣着整洁、大方、得体。男职员不可留长发，蓄胡须，女职员不可浓妆艳抹，严格按着装规定着装； 3、 同事间相互尊重，互帮互爱，语言文明；4、 对外交往应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实。配装及着装1、对象：全体员工男 春秋装：西服、衬衣、西裤、领带、黑色皮鞋 ；夏装：衬衫（短袖）、西裤、黑色皮鞋价格：400元/套(西服、西裤、衬衣)女 春秋装：西服、西裤、黑色皮鞋 ； 夏装：套裙或衬衣加西裙（暂未定）、黑色皮鞋价格：300元/套(西服、西裤（裙）、衬衣) 2、总经理服装另行定制，单价为2000元/套；3、样式款式： .总经理的西服为国际名牌西服和国产名牌服装。.管理人员和业务销售人员全套均为国产名牌服装。4、配置情况：公司拟为每位员工配置贰套款式、颜色一致的工作装。费用分摊管理 按行业规矩，工作装费用由公司及个人各承担一部分。个人承担40%，公司承担60%。工作装的归属权属个人。但在两年内（含两年）若自动辞职或公司辞退，员工按服务年限补缴清公司承担部分，补缴比例如下： 工作半年内（含半年），补缴清公司承担部分的60%； .工作一年内（含一年），补缴清公司承担部分的40%；.工作一年半（含一年半），补缴清公司承担部分的20%； .工作两年以内（含两年），补缴清公司承担部分的10%。.工作两年以上，则不再补缴公司承担部分。.总经理、副总经理、总监在当月的工资中一次性扣除个人应缴部分，其余员工每月在工资里扣100元，直至扣完；若提前离职，则在离职时一并结算完所有扣款。工作装管理办法 1.公司员工须统一穿着由公司定制的工作装，所有员工（除总经理外）工作装款式统一。 2.所有员工上班时间及处于工作状态的下班时间（如加班、会客等）须穿着工作装。 3.工作装由公司行政人事部统一安排订制。 4.试用期内员工须着与公司工装款式、颜色相近的服装。 5.工作装须保持整洁，如有破损须重制新装，个人承担全额费用6.违反上述规定中任一条款，视情节轻重，予以510元的经济处罚。值班管理规定一、值班范围：系公司办公地在周休日、节假日、工作日下班后、公司安排全体员工外出活动时的守侯值班。二、值班内容及要求：1、周休日及节假日值班： .值班时间：09:0018:00； .值班范围：行政班人员.值班内容：.主要负责营销部客户来函来电的处理及来访客户的接待工作；.临时发生事件及必要处理措施；.预防灾害、盗窃及其它事项；.公司交办的其它事项；.原则上值班人员不需到公司，但不能离开市区，通讯必须保持畅通；若不能及时联系上，一次扣款20元；特殊情况由公司提前安排。2、工作日下班后值班： .值班范围：行政班人员 .值班时间：17：3019:00；.值班内容及要求： .值班的工作内容即检查公司门窗、电器、办公设备关闭及安全情况；公司办公场地的环境卫生情况；定加班餐；.值班人员离开时须巡视办公区，注意关闭水电（含空调）开关并通知物管保安关闭公司各通道门。若还有其他员工加班时，则该部门加班人员在离岗时处理公司的安全问题。.每日值班人员需认真填写“值班记录表”，随时接受公司综合管理部检查；三、值班人员严格按照值班安排表的安排按时值班，服从值班计划的安排，履行值班义务。值班安排表统一由行政人事部编排；四、值班遇到事情应及时处理；遇到职权以外的事情，立即请示主管领导办理；五、值班人员必须详细做好值班记录，并且做好交接班；六、值班人员因病或其它原因不能值班的，必须履行请假手续，以便行政人事部另行及时安排，否则按旷工处理；办公设备管理1、办公设备购置: . 部门需购置办公设备（打印机、复印机、电脑、办公桌椅等）的,应于每月25日前填写办公设备(用品)购置申请单交行政人事部统一安排购置.使用说明、保修卡等资料由行政人事部统一管理。.公司的办公设备均需由行政人事部统一实物资产编号、登记、造册。.办公设备按工作岗位责任到人，行政部除在每年6、12月进行盘点外还须进行不定期清查。出现人事变动时行政部办理发放和回收手续。.员工应爱护办公设备，出现人为损坏照价赔偿。2、办公设备的使用管理:.电话: - 公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具，应注意爱护和使用，通话要简洁，避免长时间占用线路。- 公司各部门办公用电话，根据业务情况和工作所需，开通国内长途功能，长途电话一般应设置密码，除工作需要外任何人不得以任何理由申请开启。- 在上班时间内限制打私人电话是企业的基本制度，如果因紧急情况需要打私人电话，请在下班时或工作电话不忙时通话，尽量简捷明了；如果要打私人长途电话，请使用您个人的长途电话卡；- -长途电话要求必须拨打17909；- 行政部每月核查电话清单,控制长途电话费用,超过预算标准部分由超标部门自行承担;- 违反规定被公司综合部或公司行政人事部例行检查核实,一次扣考核总分5分.传真机: - 确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机挂拨市内及长途电话;- 公司传真机使用管理规则同长途电话管理规则;- 传真机专管员为行政部前台文员;- 违反规定被集团综合部工作或公司行政人事部例行检查核实,一次扣考核分5分.复印机: - 复印机是公司文书机要岗位，指定由行政人事部专人使用和管理，因人为因素损坏，由个人承担;- 各部门需复印的资料，由部门负责人同意复印后，交指定专人（特殊情况委托会使用复印机的其他人代为）在行政部登记后方可复印;- 复印的文件资料应与工作有关，否则复印机管理员可以拒绝复印。特殊情况须经行政人事部负责人同意认可，方能复印，适当时应按纸张大小收取一定的费用;- 复印机管理员应定期对复印机进行维护和保养;- 复印机专管员为行政部前台文员;- 违反规定被公司综合部或公司行政人事部工作例行检查核实,一次扣考核总分5分 .电脑: - 电脑配备实行一对一管理.必须设置开机密码和屏保密码，任何人不得外泄。使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。特别是财务部和营销部加强保密管理,不能多人使用一台电脑; - 公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制;- 电脑随时注意微机的保养，定期清洁微机表面。下班时，务必关机切断电源。电脑使用人员应按文档管理规定的要求定期进行备份，以免公司电脑因病毒或系统崩溃造成数据丢失;- 各部门电脑使用人员应严格遵守正确的电脑操作规则，不得对电脑上的软件设置进行任何增删、改动。如确需新装软件及更改设置，应事先通知行政人事部备案; 计算机的所有软驱都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必须通过系统管理员;- 公司的电脑网络服务器安装在公司指定位置，其技术管理归公司行政部负责，包括日常的开、关机运行管理。电脑网络服务器的操作权属于网络及服务器管理人员，无关人员不得操作服务器;- 每台电脑所存文档、资料是公司的重要信息资源，不得用于私人用途和私自拷贝。备份软盘请妥善保管，不得遗失和公盘私用。不得使用非公司所发及编号的软盘，一旦使用，致使电脑染上病毒，造成系统数据破坏和电脑文档丢失，公司将给予20-100元的经济处罚;- 各部门电脑操作人员均需定期对其使用的电脑及备份软盘进行杀毒，发现问题及时通告并处理;- 在办公区域内任何人不得玩电脑游戏、上网聊天或下载网络游戏及音乐;- 未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用;- 公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用;- 公司的软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司指定的专人安装、监督。- 软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。使用者必须的操作守册由使用者长借、保管。- 设备出现故障及时通知行政人事部安排专人负责维修;- 违反规定被公司综合部工作或公司行政人事部例行检查核实,一次扣考核总分5分,并罚款人民币20元整.打印机: - 打印机管理实行部门使用管理、行政监管原则;- 打印机耗材、维修费用计入部门办公成本,在预算范围内使用;- 员工不得打印私人资料、文件;- 财务部打印机专管员为主办会计;营销部打印机专管员为销售文员;行政部打印机专管员为前台文员;- 违反规定被公司综合部工作或公司行政人事部例行检查核实,一次扣考核总分5分,并罚款人民币20元整.饮水机: -饮水机管理实行部门使用管理、行政监管原则;- 注意饮水机清洁卫生,防止干烧;- 出现故障及时通知行政人事部安排维修或更换.- 违反规定被公司综合部或公司行政人事部例行检查核实,一次扣负责人考核总分2分.办公用品管理1、 管理职责：本着保证办公需要、节约办公开支的原则，加强各项办公费用支出的控制，降低管理成本。公司办公费开支所涉及的实物购置、入库登记、配发领用、盘点统计、及其日常管理由行政部人事部负责管理。2、费用管理： 低值易耗品的费用支出审核、监控工作由财务部负责。3、定额管理： 行政人事部在保证办公需要的前提下，确定配领或开支金额标准，实行以定额为主的方式进行管理。4、管理办法： .实物资产：包括办公家具、电器设备、音像器材、财务器材等；. 低值易耗品：包括文印、电脑、接待、财务、学习、清洁等；. 个人办公用品：稿笺纸、信笺纸、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、圆珠笔芯、墨水、回形针、橡皮擦、笔筒、胶水、胶棒、笔记本、文件夹、文件袋、易事贴、口曲纸、直尺、橡皮筋、信封、名片、剪刀等。.凡添置实物资产，由部门书面提出申购报告，经行政人事部初审，并交总经理审批同意后，再由行政人事部购置并办理登记、编号和领用手续；.总经理、副总经理可按限额直接向行政人事部领用。其它部门需由各部门指定专人凭领用单到行政人事部领用，并由该领用人负责保管。月领用物品金额不得超过定额，如有超额，则在下月定额中扣减，季度进行定额统计如有超额，其超额部分由该部门员工分担，统计汇总后在其工资中扣减。（见“部门使用类定额表”）.个人办公用品定额分为入职配发定额和日常领用定额两类（见“个人使用定额表”）日常物品领用金额以季度核算，如超过定额，其超额部分由员工个人负担，统计汇总后在其工资中扣减。新入职员工首次配领个人办公用品金额不在此限，其具体配领品种按照入职岗位配置。.购置申请及预算：每月25日前，由各部门负责人提交下月低耗品需求计划统一交行政人事部汇总，行政人事部根据上月盘点库存情况编制当月低值易耗品购置预算，报财务部审核，经总经理批准后，购置当月所需办公用品，月底向财务报销。如购置超支，未经总经理审批同意，财务部对超支部份有权不予报销。.安全存量：行政人事部根据实际消耗情况建立各类易耗品的安全库存，不得出现因物品短缺影响正常工作的情况。.违反规定被公司综合部或公司行政人事部工作例行检查核实,一次扣考核总分5分 .5、统计报表： .各项办公费用均实行表单化管理，并建立人工、电脑两套档案。行政人事部必须及时进行人工表单的登记、签字；同时，定期或不定期地将人工表单的相关数据录入电脑，以便月末统计制表。.各项办公费用支出情况行政人事部每月应统计一次，向公司进行公布，并附相关费用报表。附表1： 部 门 使 用 类 定 额 表类别办 公 用 品 涉 及 品 类部 门 定 额（元/月）总经办行政人事部财务部策划部品管部 营销部电子商务部合 计文印文件夹、文件袋、订书机、订书针、耗材、多页文件册、打孔器、普通打印纸（A4B5）、专用打印纸、文件架、牛皮档案袋等5060408060330财务费用报销单、费用粘贴单、差旅费报销单、帐簿帐页、记帐凭证、票据夹等510105510550清洁抹布、地拖、清洁剂、窗刷、洁厕精、盒纸、卷纸、刷子、扫帚、铲、盆、桶、手套等3030其它钟、电池、门碰、胶卷、像册等2525电脑软盘、光盘、电脑连线、CD包等按使用需要预算、审批、购置接待纸杯、业务用烟、茶叶、烟缸等按使用需要预算、审批、购置学习白板、白板笔、白板擦、白板笔墨水、书籍、报刊等按使用需要预算、审批、购置或定阅合 计（元/月）435附表2：个 人 使 用 类 定 额 表入 职 配 发 物品日 常 领 用领用物品种类配发定额 （元/人季）按岗位配置规定普通员工稿笺纸、信笺纸、墨水、回形针、橡皮擦、笔筒、胶水、胶棒、笔记本、文件夹、文件袋、易事贴、口曲纸、直尺、橡皮筋、信封、剪刀、名片15部门主管、部门负责人、25总经理、执行总经理40礼品酒、品尝酒、接待用酒管理1、领用对象：公司部门经理以上的公司中高层管理人员；营销部省级经理；公司领导；经销商；2、管理部门：礼品酒、接待用酒由品管部物流主管负责保管和建立总账， 3、审批权限：一件以内审批人为总经理；一件以上审批人为公司董事长；4、发放程序：礼品酒、品尝酒、接待用酒的申请人或部门首先填写领酒申请单，经部门经理签字同意后，按照财务开支审批程序批准（因为钱物一样），经领导批准后领取；品管部物流主管登记备案；5、统计管理： 物流主管每月25日前将本月领用的礼品酒、品尝酒、接待用酒的数量汇总报公司财务部，财务部审核后据实报总经理办公室。6、物流主管未按审批程序和批示手续发放礼品酒、品尝酒、接待用酒的，违反规定被集团综合部或公司财务部、工作例行检查核实,一次扣考核总分5分，并按100元/次进行处罚，盘点数目不符的，负责全额赔偿。. 图书、报刊管理 1、申购程序：各部门经理可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的申购程序办理，否则，费用自理。填写申购单部门经理同意行政人事部审核总经理批准行政人事部购买发放； 2、公司图书由行政人事部专管，由行政人事部专管人员对图书进行分类、整理与编号，贴上标签，做好借阅登记。 3、部门专业书籍由各部门指定专人管理，行政人事部不定期检查。 4、报刊管理：.订阅：公司由行政人事部负责刊物的订阅，各部室可以部室名义提出订阅刊物的需求由行政人事部综合平衡并提交总经理审批后订阅。 .收发：行政人事部每日收取报刊，整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。 .更换：阅览架上的报纸每星期更换一次。 .归档：报刊资料的剪辑、归档备用由行政人事部负责；报纸每季度处理一次。对外接待管理1、 接待程序：.各部门原则上接待外来客人参观公司或工厂需由行政人事部统一安排；部门来客由部门负责接待；.凡是直接与公司各职能部门联系并需要在公司接待的客人，各部门应提前两日将来访者的单位、职务、姓名、来访目的人数及接待规格情况报行政人事部，以便工作安排。公司接待外来客人，由行政人事部视客人级别不同，安排相应职级人员接待，行政人事部还应收集相关资料及记录，以备公司宣传之用。 2、对联系业务，而又未预约的，行政部前台文员在对方出具名片后，视情况可通知相关部门予以接待。 3、对自行前来推销的人员，行政部前台文员在对方出具名片后应以婉转语气予以拒绝。 4、被预约方暂无时间，要求来访者等待，行政部前台文员即可让其在指定地点休息并奉茶。 5、被预约方拒绝会面，行政部前台文员应以婉转语气转告对方能否改期，并予以礼节性告别。 6、被预约方即刻要求会面，行政部前台文员应引来访者至洽谈处直至双方面谈，并及时奉茶。 7、部门接待人员在接待过程中，应做到不卑不亢、谦虚礼貌、保守机密。8、洽谈处、会议室在使用过程中，部门接待人员每半小时添加茶水一次，客人离开后要立即清理。车辆管理办法1、 管理范围： .尼桑、沃尔沃.对上述车辆的购置、保险、派车、借调、驾驶人员、培训、油票、行车、停车、修理、事故、费用报帐、统计、报表、档案等工作的管理。.工作时间内因公出车、因公出差、因公加班。2、 使用管理： . 尼桑（专用车）除保证接送总经理上下班（上午8：30-9：00，下午5：30-6：00）、经销商接待、重要会议接待外，其余工作时间及节假日用车由公司行政人事部统一调配安排；.在首先保证品管部发货用车基础上，由公司行政人事部安排日常行政事业财务后勤部门用车； . 部门原则上提前1天提出用车申请，由行政部根据用车情况、轻重缓急、统一安排；. 驾驶员每次出车前必须填写行车记录表，注明往返时间、出车地点、事由、用车人签字或部门经理签字，经行政部经理同意后出车；.公司车辆24小时一律停放在公司办公地停车场或指定停车场。每天下班后，司机将车辆停放在公司指定地点并检查车辆情况，将钥匙交行政部经理保管，第二天上班时在行政部经理处领用；因公在外加班工作太晚，经公司领导批准同意，可不回公司停车场停放；但必须在其他正规停车场停放，否则因此造成的后果自负。违反上述规定造成车辆损坏、丢失由驾驶员负责赔偿，承担全部责任；. 公司车辆外派（借用）必须要外派借车登记表行政部经理予以合理安排，经过总经理同意，方可外借。车辆外派（借用）原则上须由该车专职驾驶员随行驾驶；需跑长途时也由该车专职驾驶员驾驶，若该车专职驾驶员才跑了长途，则可以借用其他专职驾驶员；特殊情况不需要该车专职驾驶员随行的，在对方归还车辆时须由该车专职驾驶员对车辆进行内、外检查，做好交接手续；发现车辆损坏应立即要求借车方修复；如果驾驶员未尽检查、告知责任，一切损失均由驾驶员承担；. 每日上班需对车辆内外清洗消毒；行车前，驾驶员必须认真检查车辆状况：制动、方向、传动装置、轮胎、机油、水箱、刹车油等影响行车安全的部件，若发现异常应及时报告、维修，若故意拖延维修时间而带来的安全隐患或机械性交通事故，均由该车驾驶人员负全责。. 驾驶员必须严格遵守交通法规，严禁变道超车，强行超车和不利于安全的路段超车，严禁超速行驶，严禁各类违章，若因本人违章所导致的交通责任如车辆损毁、罚款、扣分、人身伤害等由违章