大型商场采购管理制度.doc

大型商场采购管理制度为进一步规范集团各类设备、资产、材料的采购流程，降低采购成本，提高工作效率，杜绝营私舞弊，实现采购管理的制度化、规范化、科学化，特制定如下规定。一、采购管理原则1、公开、公平、公正原则实行二人采购、多家比价制，共同考察，公开谈判，公开报价，公开付款，力求透明，避免暗箱操作。多家比价制：一般情况下，在询价的过程中，应向生产厂（办事处）、总代理（二级代理）、总经销商（二级经销商）进行询价，不得只向经销商询价，且询价不得少于三家。2、采购文档留存原则所有采购工作均实行书面流程，便于领导和有关部门检查，尤其是询价及报价必须以书面形式进行。有关的采购文件应事后按类别归类、存档，并保存完好。3、审批原则未经审批和审批不完整的采购申请不得进行采购，实施时严格按照采购审批单实施，不得随意调整。4、采购实施原则（1）厂家采购：适用于设备、标准件、耗材；（2）框架采购：适用于大批量物料、常用小批量多批次物料，但不得少于两家供应商；（3）零散采购：适用于日常小批量物料；（4）定点采购：适用于大宗物料；（5）招标采购：适用于工程、项目；（6）集中采购：适用于标准化、共性度高的物料。5、质量、价格原则在充分考察市场、降低价格的基础上，确保质量，之后考虑价格因素，同时对易升级、易更新的设备应有一定的前瞻性和预见性。6、企业内部采购原则在本企业有售的商品不允许到外部采购，可与本企业供应商谈判后进行采购。二、采购申请单填写内容1、拟采购的资产、设备的原因、事由；2、拟采购物的品名、型号、规格、等级及特殊要求；3、原采购的品牌、单价、厂家及联系方式；4、设备等需标明相关的技术参数；5、注明供货时间；6、纸张：用A4/B5纸打印或手写，以一页为宜。以上各项须如实填写，应尽可能详细。三、设备、资产采购流程1、根据已经审批完毕的采购申请审批单，经主管领导审批后执行；2、进行设备选型、询价、报价、技术确认，这个环节必须以书面形式进行，并存档备查,在这个过程中对技术性强的申请必须进行技术确认，以保证技术的正确性；（1）选型：由使用部门和专业技术人员确定，采购部门进行采购； （2）询价：根据确定的商品向有关供应商发出询价单，写明要采购的商品名称、型号、规格、单位、数量、技术参数等。一般需发出三份询价单，必须向制造厂家发出一份询价单；（3）报价：接受询价方的回应。一般包括价格（是否含税及发票形式）、供货周期、付款方式、运费承担、税票形式、质保期限、随机物品、文件、资质证明、售后服务、各种数据等；（4）技术确认：由使用部门或技术人员负责，对报价中有关技术细节进行确认；（5）商务谈判：如果技术没有问题，进行商务谈判，就价格、税票、付款方式、供货周期、运费、售后服务等商务问题进行谈判，最后形成合同。3、一般需要形成采购合同，尤其对于技术性强、异型定做或金额大的采购项目必须形成采购合同。如不能形成合同，也须形成相关协议。合同（协议）经律师审核、领导审批后办理相关手续，技术人员或相关部门应在合同中对技术数据、指标以及合同附件进行签字确认，方可执行合同；4、加强到货以后的质量检验，由使用部门（或技术人员）负责；5、凭发票、入库单及相关采购文件还款，保留还款单备查；6、一万元以上的项目由后勤部采购科长亲自参与，三万元以上的项目由后勤部设备处处长亲自参与；7、对该项采购过程中形成的所有文档装订存档，严禁只对签署合同的部分存档；8、建立采购计算机管理。将所有的采购数据按类别及企业进行统计（月度、年度），便于整体掌握集团的采购情况；9、其它物料的采购参照设备采购流程进行；10、根据合同执行进程，按要求填写付款登记表。四、采购分类和权限1、各企业自行采购（1）日常采购单价在100元以下，累计金额在500元以下，由申请部门负责人填写申请单，经楼层经理（后方处长）签字，总务处长签字，由各企业采购员购买；（2）日常采购单价在100元500元以下，累计金额在500元2000元以下，由申请部门负责人填写申请单，楼层经理（后方处长）签字，总务处长、后勤主管领导签字，由各企业采购员购买；（3）日常采购单价在500元以下，累计金额在2000元3000元，由申请部门负责人填写申请单，楼层经理（后方处长）签字，总务处长、后勤主管领导、总经理签字，由各企业采购员购买；（4）日常采购单价在500元以上，累计金额在3000元以上，由申请部门负责人填写申请单，楼层经理（后方处长）签字，总务处长、后勤主管领导、总经理签字，报后勤部审批，由后勤部安排实施。2、集团授权采购单价在500元以上，异地采购没有优势、售后服务要求较多的项目，可经集团后勤部授权各企业采购，但是仍要按上述原则、程序执行，并将合同送集团后勤部审批后方可执行。3、集团统一采购标准相同、共性度高且统一采购有价格优势、成批量的大宗采购项目，由集团统一采购。五、采购员岗位要求及纪律规定 1、二人采购制：采购员应会同申请部门（相关的技术人员）协同采购，通过各种渠道（市场考察询价、电话、传真联系、网上查询等）多方考察市场、比较质量与价格，货比三家，追求质优价廉，以最合适的价格，购买最合适的产品，违者罚款100元； 2、采购员必须充分掌握市场信息，随时收集市场物资情况，预测市场价格变化，为企业物资采购提出合理化建议；3、采购标准以采购申请单中需求的质量要求为准，严格按照采购审批表中的品牌、规格、型号及技术参数进行采购，不得随意更改、调整，违者罚款50元，造成损失由责任人赔偿；4、严格执行采购程序，未经审批和审批不完整的采购申请不得进行采购，违者罚款50元；5、采购要及时完成，保证物资的供应和申请方的需求，违者罚款50元；6、使用部门和技术人员必须认真做好设备的选型和技术确认工作，违者罚款100元，造成损失由责任人予以赔偿；7、随时调查、了解、反馈所采购物品的质量状况及使用情况，为后续的采购提供参照和依据；8、验货时按照购货合同和订货单进行验收，严把质量关，认真检查质量，不合格坚决退、换货。必须及时办理入库手续，不得未经入库就交付用户使用，违者罚款50元；9、严格按采购计划办事，认真执行物资预算，遵守财务纪律，违者罚款20元；10、外加工订货，要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用单位协商，择优订货； 11、除日常材料外的采购项目都应签订合同，合同应注明供货品种、规格、型号、质量标准、价格、交货时间、付款方式、供货方式、违约经济责任等。报价单、合同必须经集团后勤部审批，违者处以50元罚款，造成损失由责任人赔偿； 12、及时与库房联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量；13、常用物料的采购要有一定的计划性，充分考虑到前线的需求和销售的淡、旺季，避免盲目采购造成物料积压、占用库房、浪费资金；14、建立好一套完整、规范的采购账，清晰的登记好每天采购的所有物料（设备、资产的品名、规格、型号、数量和实际购买价格、购买地点、日期等）明细及结款情况，日清月结，随时接受有关部门和人员的检查，如涉及变项的须填写变项登记表，按要求填写付款进度表，主管领导须定期检查每张表并签字确认，违者罚款50元；15、月末报表：每月5日根据上月所采购状况，依据采购账本，以报表的形式向总务处长及后勤部采购科进行汇报。每月将所有采购审批单、询价单、报价单、比价单、考察报告、购货合同等采购文档按类别分类归档，违者罚款50元；16、严格执行内部采购原则，违者罚款100